Vários conhecimentos e habilidades são importantes para a execução eficiente da atividade de secretariado executivo. Além disso, são requisitos essenciais fatores como lealdade, confidencialidade, responsabilidade e ética.

Secretariado executivo e ética

A autora e secretária executiva equatoriana Blanca Iturralde afirma que um verdadeiro profissional de secretariado executivo, em qualquer área do conhecimento, além dos conhecimentos teóricos e técnicos adquiridos, somente pode se considerar como tal, na medida em que se desenvolve como indivíduo íntegro, e também usa os recursos indispensáveis do conhecimento a partir dos valores éticos fundamentais como são: a honestidade, a justiça, a equidade, a lealdade e o respeito à confiança outorgada pelo contratante dos serviços. Trata-se de exercer um alto nível de responsabilidade.

Os princípios éticos que devem conhecer e ter os profissionais de secretaria executiva precisam valorizar a lealdade para com a empresa, dirigentes, colegas de trabalho e até mesmo para si mesmos, completa Blanca Iturralde.

O perfil do profissional de secretariado executivo

Luciana Marson, autora brasileira e especialista em secretariado executivo, descreve o perfil do profissional, que segundo ela, deve ter características notáveis, como boa formação, ética, comprometimento com o trabalho, apresentação pessoal, paciência, bom humor, capacidade de trabalhar sob pressão, administrar conflitos, organização, boa fluência verbal, flexibilidade, maturidade emocional, dinamismo e excelente domínio em microinformática. O profissional deve manter-se sempre atualizado, seja através de livros, sites e revistas ou por meio de cursos, conclui Luciana Marson.

A dirigente angolana Lanvu Anael, também especialista em secretariado executivo, diz que o profissional de secretariado executivo tem de ter conhecimentos, habilidade, atitude, saber falar, escrever, dominar línguas estrangeiras e técnicas de secretariado. Lanvu Anael acrescenta que o profissional é a imagem da instituição e o elo entre o responsável da empresa, os colegas e o público.

O profissional assistente executivo complementa os sentidos de visão e audição do CEO, diz o executivo indiano Anant Goenka. “O assistente executivo precisa ser minucioso sobre os fundamentos da administração de um negócio. E já que a curva de aprendizado é

extremamente alta, muitas vezes é um trampolim para responsabilidades maiores”, finaliza Anant Goenka.

As atividades do profissional de secretariado executivo

A consultora em recursos humanos brasileira Consuelo Fradique aponta: “O profissional secretário executivo não cumpre mais somente tarefas de apoio e sim de complementação das atividades. É peça estratégica, pois atua como gestor de informações da empresa e do seu executivo. Tem que ser alguém que circule com facilidade por todos os setores da organização e saiba delegar as responsabilidades para as pessoas certas. São profissionais que trabalham junto à gerência, diretoria, vice-presidência e presidência das companhias.”

A coach executiva brasileira Eva Hirsch complementa: “É preciso entender que delegar tarefas não quer dizer se desligar delas, mas abrir mão dos detalhes. Em outras palavras, delega-se a tarefa, não a responsabilidade.”

Para Paulo Eduardo Lacerda, professor brasileiro de administração, com a globalização econômica, negócios de um país para outro, de uma região para outra, todas essas mudanças nas relações do mercado mundial fizeram com que os profissionais precisassem desempenhar papéis diferentes e, por consequência, novas competências, como o conhecimento de diferentes idiomas, saber relacionar-se e ter qualidade no assessoramento aos executivos. “Muito diferente do estereótipo da secretária que tomava ditado, datilografava e recebia as visitas”, afirma o professor Paulo Lacerda.

O angolano Egas Moniz, mentor e formador de secretariado executivo, diz: “Alguns autores acreditam que a profissão de secretariado teve uma grande evolução ao longo dos tempos. Na verdade o que aconteceu é apenas o reconhecimento e a materialização dos diferentes níveis secretariais, ou seja, há apenas a possibilidade de progressão na carreira. Até porque as tarefas dos secretários juniores continuam sendo as tradicionais…”

De recepcionista para secretária executiva

A cientista política e autora sueca Maja Stilling conta como em pouco tempo passou de recepcionista para secretária executiva na empresa Plantagon.

A Plantagon é uma empresa sueca que trabalha com o cultivo de agricultura em estufas nos ambientes urbanos.

Em Junho de 2012, Maja graduou-se em ciências políticas e sociologia no Kenyon College, em Gambier, Ohio, nos Estados Unidos. Rapidamente, cerca de dois meses depois, ela foi contratada como recepcionista pela Plantagon, em Estocolmo, na Suécia. Então, apenas dois meses depois, Maja Stilling se tornou secretária executiva para trabalhar diretamente com a presidência da empresa.

Maja acredita que obteve essa posição devido à ampla experiência internacional que adquiriu através de estudos e viagens. Como a empresa trabalha muito internacionalmente, suas habilidades com a língua inglesa foram um fator de grande importância. O fato de Maja achar divertido aprender também teria sido importante.

Maja Stilling não acha que teria sido chamada para uma entrevista se não fosse por sua formação e educação universitária internacional. Embora a entrevista de emprego depois tenha tido mais foco nas habilidades pessoais, ela acredita que os méritos formais foram cruciais para chegar ao próximo passo.

Além da posição de recepcionista na Plantagon, Maja também se candidatou para posições diferentes em outras empresas, e incluiu seu currículo na base de dados de algumas empresas de recrutamento.

Para Maja Stilling, as entrevistas de emprego podem tornar os candidatos muito nervosos. Com isso, ela acha que a carta pessoal de apresentação é muito importante e um bom complemento ao currículo, pois possibilita ao candidato a chance de se descrever com sua própria voz, sem estar em uma posição de pressão.

Do secretariado executivo para outras posições

O profissional pode querer perdurar por muito tempo na posição de secretariado executivo. De fato, alguns profissionais preferem permanecer na atividade e têm longevidade na posição.

Outros, todavia, preferem buscar novas posições depois de certo tempo. E também existem oportunidades para isso.

Sobre as funções de secretariado executivo, Dipak Gupta , executivo indiano, acredita que são muito desafiadoras e oferecem um alto grau de visibilidade para jovens talentos em grandes organizações.

Segundo o executivo indiano Rajeev Dubey, a posição de secretariado executivo é um ótimo campo de treinamento para os profissionais, mas a maioria das empresas os faz mudar para um trabalho de linha após dois ou três anos.

Valorização do secretariado executivo

Ken Blanchard, autor americano, consultor de negócios e palestrante, pensa que alguns executivos não percebem que os profissionais assistentes são seus parceiros. Eles são uma extensão dos executivos e os oportunizam a capacidade de fazer muito mais.

Ana Paula Marques, especialista em secretariado executivo, autora e dirigente portuguesa, destaca a importância do secretariado executivo nas empresas. “Com a evolução dos tempos e a exigência do mercado de trabalho, o profissional de secretariado ganhou novas tarefas, aumentou as suas responsabilidades dentro da empresa, tornou-se um profissional capaz de pensar estrategicamente e não apenas um respeitador de ordens e solicitações dos gestores.”