Contar y sumar registros con uno o varios criterios

En una base, cada fila de datos es un registro. Antes de elegir una función, identifica qué resultado pide la pregunta:

• «¿Cuántas ventas son de Papelería?» solicita un recuento de registros.
• «¿Qué importe acumulan las ventas de Papelería?» solicita una suma de importes.

Ambas preguntas pueden seleccionar las mismas filas, pero producen resultados distintos. En este paso contarás registros; la suma se trabajará a continuación.

La función de recuento examina las filas de datos que cumplen el criterio. El encabezado no forma parte del rango evaluado.

Abre un libro local nuevo y guárdalo como ventas_criterios con la extensión propia de tu aplicación. En la única hoja, cambia el nombre a Ventas.

Copia el bloque siguiente y pégalo desde A1. La base ocupará A1:E13: la primera fila contiene encabezados y las doce siguientes son registros. Comprueba que la columna Fecha se interpreta como fecha y que Importe contiene números, no el símbolo € escrito dentro del valor.

Copia y pega este bloque en la celda A1 de la hoja Ventas.

CONTAR.SI responde a una pregunta de recuento con dos argumentos:

1. El rango evaluado: las celdas donde se busca la condición.
2. El criterio: el valor que debe cumplir cada celda.

Para la categoría, el rango evaluado es B2:B13: contiene las categorías de todos los registros y deja fuera el encabezado B1. El criterio literal se escribe entre comillas rectas dobles.

Escribe esta fórmula, por ejemplo, en G2 para contar los registros de Papelería.

CONTAR.SI responde cuántos registros coinciden; SUMAR.SI responde qué importe acumulan esos registros. Para sumar las ventas de Papelería, se evalúa la columna Categoría y se suman los importes de las mismas filas.

El resultado no es el número de registros: es la suma de sus valores en la columna Importe.

La estructura es:

SUMAR.SI(rango evaluado; criterio; rango de suma)

• El rango evaluado contiene el dato que se compara: Categoría, en B2:B13.
• El criterio indica qué registros interesan: "Papelería".
• El rango de suma contiene los valores que se acumulan: Importe, en E2:E13.

Los dos rangos deben cubrir las mismas filas. Así, cuando una categoría de la fila 7 cumple el criterio, se suma precisamente el importe de la fila 7.

Escribe la fórmula en una celda libre de tu hoja Ventas:

En la hoja Ventas, crea dos celdas de parámetro: escribe Categoría en H2 y Papelería en I2; escribe Umbral en H5 y 100 en I5.

Una celda de parámetro guarda el valor que quieres consultar. Así puedes cambiar el criterio sin modificar la fórmula. En I2 escribe el texto sin comillas y en I5 introduce un número sin el símbolo €.

En una celda vacía, por ejemplo J2, escribe esta fórmula para contar los registros de la categoría indicada en I2.

Un criterio literal de texto se escribe entre comillas, como "Papelería". En cambio, una referencia como $I$2 ya apunta al contenido de una celda: no debe llevar comillas.

Para comparar importes, el operador forma parte del criterio y debe ir entre comillas. Une ese operador al valor de la celda de parámetro mediante &. Por ejemplo, ">="&$I$5 construye el criterio mayor o igual que el valor de I5.

Para contar los registros cuyo Importe sea de 100 o más, usa I5 como parámetro.

Con varios criterios, un registro cuenta solo si cumple todos en su misma fila. CONTAR.SI.CONJUNTO recibe una sucesión de pares:

rango evaluado; criterio; rango evaluado; criterio...

Para consultar Categoría, Zona y Estado, la función compara esas tres columnas de cada registro. No escribas Y dentro de sus argumentos: CONTAR.SI.CONJUNTO ya exige que todos los pares se cumplan simultáneamente.

Tampoco sumes recuentos independientes con CONTAR.SI. Esa operación no mide la intersección: un registro debe superar las tres comprobaciones a la vez.

Ya tienes Categoría en H2 e Papelería en I2. Completa ahora el bloque de parámetros de la hoja Ventas:

• Escribe Zona en H3 y Norte en I3.
• Escribe Estado en H4 y Entregado en I4.

Estas celdas de parámetro aportan los criterios sin comillas. Los rangos evaluados de Categoría, Zona y Estado deben abarcar las mismas filas, de la 2 a la 13, para que cada comprobación corresponda al mismo registro.

