Convertir un objetivo en un guion de diapositivas

Un tema nombra el asunto de una presentación: por ejemplo, «las reuniones de equipo». Todavía no indica para qué hablas ni qué debe ocurrir al final.

Un objetivo comunicativo concreta el resultado esperado en la audiencia. Responde: «Al terminar, ¿qué debería comprender, decidir o hacer?». Debe poder observarse: una decisión, un acuerdo o una acción concreta.

Antes de pensar en diapositivas, define ese resultado y a quién va dirigida la presentación.

Para identificar a la audiencia, responde dos preguntas:

1. ¿Qué sabe ya? Evita explicar de nuevo una situación que las personas conocen de primera mano.
2. ¿Qué necesita saber para responder al objetivo? Identifica la información que les permitirá comprender la propuesta y tomar la decisión esperada.

Estas respuestas no son todavía un guion ni el contenido de una diapositiva. Son el punto de partida para prepararlo.

El caso de este tutorial es ficticio. Lee la ficha antes de continuar; aún no vas a redactar diapositivas.

El objetivo comunicativo indica el resultado que buscas al terminar: qué debe decidir, comprender o hacer la audiencia. El mensaje central es la frase que quieres que recuerde.

En el equipo Brisa, el objetivo es acordar una prueba. Por eso, el mensaje no debe ser una lista de asuntos ni una descripción de la reunión actual: debe comunicar claramente la propuesta que permitirá tomar esa decisión.

El mensaje de referencia se conservará sin cambios en los pasos siguientes:

Probemos durante 2 semanas una reunión semanal de 15 minutos con una agenda común

Ahora filtra la información con una pregunta: «¿Ayuda a comprender la situación, valorar la propuesta o tomar la decisión?». Si no lo hace, es accesoria para esta presentación. Accesoria no significa falsa ni inútil en cualquier contexto.

Una secuencia ayuda a que el equipo Brisa llegue a una decisión sin mezclar ideas. La apertura sitúa el punto de partida y muestra por qué importa: la reunión semanal dura 30 minutos y no hay una agenda común.

El desarrollo separa dos ideas: la propuesta de una reunión semanal de 15 minutos con una agenda común y la forma de probarla durante 2 semanas. La agenda organiza, en este orden, Avances, Bloqueos y Próximos pasos.

El cierre recupera la propuesta y pide la decisión concreta: acordar la prueba.

Asigna una idea principal a cada diapositiva. Así la audiencia puede seguir el razonamiento: qué ocurre ahora, qué se propone, cómo se probará y qué debe decidir.

El título debe expresar esa idea, no limitarse a nombrar un asunto. Antes de redactar el guion completo, basta con decidir la función y la idea de cada diapositiva.

Un guion separa dos capas de cada diapositiva:

• Texto visible: lo esencial que verá la audiencia. Debe ser breve y apoyar una sola idea principal.
• Explicación oral: lo que dirás para aportar contexto, conectar las ideas o concretar la propuesta. Permanece en el guion; no se pega en la diapositiva.

Ahora definirás la versión completa y única del Guion Brisa. En los pasos posteriores se copiará literalmente, sin abreviarla ni reformularla.

Estos son los dos primeros registros del Guion Brisa. Cada fila corresponde a una diapositiva y conserva su función, su idea principal y las dos capas de contenido.

Completa la lectura con los dos últimos registros. Juntas, las cuatro filas forman el Guion Brisa definitivo: no hay borradores ni versiones alternativas.

Relaciona cada fragmento literal con su lugar en el Guion Brisa. Fíjate tanto en si es texto visible o explicación oral como en la idea principal de su diapositiva.

Trabaja en tu ordenador con una sola aplicación: PowerPoint de escritorio o LibreOffice Impress. Crea un archivo nuevo y vacío; no uses plantillas externas.

PowerPoint: Archivo > Nuevo > Presentación en blanco.

Impress: Archivo > Nuevo > Presentación.

Localiza el panel de miniaturas y el área de edición de la diapositiva seleccionada. En esta práctica escribirás títulos y texto visible; no cambies temas, colores ni tipografías.

Selecciona cada miniatura antes de escribir. Copia literalmente solo el Título y el Texto visible de cada fila. No pegues la Explicación oral: permanece en el Guion Brisa y no forma parte de la diapositiva.

El panel de miniaturas determina el orden que verá la audiencia. Haz clic en una miniatura para seleccionarla. Si está en una posición incorrecta, arrástrala hacia arriba o hacia abajo hasta que aparezca la línea de inserción y suéltala.

PowerPoint: arrastra la miniatura en el panel izquierdo hasta la posición deseada.

Impress: arrastra la miniatura en el panel de diapositivas hasta la posición deseada.

Al terminar, las miniaturas deben corresponder, de arriba abajo, a las diapositivas 1, 2, 3 y 4 de la tabla. Si hay una miniatura duplicada, selecciónala y elimínala para que no queden más de 4 diapositivas.

Observa cómo una miniatura cambia de posición al arrastrarla hasta la línea de inserción y soltarla.

La revisión final no sirve para embellecer ni para reescribir el contenido. Sirve para comprobar que tu presentación conduce al objetivo: acordar una prueba de reuniones semanales de 15 minutos durante 2 semanas.

Revísala con cinco preguntas:

1. ¿Se reconoce el objetivo?
2. ¿Cada dato ayuda a comprender la situación, valorar la propuesta o tomar la decisión?
3. ¿Cada diapositiva mantiene una idea principal?
4. ¿Las 4 diapositivas siguen una secuencia lógica?
5. ¿El cierre solicita una decisión concreta?

Corrige solo errores de traslado; no modifiques el Guion Brisa.

1. Selecciona cada miniatura y compárala con la fila del mismo número.
2. Recupera literalmente el título y el texto visible si falta algo, hay un cambio o se ha pegado por error una parte de la explicación oral.
3. Si falta una diapositiva, añádela y escribe el contenido de la fila correspondiente. PowerPoint: Inicio > Nueva diapositiva. Impress: Diapositiva > Nueva diapositiva.
4. Si hay una diapositiva duplicada, selecciónala en las miniaturas y elimínala. PowerPoint: clic derecho en la miniatura > Eliminar diapositiva, o pulsa Supr. Impress: clic derecho en la miniatura > Eliminar diapositiva, o pulsa Supr.
5. Si el orden no coincide con las filas 1, 2, 3 y 4, arrastra la miniatura hasta su posición correcta. PowerPoint: panel izquierdo. Impress: panel de diapositivas.

La explicación oral se conserva en el guion: no forma parte del texto visible de ninguna diapositiva.