Objetivo: coordinar reuniones con opciones, disponibilidad y cambios
En el trabajo, organizar una reunión suele implicar tres microtareas: proponer horarios, comprobar disponibilidad y confirmar el hueco final. A veces, además, hay que reprogramar sin sonar brusco. En este capítulo practicarás fórmulas muy usadas en email y chat para coordinar agendas de forma clara y profesional.
1) Proponer horarios: dar opciones claras
Cuando propones una reunión, lo más eficaz es ofrecer 2–3 opciones y, si es posible, un rango. Así reduces idas y vueltas.
Plantillas útiles
¿Le viene bien el [día] a las [hora]?¿Le viene bien [día] a las [hora] o [día] a las [hora]?Podemos reunirnos entre [hora] y [hora] el [día].¿Qué le parece el [día] por la mañana / por la tarde?Le propongo una llamada de [duración] minutos el [día] a las [hora].
Matices de uso (rápidos)
- ¿Le viene bien…? = suena natural y colaborativo (muy recomendable).
- Le propongo… = un poco más directivo (útil si tú lideras la coordinación).
- Podemos reunirnos entre… y… = ideal si la otra persona elige dentro de un rango.
Ejemplos listos para copiar
Email (formal):
¿Le viene bien el jueves a las 10:00? Si no, tengo disponibilidad el viernes entre 12:00 y 14:00.Chat (neutral):
¿Te viene bien mañana a las 16:30? Si no, puedo entre 17:30 y 18:30.2) Preguntar por disponibilidad: que la otra persona proponga
Si no quieres proponer tú (o si hay muchas agendas implicadas), pide disponibilidad de forma concreta: día, franja horaria y duración.
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Plantillas útiles
¿Tiene disponibilidad el [día] a las [hora]?¿Tiene disponibilidad esta semana para una reunión de [duración]?¿Cuándo le vendría bien reunirnos?¿Qué franjas horarias le vienen bien el [día]?¿Podría compartir su disponibilidad para [día/rango]?
Buenas prácticas (paso a paso)
- Define duración: 15/30/45/60 minutos.
- Define objetivo en una frase (para que acepten más rápido).
- Pide disponibilidad con límites (por ejemplo, “esta semana” o “entre martes y jueves”).
- Ofrece alternativa si no hay hueco (por ejemplo, “si lo prefiere, podemos hacerlo por Teams”).
Ejemplo:
¿Tiene disponibilidad esta semana para una llamada de 30 minutos para revisar el estado del proyecto? Idealmente entre martes y jueves.3) Sugerir alternativas cuando no encaja
Cuando un horario no funciona, conviene responder con: (1) una frase de imposibilidad, (2) alternativas concretas, (3) una pregunta para cerrar.
Plantillas útiles
En ese horario no me es posible. ¿Le viene bien [opción 1] o [opción 2]?No tengo disponibilidad a esa hora, pero puedo el [día] a las [hora].Podría [día] entre [hora] y [hora]. ¿Qué opción prefiere?Si le encaja, podemos moverlo a [día/hora].
Ejemplo (email):
En ese horario no me es posible. ¿Le viene bien el miércoles a las 09:30 o el jueves a las 11:00?4) Reprogramar (rescheduling) con cortesía
Para reprogramar, lo clave es: avisar, dar una razón breve (sin demasiados detalles), proponer alternativas y confirmar el impacto (si afecta a más personas o a una sala).
Plantillas esenciales
¿Podríamos reprogramar la reunión del [día] a las [hora]?¿Sería posible mover la reunión a [día/hora]?Por un imprevisto, necesito reprogramar. ¿Le viene bien [opción 1] o [opción 2]?Disculpe las molestias. ¿Qué disponibilidad tiene para reprogramarla?
Mini-guía (paso a paso) para reprogramar
- Abre con la petición: “¿Podríamos reprogramar…?”
- Razón breve: “por un imprevisto / por un cambio de agenda”.
- Ofrece 2 opciones o un rango.
- Confirma el formato: llamada / videollamada / presencial.
- Indica que enviarás actualización: nueva convocatoria o actualización del enlace.
