Distinguir archivos locales, en la nube y sincronizados

Un archivo está en una ubicación del ordenador cuando su contenido se guarda en el almacenamiento de ese ordenador. Puedes comprobarlo al localizarlo en una carpeta del ordenador cuya ubicación conoces.

Un archivo está en una ubicación en la nube cuando se encuentra en un servicio, como OneDrive o Google Drive, al que accedes con tu propia cuenta desde el navegador. En ese caso, compruebas la carpeta del servicio y la cuenta con la que has iniciado sesión.

El mismo documento puede tener copias en ambos lugares, pero su nombre no indica por sí solo dónde está cada copia.

No uses la aplicación como prueba: Nota_practica.docx puede abrirse con la misma aplicación tanto si está en una carpeta del ordenador como si está en OneDrive o Google Drive. Tampoco el nombre del archivo revela su ubicación.

Para comprobar una ubicación del ordenador, localiza el archivo en la carpeta correspondiente mediante el explorador de archivos. Para comprobar una ubicación en la nube, abre el navegador, entra en OneDrive o Google Drive, verifica que has iniciado sesión con tu cuenta y busca el archivo dentro de la carpeta mostrada por el servicio.

Vas a crear una copia de prueba, no a mover un original. En el ordenador, crea o guarda Nota_practica.docx dentro de una carpeta llamada Practica_local. El documento debe contener únicamente:

Prueba de almacenamiento.

Usa una copia propia sin datos sensibles. Antes de continuar, debes confirmar que Practica_local está fuera de las ubicaciones sincronizadas.

Elige uno de estos servicios y úsalo durante todo el tutorial:

• OneDrive
• Google Drive

En el navegador, entra en el sitio oficial del servicio elegido e inicia sesión con tu propia cuenta. No necesitas instalar ninguna aplicación de sincronización.

En la lista de archivos del servicio, crea una carpeta llamada Practica_nube. Dentro de ella, usa la opción de subir archivos y selecciona Nota_practica.docx desde Practica_local.

Conserva el archivo como DOCX: no elijas opciones que conviertan su formato.

Cuando Nota_practica.docx aparezca sin avisos de carga, ábrelo desde la carpeta Practica_nube en el navegador. Comprueba que el documento puede mostrarse y que conserva la frase de prueba.

No modifiques el contenido todavía. Cierra la vista y vuelve a comprobar que sigues viendo el archivo dentro de la carpeta web. Esto verifica que la copia está disponible desde el servicio.

En el navegador, entra en el mismo servicio que elegiste: OneDrive o Google Drive. Abre la carpeta Practica_nube y localiza Nota_practica.docx.

Una vista previa permite consultar el archivo, pero para modificarlo necesitas el editor. En OneDrive, ábrelo para editarlo en Word para la web. En Google Drive, usa la opción disponible para editar el archivo de Office en Google Docs. Los nombres exactos de los controles pueden variar.

Comprueba que puedes situar el cursor en el documento y conserva el formato DOCX; no crees una versión convertida ni un archivo nuevo. No abras ni modifiques ahora el original de Practica_local.

Al final del contenido de la copia web, escribe exactamente esta frase en una línea nueva:

Cambio hecho en la web.

Antes de cerrar, espera y comprueba el estado de guardado que muestra el servicio. Escribir no demuestra por sí solo que el cambio ya esté guardado: busca una indicación de que se ha guardado o de que no quedan cambios pendientes.

Después, vuelve a la lista de archivos de Practica_nube y abre de nuevo Nota_practica.docx. Así compruebas que la frase sigue allí. Por último, abre el archivo original de Practica_local con la aplicación de tu ordenador, sin guardarlo ni sobrescribirlo.

Una descarga manual crea en el ordenador una copia del archivo tal como estaba guardado en el servicio en ese momento. No crea una conexión permanente entre los dos archivos.

Vas a descargar la copia web de Nota_practica.docx, que ya contiene Cambio hecho en la web., y a conservarla con un nombre distinto. Así no sobrescribirás el archivo de origen que sigue en Practica_local.

Antes de descargar, prepara una carpeta del ordenador para la copia. En el explorador de archivos, localiza una carpeta superior cuya ubicación puedas comprobar. Recorre sus carpetas superiores: no debe estar dentro de una carpeta de OneDrive, Google Drive ni de otra ubicación indicada como sincronizada.

