Mantener notas y referencias cruzadas actualizables

Trabajarás sobre un documento local llamado Informe de mejora del espacio. Crea y guarda una copia como informe_espacio.docx en Word o informe_espacio.odt en Writer.

Mantén los tres apartados numerados que ya sabes crear: Diagnóstico, Propuesta y Conclusiones. Añade este contenido breve:

• En el primer párrafo de Diagnóstico: «El uso actual del espacio dificulta el trabajo en grupo.» Después de ese párrafo irá más adelante una aclaración en forma de nota.
• Inserta debajo una imagen propia cualquiera; puede ser una foto, una captura o una imagen sencilla.
• En Propuesta, escribe: «La nueva distribución reserva zonas de trabajo y circulación.» Inserta de nuevo esa misma imagen propia.
• Añade una tabla con los datos indicados en la tabla de esta pantalla.
• En Conclusiones, deja espacio para mencionar una figura y un apartado sin escribir sus números a mano.

Todavía no añadas notas, títulos de figura ni referencias: primero identifica qué vínculo resuelve cada necesidad.

Tres recursos mantienen partes distintas del informe:

• Una nota añade una aclaración. La llamada en el texto apunta a la nota: Llamada → Nota.
• Un título de figura en Word o una leyenda en Writer identifica una imagen o tabla con categoría, número y descripción. No lo confundas con un título de apartado como «Diagnóstico».
• Una referencia cruzada es un campo que muestra información tomada de un destino: Referencia cruzada → Destino. El destino puede ser un título de apartado o un título de figura/leyenda.

El campo no es solo texto con aspecto especial: conserva una relación con el destino. Por eso puede reflejar cambios posteriores.

Una nota añade una aclaración sin romper la lectura principal. Usa una nota al pie cuando conviene que la persona lectora encuentre la explicación cerca del pasaje. Usa una nota al final cuando quieres reunir las aclaraciones al terminar el documento o cuando así lo exigen sus normas.

En ambos casos, la aplicación crea una llamada numerada en el texto y la conecta con la nota. No escribas la llamada a mano ni simules una nota en el pie de página: perderías el vínculo y la renumeración automática.

Abre tu copia local de informe_espacio.docx en Word o informe_espacio.odt en Writer. Ve al primer párrafo de Diagnóstico y sitúa el cursor donde deba aparecer la llamada.

Word: elige Referencias > Insertar nota al pie. Word inserta la llamada y lleva el cursor a la zona de nota.

Writer: elige Insertar > Nota al pie y nota al final > Nota al pie. Writer inserta la llamada y abre el espacio de la nota.

Escribe exactamente: Los datos de este informe son ficticios.

Guarda el documento. No escribas un número manualmente y no uses el pie de página: ninguna de esas acciones crea una nota vinculada.

Haz una prueba controlada sin perder la nota inicial:

1. Sitúa el cursor al comienzo del primer párrafo de Diagnóstico, antes de la llamada ya existente.
2. Inserta otra nota al pie con la misma ruta que acabas de usar y escribe Nota de prueba.
3. Observa las llamadas: la nueva toma el primer número y la llamada de Los datos de este informe son ficticios. se renumera.
4. Para retirar la prueba, vuelve al cuerpo del documento y elimina su llamada. No borres solo el texto de la nota.
5. Confirma que la nota inicial sigue presente y vuelve a tener su numeración correspondiente. Guarda.

Borrar solo el contenido deja una llamada y una nota vacía; eliminar la llamada retira la nota completa.

Un título de figura en Word y una leyenda en Writer identifican una imagen o una tabla mediante tres partes: categoría, número automático y descripción. Por ejemplo: Figura 1: Distribución actual.

El número es el campo de secuencia automática: la aplicación lo genera y puede actualizarlo. La categoría (Figura o Tabla) lo acompaña, y la descripción es el texto que redactas.

Cada categoría mantiene su propia secuencia. Las figuras se numeran entre sí; las tablas, por separado. Por eso no escribas ni corrijas el número manualmente.

