Auditar cálculos y fundamentar conclusiones

Antes de comprobar una cifra, fija qué significa. En Pedidos de Oficina Lince, cada fila de la base representa un pedido; por tanto, el recuento cuenta pedidos, no unidades. El importe que se contrasta es la suma de la columna Importe de los pedidos que cumplen todos los criterios.

El alcance evita comparaciones engañosas: el mismo periodo, estado y zonas deben aplicarse tanto al recuento como al importe.

Crea un libro local con una única hoja llamada Auditoria. En Excel, guárdalo como auditoria.xlsx; en Calc, como auditoria.ods.

Pega la base desde A1. Los importes de entrada de la columna Precio unitario son números: no escribas el símbolo € como texto. Puedes aplicar formato de fecha y moneda con dos decimales para facilitar la lectura.

Pega en A1 de la hoja Auditoria.

Escribe el encabezado Importe en G1. Introduce esta fórmula en G2 y cópiala hasta G9.

Introduce la instantánea observada y las celdas que fijan el alcance. La instantánea de J1:L4 contiene valores fijos: representa un resultado observado en un momento concreto, no una tabla dinámica activa.

Los criterios de K7:K9 dejan escrito el periodo y el estado que se aplicarán en las comprobaciones posteriores.

Escribe estos valores y fórmulas en la hoja Auditoria. Aplica formato de moneda con dos decimales a K2:K4 y formato de fecha a K7:K8. En J5 escribe exactamente: Instantánea: no se actualiza.

Una conciliación empieza por recalcular desde la base, no por sumar o reutilizar el resumen. En Pedidos de Oficina Lince, el control debe leer todas las filas de A2:G9 y aplicar exactamente el alcance acordado: desde 01/03/2025 inclusive hasta antes del 01/04/2025, con estado Confirmado.

La instantánea de J1:L4 es evidencia de un resultado observado, pero no es la fuente del control: permanece rotulada como «Instantánea: no se actualiza». Por eso, el recuento y el importe independientes se calculan en K10 y K11 a partir de la base completa.

Para que las fórmulas sean reproducibles, escribe primero los criterios del alcance en J7:K9. Después añade los rótulos de los cuatro controles en la columna J e introduce las fórmulas en K.

El recuento y el total usan los mismos límites de fecha y el mismo estado. Solo cambia la medida: uno cuenta filas que cumplen los criterios y el otro suma sus importes. Las diferencias mantienen siempre el signo control independiente − resumen.

Escribe estos rótulos y valores en la hoja Auditoria. Aplica formato de fecha a K7 y K8.

Introduce los rótulos y fórmulas de control. Aplica formato de moneda con dos decimales a K11 y K13.

Completa las fórmulas de K10:K13. Deben usar la base completa, los criterios guardados en K7:K9 y las celdas correctas de la instantánea para calcular las diferencias.

Una celda es un precedente cuando su valor alimenta una fórmula. Un dependiente es una celda cuyo resultado utiliza otra celda.

En la base de Pedidos de Oficina Lince, G8 calcula el importe de P07 a partir de Unidades y Precio unitario. A su vez, el total independiente de K11 suma la columna Importe completa; por eso el recorrido relevante es: entradas de P07 → importe de P07 → total de control.

El sentido de una flecha importa: va del precedente al resultado dependiente.

Estas fórmulas aportan la evidencia del recorrido. G8 usa directamente E8 y F8; K11 utiliza el rango de importes que contiene G8.

Para seguir una dependencia, empieza por la celda cuyo resultado quieres justificar. Desde K11, localiza el rango de suma G2:G9; después examina la fórmula de la fila que quieres comprobar, por ejemplo G8.

En Excel, selecciona la celda y usa Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Rastrear precedentes o Rastrear dependientes. En Calc, selecciona la celda y usa Herramientas > Detective > Rastrear precedentes o Rastrear dependientes.

Si tu versión no muestra esas opciones, haz clic en la barra de fórmulas: al seleccionar una referencia como E8 o F8, puedes identificar directamente qué celdas intervienen.

La instantánea inicial de J1:L4 se obtuvo desde A1:G7. Ese origen deja fuera la fila 8: el pedido P07. P07 está fechado el 31/03/2025 y tiene estado Confirmado, por lo que pertenece al alcance de marzo.

El origen completo de la base es A1:G9. Incluye también P08, aunque este pedido del 01/04/2025 quedará excluido por el límite final del periodo. El rango de origen debe contener la base completa; los criterios deciden después qué filas entran en cada cálculo.

Para detectar una referencia desplazada, compara una fórmula con las filas contiguas. En el caso base, la columna Importe sigue el patrón de multiplicar las dos entradas de su misma fila.

La variante Referencia desplazada rompe ese patrón en G8: toma el precio de otra fila. No basta con que el resultado parezca razonable: la fórmula debe mantener la relación entre las celdas del pedido que calcula.

Patrón esperado y variante defectuosa en la columna Importe

Una constante también puede ocultar un defecto. En la variante Constante, G8 contiene el número 120 en vez de una fórmula. Aunque hoy coincida con el importe esperado, ya no cambiará si se modifica una entrada del pedido ni permitirá rastrear sus precedentes.

