Polite Requests and Action Emails: Asking, Delegating, and Following Up

1) La idea clave: pedir sin sonar directo

En el trabajo, una petición puede sonar demasiado directa si usamos el imperativo o frases muy cortas (por ejemplo: Envíame el archivo, Revisa esto). Para sonar más cortés, usamos modales y formas condicionales que “suavizan” la solicitud y dejan espacio a la otra persona.

1.1 Modales y condicional para pedir con cortesía

Nota práctica: Agradecería que + subjuntivo es muy frecuente en emails: Agradecería que lo revisara, Agradecería que me lo enviaran.

2) Plantilla rápida: petición + contexto + plazo

Para que la solicitud sea clara y fácil de cumplir, usa esta secuencia:

1. Petición cortés (podría / agradecería / querría)
2. Qué exactamente (archivo, versión, enlace, aprobación)
3. Para qué (breve: “para cerrar la propuesta”, “para enviar al cliente”)
4. Cuándo (plazo con marcador de claridad)
5. Opción/alternativa (si no puede, otra fecha o solución)

Ejemplo completo: Agradecería que revisara la versión final del contrato para poder enviarla al cliente. Si le parece bien, ¿podría confirmarme antes del jueves a las 16:00?

3) Suavizadores (softeners) y marcadores de claridad

3.1 Suavizadores para sonar amable

• cuando pueda: ¿Podrías enviármelo cuando puedas?
• si no es molestia: Si no es molestia, ¿podría revisarlo hoy?
• por favor: mejor en una posición natural, no repetido: ¿Podría confirmarlo, por favor?
• si es posible: Si es posible, me gustaría tenerlo hoy.
• cuando tenga un momento: Cuando tenga un momento, ¿podría darme su visto bueno?

3.2 Marcadores de claridad (plazos y límites)

• antes del...: antes del viernes
• para el...: para el 12/03
• a más tardar el... / a más tardar, mañana: a más tardar el miércoles
• durante la mañana/tarde: durante la mañana del martes
• hasta las...: hasta las 15:00

Consejo: combina un suavizador con un plazo claro: Cuando pueda, ¿podría enviármelo a más tardar el jueves?

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4) Patrones de petición para tareas comunes

4.1 Pedir que envíen archivos o enlaces

Patrones útiles:

• ¿Podría enviarme + [archivo] + en [formato]?
• Agradecería que me compartiera + [enlace/carpeta].
• ¿Sería posible reenviarme + [correo/adjunto]?

Ejemplos:

• ¿Podría enviarme la presentación en PDF, por favor?
• Agradecería que me compartiera el enlace a la carpeta de Drive.
• ¿Sería posible reenviarme el adjunto? No me llegó.

4.2 Pedir revisión de un documento

Patrones útiles:

• ¿Podría revisar + [documento] y decirme si...?
• Agradecería sus comentarios sobre + [sección].
• ¿Podría darme el visto bueno a + [versión]?

Ejemplos:

• ¿Podría revisar el borrador y confirmarme si el tono es adecuado?
• Agradecería sus comentarios sobre la sección de precios.
• Cuando tenga un momento, ¿podría darme el visto bueno a la versión final?

4.3 Pedir aprobación de un paso (workflow)

Patrones útiles:

• ¿Podría aprobar + [paso/solicitud] para poder + [acción]?
• Agradecería que confirmara + [decisión] antes de + [evento].
• ¿Sería posible validar + [cambio] hoy?

Ejemplos:

• ¿Podría aprobar la orden de compra para poder emitir la factura?
• Agradecería que confirmara el presupuesto antes de la reunión con el cliente.
• ¿Sería posible validar el cambio de alcance hoy?

4.4 Pedir disponibilidad (agenda y reuniones)

Patrones útiles:

• ¿Podría compartirme su disponibilidad para + [día/semana]?
• ¿Qué horarios le vienen bien + [día]?
• Si le parece, ¿podemos agendarlo + [momento]?

Ejemplos:

• ¿Podría compartirme su disponibilidad para esta semana?
• ¿Qué horarios le vienen bien el jueves por la tarde?
• Si le parece, ¿podemos agendarlo antes del viernes?

5) Delegar tareas con tacto (sin sonar autoritario)

Delegar no es “ordenar”. Para delegar de forma profesional, combina: petición + responsabilidad + apoyo.

5.1 Estructuras recomendadas

• ¿Podrías encargarte de + [tarea]?
• ¿Te importaría + [acción]?
• ¿Podrías ayudarme con + [tarea]?
• Cuando puedas, ¿podrías + [acción]?

5.2 Añadir contexto y prioridad

• Es para + [objetivo].
• Es prioritario / No es urgente, pero...
• Si tienes alguna duda, lo vemos.