Ejemplo:
¿Podríamos reprogramar la reunión de hoy a las 15:00 por un cambio de agenda? Puedo mañana a las 10:00 o el jueves entre 12:00 y 13:00. Disculpe las molestias.5) Lenguaje práctico de calendario e invitaciones
En entornos de oficina, es común hablar de la invitación del calendario y sus elementos. Estas palabras te ayudan a coordinar sin confusión:
| Término | Uso típico | Ejemplo |
|---|---|---|
| convocatoria | invitación de calendario | Le envío la convocatoria en cuanto lo confirmemos. |
| invitación | sinónimo común de convocatoria | ¿Ha recibido la invitación? |
| enlace | link de videollamada | El enlace está en la convocatoria. |
| sala | sala física reservada | He reservado la sala 3B. |
| orden del día | agenda / temas | Adjunto el orden del día. |
| duración | tiempo total | Duración: 30 minutos. |
| recordatorio | aviso automático | Puedo activar un recordatorio de 10 minutos. |
Frases para enviar/actualizar invitaciones
Le envío la convocatoria con el enlace.Acabo de actualizar la convocatoria con el nuevo horario.He modificado la sala en la invitación.El orden del día está incluido en la convocatoria.
Práctica por escenarios (email/chat)
Escenario A: programar una llamada de 30 minutos
Situación: necesitas una llamada de 30 minutos para alinear próximos pasos con una persona externa (trato formal).
Tu objetivo: proponer 2 opciones y mencionar convocatoria + enlace.
Plantilla (rellena los huecos):
¿Le viene bien una llamada de 30 minutos el [día] a las [hora] o el [día] a las [hora] para [objetivo]?Si le encaja, le envío la convocatoria con el enlace.Ejemplo completo:
¿Le viene bien una llamada de 30 minutos el martes a las 11:00 o el miércoles a las 16:00 para revisar los próximos pasos del proyecto? Si le encaja, le envío la convocatoria con el enlace.Escenario B: mover una reunión (reprogramar) de forma educada
Situación: tenías una reunión mañana a las 09:00, pero surgió un imprevisto. Quieres proponer alternativas y disculparte.
Tu objetivo: usar “¿Podríamos reprogramar…?” + 2 alternativas + “Disculpe las molestias”.
Plantilla:
¿Podríamos reprogramar la reunión de [día] a las [hora] por [razón breve]?Puedo el [día] a las [hora] o el [día] entre [hora] y [hora]. Disculpe las molestias.Ejemplo completo:
¿Podríamos reprogramar la reunión de mañana a las 09:00 por un imprevisto? Puedo mañana a las 12:30 o el jueves entre 10:00 y 11:00. Disculpe las molestias.Escenario C: confirmar el hueco final y dejarlo cerrado
Situación: ya acordaron el horario final. Ahora debes confirmar duración, formato y mencionar convocatoria/sala/orden del día.
Tu objetivo: confirmar con precisión y decir qué enviarás/actualizarás.
Plantillas:
Perfecto, confirmo la reunión el [día] a las [hora] (duración: [X] minutos).Será por [Teams/Zoom/llamada] / en la sala [nombre/número].Le envío/Actualizo la convocatoria con el enlace y el orden del día.
Ejemplo completo (presencial):
Perfecto, confirmo la reunión el viernes a las 13:00 (duración: 30 minutos). Será en la sala 3B. Actualizo la convocatoria con el orden del día.Ejemplo completo (videollamada):
Perfecto, confirmo la reunión el miércoles a las 10:30 (30 minutos). Será por Teams; el enlace está en la convocatoria. Enviaré el orden del día en la invitación.Banco de frases rápidas (para responder en 1–2 líneas)
| Intención | Frase |
|---|---|
| Proponer | ¿Le viene bien el jueves a las 10:00 o el viernes a las 12:00? |
| Pedir disponibilidad | ¿Tiene disponibilidad esta semana para 30 minutos? |
| Dar rango | Puedo entre 15:00 y 17:00. |
| No puedo + alternativa | A esa hora no puedo; ¿le viene bien a las 11:30? |
| Reprogramar | ¿Podríamos reprogramar nuestra reunión? |
| Confirmar | Confirmo: [día] [hora], 30 minutos. Le envío la convocatoria. |
