Calcular con fórmulas y funciones básicas

Trabajarás en tu propio Excel o Calc. Crea una hoja llamada Ventas y escribe esta tabla de Papelería Sol. Los importes de la columna B son números: no escribas el símbolo € dentro de las celdas.

Usaremos H2 para probar fórmulas, sin modificar la tabla original.

Una fórmula empieza siempre por =. Selecciona H2, escribe una expresión y pulsa Intro. Puedes usar valores literales, como 2, o referencias, como B2, que toman el valor almacenado en esa celda.

En una operación simple, usa + para sumar, - para restar, * para multiplicar y / para dividir.

En la hoja Ventas de Papelería Sol, compara dos fórmulas en H2 usando B2=10 y B3=3. Una fórmula no se lee siempre de izquierda a derecha: la multiplicación y la división se resuelven antes que la suma y la resta.

Por eso, los mismos valores pueden dar resultados distintos según cómo agrupes las operaciones.

Prueba esta fórmula en H2. Primero se calcula B3*2; después se suma el valor de B2.

Sustituye la fórmula anterior por esta. Los paréntesis obligan a sumar los dos importes antes de duplicarlos.

La prioridad habitual es esta:

• * y / se resuelven antes que + y -.
• Si varias operaciones tienen la misma prioridad, se resuelven de izquierda a derecha.

Por ejemplo, =20/5*2 da 8: primero 20/5 y después el resultado se multiplica por 2. Del mismo modo, =20-5+2 da 17: primero se resta y luego se suma.

Usa paréntesis cuando necesites cambiar ese orden.

Una función es un cálculo predefinido que puedes usar dentro de una fórmula. Una fórmula aritmética indica las operaciones, como =B2+B3; una función pide a la aplicación que realice un cálculo mediante su nombre, como =SUMA(...).

Toda llamada de función empieza con =. Después se escribe el nombre de la función y, entre paréntesis, sus argumentos. Al pulsar Intro, la celda muestra el resultado; la barra de fórmulas conserva la expresión que escribiste.

Observa =SUMA(B2:B5). B2:B5 es un único argumento: un rango que comienza en B2 y termina en B5. Los dos puntos unen los extremos del rango.

En cambio, =SUMA(B2;B3) contiene dos argumentos individuales. El punto y coma los separa. Si tu configuración admite coma como separador, la misma idea se escribe =SUMA(B2,B3). No confundas los dos puntos de un rango con el separador entre argumentos.

En la hoja Ventas, selecciona H2, escribe esta fórmula y confirma con Intro. Con los valores de la tabla base, la celda debe mostrar el resultado indicado.

Con la tabla base de Papelería Sol en la hoja Ventas, crea un resumen fuera de los datos: escribe Indicador en D1 y Resultado en E1; después, escribe Total en D2 y Media en D3.

Las celdas E2 y E3 contendrán las fórmulas. Antes de calcular, aplica formato de moneda a E2:E5; así los importes del resumen se mostrarán con €. Más adelante, deja E6 con formato General o número entero, porque será un recuento y no un importe.

Así mantienes separados los importes originales (B2:B5) y los resultados del resumen.

SUMA responde a «¿cuánto hay en total?». PROMEDIO responde a «¿cuánto corresponde de media?». Ambas usan el rango completo de importes, B2:B5.

En este caso el rango contiene cuatro valores numéricos. La comprobación de la media es sencilla: divide el total entre 4. Es decir, 18 ÷ 4 = 4,50.

Cada función tiene un único argumento —el rango—, por lo que aquí no necesitas escribir un separador entre argumentos. Tras confirmar con Intro, la barra de fórmulas conserva la expresión y la celda muestra el resultado.

Escribe estas fórmulas en la hoja Ventas y confirma cada una con Intro. Como E2:E5 tiene formato de moneda, verás los importes con el símbolo €.

En la hoja Ventas, los importes de B2:B5 son 10, 3, 5 y 0. Cuando necesitas conocer un extremo del rango, no buscas una suma ni una media: buscas el número más bajo o el más alto.

MIN devuelve el menor valor numérico del rango y MAX, el mayor. Ambas funciones se escriben como fórmulas y usan el rango completo de importes: B2:B5.

En el resumen, escribe las funciones fuera de la tabla de origen:

• En E4, junto a Mínimo, escribe =MIN(B2:B5).
• En E5, junto a Máximo, escribe =MAX(B2:B5).

Pulsa Intro después de cada fórmula. Verás 0 € en E4 y 10 € en E5. Los dos puntos de B2:B5 indican un rango continuo; aquí no necesitas separar varios argumentos.

Cada fila de A2:B5 es un registro de venta, pero CONTAR no cuenta registros: cuenta únicamente las celdas que contienen números.

En A2:A5 hay nombres de productos, que son texto. En B2:B5 hay cuatro importes numéricos, incluido el 0 de B5. Por eso, al aplicar CONTAR a la columna de productos el resultado es 0; al aplicarlo a los importes, es 4.

Observa que el cero de B5 se marca como valor numérico, igual que 10, 3 y 5.

Completa el último indicador del resumen en la hoja Ventas. Escribe Recuento numérico en D6 y, en E6, cuenta solo los importes del rango de datos; no incluyas el encabezado B1.

El resultado es una cantidad, no un importe: muéstralo como 4, sin símbolo de euro. Si tu aplicación utiliza nombres de funciones en inglés, el equivalente de CONTAR es COUNT.

Fórmula para escribir en la celda E6

En la hoja Ventas, los importes de B2:B4 siguen siendo 10, 3 y 5. En el escenario Base, B5 contiene 0.

Ese cero es un dato numérico válido: no aumenta el total, pero sí participa en el recuento, en la media y en la búsqueda del mínimo. No es lo mismo que una celda sin contenido.

Al resumir B2:B5, las celdas realmente vacías y las que contienen texto se omiten. Por eso los escenarios Vacía y Texto producen los mismos resultados en este caso.

El total no cambia: el cero ya no aportaba cantidad. Sin embargo, al desaparecer un valor numérico considerado, cambian la media, el mínimo y el recuento. MAX sigue devolviendo 10 €, porque ese valor continúa en B2.

Reto final: Papelería Sol

En tu propia hoja Ventas, reproduce este caso actualizado. Escribe los datos y reserva D1:E6 para el resumen y H2 para una fórmula de prueba. No incluyas los encabezados en los rangos de cálculo.

La diferencia respecto a la tabla original es que B3 ahora contiene 9. La celda B5 contiene 0: no está vacía ni contiene texto.

Referencia para comprobar en tu equipo

Después de completar las fórmulas, compara los resultados que ves en tus celdas con esta referencia. Cada función del resumen usa el mismo rango: B2:B5.

Para la prueba de H2, primero se suman los valores de B2 y B3: 10 + 9. Después se duplica ese resultado con paréntesis.

Si tu aplicación reconoce los nombres de función en inglés, usa las equivalencias que admita: SUMA/SUM, PROMEDIO/AVERAGE y CONTAR/COUNT. En este reto cada función recibe un único rango, así que no necesitas separar varios argumentos.