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Workplace Messages and Micro-Emails: Short, Clear Spanish for Chat and Quick Updates

Capítulo 8

Estimated reading time: 6 minutes

Qué es un “micro-email” y cuándo usarlo

Un micro-email (o mensaje breve de trabajo) es una comunicación escrita de 1 a 4 líneas pensada para herramientas como Teams/Slack/WhatsApp corporativo o para correos muy cortos. Su objetivo es actualizar, pedir una acción pequeña o confirmar algo sin rodeos, manteniendo cortesía y claridad.

Úsalo para: confirmar recepción, compartir un enlace, pedir una revisión rápida, dar un estado corto.
No lo uses para: explicar un problema complejo, justificar retrasos largos o discutir decisiones (mejor un correo completo o una llamada).

Reglas de oro: claridad en pocas líneas

1) Una idea principal + una acción

Escribe primero lo importante y termina con lo que necesitas (si aplica).

Idea: “Ya envié el archivo.”
Acción: “¿Puedes revisarlo hoy?”

2) Contexto mínimo (solo lo necesario)

Incluye un dato que ubique a la otra persona: proyecto, documento, fecha o enlace. Evita párrafos.

3) Cortesía breve (sin sonar frío)

En mensajes cortos, la cortesía se logra con fórmulas simples y neutras:

Gracias
Perfecto
Entendido
Quedo atento/a (o Quedo pendiente)
Cuando puedas (para suavizar una petición)

4) Puntuación y formato que ayudan

Usa frases cortas y puntos. Evita frases largas con muchas comas.
Si hay 2–3 elementos, usa viñetas o líneas separadas.
Evita MAYÚSCULAS (pueden parecer un regaño).

Abreviaciones y convenciones: qué sí y qué no

Abreviaciones aceptables (neutras y comunes)

OK / De acuerdo (según el nivel de formalidad del equipo)
Adj. (adjunto), info (información), doc (documento)
hoy, mañana, esta tarde (mejor que abreviar demasiado)
FYI (solo si tu empresa lo usa; si no, mejor Para tu información)

Convenciones útiles en chat

Confirmación rápida: Entendido, gracias.
Pregunta directa: ¿Puedes confirmar si…?
Seguimiento suave: ¿Alguna novedad? / ¿Lo pudiste ver?

Evita (demasiado informal o ambiguo)

Slang: jaja, holi, pls, tqm, bro, vale (depende del país/equipo; puede sonar informal).
Abreviaciones confusas: q por “que”, xq por “porque”, tmb por “también”.
Exceso de signos: !!! o ????.

Plantillas listas para copiar (chat o micro-email)

1) Confirmar recepción

Situación	Plantilla
Recibiste un archivo	`Recibido, gracias. Lo reviso y te confirmo hoy.`
Recibiste un mensaje/tarea	`Entendido, gracias. Me pongo con ello y te actualizo en cuanto tenga avances.`
Solo confirmar (sin prometer plazo)	`Recibido, gracias. Quedo atento/a.`

2) Compartir un enlace

Objetivo	Plantilla
Enviar link con contexto	`Te comparto el enlace al documento: [link]. Cualquier comentario, me dices.`
Enviar link + pedir revisión	`Aquí está el enlace: [link]. ¿Puedes darle una revisión rápida cuando puedas? Gracias.`
Enviar link + indicar qué mirar	`Enlace: [link]. Por favor revisa la sección “X” (pág. 2–3). Gracias.`

3) Pedir un “quick check” (revisión rápida)

Usa verbos claros: revisar, validar, confirmar, comprobar. Mantén la petición pequeña y específica.

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Situación	Plantilla
Revisión de texto	`¿Puedes revisar este párrafo y confirmar si está OK? Son 2 minutos. Gracias.`
Validación de dato	`¿Me confirmas el dato de [X] en el archivo? Gracias.`
Revisión con plazo	`Cuando puedas, ¿puedes validar el enlace/archivo antes de las 16:00? Gracias.`

4) Dar un estado breve (status update)

Formato recomendado en 3 líneas: Estado + Próximo paso + Bloqueo (si existe).

Estado: [en progreso / listo / pendiente].
Siguiente paso: [acción + cuándo].
Bloqueo: [ninguno / qué necesitas].

Ejemplos:

Estado: listo el borrador v2. Siguiente paso: lo subo al drive hoy. Bloqueo: ninguno.
Estado: en progreso. Siguiente paso: envío cifras actualizadas mañana 10:00. Bloqueo: necesito confirmación de [X].

