Triagem e Controle de Correspondências na Recepção

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   Qual sequência representa o procedimento mais adequado para receber uma correspondência comum?

   A Conferir os dados externos, registrar o recebimento e encaminhar ao destinatário. B Abrir o envelope, resumir o conteúdo e arquivá-lo antes do encaminhamento. C Entregar ao setor mais próximo e registrar somente se houver solicitação.
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   Na situação apresentada, a correspondência foi colocada na bandeja do setor de Marketing, mas está endereçada ao setor Financeiro. O que o recepcionista deve fazer?

   

   A Mantê-la na bandeja, pois o setor que a recebeu deve decidir o destino. B Retirá-la, conferir o registro e encaminhá-la ao setor Financeiro. C Abrir o envelope para descobrir qual setor deve tratar do conteúdo.
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   Qual é a principal função de atribuir um número único de protocolo a uma correspondência?

   A Substituir todos os dados do remetente e do destinatário. B Definir automaticamente o nível de importância do conteúdo. C Permitir a identificação e o rastreamento da correspondência durante o fluxo.
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   Em que situação a recepção pode abrir uma correspondência endereçada a um profissional da organização?

   A Quando houver autorização formal e procedimento interno que permita a abertura. B Sempre que o profissional estiver ausente por mais de um dia. C Quando o envelope não apresentar marcação de urgência ou confidencialidade.
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   Ao receber a encomenda mostrada na imagem, qual deve ser a conduta inicial da recepção?

   

   A Abrir a embalagem para verificar imediatamente se o conteúdo foi danificado. B Registrar a avaria externa e seguir o procedimento para ressalva ou recusa. C Reparar a embalagem com fita adesiva antes de realizar o registro.
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   Qual registro oferece a melhor comprovação de que uma correspondência interna foi entregue ao destinatário?

   A Uma anotação informando apenas que o item saiu da recepção. B Uma mensagem informal enviada a qualquer integrante do setor. C Uma confirmação com identificação do recebedor, data e horário da entrega.
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   Qual falha no controle de correspondências pode ser identificada na imagem?

   

   A A correspondência está exposta e sem supervisão em uma área acessível. B Os itens foram organizados em uma superfície plana. C A recepção utiliza um registro eletrônico de movimentações.
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   Como os registros de recebimento que contêm nomes, endereços e assinaturas devem ser tratados?

   A Devem permanecer acessíveis a todos para facilitar consultas. B Devem ter acesso restrito, prazo de retenção definido e descarte seguro. C Devem ser guardados permanentemente, mesmo sem finalidade administrativa.
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   Ao analisar o envelope de saída mostrado na imagem, qual informação importante está ausente para permitir sua devolução em caso de entrega impossível?

   

   A O nome do profissional que transportará o envelope. B O número do documento pessoal do destinatário. C A identificação e o endereço do remetente.
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    O que a recepção deve fazer ao identificar uma encomenda com odor incomum, vazamento ou fios aparentes?

    A Não manipular, restringir a área e acionar o protocolo de segurança. B Levar a encomenda para uma área externa e tentar identificar o conteúdo. C Abrir parcialmente a embalagem usando equipamentos de proteção comuns.