Cómo usar esta biblioteca de plantillas (copy-and-adapt)
Estas plantillas están pensadas para copiar, pegar y adaptar rápidamente. Cada una incluye dos variantes: formal (más distancia, trato de usted/ustedes) y semi-formal (más cercana, trato de tú/vosotros o usted según cultura de empresa). Sustituye los campos entre corchetes [...] y revisa los puntos clave antes de enviar.
Pasos rápidos para adaptar cualquier plantilla
- 1) Define el objetivo en una frase: qué necesitas y para cuándo.
- 2) Rellena los placeholders: nombres, empresa, documento, fecha, enlace, etc.
- 3) Ajusta el tono: formal vs semi-formal (saludo, verbos, cierres).
- 4) Verifica detalles críticos: adjuntos, enlaces, zona horaria, plazos, responsables.
- 5) Relee buscando claridad: una acción principal por email cuando sea posible.
1) Contacto inicial (primera toma de contacto)
Propósito: presentarte, contextualizar y proponer un siguiente paso.
Frases clave a personalizar: [Nombre], [Tu nombre], [Empresa], [Motivo/Contexto], [Propuesta de siguiente paso], [Disponibilidad].
Plantilla (Formal)
Asunto: Presentación – [Tema/Proyecto]
Estimado/a Sr./Sra. [Apellido]:
Mi nombre es [Tu nombre] y soy [Cargo] en [Empresa]. Le escribo por [Motivo/Contexto breve].
Me gustaría [Propuesta de siguiente paso: coordinar una llamada / compartir información / explorar colaboración]. ¿Le vendría bien [día/hora] o, si lo prefiere, puede indicarme su disponibilidad esta semana?
Quedo a su disposición.
Atentamente,
[Tu nombre]
[Cargo] | [Empresa]
[Tel.] | [Email]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: Hola, [Nombre] – [Tema]
Hola [Nombre]:
Soy [Tu nombre], [Cargo] en [Empresa]. Te contacto por [Motivo/Contexto].
¿Te parece si [siguiente paso]? Yo puedo [opción 1] o [opción 2]. Si te va mejor, dime qué horario te encaja.
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
En formal se usa “Estimado/a” y “Le escribo / Me gustaría” para mantener distancia profesional. El condicional (“¿Le vendría bien…?”) suaviza la propuesta. En semi-formal, “Hola” y “¿Te parece si…?” suenan cercanos sin perder profesionalidad. |
2) Solicitud de información
Propósito: pedir datos concretos (precios, plazos, requisitos, estado).
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Frases clave a personalizar: [Información solicitada], [Contexto], [Fecha límite], [Formato deseado].
Plantilla (Formal)
Asunto: Solicitud de información – [Tema]
Estimado/a [Nombre]:
¿Podría facilitarme información sobre [Información solicitada]? Lo necesitamos para [Contexto].
Si es posible, agradecería recibirlo antes del [Fecha límite]. En concreto, me sería útil:
- [Punto 1]
- [Punto 2]
- [Punto 3]
Muchas gracias por su ayuda.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: Consulta rápida – [Tema]
Hola [Nombre]:
¿Me puedes confirmar [Información solicitada]? Es para [Contexto].
Si puedes, envíamelo antes del [Fecha límite]. Con que me indiques:
- [Punto 1]
- [Punto 2]
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
“¿Podría…?” (formal) reduce la presión y suena respetuoso. “Agradecería…” funciona como petición indirecta. En semi-formal, “¿Me puedes confirmar…?” es directo pero amable; mantener una lista de puntos evita idas y vueltas. |
3) Envío de documentos (adjuntos o enlace)
Propósito: enviar archivos y dejar claro qué se incluye y qué acción se espera.
Frases clave a personalizar: [Documento], [Versión/fecha], [Enlace], [Acción requerida], [Fecha límite].
Plantilla (Formal)
Asunto: Envío de [Documento] – [Proyecto]
Estimado/a [Nombre]:
Adjunto le envío [Documento] ([versión/fecha]) para su revisión.
Quedo atento/a a sus comentarios y, si procede, a su confirmación antes del [Fecha límite].
Gracias de antemano.
Atentamente,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: Te comparto [Documento]
Hola [Nombre]:
Te adjunto [Documento] ([versión/fecha]). Si prefieres, aquí tienes el enlace: [Enlace].
