Recrutamento e Seleção: descrição da vaga, perfil e competências

Da coleta de informações à descrição da vaga

Uma boa descrição de vaga transforma um levantamento (o que a área precisa resolver) em um documento claro para atrair candidatos adequados e orientar triagem, entrevistas e decisão. Ela deve ser específica o suficiente para reduzir ruído, mas sem “inflar” exigências que afastam bons perfis.

Componentes essenciais da descrição da vaga

• Missão do cargo: por que o cargo existe e qual problema resolve.
• Responsabilidades: atividades recorrentes (o “o que faz”).
• Entregas (resultados): o que deve estar pronto/gerado (o “o que entrega”).
• Requisitos técnicos: conhecimentos e habilidades técnicas necessárias.
• Requisitos comportamentais: competências (comportamentos observáveis) que sustentam a performance.
• Escolaridade/certificações (quando aplicável): apenas quando forem realmente necessárias para executar o trabalho ou por exigência legal/regulatória.
• Condições: modelo de trabalho, horário, local, viagens, benefícios e, quando possível, faixa salarial.

Passo a passo prático para escrever a descrição da vaga

Passo 1 — Escreva a missão do cargo em 1–2 frases

Use a estrutura: O cargo existe para [resultado] por meio de [como] para [quem/área].

• Exemplo (Analista de Recrutamento e Seleção Júnior): “O cargo existe para apoiar a contratação de talentos dentro do prazo e com qualidade, conduzindo triagem e entrevistas iniciais, garantindo uma experiência positiva para candidatos e gestores.”

Passo 2 — Liste responsabilidades (5 a 8 bullets)

Responsabilidades são atividades. Comece com verbos de ação e evite itens genéricos como “atuar com demandas da área”.

Continue em nosso aplicativo e ...

• Ouça o áudio com a tela desligada
• Ganhe Certificado após a conclusão
• + de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

• Conduzir triagem de currículos conforme critérios definidos.
• Realizar entrevistas por competência para posições de entrada e nível pleno (quando aplicável).
• Organizar agenda de entrevistas com gestores e candidatos.
• Registrar avaliações e evidências no sistema/planilha de controle.
• Apoiar a elaboração e publicação de descrições de vaga.

Passo 3 — Defina entregas (3 a 6 itens mensuráveis)

Entregas são resultados verificáveis. Sempre que possível, inclua indicadores, prazos ou critérios de qualidade.

• Shortlist com 5–8 candidatos por vaga, com justificativa baseada em evidências.
• Relatório de entrevista com exemplos comportamentais e recomendação (apto/não apto) por critério.
• Tempo médio de agendamento de entrevista inicial em até X dias após triagem.
• Atualização semanal do funil de recrutamento (status por etapa).

Passo 4 — Separe requisitos técnicos em “essenciais” e “desejáveis”

Isso reduz exigências irreais e amplia diversidade de perfis. Use linguagem objetiva: ferramenta, método, nível de domínio esperado e contexto de uso.

• Essenciais: Excel/Google Sheets (tabelas e filtros), condução de entrevistas estruturadas, noções de indicadores de recrutamento.
• Desejáveis: experiência com ATS, conhecimento básico de testes/avaliações, inglês intermediário.

Passo 5 — Transforme requisitos comportamentais em competências observáveis

Evite termos subjetivos como “proatividade”, “boa comunicação” ou “maturidade” sem definir o que isso significa no dia a dia. Em vez disso, descreva comportamentos que podem ser vistos e avaliados.

• Em vez de “proativo”: “antecipa gargalos de agenda e propõe alternativas de horários antes do atraso ocorrer”.
• Em vez de “boa comunicação”: “resume pontos-chave de entrevistas em linguagem clara e alinhada aos critérios, sem julgamentos pessoais”.
• Em vez de “resiliência”: “mantém padrão de atendimento ao candidato mesmo sob alto volume, priorizando tarefas e sinalizando riscos”.

Passo 6 — Escolaridade/certificações: use apenas quando necessário

Inclua quando houver exigência legal, risco operacional ou necessidade técnica comprovada. Se não for indispensável, prefira “formação em andamento ou concluída” ou descreva o conhecimento esperado.

