O que é o funil de Recrutamento e Seleção (R&S)
O funil de R&S é a sequência de etapas pelas quais as pessoas candidatas passam, desde a entrada no processo até a proposta. Ele funciona como um sistema de triagem progressiva: a cada etapa você coleta evidências, compara com critérios pré-definidos e decide aprovar, reprovar ou manter em espera.
Um funil bem definido evita dois problemas comuns: (1) decisões “no feeling” sem evidências comparáveis; (2) processos longos e confusos, em que cada avaliador usa critérios diferentes.
Princípios para desenhar um funil consistente
- Etapas com objetivo claro: cada etapa deve medir algo específico (ex.: triagem mede requisitos mínimos; entrevista técnica mede domínio; entrevista comportamental mede forma de agir).
- Critérios de aprovação explícitos: o que é “passar” em cada etapa deve estar escrito antes de iniciar.
- Menos etapas, melhor: use o mínimo necessário para reduzir tempo e desistências.
- Evidências registradas: decisões precisam ser justificadas com observações e notas.
- Consistência entre avaliadores: mesma régua, mesma ficha, mesma escala.
Etapas do funil ponta a ponta (modelo base)
Abaixo está um modelo base que você pode adaptar para diferentes níveis de vaga. Nem todas as vagas precisam de todas as etapas.
| Etapa | Objetivo | Entradas | Saída (decisão) |
|---|---|---|---|
| 1) Triagem de inscrições | Verificar requisitos mínimos e aderência geral | CV, formulário, portfólio/LinkedIn (se aplicável) | Aprovar / Reprovar / Lista de espera |
| 2) Contato inicial (screening) | Confirmar informações e alinhar expectativas | Roteiro de perguntas curtas | Aprovar / Reprovar |
| 3) Avaliação técnica | Medir conhecimento e capacidade de execução | Teste, case, entrevista técnica | Aprovar / Reprovar |
| 4) Entrevista comportamental | Entender como a pessoa age em situações reais | Perguntas situacionais e por evidências | Aprovar / Reprovar |
| 5) Cultura/valores | Checar aderência a valores e forma de trabalhar | Entrevista com RH/pares | Aprovar / Reprovar |
| 6) Checagens finais | Referências, documentação, disponibilidade | Contatos e confirmações | Aprovar / Reprovar |
| 7) Comitê/decisão | Consolidar notas e decidir | Ficha padronizada + pesos | Finalista(s) |
| 8) Proposta | Formalizar condições | Faixa salarial, benefícios, data | Aceite / Negociação / Recusa |
Como decidir quais etapas usar
Use estas perguntas como filtro:
- O que ainda não foi medido com evidência suficiente?
- Qual risco é maior nesta contratação (técnico, comportamento, liderança, compliance)?
- Qual etapa adiciona informação nova (e não repetida)?
- Qual etapa reduz mais erro de contratação com menor custo/tempo?
Critérios de aprovação por etapa (com critérios eliminatórios)
Critérios de aprovação são as regras que determinam se a pessoa candidata continua no funil. Eles devem incluir:
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- Critérios eliminatórios (knockout): se não atender, é reprovação imediata.
- Critérios classificatórios: geram pontuação e comparação entre candidatos.
- Critérios de desempate: usados quando há notas próximas (ex.: disponibilidade, senioridade em ferramenta específica).
Exemplo de critérios eliminatórios (ajuste para sua vaga)
- Faixa salarial: expectativa acima do teto definido (ou sem flexibilidade mínima).
- Disponibilidade: não consegue iniciar até a data limite ou não atende ao modelo (presencial/híbrido/turno).
- Requisito legal/compliance: documentação obrigatória, restrições do contrato, conflito de interesse.
- Requisito técnico mínimo: por exemplo, “precisa saber SQL básico” (para analista de dados) ou “CNH ativa” (para função externa).
Exemplo de critérios de aprovação por etapa
| Etapa | Aprova se… | Reprova se… | Observações |
|---|---|---|---|
| Triagem | Atende requisitos mínimos e histórico coerente | Não atende requisito eliminatório | Evite “gosto/não gosto” nesta fase |
| Screening | Confirma experiência, motivação e alinhamento de condições | Inconsistências graves ou desalinhamento de condições | Registrar respostas-chave |
| Técnica | Nota mínima no teste/case e raciocínio consistente | Nota abaixo do mínimo ou não consegue explicar decisões | Defina nota de corte antes |
| Comportamental | Apresenta evidências de comportamentos esperados | Red flags (ética, colaboração, responsabilidade) | Use perguntas por evidências |
| Cultura/valores | Compatibilidade com valores e forma de trabalho | Conflito claro com valores essenciais | Valores essenciais devem ser poucos e objetivos |
Como montar uma régua de avaliação com pesos
A régua de avaliação é um modelo de pontuação que transforma critérios em notas comparáveis. Ela ajuda a reduzir subjetividade e facilita a decisão final.
Componentes recomendados da régua
- Técnico: conhecimento e execução (teste/case/entrevista técnica).
- Comportamental: colaboração, comunicação, autonomia, organização, resiliência (conforme a vaga).
- Cultura/valores: aderência a princípios e forma de trabalhar.
- Disponibilidade: data de início, modelo de trabalho, horários.
- