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Confirming Details and Avoiding Misunderstandings: Dates, Times, Attachments, and Next Steps

Capítulo 4

Estimated reading time: 6 minutes

Por qué confirmar detalles evita malentendidos

En el trabajo, muchos errores no vienen de “no entender el español”, sino de detalles logísticos poco claros: fechas (¿03/04 es 3 de abril o 4 de marzo?), horas (¿3 pm o 15:00?), zonas horarias, versiones de archivos, adjuntos que faltan y responsabilidades sin dueño. Confirmar significa repetir lo acordado de forma breve y específica para que la otra persona pueda corregirlo si algo no coincide.

Objetivo práctico

Dejar por escrito: qué se entrega, quién lo hace, cuándo, en qué formato y cuál es el siguiente paso.
Reducir ambigüedad: evitar “eso”, “lo de ayer”, “el archivo”, “la reunión” sin detalles.

Patrones útiles para confirmar (plantillas)

1) Confirmar lo acordado

Para confirmar, la reunión es el martes 14/05 a las 15:00 (hora de Madrid, CEST).
Entonces, quedamos en que usted envía el borrador y yo lo reviso antes del viernes.
Si le parece bien, el siguiente paso es validar el documento con Finanzas.

2) Pedir confirmación o corrección

¿Podría confirmarme si la fecha correcta es el 03/04 (3 de abril) o el 04/03 (4 de marzo)?
¿Me confirma, por favor, la zona horaria para la llamada?
Solo para asegurarme, ¿la entrega es en PDF o en Word?

3) Adjuntos y enlaces

Adjunto encontrará el informe en PDF (v3).
Le comparto el enlace a la carpeta con la última versión.
Le reenvío el archivo actualizado, ya con los cambios de la página 2.

4) Responsables y próximos pasos

Responsable: yo preparo la presentación; usted valida los datos.
Próximo paso: confirmar asistentes antes del jueves.
Fecha límite: enviar comentarios hasta el viernes 17/05 a las 12:00.

Cómo confirmar paso a paso (checklist rápido)

Repita el dato crítico (fecha/hora/archivo) con formato claro.
Añada contexto mínimo: reunión, entrega, tema, cliente/proyecto.
Especifique zona horaria si hay equipos en distintos países.
Defina el “dueño”: quién hace qué.
Indique el siguiente paso y una fecha límite.
Pida confirmación cuando haya riesgo de confusión.

Puntos típicos de confusión (y cómo evitarlos)

1) Formato de hora: 24 horas vs 12 horas

En entornos profesionales en español se usa mucho el formato de 24 horas. Si usa 12 horas, añada a. m./p. m. o escriba la hora en 24 horas.

Ambiguo	Mejor	Por qué
Nos vemos a las 3.	Nos vemos a las `15:00` (hora local).	“3” puede ser 3:00 o 15:00.
La llamada es a las 7.	La llamada es a las `07:00` o a las `19:00` (confírmeme cuál).	Evita confusión mañana/tarde.

2) Zonas horarias

Si hay participantes en distintos países, escriba la ciudad o la abreviatura de zona horaria.

Entonces, quedamos en que la reunión es el jueves a las 16:00 hora de Madrid (CET/CEST).
¿Podría confirmarme si para usted sería a las 10:00 hora de Ciudad de México (CT)?

3) Formato de fecha: día/mes vs mes/día

En español es común dd/mm. Para evitar errores con equipos internacionales, puede escribir el mes con letras.

Riesgo	Recomendación	Ejemplo
`03/04` puede interpretarse distinto.	Escriba el mes con letras.	Entrega: `3 de abril`.
Fechas cercanas (04/05, 05/04).	Repita el día de la semana.	El `martes 5 de abril`.

4) Adjuntos que faltan o versiones incorrectas

Muchos malentendidos vienen de “adjunto” sin adjunto o de trabajar con una versión antigua. Use nombre de archivo, versión y fecha.

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Adjunto encontrará Propuesta_ClienteX_v2_2026-01-17.pdf.
Le comparto la última versión (v4). Por favor, ignore la v3.
¿Podría confirmarme si recibió el adjunto? Si no, se lo reenvío.

5) Pronombres ambiguos (esto/eso/lo/la)

En mensajes cortos, “lo”, “eso” o “la” pueden referirse a varias cosas. Sustituya el pronombre por el sustantivo específico.

Ambiguo	Específico
¿Lo puedes enviar hoy?	¿Puede enviar el contrato firmado hoy?
Cuando lo revises, me dices.	Cuando revise el informe de gastos, me confirma si está correcto.
Ya lo adjunté.	Ya adjunté la presentación (v2).

Ejemplos estructurados (con errores comunes y corrección)

Ejemplo 1: Confirmar reunión (hora + zona horaria)

Mensaje con riesgo

Hola, confirmo la reunión mañana a las 3. Te mando el link.

Problemas

“mañana” sin fecha (si se reenvía el correo, pierde contexto).
“a las 3” sin 24h ni zona horaria.
“el link” sin indicar cuál.

Versión clara

Para confirmar, la reunión es el miércoles 18 de enero a las 15:00 (hora de Madrid, CET). Le comparto el enlace de Teams: [enlace]. ¿Podría confirmarme si le viene bien esa hora?

Ejemplo 2: Entrega y responsabilidades

Mensaje con riesgo

Entonces quedamos en que lo haces tú y me lo pasas antes del viernes.

Problemas

“lo” no especifica qué entregable.
“viernes” sin fecha ni hora límite.

Versión clara

Entonces, quedamos en que usted prepara el borrador del informe (Word) y me lo envía antes del viernes 19 de enero a las 12:00. Yo lo reviso el mismo día y le devuelvo comentarios antes de las 17:00.

Ejemplo 3: Adjuntos y versión

Mensaje con riesgo

Adjunto el documento actualizado. Revísalo, por favor.

Problemas

No indica versión ni cambios.
No indica qué debe revisar exactamente.

Versión clara

Adjunto encontrará el documento actualizado (Propuesta_v3.pdf). Cambios principales: precio en la sección 2 y calendario en la sección 4. ¿Podría confirmarme si aprueba el calendario antes del jueves 18 de enero?

Mini-banco de frases listas para copiar

Para confirmar, la entrega es el [día] [fecha] a las [hora] ([zona horaria]).
Entonces, quedamos en que [persona A] hace [tarea] y [persona B] hace [tarea].
Adjunto encontrará [nombre del archivo] (v[ ]).
Le comparto el enlace a [carpeta / reunión / documento]: [enlace].
¿Podría confirmarme si la fecha correcta es [fecha]?
¿Me confirma, por favor, si prefiere [opción A] o [opción B]?

Ejercicio de edición: haga el mensaje específico y sin ambigüedad

Instrucciones: Reescriba cada mensaje para que incluya (1) fecha con mes en letras o formato claro, (2) hora en 24h, (3) zona horaria si aplica, (4) entregable con nombre/versión, (5) responsable y siguiente paso.

Mensajes originales (ambiguos)

Te mando eso mañana por la tarde.
La reunión es el 04/05 a las 9. Avísame si puedes.
Adjunto la versión final. Si está bien, lo enviamos.
Quedamos en que ellos lo revisan y luego lo vemos.

Modelo de respuesta (posible solución)

Para confirmar, mañana (jueves 18 de enero) le envío el informe de ventas (Informe_Ventas_v2.xlsx) antes de las 17:00 (hora de Madrid, CET). Próximo paso: usted confirma si los totales están correctos.
Para confirmar, la reunión es el jueves 4 de mayo a las 09:00 (hora de Bogotá, COT). ¿Podría confirmarme si puede asistir?
Adjunto encontrará la versión final del contrato (Contrato_ClienteY_v5.pdf). Si está aprobado, yo lo envío al cliente hoy a las 16:00. ¿Podría confirmarme su aprobación antes de las 15:30?
Entonces, quedamos en que el equipo de Legal revisa la cláusula 3 y nos envía comentarios antes del martes 23 de enero a las 12:00. Después, nosotros actualizamos el documento y compartimos la v2 el mismo día.

Now answer the exercise about the content:

¿Cuál de los siguientes mensajes confirma mejor los detalles para evitar malentendidos (fecha, hora, zona horaria, entregable/versión y siguiente paso)?

You are right! Congratulations, now go to the next page

You missed! Try again.

La opción 1 repite datos críticos con formato claro (fecha y hora en 24h), incluye zona horaria, especifica el adjunto con versión y define el siguiente paso con fecha límite, reduciendo ambigüedad.