Planilhas são muito mais do que “somar e organizar colunas”. Quando você domina um conjunto pequeno de funções essenciais, ganha velocidade para resolver tarefas reais: consolidar relatórios, padronizar cadastros, criar análises rápidas e reduzir erros manuais. O melhor: as mesmas ideias se aplicam tanto no Excel quanto em alternativas como o LibreOffice Calc e o Google Sheets.
Neste artigo, você vai ver um mapa prático das funções mais úteis para rotina administrativa, financeira, RH, vendas e estudos — com exemplos que ajudam a fixar o raciocínio e a transferir o conhecimento entre ferramentas.
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1) Funções de lógica: decisões automáticas dentro da planilha
Funções lógicas evitam verificações manuais e transformam regras de negócio em resultados consistentes.
SE (IF): retorna um valor se a condição for verdadeira e outro se for falsa.
Exemplo: =SE(B2>=7;”Aprovado”;”Reprovado”)
E / OU: combinam condições.
Exemplo: =SE(E(B2>=7;C2>=75%);”Aprovado”;”Reprovado”)
SEERRO: mantém relatórios “limpos” quando pode ocorrer erro (por exemplo, ao procurar dados).
Exemplo: =SEERRO(PROCV(A2;Tabela;3;FALSO);”Não encontrado”)
2) Procura e referência: localizar informações sem copiar e colar
Quando cadastros crescem, procurar por código, CPF, SKU ou matrícula vira rotina. Funções de busca resolvem isso com confiabilidade.
PROCV / PROCH: clássicas para buscar em colunas/linhas (muito comuns em bases simples).
Exemplo: =PROCV(E2;Produtos;2;FALSO)
ÍNDICE + CORRESP: combinação poderosa e mais flexível para buscas (inclusive quando a coluna de retorno fica “à esquerda”).
Exemplo: =ÍNDICE(Precos;CORRESP(E2;Codigos;0))
Boas práticas rápidas:
- Prefira correspondência exata (FALSO ou 0) quando estiver buscando códigos.
- Padronize o tipo do dado (texto x número) para não “falhar sem avisar”.
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3) Texto: padronização de cadastros e limpeza de dados
Um dos maiores ganhos de produtividade vem de “arrumar” dados de origem: nomes com espaços duplos, e-mails misturados, códigos com hífen, etc.
ARRUMAR: remove espaços extras.
Exemplo: =ARRUMAR(A2)
MAIÚSCULA / MINÚSCULA / PRI.MAIÚSCULA: padronizam caixa do texto.
Exemplo: =PRI.MAIÚSCULA(A2)
ESQUERDA / DIREITA / EXT.TEXTO: recortam partes de textos (útil para separar DDD, prefixos, sufixos, códigos).
Exemplo: =EXT.TEXTO(A2;4;6)
LOCALIZAR / PROCURAR: encontram a posição de um caractere para ajudar em recortes (como “pegar tudo antes do @”).
4) Datas e horários: prazos, atrasos e cronogramas sem sofrimento
Planilhas viram ferramentas de gestão quando datas são tratadas corretamente. Isso ajuda a responder perguntas como: “quantos dias faltam?”, “qual o vencimento?”, “está atrasado?”
HOJE / AGORA: data atual e data+hora.
Exemplo: =HOJE()
DIAS (ou subtração direta entre datas): diferença entre datas.
Exemplo: =B2-HOJE() (dias até o vencimento)
DIA / MÊS / ANO: extraem partes da data para agrupamentos e relatórios.
Dica: se uma data “não funciona”, pode estar como texto. Uma boa prática é ajustar a formatação e validar a importação (principalmente ao copiar de sistemas ou PDFs).
5) Estatística básica: resumos rápidos e indicadores úteis
Mesmo sem criar um painel completo, funções estatísticas entregam uma leitura objetiva dos dados.
SOMA / MÉDIA: total e média.
Exemplo: =MÉDIA(C2:C31)
MÍNIMO / MÁXIMO: melhores e piores resultados.
Exemplo: =MÁXIMO(D:D)
CONT.VALORES / CONT.SE: contagens gerais e com critério.
Exemplo: =CONT.SE(B:B;”Pago”)
SOMASE / MÉDIASE: indicadores condicionais (por período, por categoria, por responsável).
Exemplo: =SOMASE(A:A;”Alimentação”;C:C)
6) Como escolher a função certa: um mini “fluxo de decisão”
Quando estiver diante de um problema, pense assim:
- Precisa decidir algo com base em regra? Use SE, E, OU, SEERRO.
- Precisa buscar um cadastro/valor em outra tabela? Use PROCV ou ÍNDICE+CORRESP.
- Precisa limpar/padronizar texto? Use ARRUMAR, funções de caixa, e recortes.
- Precisa prazo/tempo? Use HOJE, subtração de datas, e extração de dia/mês/ano.
- Precisa resumir e medir? Use CONT.SE, SOMASE, MÉDIASE.
7) Transferindo conhecimento entre ferramentas (Excel, Calc e Sheets)
Uma vantagem de estudar planilhas é a transferência: o conceito quase sempre é o mesmo, mesmo que o nome de uma função mude levemente ou o separador seja diferente (vírgula ou ponto e vírgula).
Regras de ouro para alternar entre ferramentas:
• Entenda o objetivo da função (buscar, somar por critério, tratar erro) — não apenas “decorar” a sintaxe.
• Confira o separador de argumentos e o idioma das funções.
• Teste com um conjunto pequeno de dados antes de aplicar em massa.
Para aprender também recursos de apresentação e documentação que se conectam com planilhas (relatórios, propostas e slides), veja os cursos de https://cursa.app/cursos-gratuitos-online/word e https://cursa.app/cursos-gratuitos-online/power-point, além de https://cursa.app/cursos-gratuitos-online/libreoffice-calc.
8) Próximo passo: prática guiada com exercícios de verdade
O caminho mais rápido para dominar funções é praticar em cenários reais: lista de clientes, controle de pedidos, acompanhamento de prazos, consolidação de despesas por categoria, relatórios de presença, etc. Monte pequenos desafios (10 a 20 linhas), valide resultados e só depois aplique em bases grandes.
Se a meta for evoluir para análise e visualização de dados, um passo natural é conhecer https://cursa.app/cursos-gratuitos-online/power-bi e https://cursa.app/cursos-gratuitos-online/google-data-looker-studio, que aproveitam muito do raciocínio construído nas planilhas.
Para referência complementar (documentação e guias), você também pode consultar:
• Documentação de funções do Google Sheets: https://support.google.com/docs/table/25273
• Ajuda do LibreOffice (funções do Calc): https://help.libreoffice.org/latest/pt-BR/text/scalc/main0000.html