• Exemplo: “Formação em Psicologia (concluída) e CRP ativo” (quando a atividade exigir).
• Exemplo: “Formação superior (concluída ou em andamento) em áreas correlatas; valorizamos experiência prática em recrutamento.”

Passo 7 — Condições da vaga: reduza dúvidas e retrabalho

• Modelo de trabalho: presencial/híbrido/remoto e regras (ex.: 2x por semana no escritório).
• Horário: comercial, turnos, plantões, flexibilidade.
• Local: cidade/bairro (se presencial) e necessidade de deslocamento.
• Viagens: frequência e duração.
• Faixa salarial (quando possível): aumenta transparência e reduz desistências.

Exemplo de descrição de vaga (modelo preenchido)

Missão do cargo

Apoiar a contratação de talentos dentro do prazo e com qualidade, conduzindo triagem e entrevistas iniciais e garantindo organização do processo e boa experiência do candidato.

Responsabilidades

• Triar currículos com base em critérios técnicos e comportamentais definidos.
• Conduzir entrevistas estruturadas (triagem) e registrar evidências.
• Agendar entrevistas com gestores e acompanhar prazos por etapa.
• Manter o funil atualizado e sinalizar riscos de atraso.
• Apoiar alinhamento de perfil e ajustes na descrição da vaga conforme dados do funil.

Entregas

• Shortlist com justificativa por critério para cada vaga.
• Relatórios de entrevista com evidências (situação, ação, resultado).
• Atualização semanal do status das vagas e próximos passos.

Requisitos técnicos

• Essenciais: entrevistas estruturadas, organização de agenda, planilhas (filtros, tabelas).
• Desejáveis: ATS, indicadores (tempo de fechamento, conversão por etapa).

Competências (comportamentais)

• Organização e priorização (comportamentos definidos na matriz de competências).
• Comunicação objetiva com stakeholders.
• Orientação a dados para tomada de decisão.

Condições

• Modelo: híbrido (2 dias presencial).
• Horário: comercial, com flexibilidade pontual para entrevistas.
• Faixa salarial: quando aplicável, informar intervalo e variável/benefícios.

Competências: como definir com critérios observáveis

Competência é a combinação de comportamentos aplicados em um contexto para gerar resultado. Para recrutamento e seleção, o ponto-chave é: competência precisa ser avaliável. Se você não consegue observar ou pedir evidências, o critério vira opinião.

Como transformar um termo subjetivo em critério avaliável

Passo 1 — Nomeie a competência (rótulo curto)

Ex.: “Comunicação com stakeholders”.

Passo 2 — Defina em 1 frase o que significa no cargo

Ex.: “Comunica status, riscos e recomendações de forma clara, respeitosa e baseada em evidências para candidatos e gestores.”

Passo 3 — Liste 3 a 5 comportamentos esperados

• Confirma entendimento de requisitos antes de iniciar triagem.
• Apresenta recomendação com base em critérios e exemplos do candidato.
• Alinha prazos e próximos passos por escrito após reuniões/entrevistas.

Passo 4 — Defina evidências na entrevista (o que procurar)

• Relato de situação real em que precisou negociar prazos com gestor.
• Exemplo de como comunicou “não aprovação” mantendo respeito e clareza.
• Como registrou e compartilhou informações para evitar retrabalho.

Passo 5 — Crie âncoras (exemplos de bom e mau sinal)

• Sinal forte: descreve contexto, ação e resultado; mostra como adaptou linguagem ao público; cita evidências.
• Sinal fraco: respostas genéricas (“sou comunicativo”), sem exemplo; culpa terceiros; não explica critério.

Perguntas de entrevista que geram evidências (exemplos)

• Organização e priorização: “Conte sobre uma semana em que você tinha várias vagas/demandas ao mesmo tempo. Como decidiu prioridades? O que ficou de fora e por quê?”
• Orientação a dados: “Que indicadores você já acompanhou (mesmo em planilha)? Como eles mudaram sua decisão ou sua forma de trabalhar?”
• Comunicação com stakeholders: “Descreva uma situação em que o gestor queria um perfil difícil e o prazo era curto. Como você conduziu a conversa e quais foram os próximos passos?”