Cómo escribir un micro-mensaje paso a paso

Paso 1: Define el objetivo en una frase

Ejemplos: “Confirmar que recibí”, “Pedir revisión”, “Enviar enlace”, “Actualizar estado”.

Paso 2: Elige el dato mínimo de contexto

Proyecto + documento + fecha (solo lo necesario). Ej.: “Informe Q1”, “presentación”, “hoy”.

Paso 3: Escribe la acción con un verbo claro

¿Puedes revisar…? / Te comparto… / Confirmo que…

Paso 4: Añade cortesía breve

Gracias al final suele ser suficiente. Si estás esperando respuesta: Quedo atento/a.

Paso 5: Revisa longitud y ambigüedad

¿Está en 1–4 líneas?
¿Se entiende qué necesitas y para cuándo (si aplica)?
¿Hay palabras vagas como “eso”, “lo de ayer”, “lo mismo” sin contexto?

Mini-banco de respuestas rápidas (profesionales)

Perfecto, gracias.
Entendido. Lo reviso y te digo.
De acuerdo. Quedo atento/a.
Gracias, recibido.
¿Me confirmas si está bien así?
¿Te parece si lo vemos mañana?

Ejercicios de reescritura: de email largo a mensaje de 3 líneas

Objetivo del ejercicio

Convertir un correo largo en un mensaje de máximo 3 líneas que mantenga: (1) cortesía, (2) contexto mínimo, (3) acción clara.

Checklist antes de reescribir

Subraya: qué pasó, qué necesitas, para cuándo.
Borra: explicaciones largas, repeticiones, detalles secundarios.
Conserva: un dato de contexto (doc/proyecto) y una fórmula breve de cortesía.

Ejercicio 1

Email largo (original):

Hola Marta, espero que estés bien. Te escribo porque estuve revisando el documento del informe mensual y vi que hay varias partes que todavía no están completas. Sé que has estado con muchas cosas, pero necesitamos cerrar esto cuanto antes porque el equipo de dirección lo quiere para mañana por la mañana. ¿Podrías por favor revisarlo hoy y completar las secciones que faltan? Si tienes alguna duda me dices y lo vemos. Muchas gracias por tu ayuda.

Tarea: reescribe en 3 líneas para chat.

Ejemplo de respuesta (posible):

Hola Marta, gracias. Sobre el informe mensual: faltan algunas secciones.
¿Puedes completarlas hoy para enviarlo mañana por la mañana?
Quedo atento/a por si tienes dudas.

Ejercicio 2

Email largo (original):

Buenos días, les comparto el enlace a la carpeta donde están todos los materiales de la campaña. Ahí van a encontrar el brief, las creatividades y el calendario. Por favor revisen especialmente el calendario porque tenemos que confirmar si las fechas están bien antes de pasar a producción. Si ven algo raro, avísenme. Gracias.

Tarea: reescribe en 3 líneas para micro-email.

Ejemplo de respuesta (posible):

Buenos días, comparto la carpeta de la campaña: [link].
Por favor revisen el calendario y confirmen si las fechas están OK.
Gracias, quedo atento/a.

Ejercicio 3

Email largo (original):

Hola, quería hacer seguimiento del tema de las cifras del reporte. La semana pasada hablamos de que me las ibas a enviar, pero todavía no las he recibido. Las necesito para terminar mi parte y poder enviarlo al cliente. ¿Me las puedes pasar hoy? Gracias.

Tarea: reescribe en 3 líneas para chat (seguimiento cortés).

Ejemplo de respuesta (posible):

Hola, ¿me puedes enviar las cifras del reporte hoy?
Las necesito para cerrar mi parte y enviarlo al cliente.
Gracias, quedo atento/a.

Práctica extra: mejora mensajes “demasiado secos”

Convierte mensajes muy directos en versiones breves pero más corteses.

Demasiado seco	Mejor (breve y profesional)
`Mándame el archivo.`	`¿Puedes enviarme el archivo cuando puedas? Gracias.`
`No lo recibí.`	`No me llegó todavía. ¿Puedes reenviarlo, por favor? Gracias.`
`Revísalo ya.`	`¿Puedes revisarlo hoy, por favor? Gracias.`

Now answer the exercise about the content:

¿Cuál mensaje cumple mejor las reglas de un micro-email (1–4 líneas) con contexto mínimo, acción clara y cortesía breve?

You are right! Congratulations, now go to the next page

You missed! Try again.

La opción 2 mantiene un mensaje breve (3 líneas), aporta contexto mínimo (informe mensual), pide una acción concreta con plazo y añade cortesía breve (Gracias, quedo atento/a).