Preparar una reunión con acceso a los documentos compartidos

Para esta práctica elige una sola ruta con tu cuenta propia:

• Microsoft: Teams + OneDrive + Word para la web
• Google: Meet + Drive + Documentos de Google

No necesitas una licencia corporativa ni cuentas ficticias. Mantén la misma ruta para la reunión y para el documento de trabajo del caso Proyecto Faro.

La ruta elegida solo será viable si confirma que admite una reunión de 30 min con tres participantes previstos. Antes de continuar, comprueba que puedes iniciar sesión, abrir el servicio de reuniones y acceder a tu espacio de archivos. Si una opción no aparece en tu cuenta, no supongas que estará disponible por usar otro plan o por verla en una guía antigua.

En la interfaz de tu cuenta y en la ayuda oficial vigente, busca el límite o la condición real de duración, participantes y acceso de invitados. No uses como referencia una función anunciada para otro plan.

Registra Comprobado cuando hayas verificado una función y su valor o condición aplicable; por ejemplo, un máximo de duración, un número máximo de participantes o una condición de identificación. Usa Pendiente mientras aún no hayas podido comprobarlo. Usa No disponible solo cuando hayas confirmado que la función no aparece o que tu cuenta no la ofrece.

Para seguir con la ruta elegida, los límites confirmados deben admitir 30 min y tres participantes previstos. Si no los admiten, o no puedes confirmarlos, consulta la otra ruta disponible con tu cuenta antes de decidir. La grabación y la transcripción no son necesarias para esta práctica: mantenlas como Pendiente hasta revisarlas y como No disponible únicamente si confirmas su ausencia.

En Revisión del proyecto Faro hay tres controles distintos:

1. Convocatoria: la persona recibe y puede consultar el evento en su calendario.
2. Entrada en la reunión: la persona usa el enlace de reunión y puede necesitar identificarse o esperar admisión.
3. Documento de trabajo: la persona abre Proyecto Faro — agenda y acuerdos con el acceso que ya se haya configurado.

Son comprobaciones independientes. Aceptar una convocatoria no concede acceso al documento, y disponer del documento tampoco permite entrar automáticamente en la reunión.

Cuando alguien no puede participar, localiza primero el punto exacto de bloqueo:

• Si no encuentra el evento o sus datos, revisa la convocatoria.
• Si tiene el enlace pero no accede a la llamada, revisa la entrada en la reunión: identidad usada, posible sala de espera o admisión, según el servicio y la configuración.
• Si la reunión abre pero el archivo pide permiso o no permite la acción necesaria, revisa el documento de trabajo.

No amplíes el acceso al archivo para resolver un problema de admisión a la reunión. Son controles diferentes.

Elige una sola ruta para la práctica: Microsoft: Teams + OneDrive + Word para la web o Google: Meet + Drive + Documentos de Google. En el servicio de documentos de esa ruta, crea un archivo propio llamado Proyecto Faro — agenda y acuerdos.

Será el único documento de referencia: evita adjuntarlo en copias o crear versiones paralelas. Usa contenido de práctica, sin datos sensibles. La reunión Revisión del proyecto Faro dura 30 min, reúne a tres participantes previstos y busca acordar la próxima entrega.

Planifica el acceso mínimo ya conocido, sin suponer que se ha comprobado. El rol Consulta necesita leer el documento; Redacción necesita poder escribir los acuerdos; el Organizador mantiene el archivo de referencia.

Los roles son hipotéticos: no inventes direcciones ni envíes invitaciones ficticias. Si no puedes verificar el acceso de una identidad autorizada, anótalo como Pendiente. No habilites un enlace público para sustituir esa comprobación. Conserva el enlace del mismo documento como referencia, en lugar de distribuir adjuntos o copias.

Trabaja en la ruta que elegiste: Microsoft: Teams + OneDrive + Word para la web o Google: Meet + Drive + Documentos de Google.

En una convocatoria de práctica ya creada, usa la integración del calendario si aparece: por ejemplo, una opción para añadir una reunión de Teams o una videollamada de Google Meet. Esa acción genera e incorpora el enlace de reunión sin que tengas que iniciar una llamada.

Si tu calendario no muestra esa integración, crea el enlace desde Teams o Meet con tu propia cuenta, cópialo y añádelo manualmente a la convocatoria. En ambos casos, no llames ni invites a personas reales durante esta preparación.

Edita la convocatoria Revisión del proyecto Faro sin modificar su propósito, agenda, fecha futura elegida, hora, zona horaria ni duración de 30 min. Añade los enlaces en el cuerpo con rótulos visibles y separados.

Un enlace debe llevar a la sala de reunión y el otro al archivo Proyecto Faro — agenda y acuerdos. No pegues una copia del documento ni sustituyas el archivo de referencia: utiliza su enlace compartido ya preparado.

Abre la convocatoria de práctica Revisión del proyecto Faro y pulsa el enlace Entrar en la reunión. Haz el ensayo tú solo: no envíes la convocatoria ni llames a otras personas.

En la pantalla previa, verifica dos datos antes de continuar: la cuenta que se muestra y que el destino corresponde a la reunión prevista. Los nombres de los controles pueden variar entre Microsoft: Teams + OneDrive + Word para la web y Google: Meet + Drive + Documentos de Google.