Dentro de esa ubicación comprobada, crea la carpeta Copia_independiente. El nombre no la hace independiente por sí solo: lo importante es la ubicación de la carpeta superior que has revisado. Si no puedes confirmar que está fuera de las ubicaciones sincronizadas, no uses esa carpeta para esta práctica.

En el navegador, entra en el mismo servicio que elegiste: OneDrive o Google Drive. Abre Practica_nube y, desde la lista de archivos, selecciona Nota_practica.docx para usar la opción de descarga.

Elige Copia_independiente como destino y conserva la descarga como Nota_descargada.docx. Si el navegador descarga primero en otra carpeta, muévela después a Copia_independiente y cámbiale el nombre allí.

En el explorador de archivos, confirma estos tres datos: la copia está en Copia_independiente, se llama Nota_descargada.docx y Nota_practica.docx sigue existiendo en Practica_local. No sustituyas el archivo de origen.

Abre Nota_descargada.docx con la aplicación del ordenador que utilizas habitualmente para documentos. Comprueba que aparecen Prueba de almacenamiento. y Cambio hecho en la web..

No modifiques ni vuelvas a guardar el documento para esta comprobación. Ver ese contenido confirma que la descarga contiene el estado que estaba guardado en la web cuando la realizaste.

La sincronización es una relación de actualización entre una ubicación del ordenador y una ubicación de la nube. Una aplicación de escritorio opcional se encarga de mantener esa relación; no fue necesaria para la práctica que realizaste desde el navegador.

Un archivo sincronizado puede estar guardado en la nube y tener contenido disponible localmente. Si modificas el archivo en una ubicación sincronizada, el cambio puede propagarse a la otra cuando la sincronización logra completarse. Esto funciona en ambos sentidos: del ordenador a la nube y de la nube al ordenador.

No basta con que dos archivos tengan el mismo nombre: deben pertenecer a la misma relación de sincronización para actualizarse entre sí.

Compara las dos situaciones antes de predecir qué ocurrirá con un cambio.

En una carpeta sincronizada de OneDrive o Google Drive, ver el nombre de un archivo no demuestra que su contenido esté en el ordenador. Puede aparecer como referencia a un archivo guardado en la nube.

El estado descriptivo aporta la pista decisiva. Si indica solo en línea, el contenido aún no se ha descargado al ordenador: para abrirlo localmente deberá descargarse y, normalmente, necesitarás conexión.

Tener el contenido descargado solo responde a una pregunta: «¿puedo abrir este archivo sin conexión?». No responde a otra distinta: «¿la nube ya tiene mi último cambio?».

Si modificas un archivo mientras no hay conexión, el cambio puede quedar pendiente de envío. Hasta que la sincronización se complete, la versión web podría conservar el contenido anterior.

La sincronización no es una copia de seguridad independiente: en una ubicación sincronizada, una modificación o una eliminación puede propagarse entre el ordenador y la nube.

Para conservar un estado concreto, guarda una copia fuera de todas las ubicaciones sincronizadas. Por ejemplo, Nota_descargada.docx, descargada manualmente y conservada en una Copia_independiente cuya ubicación hayas comprobado, mantiene el contenido que tenía al copiarse. Los cambios posteriores del archivo sincronizado no llegan a esa copia.

Si la conservas deliberadamente para proteger ese estado, puedes tratarla como una copia de seguridad independiente.

Cambiar solo el nombre de un archivo dentro de una carpeta sincronizada no lo aísla: sigue formando parte de esa ubicación. Tampoco basta con que una carpeta se llame Copia_independiente; debes comprobar que está fuera de todas las carpetas incluidas en la sincronización.

Una copia en el mismo disco del ordenador evita la propagación de la sincronización, pero no protege frente a una avería de ese disco.

Para decidir qué ocurre con un archivo, comprueba tres cosas en este orden: dónde está, si esa ubicación participa en sincronización y si hay operaciones pendientes. El nombre del archivo, por sí solo, no responde a ninguna de ellas.

Ahora aplica la misma comprobación a una carpeta que sí esté incluida en sincronización. Antes de confiar en el resultado, revisa que no figure como pendiente ni como error: hasta que el proceso termina, la nube puede no tener el último cambio.