Ejemplo: ¿Podrías encargarte de actualizar la tabla de precios? Es para enviar la propuesta hoy. Si tienes alguna duda, lo vemos en 10 minutos.

6) Seguimiento (follow-up) sin presionar demasiado

Un buen seguimiento recuerda la petición, ofrece ayuda y mantiene un tono neutral. Evita frases que suenan acusatorias como No me has contestado.

6.1 Frases de seguimiento suaves

• Solo quería hacer seguimiento de...
• ¿Tuvo oportunidad de revisar...?
• Quería confirmar si pudo ver...
• Cuando pueda, ¿podría actualizarme sobre...?

6.2 Añadir un plazo actualizado

• Lo necesitaríamos antes de...
• Si le parece, ¿podríamos cerrarlo hoy a las...?
• Para no retrasar + [proceso], ¿podría confirmarlo a más tardar...?

Ejemplo: Solo quería hacer seguimiento de la aprobación del presupuesto. Para no retrasar el envío al cliente, ¿podría confirmarlo a más tardar mañana a las 12:00?

7) Micro-diálogos (situaciones reales)

7.1 Pedir un archivo

A: ¿Podrías enviarme el Excel con los datos, por favor?

B: Sí, claro. ¿Lo necesitas hoy?

A: Si es posible, antes de las 17:00.

7.2 Delegar una revisión

A: Cuando tengas un momento, ¿podrías revisar la sección 2?

B: De acuerdo. ¿Algún punto en especial?

A: Sí, el tono y la coherencia. A más tardar el jueves, si puede ser.

7.3 Pedir aprobación

A: Agradecería que me confirmara si podemos avanzar con el paso 3.

B: Lo reviso ahora. ¿Para cuándo lo necesitas?

A: Antes del mediodía, para poder avisar al equipo.

7.4 Seguimiento

A: Quería confirmar si tuvo oportunidad de revisar el documento.

B: Lo vi por encima, me falta una parte.

A: Perfecto, gracias. Cuando pueda, ¿me da su feedback a más tardar mañana?

8) Snippets de email listos para usar

8.1 Solicitar envío de archivo

¿Podría enviarme el/los [archivo/s] en [formato], por favor? Lo necesito para [objetivo]. Si es posible, antes del [día/hora].

8.2 Solicitar revisión

Agradecería que revisara [documento/adjunto] y me compartiera sus comentarios, especialmente sobre [punto]. Idealmente, a más tardar el [día/hora].

8.3 Solicitar aprobación

¿Sería posible aprobar/validar [paso] para poder [acción]? Si no es molestia, ¿podría confirmarlo antes del [día/hora]?

8.4 Pedir disponibilidad

¿Podría compartirme su disponibilidad para [día/semana]? Me adapto a su agenda. Si le viene bien, podemos cerrarlo hoy.

8.5 Follow-up amable

Solo quería hacer seguimiento de [tema]. ¿Tuvo oportunidad de revisarlo? Para no retrasar [proceso], lo necesitaríamos a más tardar el [día/hora].

9) Práctica: completa los espacios (fill-in-the-blank)

9.1 Elige la opción más cortés

Completa con: podría, querría, agradecería, sería posible.

• 1) ________ que me compartiera el enlace a la carpeta, por favor.
• 2) ¿________ enviarme la versión final en PDF?
• 3) ¿________ validar este cambio hoy?
• 4) ________ pedirle una revisión rápida del documento.

9.2 Añade suavizador + plazo

Completa con: cuando pueda, si no es molestia, por favor, a más tardar, antes del.

• 1) ¿Podrías revisarlo ________?
• 2) Agradecería su respuesta ________ viernes.
• 3) ¿Podría confirmarlo, ________?
• 4) Lo necesitaríamos ________ mañana a las 12:00.
• 5) ________, ¿podría reenviarme el adjunto?

9.3 Reescritura: de directo a cortés

Reescribe estas frases para que suenen más profesionales:

• 1) Envíame el archivo hoy.
• 2) Aprueba esto ya.
• 3) Dime cuándo puedes.
• 4) No me has respondido.

10) Checklist anti-tono demasiado directo

• ¿Usé un modal o condicional? (podría, agradecería, sería posible)
• ¿La petición dice exactamente qué necesito (archivo, versión, enlace, paso)?
• ¿Incluí un plazo claro? (antes del..., a más tardar...)
• ¿Añadí un suavizador si la petición es urgente? (si no es molestia, cuando pueda)
• ¿Evité imperativos y frases acusatorias?
• ¿Ofrecí ayuda o alternativa? (Si prefiere, puedo... / Si no le encaja, dígame qué horario le viene bien)
• ¿El tono es neutral y profesional (sin exceso de presión)?