Anotar y rellenar formularios PDF

En un PDF puedes encontrarte con tres tipos de contenido distintos:

• Texto original: la redacción que forma parte de la página.
• Campo de formulario: una zona preparada para que escribas o selecciones una respuesta.
• Anotación: una capa de revisión, como un resaltado o una nota.

Cada uno admite acciones diferentes. Escribir en un campo no reescribe el texto original; añadir una anotación tampoco.

Durante este tutorial crearás un formulario breve en LibreOffice Writer y lo abrirás con Adobe Acrobat Reader de escritorio, ambos en tu ordenador. Trabajarás de forma local y solo con datos ficticios.

El ejemplo tendrá el título Inscripción al taller de ofimática. La frase La sesión se celebrará en el aula 2. será texto original: más adelante podrás resaltarla y asociarle una nota, pero su redacción seguirá siendo la misma.

No necesitas usar conversores públicos ni subir el documento a Internet.

Crea un documento nuevo de una página en LibreOffice Writer. Escribe estos elementos como texto original; no uses líneas de subrayado ni símbolos para fingir respuestas:

• Título: Inscripción al taller de ofimática
• Frase: La sesión se celebrará en el aula 2.
• Etiqueta: Nombre y apellidos:
• Etiqueta: Confirmo mi asistencia.

Deja espacio a la derecha de la primera etiqueta para un nombre legible. En la línea de confirmación, reserva espacio a la izquierda para una casilla pequeña. El texto original será la parte fija del formulario.

Para insertar controles reales, muestra la barra mediante Ver > Barras de herramientas > Controles de formulario.

En esa barra, activa Modo diseño. Este modo permite colocar, seleccionar y mover controles sin intentar rellenarlos. Localiza dos botones: el de cuadro de texto y el de casilla de verificación.

Mantén activado el modo diseño durante toda esta construcción.

Con el modo diseño activo, selecciona el control de cuadro de texto y dibuja un rectángulo horizontal vacío a la derecha de Nombre y apellidos:. Hazlo lo bastante ancho para que una respuesta completa pueda leerse sin quedar cortada.

Después selecciona el control de casilla de verificación y coloca una casilla pequeña inmediatamente a la izquierda de Confirmo mi asistencia.. Deben ser controles reales: no sustituyas ninguno por una línea, una forma dibujada ni el carácter □.

Haz clic en un control insertado para seleccionarlo y arrastra su borde si necesitas alinearlo mejor con su etiqueta. Al estar en modo diseño, la selección muestra que trabajas con un objeto de formulario.

El formulario base debe quedar con el cuadro vacío y la casilla desmarcada. No cambies aún propiedades ni nombres internos de los controles.

Los dos controles ya colocados tienen dos identificadores con finalidades distintas:

• La etiqueta visible orienta a quien rellena el documento: Nombre y apellidos: y Confirmo mi asistencia..
• El nombre interno identifica cada control para Writer y para el formulario que se creará después. No tiene por qué mostrarse a la persona que rellena.

Con el modo diseño activado, selecciona el cuadro de texto. Haz clic con el botón derecho y abre Propiedades del control (en algunas versiones, Propiedades). En la pestaña o sección General, escribe nombre_participante en Nombre.

Selecciona después la casilla y asigna en Nombre: confirmar_asistencia. No cambies las etiquetas visibles.

Ahora prueba los controles sin modificar su configuración. Desactiva Modo diseño en la barra Controles de formulario para pasar al modo de uso.

1. Haz clic en el cuadro junto a Nombre y apellidos: y escribe Ana Torres.
2. Pulsa Tab. Observa qué control recibe el foco.
3. Con la casilla enfocada, pulsa Espacio para marcarla. También puedes marcarla con un clic.

En modo de uso, la acción afecta al contenido del formulario; en modo diseño, la acción sirve para seleccionar, mover o configurar controles.

Después de la prueba, deja preparado el formulario base:

1. En modo de uso, vuelve al cuadro de texto y elimina Ana Torres.
2. Si la casilla está marcada, dale el foco y pulsa Espacio para desmarcarla.
3. Comprueba que el cuadro está vacío y la casilla desmarcada.
4. Guarda de nuevo inscripcion_taller.odt.

No necesitas exportar nada todavía. El objetivo es que el documento editable conserve controles funcionales, pero sin respuestas de práctica.

Al exportar desde Writer, los controles del documento pueden llegar al PDF de dos formas muy distintas:

• Como apariencia: se ven un rectángulo y una casilla, pero no admiten interacción.
• Como campos de formulario: el cuadro puede recibir el foco y la casilla puede cambiar de estado en un lector compatible.

La diferencia la determina una opción concreta de la exportación. El texto original y las etiquetas siguen siendo contenido visible; los controles pasan a ser campos PDF interactivos.

Parte del documento base que dejaste vacío: el cuadro de texto sin respuesta y la casilla desmarcada. Conserva el editable inscripcion_taller.odt.