En informe_espacio.docx, selecciona la imagen de Distribución actual y usa Word: Referencias > Insertar título. Elige la categoría Figura; si no aparece, créala como Figura. Sitúa el título debajo del elemento y escribe la descripción Distribución actual tras el número generado, con el separador necesario para que el resultado tenga este formato: Figura 1: Distribución actual.

Repite el proceso con la imagen de Distribución propuesta. Para la tabla, sitúa el cursor en ella y usa la misma ruta. Elige Tabla, coloca el título encima y escribe Mobiliario previsto como descripción.

No sustituyas el número generado por un número escrito por ti.

En informe_espacio.odt, selecciona la imagen de Distribución actual y usa Writer: Insertar > Leyenda. Selecciona o introduce la categoría Figura, conserva la numeración automática y escribe la descripción Distribución actual. Deja la leyenda debajo de la imagen.

Haz lo mismo con la imagen de Distribución propuesta. Para la tabla, sitúa el cursor en ella, abre Writer: Insertar > Leyenda, selecciona o introduce la categoría Tabla y escribe Mobiliario previsto. Deja la leyenda encima de la tabla.

La descripción es texto editable; el número generado conserva su función de secuencia automática.

Si cambia el nombre de una imagen o tabla, edita su texto descriptivo sin reemplazar el número generado. Mantén el número como campo de secuencia automática.

Al reorganizar el informe, mueve cada imagen junto con su título de figura o leyenda. En Writer pueden estar dentro de un marco: desplaza el marco completo. En Word, la imagen y su título de figura pueden ocupar párrafos separados; selecciónalos o córtalos y pégalos juntos.

Separar la identificación del elemento puede dejar una figura con el título de otra. Revisa la proximidad visual antes de continuar.

Una referencia cruzada se inserta como un campo en la posición del cursor. Para que muestre lo adecuado, toma tres decisiones separadas:

1. Tipo de destino: una figura o un título de apartado.
2. Elemento concreto: por ejemplo, la figura Distribución actual.
3. Contenido mostrado: categoría y número, texto del título o número de página.

En Word, el destino de una imagen es su título de figura; en Writer, su leyenda. El campo no crea un número nuevo: obtiene la información del destino. Si muestra Figura 1, todo ese resultado procede del campo vinculado; no edites el 1 con el teclado.

En Conclusiones, escribe el texto normal de la frase y sitúa el cursor justo donde deba aparecer el campo. Después abre la herramienta:

• Word: Referencias > Referencia cruzada.
• Writer: Insertar > Referencia cruzada.

En ambos casos, primero elige el tipo de destino, después el elemento de la lista y por último lo que debe mostrar. Las etiquetas del cuadro pueden variar ligeramente según la versión; no supongas que Word y Writer ofrecen las mismas combinaciones.

Crea ahora los tres campos de esta tabla. Serán los que comprobarás al mover y reparar contenido en los pasos siguientes.

Al reorganizar el informe, no todos los elementos reaccionan igual. Si insertas o eliminas una llamada de nota, las notas se renumeran automáticamente. En cambio, los números de los títulos de figura de Word o las leyendas de Writer, y las referencias cruzadas, son campos que conviene actualizar y comprobar.

Distingue tres datos en esta prueba: el campo de categoría y número de la figura, el campo de página de esa figura y la descripción visible en el destino. La descripción Distribución actual pertenece al título de figura o a la leyenda; no es un tercer resultado del mismo campo de referencia.

Guardar el archivo no sustituye la actualización ni la comprobación.

Haz una prueba reversible en tu copia de informe_espacio.docx o informe_espacio.odt.

Antes del cambio, en Conclusiones, registra por separado: 1) lo que muestra el campo de categoría y número que apunta a Distribución actual; 2) lo que muestra el campo de página para ese mismo destino; y 3) la descripción visible en el destino: Distribución actual.