Escribe esta fórmula en una celda vacía de la hoja Ventas. Cuenta los registros que cumplen los tres parámetros actuales.

Cuando una consulta pide el importe acumulado de los registros que cumplen varias condiciones a la vez, utiliza SUMAR.SI.CONJUNTO.

A diferencia de CONTAR.SI.CONJUNTO, que devuelve un recuento, esta función suma valores del rango de suma. En este caso, se suman los importes de la columna E solo en las filas que cumplen Categoría, Zona y Estado simultáneamente.

En SUMAR.SI.CONJUNTO, el rango de suma va primero. Después se escriben los pares formados por rango evaluado y criterio.

Con los parámetros ya creados, esta fórmula suma los importes de Papelería, zona Norte y estado Entregado. Todos los rangos abarcan exactamente las filas 2 a 13.

Escribe esta fórmula en una celda vacía de la hoja Ventas.

Un intervalo de fechas se construye con dos criterios sobre el mismo rango evaluado: uno admite las fechas desde el límite inicial y otro admite las fechas hasta el límite final. Para incluir ambos extremos, usa mayor o igual que para Desde y menor o igual que para Hasta.

En el bloque de parámetros, escribe Desde en H6 y una fecha válida en I6: 01/03/2026. Escribe Hasta en H7 e introduce 31/03/2026 en I7. Estas celdas de parámetro contienen fechas, no texto.

Añade dos pares de rango evaluado y criterio al final de la función multicriterio. Ambos pares usan $A$2:$A$13, porque Fecha es el rango evaluado para los dos límites.

Los criterios de Categoría, Zona y Estado siguen aplicándose simultáneamente sobre cada registro. Con los parámetros actuales, solo cuentan o suman los registros de Papelería, Norte y Entregado que además estén entre las dos fechas.

Prueba estas fórmulas en dos celdas vacías de la hoja Ventas. Da formato de moneda al segundo resultado.

Mantén la base en A1:E13 y crea, en la misma hoja Ventas, un bloque de resumen en H10:J12.

• H10:J10: Categoría, Recuento e Importe.
• H11: Papelería; H12: Tecnología.
• La columna I contará registros y la J sumará importes.

La categoría no se toma ahora de I2: cada fila del resumen aporta su propio criterio desde H. En la fórmula de la fila 11 usa $H11: la columna H queda fija al copiar hacia la derecha, pero el número de fila puede cambiar al copiar hacia abajo.

Los rangos de la base y los parámetros que limitan zona, estado, umbral y fechas deben conservarse fijos. Así, una sola pareja de fórmulas sirve para ambas categorías.

En I11, cuenta los registros que cumplen todos los criterios. El criterio de categoría procede de $H11; los demás criterios utilizan las celdas de parámetro fijas. Escribe la fórmula y cópiala hasta I12.

Fórmula para I11

En J11, el rango de suma va primero. Los pares posteriores evalúan exactamente las mismas filas de la base. Escribe la fórmula y cópiala hasta J12.

Fórmula para J11

Al trasladar una fórmula, conserva su lógica y sus referencias; no presupongas que otra aplicación acepta el mismo nombre ni el mismo separador.

Estas son las equivalencias cuando la otra configuración utiliza funciones en inglés.

Con los parámetros de I2:I7, la consulta completa exige que cada registro cumpla a la vez Categoría, Zona, Estado, importe mínimo y las dos fechas límite. Para Norte, los límites >= y <= incluyen el 01/03/2026 y el 31/03/2026.

Coloca estas fórmulas en dos celdas de resultado. La primera devuelve un recuento; la segunda acumula el rango de suma Importe.

Introduce una fórmula en cada celda de resultado.

La imagen representa la misma selección desde dos perspectivas: tres registros coincidentes y la suma de sus importes.

Contrasta el resultado con filtros sobre la lista completa A1:E13. Filtra Categoría por Papelería, Zona por Norte, Estado por Entregado, Importe por valores mayores o iguales que 100 y Fecha desde 01/03/2026 hasta 31/03/2026.

Deben quedar visibles tres registros: 01/03/2026 con 100, 20/03/2026 con 180 y 31/03/2026 con 220. Compruébalo de forma independiente: cuenta las filas visibles y calcula manualmente 100 + 180 + 220.

Después cambia la celda de parámetro I3 a Sur y ajusta también el filtro de Zona. En ese contraste queda una sola fila: 05/03/2026 con 150.