¿Me confirmas si lo ves bien antes del [Fecha límite]?
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
En formal, “Adjunto le envío…” es estándar y claro. “Si procede” evita asumir que habrá aprobación inmediata. En semi-formal, “Te comparto” suena natural; ofrecer adjunto + enlace reduce fricción. |
4) Solicitar aprobación (sign-off)
Propósito: pedir una aprobación explícita y definir el siguiente paso.
Frases clave a personalizar: [Elemento a aprobar], [Criterio], [Fecha límite], [Siguiente paso].
Plantilla (Formal)
Asunto: Solicitud de aprobación – [Elemento]
Estimado/a [Nombre]:
¿Podría confirmar su aprobación de [Elemento a aprobar] para poder [Siguiente paso]?
Si está de acuerdo, agradecería su confirmación antes del [Fecha límite]. En caso de cambios, indíqueme por favor qué habría que ajustar.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: ¿Me das el OK de [Elemento]?
Hola [Nombre]:
¿Me confirmas el OK de [Elemento a aprobar] para poder [Siguiente paso]?
Si hay algo que cambiar, dímelo y lo ajusto. Idealmente, lo cerramos antes del [Fecha límite].
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
El formal usa “¿Podría confirmar…?” y “agradecería” para pedir sin imponer. En semi-formal, “OK” es común en entornos internacionales; añadir “Si hay algo que cambiar…” reduce resistencia y acelera respuesta. |
5) Programar una reunión (proponer horarios)
Propósito: proponer opciones y cerrar una hora concreta.
Frases clave a personalizar: [Tema], [Duración], [Opciones de horario], [Zona horaria], [Enlace/ubicación].
Plantilla (Formal)
Asunto: Propuesta de reunión – [Tema]
Estimado/a [Nombre]:
Me gustaría coordinar una reunión de [duración] para tratar [Tema].
¿Le vendría bien alguna de estas opciones (hora [Zona horaria])?
- [Opción 1]
- [Opción 2]
- [Opción 3]
Si ninguna le encaja, indíqueme por favor dos horarios alternativos.
Saludos,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: Reunión sobre [Tema]
Hola [Nombre]:
¿Agendamos [duración] para ver [Tema]?
Me van bien (hora [Zona horaria]):
- [Opción 1]
- [Opción 2]
Si no te encaja, dime tus opciones y lo cierro.
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
En formal, “coordinar” y “¿Le vendría bien…?” suenan profesionales. Pedir “dos horarios alternativos” facilita cerrar. En semi-formal, “¿Agendamos…?” es eficiente y natural. |
6) Reprogramar (cambiar una reunión ya prevista)
Propósito: cambiar hora/fecha minimizando impacto y ofreciendo alternativas.
Frases clave a personalizar: [Reunión], [Fecha/hora original], [Motivo breve], [Nuevas opciones].
Plantilla (Formal)
Asunto: Reprogramación de reunión – [Tema]
Estimado/a [Nombre]:
Por un imprevisto, me gustaría reprogramar la reunión prevista para el [Fecha/hora original]. Disculpe las molestias.
¿Le vendría bien alguna de estas alternativas?
- [Opción 1]
- [Opción 2]
Quedo atento/a a su confirmación.
Atentamente,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: ¿Podemos mover la reunión de [Tema]?
Hola [Nombre]:
Me surgió un imprevisto y necesito mover la reunión del [Fecha/hora original]. Perdona las molestias.
¿Te va bien [Opción 1] o [Opción 2]?
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
La clave es reconocer el impacto: “Disculpe/Perdona las molestias”. En formal, “Por un imprevisto” da motivo sin entrar en detalles. Ofrecer alternativas concretas reduce el intercambio de correos. |
7) Recapitulación de reunión (meeting recap)
Propósito: dejar por escrito decisiones, tareas, responsables y fechas.
Frases clave a personalizar: [Fecha], [Asistentes], [Decisiones], [Acciones], [Responsables], [Fechas].
Plantilla (Formal)
Asunto: Resumen de la reunión – [Tema] – [Fecha]
Estimados/as:
Gracias por la reunión de hoy. A continuación, comparto el resumen:
Decisiones:
- [Decisión 1]
- [Decisión 2]
Próximos pasos:
- [Acción 1] – Responsable: [Nombre] – Fecha: [dd/mm]
- [Acción 2] – Responsable: [Nombre] – Fecha: [dd/mm]
Por favor, indíquenme si falta algo o si hay algún punto que deba corregirse.