Ensaya cada variante en una copia local de auditoria.xlsx o auditoria.ods. Modifica un único defecto, ejecuta de nuevo los controles y restaura el caso base antes de probar el siguiente. Así no atribuirás a una sola causa el efecto de varias modificaciones.

Un resultado que parece razonable necesita una prueba reproducible. Empieza por un caso conocido: en la hoja Auditoria, P07 está en la fila 8 y debe calcularse a partir de 3 unidades y un precio unitario de 40,00 €.

Comprueba que G8 conserva la fórmula del caso base y anota en una matriz cuatro elementos: entrada, resultado esperado, resultado observado y explicación. Esta prueba verifica ese cálculo concreto; no demuestra por sí sola que toda la base esté completa.

En G8, revisa la fórmula y el resultado con formato de importe.

Comprueba también los límites del alcance, no solo los importes. El periodo incluye las fechas desde K7, 01/03/2025, y excluye la fecha de K8, 01/04/2025. Por tanto, una prueba de límite debe revisar tanto el último día incluido como el primer día excluido.

Puedes escribir la condición en una celda temporal para comprobar cada fila sin modificar la base.

Con P07 en la fila 8, esta condición comprueba fecha y estado frente a los controles establecidos.

Un cero visible no valida por sí mismo un cálculo. Puede ser correcto cuando una entrada numérica documentada vale cero, pero no cuando falta un dato necesario. En la variante Dato ausente, F8 queda vacía: la multiplicación puede mostrar 0,00 €, aunque ya no se conoce el precio unitario que debería respaldar el importe.

Examina también la operación original cuando una fórmula trata errores. En la variante Error oculto, E8 vale 0 y el cálculo diagnóstico usa SI.ERROR. El cero resultante puede ocultar que la división no estaba definida; la evidencia relevante es el error que se produjo antes de sustituirlo.

Este diagnóstico devuelve un cero cuando la división genera un error; por ello no basta con leer su resultado final.

Una diferencia pequeña puede nacer de cómo se presenta un importe, no de un error en la base. Antes de corregir nada, distingue tres operaciones:

• Mostrar dos decimales: cambia solo la apariencia de la celda; conserva su precisión almacenada.
• Redondear cada importe: cambia cada valor antes de sumarlo.
• Redondear el total: suma la precisión almacenada y redondea una sola vez al final.

Estas operaciones pueden producir totales distintos. Por eso, una conciliación debe indicar qué regla se aplicó y en qué momento.

En la hoja Auditoria, puedes hacer esta prueba aislada en columnas libres, por ejemplo M:O. Escribe los dos importes con tres decimales. Después compara la suma directa, la suma de importes redondeados y el redondeo aplicado únicamente al total.

La prueba no modifica la base ni la instantánea: sirve para documentar una regla de cálculo antes de clasificar una diferencia como error.

Introduce estas celdas en la hoja Auditoria. Aplica formato de moneda con dos decimales a M2:O4 para comparar la visualización con el valor almacenado.

Una conclusión auditable no es solo una cifra. Debe indicar qué se comparó, en qué periodo, qué registros quedaron incluidos y qué límite conserva la comprobación.

En este caso, los controles independientes se refieren a pedidos confirmados de Norte y Sur desde el 01/03/2025 inclusive hasta antes del 01/04/2025. Los importes son de pedidos confirmados: no son cobros ni beneficios.

Trabaja en una copia local de auditoria.xlsx (Excel) o auditoria.ods (Calc), en la hoja Auditoria. Mantén la base en A1:G9 y deja la instantánea corregida en J1:L4 como valores fijos: es una instantánea, no un resumen que se actualice.

Para crear el caso final, sustituye solo la fórmula de G8 por la variante Referencia desplazada. No cambies las demás celdas de la base. El pedido P07 sigue cumpliendo el alcance: marzo de 2025, estado Confirmado y ambas zonas.

Así comprobarás un caso importante: el recuento puede coincidir con el resumen mientras el importe no coincide.

Escribe esta variante únicamente en G8 y comprueba el importe resultante.

Introduce los rótulos y controles siguientes. Los controles leen la base completa; no suman ninguna celda de la instantánea. Los criterios se escriben primero en K7:K9, para que las fórmulas puedan reproducir el alcance.

El signo de las diferencias se mantiene: control independiente − resumen. Por tanto, una diferencia nula en el recuento no elimina una discrepancia positiva en el importe.

Introduce estas celdas en la hoja Auditoria. Aplica formato de fecha a K7 y K8, y formato monetario con dos decimales a K11 y K13.

El recuento no detecta este defecto porque P07 sigue siendo una fila confirmada de marzo. El importe sí lo detecta: en G8 se usa el precio de F7 en vez del precio de la misma fila.

Para documentarlo, sigue el recorrido desde K11 hasta G2:G9 y examina G8. En Excel, usa Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Rastrear precedentes. En Calc, usa Herramientas > Detective > Rastrear precedentes. Si la herramienta no está disponible, lee directamente la fórmula.

El caso conocido P07 exige multiplicar sus unidades por su precio unitario, no por el precio de P06.