Matriz de competências (modelo) e como usar

A matriz de competências organiza o que será avaliado e reduz decisões por “sensação”. Ela também ajuda a calibrar expectativas com o gestor e a manter consistência entre entrevistadores.

Modelo de matriz de competências

Como aplicar a matriz na prática

• Antes das entrevistas: defina quais competências serão avaliadas em cada etapa e por quem (evita repetição e lacunas).
• Durante: registre evidências objetivas (frases, ações, resultados) e não adjetivos (“parece bom”).
• Depois: atribua nota por competência com base em evidências e aplique o peso para comparar candidatos.

Exemplo de registro objetivo (bom vs. ruim)

Ruim (subjetivo): “Candidato muito maduro, comunicativo e com boa energia.”

Bom (baseado em evidência): “Ao descrever triagem de 12 vagas simultâneas, organizou por SLA e criticidade; criou planilha com status e enviava atualização 2x/semana ao gestor; reduziu atrasos de agendamento em 3 dias (segundo relato).”

Calibração do perfil com o gestor: reduzindo vieses e expectativas irreais

Calibrar o perfil significa transformar preferências e impressões em critérios claros e alinhados à realidade do cargo. Isso reduz vieses (ex.: “quero alguém com perfil X porque gosto”) e evita requisitos inflados (ex.: exigir domínio avançado de algo raramente usado).

Roteiro prático de calibração (30–45 min)

1) Revisar missão, responsabilidades e entregas

• Pergunta: “Quais entregas definem sucesso nos primeiros 90 dias?”
• Saída: 3–5 entregas priorizadas.

2) Separar “essencial” vs. “desejável” com base no trabalho real

• Pergunta: “Se a pessoa não tiver isso no primeiro dia, conseguimos treinar em até 60 dias?”
• Regra prática: se dá para treinar rápido e não é risco, tende a ser desejável.

3) Definir nível esperado por requisito

• Evite “Excel avançado” sem contexto. Prefira: “consegue filtrar, usar tabela dinâmica e organizar base de candidatos”.

4) Converter comportamentos em exemplos observáveis

• Pergunta: “Quando você diz ‘proatividade’, o que essa pessoa faz na prática em uma semana típica?”
• Saída: 3 comportamentos observáveis por competência.

5) Alinhar sinais de alerta e limites

• Pergunta: “Quais comportamentos seriam inaceitáveis, mesmo com boa técnica?”
• Ex.: falta de registro, prometer prazos sem confirmar agenda, desrespeito com candidatos.

6) Definir pesos e trade-offs

• Pergunta: “Se tivermos que escolher entre A (mais técnico) e B (mais organizado), o que pesa mais e por quê?”
• Saída: pesos na matriz e critérios de desempate.

Checklist anti-vieses para usar na calibração

• Evitar “perfil ideal” baseado em similaridade: substitua “quero alguém com meu estilo” por comportamentos e entregas.
• Evitar credenciais como atalho: faculdade/certificação só entra como requisito se for necessária para executar o trabalho.
• Evitar “anos de experiência” como proxy: descreva o que a pessoa precisa ter feito (ex.: “conduziu entrevistas estruturadas e registrou evidências”).
• Evitar requisitos conflitantes: ex.: “júnior com autonomia total e experiência ampla”; ajuste nível, suporte e expectativas.

Documento de calibração (modelo rápido para enviar ao gestor)

Vaga: ____________________________  Nível: ____________  Data: ___/___/____  Gestor: ________________  RH: ________________  Missão do cargo (1-2 frases): ________________________________________________________________  Entregas 90 dias (3-5): 1) __________________________________ 2) __________________________________ 3) __________________________________ Requisitos técnicos essenciais (com nível): - __________________________________ (nível/uso) - __________________________________ (nível/uso) Requisitos técnicos desejáveis: - __________________________________ Competências (comportamentos observáveis): 1) ____________________  - Comportamentos: a) __________ b) __________ c) __________ 2) ____________________  - Comportamentos: a) __________ b) __________ c) __________ Matriz de pesos (%): ____________________ = __% | ____________________ = __% | ____________________ = __% Critérios de desempate: ________________________________________________________________ Sinais de alerta (red flags): ________________________________________________________________ Condições: modelo de trabalho ______ | horário ______ | local ______ | viagens ______ | faixa salarial ______