Saludos,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: Recap – [Tema] ([Fecha])
Hola a todos/as:
Gracias por el tiempo. Dejo el recap:
Decidimos:
- [Decisión 1]
Acciones:
- [Acción 1] (dueño/a: [Nombre]) – para [dd/mm]
- [Acción 2] (dueño/a: [Nombre]) – para [dd/mm]
Si me dejo algo, decídmelo y lo actualizo.
[Tu nombre]| Tone notes |
En formal, “A continuación, comparto…” y “Por favor, indíquenme…” mantienen registro profesional. En semi-formal, “Dejo el recap” es habitual en equipos mixtos; aun así, se conserva estructura clara (decisiones + acciones). |
8) Seguimiento suave (gentle follow-up)
Propósito: recordar sin sonar exigente y facilitar una respuesta rápida.
Frases clave a personalizar: [Tema], [Email/solicitud anterior], [Fecha], [Pregunta concreta], [Nueva fecha objetivo].
Plantilla (Formal)
Asunto: Seguimiento – [Tema]
Estimado/a [Nombre]:
Le escribo para dar seguimiento a mi correo del [Fecha] sobre [Tema].
¿Podría confirmarme si ha tenido oportunidad de revisarlo? Si lo prefiere, puedo reenviar el documento o ampliar la información.
Gracias por su tiempo.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]Plantilla (Semi-formal)
Asunto: Seguimiento rápido – [Tema]
Hola [Nombre]:
Te escribo para hacer seguimiento de lo de [Tema] (te lo mandé el [Fecha]).
¿Pudiste verlo? Con un “sí/no” me vale, y si necesitas algo más lo preparo.
Gracias,
[Tu nombre]| Tone notes |
El seguimiento funciona mejor cuando es breve y ofrece una salida fácil. En formal, “dar seguimiento” y “¿Podría confirmarme…?” evitan presión. En semi-formal, “Con un ‘sí/no’ me vale” reduce el esfuerzo de respuesta. |
Práctica: personaliza 3 situaciones reales
Instrucciones: elige la plantilla adecuada (formal o semi-formal), copia el texto y rellena los campos [...]. Después, revisa que haya una acción clara y una fecha si aplica.
Escenario 1: Contacto inicial + solicitud de información
- Escribes a [María López] de [Proveedor Andes] por primera vez.
- Necesitas tarifas y plazos de entrega para [20 licencias].
- Fecha límite para recibir respuesta: [jueves 18/01].
Tu borrador (rellena):
Asunto: [........................................]
[Saludo]
[Presentación + motivo]
[Petición de info + lista de puntos]
[Cierre]
[Tu nombre]Escenario 2: Envío de documentos + pedir aprobación
- Envías a [Carlos] el documento [Propuesta v3] (fecha [17/01]).
- Necesitas su aprobación para enviar al cliente.
- Idealmente antes del [viernes 19/01, 12:00].
Tu borrador (rellena):
Asunto: [........................................]
Hola/Estimado [........]:
[Adjunto/enlace + qué es]
[Petición de OK/aprobación + fecha]
[Oferta de cambios]
Gracias,
[Tu nombre]Escenario 3: Reprogramar + recap posterior
- Tienes una reunión de [seguimiento de proyecto] el [martes 23/01, 10:00].
- Necesitas moverla por un imprevisto y propones [martes 23/01, 16:00] o [miércoles 24/01, 09:30].
- Después de la reunión, enviarás un recap con 2 decisiones y 3 acciones con responsables.
Tu borrador A (reprogramación):
Asunto: [........................................]
[Saludo]
[Motivo breve + disculpa]
[Opciones nuevas]
[Cierre]
[Tu nombre]Tu borrador B (recap):
Asunto: Resumen de la reunión – [Tema] – [Fecha]
Hola/Estimados:
Decisiones:
- [Decisión 1]
- [Decisión 2]
Próximos pasos:
- [Acción 1] – Responsable: [Nombre] – Fecha: [dd/mm]
- [Acción 2] – Responsable: [Nombre] – Fecha: [dd/mm]
- [Acción 3] – Responsable: [Nombre] – Fecha: [dd/mm]
[Petición de correcciones si falta algo]
[Tu nombre]