Después mueve la imagen Distribución actual junto con su título de figura o leyenda para dejarla inmediatamente después de Distribución propuesta. Inserta un salto de página antes del bloque movido con la herramienta que ya conoces. No escribas ni corrijas a mano ningún número ni la descripción.

Word: conserva juntos la imagen y su título de figura, aunque ocupen párrafos separados. Writer: mueve juntos la imagen y su leyenda; si están dentro de un marco, mueve el marco completo.

Sin actualizar, anota exactamente qué muestran los dos campos de Conclusiones antes de refrescarlos. La descripción se comprueba en el destino, no en un campo adicional.

Una referencia cruzada es un campo que depende de un destino. Si eliminas el título de figura de Word o la leyenda de Writer que actuaba como destino, el campo pierde el elemento del que obtenía su información.

Las señales no se limitan a un mensaje de error: también puede aparecer un resultado que ya no describe el contenido esperado o un vínculo que lleva a otro elemento. Que siga viéndose un número plausible no demuestra que la referencia sea válida.

Actualizar campos puede refrescar información existente, pero no recrea un destino eliminado. Un campo pendiente de actualización conserva un destino válido; una referencia rota ya no lo tiene.

Primero identifica qué falta y comprueba el destino, no solo el número mostrado.

Si la eliminación fue accidental y todavía puedes deshacerla, recupera el título de figura o la leyenda original con Deshacer. Después actualiza los campos y verifica la referencia.

Si no puedes deshacer, crea de nuevo el destino con la herramienta automática y vuelve a insertar la referencia afectada. Un rótulo nuevo, aunque tenga el mismo texto visible, es un elemento distinto: la referencia antigua no queda reparada automáticamente.

Trabaja sobre una copia local de informe_espacio.docx o informe_espacio.odt, con el orden inicial Diagnóstico, Propuesta y Conclusiones.

Esta es una comprobación integrada: no añadas números manuales ni uses funciones nuevas. Vas a alterar el informe de forma controlada y comprobarás que cada campo sigue conectado con su destino.

Conserva juntos cada figura y su identificación: título de figura en Word o leyenda en Writer. En Conclusiones, las referencias cruzadas deben seguir describiendo el contenido al que apuntan, no el número que tenía antes de moverlo.

Haz estos cambios en la copia:

1. En Propuesta, mueve Distribución actual para dejarla después de Distribución propuesta. Mueve también su título de figura o leyenda; no escribas ni corrijas su número a mano.

1. En el primer párrafo de Diagnóstico, sitúa el cursor antes de la llamada de nota existente e inserta una nota al pie con el texto: Comprobación final de la secuencia de notas.

Word: Referencias > Insertar nota al pie.
Writer: Insertar > Nota al pie y nota al final > Nota al pie.

1. Para poner a prueba una referencia de página, inserta temporalmente un salto de página antes de Propuesta. Más tarde lo retirarás y volverás a actualizar.

Actualiza antes de juzgar el resultado:

• Word: sitúate en el cuerpo del documento, selecciona sus campos pertinentes y pulsa F9. Comprueba primero los títulos de figura y tabla; después, las referencias de Conclusiones.
• Writer: usa Herramientas > Actualizar > Campos y revisa las referencias de Conclusiones.

Comprueba una referencia a la figura movida y, si existe, una referencia de página. Después elimina el salto de página temporal, actualiza otra vez y confirma que la página mostrada vuelve a corresponder al destino real.

Ahora prueba una pérdida de destino sin convertir nada en texto fijo:

1. En Conclusiones, localiza una referencia cruzada que apunte a una figura.
2. Borra el título de figura o la leyenda de esa figura, sin borrar la imagen.
3. Actualiza los campos y observa la señal de fallo o el resultado incoherente.
4. Repara el caso: deshaz la eliminación si es viable; si no lo es, crea el destino correcto y vuelve a insertar la referencia cruzada afectada.
5. Actualiza de nuevo y navega o verifica visualmente que la referencia conduce a la figura correcta.

No sustituyas el resultado fallido por un número escrito a mano: eso oculta el problema, pero no reconstruye el vínculo.