Generar cartas con combinación de correspondencia

Una combinación de correspondencia reúne tres piezas locales:

1. Origen de destinatarios: una hoja con un registro por persona.
2. Documento principal: una única carta base, con el texto común.
3. Documento combinado: las cartas editables que se obtienen al aplicar los datos de los registros que correspondan.

La carta base no se reescribe para cada persona. Conserva el cuerpo fijo de la invitación de Aula Norte y toma los datos variables del origen cuando se realice la combinación en los pasos siguientes.

Elige una sola ruta y mantén sus archivos separados durante todo el tutorial:

• Ruta Word: trabaja con Word de escritorio y Excel. Guarda la hoja como destinatarios.xlsx y crea la hoja llamada Destinatarios.
• Ruta Writer: trabaja con LibreOffice Writer y Calc. Guarda la hoja como destinatarios.ods y crea la hoja llamada Destinatarios.

Todavía no conectes la hoja a una carta. En esta pantalla solo prepararás el origen de destinatarios.

Trabajarás con dos archivos independientes: el origen de destinatarios que ya preparaste y un documento principal nuevo. Abre un documento en blanco y guárdalo antes de conectarlo.

• Ruta Word: guárdalo como carta_base.docx.
• Ruta Writer: guárdalo como carta_base.odt.

No sustituyas ni muevas destinatarios.xlsx o destinatarios.ods. El documento principal contendrá el diseño y el texto fijo; la hoja conserva un registro por destinatario. En este paso solo se crea la conexión: todavía no insertes campos ni prepares cartas.

Elige una sola ruta y mantente en ella.

Ruta Word

1. En carta_base.docx, ve a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Cartas.
2. Ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
3. Abre destinatarios.xlsx y selecciona la hoja Destinatarios. Word puede mostrarla como Destinatarios$.

Ruta Writer

1. En carta_base.odt, abre Herramientas > Asistente para combinar correspondencia y elige cartas.
2. En la selección de lista de direcciones, usa Añadir para elegir destinatarios.ods y la hoja Destinatarios.
3. Si Writer solicita registrar el origen, asígnale el nombre DestinatariosAulaNorte y guarda la conexión como destinatarios.odb.

No añadas todavía un bloque automático de dirección ni un saludo automático. Más adelante usarás campos individuales de la lista.

Una conexión no se valida por el nombre del archivo: comprueba su contenido. Deben estar disponibles los seis encabezados Referencia, NombreCompleto, Direccion, CodigoPostal, Localidad e Incluir, además de los seis registros con referencias de C001 a C006.

En la Ruta Word, revisa Correspondencia > Editar lista de destinatarios. En la Ruta Writer, revisa la lista mostrada por el asistente o abre Ver > Fuentes de datos para expandir el origen registrado. Que Localidad de C003 esté vacía por ahora es un dato pendiente, no una señal de que falte la columna.

Ver los encabezados confirma que después podrás elegir campos de combinación individuales; por ahora limítate a comprobarlos.

Una carta de combinación reúne dos capas:

• Contenido fijo: el texto común de Aula Norte, la fecha 15 de octubre de 2026 y la hora 18:00.
• Contenido variable: los datos que cambian con cada registro del origen de destinatarios.

En esta carta, los datos variables son Referencia, NombreCompleto, Direccion, CodigoPostal y Localidad. Cada uno debe entrar mediante un campo de combinación real, vinculado al encabezado correspondiente.

Incluir no se muestra en la carta: es una columna de control que se utilizará más adelante para decidir qué registros participan.

Escribe primero el texto fijo y deja el cursor en cada posición variable. Después inserta el campo desde la aplicación: no escribas los símbolos « » con el teclado.

Ruta Word

1. En carta_base.docx, sitúa el cursor en una posición variable.
2. Ve a Correspondencia > Insertar campo combinado y elige el encabezado exacto.
3. Repite la operación para cada posición.

Ruta Writer

1. En carta_base.odt, sitúa el cursor en una posición variable.
2. Ve a Insertar > Campo > Más campos y abre la pestaña Base de datos.
3. En el tipo de campo, selecciona Campos de combinación de correspondencia o el rótulo equivalente de tu versión.
4. En el árbol del origen registrado, expande DestinatariosAulaNorte > Destinatarios.
5. Selecciona el encabezado que corresponda a esa posición y pulsa Insertar.
6. Repite desde el cursor para los demás encabezados.

Los campos pueden verse como «NombreCompleto», pero esa apariencia debe proceder de la inserción vinculada.

