Resumir y comparar datos con tablas dinámicas

Una tabla dinámica crea un resumen que puedes reorganizar para responder preguntas sobre una base. No cambia ni reordena las ventas originales: estas permanecen en Datos y el resultado se consulta en Resumen.

En esta práctica, cada fila representa una venta de Suministros Sol. La tabla dinámica partirá de esos registros para mostrar comparaciones y resultados agregados en pasos posteriores.

En tu propio libro, crea o usa las hojas Datos y Resumen. En Datos, selecciona la celda A1 y pega este bloque tabulado. Si lo introduces manualmente, conserva el orden de los encabezados y guarda el archivo como ventas.xlsx en Excel o ventas.ods en Calc.

Los importes son números sin símbolo monetario y las fechas deben quedar como fechas reales con formato dd/mm/aaaa.

Bloque tabulado para copiar en Datos!A1

La primera fila contiene los encabezados y las diez filas siguientes contienen ventas. Por eso el origen inicial completo es un rectángulo de 6 columnas y 11 filas.

En Datos, selecciona el rango completo antes de crear el resumen en el siguiente paso. No añadas una fila de suma al final: los cálculos pertenecerán al resumen, no al origen.

En tu archivo local, abre la hoja Datos y selecciona A1:F11: incluye los encabezados y las 10 ventas, pero no una fila de total.

Crea el resumen en la hoja Resumen:

• Excel: Insertar > Tabla dinámica. Confirma la tabla o rango seleccionado y elige una ubicación en Resumen, por ejemplo Resumen!A1.
• Calc: Datos > Tabla dinámica > Insertar o editar. Usa la selección actual y sitúa el resultado en Resumen, por ejemplo en A1.

La tabla dinámica leerá el origen; no modifica las ventas de Datos.

La pregunta de este resumen es: «¿Qué importe total corresponde a cada combinación de región y canal?»

En el panel de campos, arrastra:

• Región a Filas.
• Canal a Columnas.
• Importe a Valores y configura la función como Suma.
• Categoría a Filtros y conserva todas las categorías seleccionadas.

Así, cada celda interior cruzará una región con un canal. Por ejemplo, una celda de la fila Norte y la columna Web reúne los importes de las ventas que cumplen ambas condiciones.

Una misma tabla dinámica puede responder preguntas distintas sin cambiar las ventas de Datos. Lo que cambia es el campo situado en Valores y su función de resumen.

• Suma de Importe: responde cuánto se ha vendido.
• Recuento de ID: responde cuántas ventas se registraron.
• Promedio de Importe: responde cuál fue el importe medio por venta.

En Suministros Sol, ID es único y nunca está vacío. Por eso es el campo adecuado para contar ventas: cada fila aporta exactamente un ID.

El campo elegido debe corresponder a la medida que pide la pregunta, no solo a una columna disponible.

Con la tabla dinámica creada en el paso anterior, cambia la función del campo de valores; no cambies el rango ni las filas originales de Datos.

• Excel: en Valores, abre Configuración de campo de valor y elige la opción en Resumir valores por.
• Calc: usa Datos > Tabla dinámica > Editar diseño; abre el campo de Campos de datos y selecciona la función deseada.

El nombre mostrado puede cambiar con la función, pero comprueba también el cálculo elegido. Para el origen inicial sin restricciones: la suma es 1.200,00 €, el recuento de ID es 10 y el promedio es 120,00 €.

La pregunta es: ¿qué importe suma cada categoría dentro de cada región y canal? En la tabla dinámica de Resumen, usa esta distribución, sin filtros activos:

• Filas: Región y, debajo, Categoría.
• Columnas: Canal.
• Valores: Suma de Importe.

El orden de las filas importa: Región es el nivel exterior y Categoría el interior. Cada cruce de una fila interior con una columna representa una combinación concreta, por ejemplo, una categoría de una región vendida por un canal.

Una fila de detalle responde a una combinación exacta de región, categoría y canal. Un subtotal resume todas las categorías y canales de su región. El total general resume todo lo que esté incluido en la tabla.

Por ello, no sumes una celda de detalle con su subtotal: el detalle ya forma parte de ese subtotal. Para comparar, usa celdas del mismo nivel y la misma medida; por ejemplo, Papelería–Tienda de Norte frente a Papelería–Tienda de Sur.

Para responder cómo evolucionan las ventas, reorganiza la tabla dinámica sin tocar los registros de Datos. En el resumen deja esta distribución:

• Fecha en filas.
• Región en columnas.
• Importe en Valores (Excel) o Campos de datos (Calc), resumido mediante Suma.
• Sin filtros activos: si conservas Categoría como filtro, deja seleccionadas todas las categorías.

El flujo sigue siendo Datos → Resumen: la tabla dinámica solo presenta otra vista de las 10 ventas del origen A1:F11. El siguiente paso será convertir las fechas de las filas en una jerarquía temporal.

Agrupa partiendo de una celda que muestre una fecha dentro de la tabla dinámica, no de una fecha en la hoja Datos.