Después pulsa Unirse ahora o la opción equivalente. No confundas llegar a la pantalla previa con haber entrado: confirma la entrada efectiva mediante una señal observable dentro de la sala, como tus controles de reunión, tu mosaico o un control Salir o Abandonar.

Prueba los dispositivos en la pantalla previa si el servicio ofrece ahí los controles o, una vez dentro, desde Configuración o Dispositivos. Si el navegador o el sistema solicita acceso, decide si quieres conceder el permiso para realizar esta prueba.

Selecciona los dispositivos disponibles cuando aparezcan selectores y busca evidencias concretas:

• Habla unos segundos: observa si se mueve el indicador de entrada del micrófono.
• Activa la cámara: comprueba si aparece la vista previa o tu mosaico de vídeo.
• Si la aplicación ofrece una prueba de altavoz o salida, ejecútala y confirma si oyes el sonido.

Un botón activado no es evidencia suficiente. Anota la señal que realmente observaste, incluida una falta de reacción.

Consulta los controles de admisión solo si tu servicio los muestra, por ejemplo desde los controles de participantes o de la reunión. No des por hecho que aparecerán ni los modifiques para esta práctica. Su disponibilidad puede depender de la cuenta y de la configuración.

Distingue tres situaciones al registrar el ensayo:

• Comprobado: realizaste la prueba y anotaste una evidencia concreta. También puede reflejar un resultado que requiere revisión, como un medidor que no reaccionó.
• Pendiente: todavía no hiciste la prueba o no pudiste completarla, por ejemplo porque falta decidir sobre un permiso.
• No disponible: tras revisar lo pertinente, no aparece un dispositivo, una función o un control ofrecido por tu cuenta.

Las señales locales no garantizan cómo te oirá, verá o admitirá otra persona.

Compartir pantalla muestra contenido durante la reunión, pero no concede acceso al archivo ni permiso para editarlo. Esos permisos siguen siendo los que ya configuraste para el Documento de trabajo.

Elige el alcance más limitado que permita mostrar lo necesario:

• Pantalla completa: expone todo lo que aparezca en ese escritorio, incluidos cambios entre aplicaciones y avisos.
• Ventana: expone una aplicación concreta; revisa antes qué puede verse dentro de ella.
• Pestaña: expone una pestaña concreta del navegador cuando esta opción está disponible.

Las opciones pueden variar entre Microsoft: Teams + OneDrive + Word para la web y Google: Meet + Drive + Documentos de Google, así como según el navegador.

Antes de usar Compartir, deja visible solo Proyecto Faro — agenda y acuerdos. Cierra documentos ajenos, reduce las notificaciones y revisa el contenido que quedará a la vista.

Después sigue esta secuencia:

1. Abre Compartir.
2. Elige Ventana o Pestaña si está disponible y sirve para tu demostración.
3. Selecciona el elemento concreto y confirma el inicio.
4. Busca el indicador o la vista previa de que estás compartiendo.
5. Al terminar, usa Dejar de compartir y confirma que el indicador desaparece.

Haz esta prueba dentro de tu reunión individual; no necesitas llamar a nadie.

Fíjate en las dos señales: el indicador que aparece al compartir una pestaña y su desaparición al detener la compartición.

Antes de dar por preparada Revisión del proyecto Faro, reúne evidencias de tu propia configuración. Trabaja en la ruta que elegiste: Microsoft: Teams + OneDrive + Word para la web o Google: Meet + Drive + Documentos de Google.

No basta con que los enlaces existan. Comprueba por separado que:

• tu cuenta permite la función que vas a usar y sus límites están anotados;
• Entrar en la reunión abre el destino correcto;
• Documento de trabajo abre Proyecto Faro — agenda y acuerdos;
• tu ensayo individual de audio, cámara y compartir pantalla quedó registrado.

Una evidencia propia confirma lo que has podido hacer con tu cuenta. No demuestra todavía que Consulta o Redacción puedan entrar o editar: esa comprobación seguirá Pendiente hasta que esas identidades lo prueben.

Abre el mismo Documento de trabajo, Proyecto Faro — agenda y acuerdos, desde la convocatoria. En la sección Acuerdos, añade una fila de práctica después de la reunión individual.

Cada acuerdo debe permitir continuar el trabajo sin una grabación ni una copia paralela:

• Decisión: qué se ha acordado.
• Responsable: uno de los roles previstos.
• Próximo paso: una acción observable.
• Fecha límite: una fecha futura en formato dd/mm/aaaa.

Guarda o espera a que se confirme el guardado en el servicio. El documento enlazado sigue siendo la referencia única para Organizador, Consulta y Redacción.

Cierra el ensayo de forma ordenada:

1. Detén compartir pantalla y comprueba que desaparece su indicador.
2. Sal de la reunión.
3. Vuelve a abrir Documento de trabajo desde la convocatoria y confirma que la fila de acuerdos sigue allí.
4. Mantén ese mismo enlace en la convocatoria; no adjuntes una copia ni crees otro documento para los acuerdos.

La grabación o la transcripción no son necesarias para esta continuidad y pueden no estar disponibles en tu cuenta.