Varios conocimientos y habilidades son importantes para la ejecución eficiente de la actividad de la secretaría ejecutiva. Además, factores como la lealtad, la confidencialidad, la responsabilidad y la ética son requisitos indispensables.
Secretariado ejecutivo y ética
La autora y secretaria ejecutiva ecuatoriana Blanca Iturralde afirma que un verdadero profesional de la secretaría ejecutiva, en cualquier área del conocimiento, además de los conocimientos teóricos y técnicos adquiridos, sólo puede ser considerado como tal, en la medida en que se desarrolle como persona integral, y además utiliza los recursos indispensables del conocimiento con base en valores éticos fundamentales tales como: la honestidad, la justicia, la equidad, la lealtad y el respeto a la confianza otorgada por el contratista del servicio. Se trata de ejercer un alto nivel de responsabilidad.
Los principios éticos que deben conocer y tener los profesionales de la secretaría ejecutiva deben valorar la lealtad a la empresa, a los directores, a los compañeros e incluso a ellos mismos, agrega Blanca Iturralde.
El perfil del profesional de secretariado ejecutivo
Luciana Marson, autora brasileña y especialista en secretaría ejecutiva, describe el perfil del profesional que, según ella, debe tener características destacables, como buena preparación, ética, compromiso con el trabajo, presentación personal, paciencia, buen humor, capacidad de trabajo bajo presión, manejo de conflictos, organización, buena fluidez verbal, flexibilidad, madurez emocional, dinamismo y excelente dominio en microcomputadoras. Los profesionales siempre deben mantenerse actualizados, ya sea a través de libros, sitios web y revistas oa través de cursos, concluye Luciana Marson.
El líder angoleño Lanvu Anael, también especialista en secretaría ejecutiva, dice que el profesional de secretaría ejecutiva debe tener conocimientos, habilidad, actitud, saber hablar, escribir, dominar idiomas extranjeros y habilidades secretariales. Lanvu Anael agrega que el profesional es la imagen de la institución y el vínculo entre el responsable de la empresa, los compañeros y el público.
El asistente ejecutivo profesional complementa los sentidos de la vista y el oído del director ejecutivo, dice el ejecutivo indio Anant Goenka. “El asistente ejecutivo debe ser minucioso sobre los fundamentos de la gestión de un negocio. Y como la curva de aprendizaje es
extremadamente alto, a menudo es un trampolín hacia mayores responsabilidades”, concluye Anant Goenka.
Las actividades de la secretaría ejecutiva profesional
La consultora brasileña de recursos humanos Consuelo Fradique señala: “La secretaria ejecutiva profesional ya no realiza solo tareas de apoyo, sino actividades complementarias. Es una pieza estratégica, ya que actúa como gestor de información de la empresa y su ejecutivo. Tiene que ser alguien que se mueva fácilmente por todos los sectores de la organización y sepa delegar responsabilidades a las personas adecuadas. Son profesionales que trabajan en conjunto con la gerencia, directorio, vicepresidencia y presidencia de las empresas.”
La entrenadora ejecutiva brasileña Eva Hirsch agrega: “Es necesario entender que delegar tareas no significa dejarlas ir, sino renunciar a los detalles. En otras palabras, delegas la tarea, no la responsabilidad”.
Para Paulo Eduardo Lacerda, profesor brasileño de administración, con la globalización económica, los negocios de un país a otro, de una región a otra, todos estos cambios en las relaciones del mercado mundial hicieron que los profesionales necesitaran desempeñar diferentes roles y, en consecuencia, nuevas habilidades, como como el conocimiento de diferentes idiomas, saber relacionarse y brindar un asesoramiento de calidad a los ejecutivos. “Muy diferente del estereotipo de la secretaria que tomaba dictado, mecanografiaba y recibía visitas”, dice el profesor Paulo Lacerda.
El angoleño Egas Moniz, mentor y formador de secretaría ejecutiva, dice: “Algunos autores creen que la profesión secretarial ha evolucionado mucho con el tiempo. En realidad, lo que sucedió es solo el reconocimiento y materialización de los diferentes niveles secretariales, es decir, solo existe la posibilidad de progresión en la carrera. Incluso porque las tareas de las secretarias subalternas siguen siendo las tradicionales…”
De recepcionista a secretaria ejecutiva
La politóloga y autora sueca Maja Stilling cuenta cómo en poco tiempo pasó de recepcionista a secretaria ejecutiva en la empresa Plantagon.
Plantagon es una empresa sueca que trabaja con el cultivo de la agricultura en invernaderos en entornos urbanos.
En junio de 2012, Maja se graduó en ciencias políticas y sociología en Kenyon College en Gambier, Ohio, Estados Unidos. Rápidamente, unos dos meses después, Plantagon la contrató como recepcionista en Estocolmo, Suecia. Luego, solo dos meses después, Maja Stilling se convirtió en secretaria ejecutiva para trabajar directamente con el director general de la empresa.
Maja cree que obtuvo este puesto debido a la amplia experiencia internacional que obtuvo a través de sus estudios y viajes. Como la empresa trabaja mucho a nivel internacional, sus habilidades en el idioma inglés fueron un factor muy importante. El hecho de que a Maja le resultara divertido aprender también habría sido importante.
Maja Stilling no cree que la hubieran llamado para una entrevista si no fuera por su educación y capacitación universitaria internacional. Si bien la entrevista de trabajo posterior se centró más en las habilidades blandas, ella cree que los méritos formales fueron cruciales para dar el siguiente paso.
Además del puesto de recepcionista en Plantagon, Maja también ha solicitado diferentes puestos en otras empresas y ha incluido su currículum en la base de datos de algunas empresas de contratación.
Para Maja Stilling, las entrevistas de trabajo pueden poner muy nerviosos a los candidatos. Con eso, ella piensa que la carta de presentación personal es muy importante y un buen complemento para el currículum, ya que le da al candidato la oportunidad de describirse con su propia voz, sin estar en una posición de presión.
De secretaría ejecutiva a otros cargos
El profesional puede querer permanecer en el puesto de secretaría ejecutiva durante mucho tiempo. De hecho, algunos profesionales prefieren permanecer en la actividad y tener longevidad en el cargo.
Otros, sin embargo, prefieren buscar nuevos puestos después de un tiempo. Y también hay oportunidades para eso.
En cuanto a los roles de secretaria ejecutiva, Dipak Gupta, un ejecutivo indio, cree que son muy desafiantes y ofrecen un alto grado de visibilidad para los jóvenes talentos en las grandes organizaciones.
Según el ejecutivo indio Rajeev Dubey, el puesto de secretaria ejecutiva es un gran campo de entrenamiento para los profesionales, pero la mayoría de las empresas los hacen cambiar a un trabajo de línea después de dos o tres años.
Valorando la secretaría ejecutiva
Ken Blanchard, autor estadounidense, consultor empresarial y orador, cree que algunos ejecutivos no se dan cuenta de que los asistentes profesionales son sus socios. Son una extensión de los ejecutivos y les dan la capacidad de hacer mucho más.
Ana Paula Marques, especialista en secretaría ejecutiva, autora y líder portuguesa, destaca la importancia de la secretaría ejecutiva en las empresas. “Con la evolución de los tiempos y las exigencias del mercado de trabajo, el profesional secretarial ganó nuevas tareas, aumentó sus responsabilidades dentro de la empresa, se convirtió en un profesional capaz de pensar estratégicamente y no solo en respetar las órdenes y solicitudes de los gerentes. .”
