23. Comment utiliser la fonction de fusion et publipostage dans Word
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La fonction de fusion et publipostage de Microsoft Word est un outil puissant qui vous permet de créer un ensemble de documents, tels que des lettres ou des étiquettes, personnalisés pour chaque destinataire. Le publipostage utilise un document maître, en combinaison avec une liste de données, pour générer des versions personnalisées du document. Apprenons comment utiliser cette fonction étape par étape.
Étape 1 : Préparer la liste des données
La première étape consiste à préparer la liste des données que vous utiliserez pour le publipostage. Cette liste peut être un fichier Excel, une base de données Access ou même une liste de contacts Outlook. Assurez-vous que chaque colonne de votre liste de données a un en-tête, car celui-ci sera utilisé pour mapper les données au document principal.
Étape 2 : Ouverture du publipostage
Ouvrez Word et cliquez sur l'onglet "Mailings". Cliquez ensuite sur « Démarrer le publipostage » et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. Vous pouvez choisir parmi des lettres, des enveloppes, des étiquettes, des répertoires et des e-mails.
Étape 3 : Sélectionner la liste des destinataires
Cliquez sur "Sélectionner les destinataires" et choisissez "Utiliser une liste existante". Accédez à la liste des données que vous avez préparées et cliquez sur « Ouvrir ». Si votre liste de données se trouve dans une feuille de calcul Excel, vous devrez sélectionner la bonne feuille de calcul.
Étape 4 : Insérer des champs de publipostage
Vous pouvez maintenant commencer à personnaliser votre document. Cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer un champ de publipostage, puis cliquez sur "Insérer un champ de publipostage". Choisissez le champ qui correspond aux données que vous souhaitez insérer. Par exemple, si vous souhaitez saisir le nom du destinataire, choisissez le champ "Nom".
Étape 5 : Visualiser les résultats
Avant de finaliser le publipostage, c'est une bonne idée de prévisualiser les résultats pour vous assurer que tout est correct. Cliquez sur « Aperçu des résultats » pour voir comment votre document apparaîtra à chaque destinataire. Utilisez les flèches pour naviguer entre les différents destinataires.
Étape 6 : Finaliser le publipostage
Lorsque vous êtes satisfait de votre publipostage, cliquez sur « Terminer et fusionner ». Vous pouvez choisir de modifier les documents individuels, d'imprimer les documents ou de les envoyer par courrier électronique. Si vous choisissez de modifier des documents individuels, vous pouvez apporter les dernières modifications avant de les imprimer ou de les envoyer par courrier électronique.
En bref, la fonction de publipostage de Word est un moyen efficace de créer des documents personnalisés pour un grand nombre de destinataires. Avec de la pratique, vous pouvez améliorer vos compétences et devenir un expert du publipostage.
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