Excel: selecciona una fecha del resumen, usa clic derecho > Agrupar y marca Años y Meses. Excel puede crear grupos automáticos: revísalos y conserva explícitamente esos dos niveles; desmarca otros periodos si aparecen.

Calc: selecciona una fecha del resumen y usa Calc: Datos > Agrupar y esquema > Agrupar. En el cuadro de agrupación selecciona Años y Meses.

El orden correcto es Año como nivel exterior y Mes como nivel interior. Así cada mes queda dentro de su ejercicio correspondiente.

Mantén la estructura temporal del paso anterior: Fecha agrupada por año y mes en filas, Región en columnas y Suma de Importe en valores. Ahora añade Canal a Filtros sin cambiar esa distribución.

En Excel, selecciona la tabla dinámica y, en la lista de campos, arrastra Canal a Filtros. En Calc, usa Datos > Tabla dinámica > Editar diseño y coloca Canal en el área de filtros.

En el selector de Canal, desmarca la selección completa y marca solo Web. La tabla dinámica conserva las fechas, regiones y la suma, pero recalcula sus resultados con las ventas de ese canal.

Con los diez registros iniciales, el total general sin filtros representa todas las ventas incluidas en el origen. Al dejar solo Web en Canal, el total general representa únicamente las ventas Web. No sumes los detalles, subtotales ni total general entre sí: son vistas del mismo conjunto filtrado, no ventas adicionales.

Para volver al conjunto completo, abre el selector de Canal y restablece todas las selecciones. Revisa también los desplegables de filas y columnas: una selección parcial en alguno de ellos también limita el resultado.

La tabla dinámica solo resume las celdas que pertenecen a su origen. Actualizar vuelve a leer ese origen, pero no lo hace más grande. Por eso, si el origen sigue siendo A1:F11, las ventas pegadas en las filas 12 y 13 quedan fuera aunque actualices varias veces.

La secuencia necesaria es: incorporar las filas en Datos, ampliar el origen a A1:F13 y actualizar el resumen. Para comprobar el conjunto completo, restablece antes cualquier filtro activo.

En tu archivo local, abre la hoja Datos. Las diez ventas iniciales terminan en la fila 11. Selecciona A12 y pega las dos filas siguientes como texto tabulado. Comprueba que cada valor queda en su columna correspondiente, que Importe es numérico y que las fechas se reconocen como fechas reales.

Pega desde la celda A12.

Vuelve a Resumen y selecciona una celda de la tabla dinámica. Primero cambia el origen y después actualiza. Conserva la estructura temporal del paso anterior: Fecha agrupada en años y meses, Región en columnas, Suma de Importe en valores y Canal sin restricciones.

En Excel, abre la pestaña contextual Analizar tabla dinámica o Analizar —el nombre depende de la versión— y usa Cambiar origen de datos. Indica Datos!A1:F13. Después, en esa misma pestaña, usa Actualizar.

En Calc, selecciona una celda del resumen y usa Datos > Tabla dinámica > Insertar o editar. Ajusta el intervalo a $Datos.$A$1:$F$13. Si tu versión no permite editarlo directamente, abre Datos, selecciona A1:F13, crea de nuevo el resumen en Resumen y repite la misma distribución de campos.

Si tras actualizar no aparece marzo de 2026, la agrupación temporal puede conservar el límite anterior. Corrígela desde una celda de fecha de la tabla dinámica:

• Excel: clic derecho en una fecha agrupada > Desagrupar. Después, clic derecho > Agrupar; marca Años y Meses. Si el cuadro permite indicar inicio y fin, establece un final que incluya 08/03/2026.
• Calc: selecciona una fecha agrupada y usa Datos > Agrupar y esquema > Desagrupar. Luego selecciona una fecha del resumen y usa Datos > Agrupar y esquema > Agrupar; elige Años y Meses. Si aparecen límites de inicio y fin, incluye 08/03/2026.

Actualiza otra vez si es necesario. El resultado debe mostrar marzo de 2026 como periodo independiente.

Trabaja con la tabla dinámica ya actualizada y con el origen Datos!A1:F13. La pregunta final es: ¿cómo se distribuye el importe de las ventas de 2026 por mes y región, considerando todos los canales?

Configúrala así:

• Filas: Región.
• Columnas: Fecha, agrupada con Año como nivel exterior y Mes como nivel interior.
• Valores / Campos de datos: Importe resumido mediante Suma.
• Filtros: Canal, con todas las opciones seleccionadas.
• En el campo agrupado de año, deja seleccionado solamente 2026.

La suma responde a cuánto importe se vendió: cada Importe ya es el total de una venta, no un precio unitario. Confirma que el resumen sigue usando el rango ampliado y que aparecen febrero y marzo de 2026.

Comprueba el resultado antes de documentarlo. Con el año 2026 seleccionado y Canal en «Todos», las incorporaciones V011 y V012 deben estar incluidas: V011 afecta a febrero de Sur y V012 crea marzo para Norte.

No sumes otra vez los subtotales con el total general: el total general ya resume las celdas de detalle incluidas.