1. En Writer, elige Archivo > Exportar a > Exportar a PDF. En algunas versiones aparece como Archivo > Exportar como > Exportar como PDF; abre la función de exportar a PDF.
2. En el diálogo de opciones, en General, activa Crear formulario PDF.
3. Pulsa Exportar y guarda el resultado local con el nombre inscripcion_taller.pdf.

No sustituyas el ODT: ese archivo sigue siendo el editable desde el que podrás corregir y volver a exportar.

Abre inscripcion_taller.pdf en Adobe Acrobat Reader de escritorio. Trabajarás sobre los dos campos de formulario que ya reconociste: el cuadro situado junto a Nombre y apellidos: y la casilla situada junto a Confirmo mi asistencia..

Para esta práctica, rellena esos campos existentes. No modifiques el texto original de la página ni uses una herramienta para superponer texto sobre ella. El PDF ya contiene el lugar preparado para cada respuesta.

1. Haz clic dentro del cuadro junto a Nombre y apellidos:. Cuando veas el cursor de escritura o el borde de foco, escribe exactamente Ana Torres.

1. Sin hacer clic en otra zona, pulsa Tab. El foco debe pasar al campo siguiente: la casilla de Confirmo mi asistencia.. El indicador de foco puede mostrarse como un contorno alrededor de la casilla; su aspecto varía según la versión de Reader.

1. Con la casilla enfocada, pulsa Espacio para marcarla. También podrías marcarla con un clic, pero usa Espacio ahora para practicar la navegación con teclado.

Revisa el resultado antes de continuar:

• El cuadro de texto muestra Ana Torres completo y legible, sin quedar cortado.
• La casilla de Confirmo mi asistencia. aparece marcada.
• La frase La sesión se celebrará en el aula 2. sigue igual: continúa siendo texto original.

Has introducido una respuesta dentro de un campo de formulario. Esto no equivale a añadir un texto flotante sobre la página: un texto superpuesto no rellena el campo existente y no participa en este recorrido con Tab.

En Adobe Acrobat Reader de escritorio abre las herramientas de comentarios: Herramientas > Comentario o, en algunas versiones, Todas las herramientas > Añadir un comentario. Busca la función de resaltar texto y la de añadir una nota.

Son herramientas gratuitas de revisión. No uses una función de editar PDF: vas a añadir una capa de anotaciones, no a cambiar el contenido de la página ni los campos que ya has rellenado.

Con el PDF cumplimentado abierto, selecciona con el cursor toda la frase La sesión se celebrará en el aula 2.. En la barra flotante de la selección o en las herramientas de Comentario, elige Resaltar texto.

Comprueba que aparece una banda de color sobre la frase, pero que sus palabras siguen siendo legibles. Si no puedes seleccionar la frase, no coloques un cuadro de texto encima: revisa que has abierto el PDF exportado y usa Reader de escritorio.

Ya tienes el formulario rellenado y anotado en Adobe Acrobat Reader de escritorio. Ahora crea una copia local para conservar ese estado sin modificar el formulario vacío.

Usa el guardado del lector: Archivo > Guardar como (o la función equivalente de guardar una copia). Elige la misma carpeta local y escribe exactamente inscripcion_taller_rellenado.pdf.

Comprueba el nombre antes de confirmar: el original vacío debe seguir llamándose inscripcion_taller.pdf. El archivo editable inscripcion_taller.odt tampoco se sustituye.

Para comprobar la persistencia, cierra el documento que tienes abierto. Después, desde su carpeta local, abre inscripcion_taller_rellenado.pdf con Adobe Acrobat Reader de escritorio.

No basta con que la página se parezca a la anterior: verifica cada tipo de contenido por separado. Así distingues un valor de un campo de formulario de una anotación de revisión.

Si algo no funciona, primero identifica qué archivo has abierto. Abrir por error inscripcion_taller.pdf explica que no veas las respuestas ni las anotaciones: es el formulario base, no la copia guardada.

Si has abierto la copia correcta en un navegador y no puedes rellenar o comentar, esa función puede estar no disponible en ese lector. Ábrela con Adobe Acrobat Reader de escritorio y repite la comprobación.

Si en Reader el cuadro y la casilla no se comportan como campos, vuelve al documento de Writer, revisa la exportación con la opción de crear formulario PDF activada y genera de nuevo el PDF vacío antes de repetir la práctica.

Reto autónomo

Abre el formulario vacío inscripcion_taller.pdf en Adobe Acrobat Reader de escritorio y completa el caso sin seguir instrucciones detalladas.

• Escribe Luis Vega en el campo de formulario del nombre.
• Selecciona Confirmo mi asistencia..
• Resalta el texto original La sesión se celebrará en el aula 2..
• Añade la anotación: Confirmar el aula antes de enviar..
• Guarda una copia independiente como inscripcion_taller_verificado.pdf.

Cierra esa copia y vuelve a abrirla desde su ubicación local. Comprueba que cada elemento sigue conservado. El formulario base inscripcion_taller.pdf debe seguir vacío y el editable inscripcion_taller.odt no se modifica en esta práctica.