La lista sigue teniendo seis registros, pero esta combinación solo debe usar los que estén seleccionados en el documento principal. La columna Incluir es el criterio: no borres filas ni supongas que las filas ocultas o filtradas en Excel o Calc determinan por sí solas las cartas.

La selección efectiva se revisa en la herramienta de combinación. Para este caso, deben quedar incluidos cuatro registros: C001, C003, C004 y C006. C002 y C005 permanecen en el origen con Incluir = No; simplemente no producirán carta en esta ejecución.

Aplica el mismo criterio en la lista de destinatarios vinculada al documento principal. Antes de continuar, contrasta tanto el valor de Incluir como las marcas de selección de cada registro.

La vista previa sustituye temporalmente cada campo de combinación por los valores de un registro real. Sirve para detectar fallos antes de crear el documento combinado: no edites los valores directamente sobre esa vista.

Usa solo la ruta de tu aplicación:

• Ruta Word: en Correspondencia > Vista previa de resultados, activa la vista y recorre los registros con las flechas de navegación.
• Ruta Writer: abre Herramientas > Asistente para combinar correspondencia y, en las etapas de edición o personalización que muestre tu versión, recorre los registros con sus controles de navegación.

Revisa al menos los registros seleccionados C001, C003 y C004. Comprueba que la referencia visible, el nombre y las líneas de dirección proceden de los campos, no de texto escrito a mano.

Corrige ahora el caso de C003 en el archivo de la lista, no en la carta previsualizada.

1. Abre destinatarios.xlsx o destinatarios.ods y busca el registro con Referencia C003.
2. En la columna Localidad, escribe Madrid y guarda el archivo.
3. Vuelve a carta_base.docx o carta_base.odt y actualiza, recarga o reabre la conexión si la vista previa conserva el dato anterior.

En Ruta Word, si no se actualiza tras guardar el libro, cierra y vuelve a abrir el documento principal o vuelve a seleccionar la misma lista existente. En Ruta Writer, guarda el ODS y actualiza o reabre la fuente de datos o el documento principal. Si utilizaste DestinatariosAulaNorte y destinatarios.odb, conserva esa conexión: el dato sigue estando en el archivo ODS.

El documento principal sigue siendo la plantilla con sus campos de combinación. Guardarlo conserva carta_base.docx o carta_base.odt, pero no crea las cartas personalizadas.

Para obtenerlas debes ejecutar la combinación. La aplicación toma cada registro efectivo, sustituye los campos por sus valores y abre o guarda un documento combinado nuevo. En este caso, el conjunto efectivo ya revisado producirá cuatro cartas editables.

La lista de destinatarios, el documento principal y el documento combinado son tres archivos con funciones distintas; ninguno debe sustituir a otro.

Ruta Word

En carta_base.docx, abre Correspondencia > Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. En el cuadro de combinación, elige Todos y confirma.

“Todos” se refiere a todos los registros que permanecen en el conjunto efectivo de la combinación. No vuelve a incluir los registros excluidos previamente. Word abrirá un documento nuevo con las cartas resultantes, listo para editar.

Ruta Writer

En carta_base.odt, continúa con Herramientas > Asistente para combinar correspondencia hasta la opción de guardar. Elige la opción equivalente a guardar los documentos combinados como un único documento y selecciona el alcance de todos los destinatarios incluidos.

Según la versión, los rótulos pueden variar ligeramente. Lo esencial es generar un único documento editable con el conjunto seleccionado, no imprimirlo ni guardar solo el registro mostrado en la vista previa.

El control final se realiza sobre el documento combinado ya guardado, no solo sobre la vista previa. Cierra cartas_generadas.docx (Ruta Word) o cartas_generadas.odt (Ruta Writer), ábrelo de nuevo y recorre sus bloques de carta.

Comprueba cada bloque por su referencia visible. Debe comenzar de forma independiente, conservar todos sus datos y no contener campos sin resolver, como «NombreCompleto». El número de páginas no sirve para contar cartas: una carta puede ocupar más de una página o dejar espacio al final.

El recuento correcto es cuatro bloques: C001, C003, C004 y C006, una sola vez cada uno. No debe existir ningún bloque para C002 ni C005.

En C004, acepta que el nombre largo salte de línea de forma natural. No aceptes texto cortado, solapado o fuera del margen. Revisa también que cada carta empiece separada de la anterior y que no haya una página vacía creada por un salto sobrante.

Si el control falla, corrige la causa y vuelve a generar el documento combinado. No conviertas una corrección del origen, de los campos o de la selección en una edición manual aislada del resultado: la siguiente combinación podría volver a introducir el fallo.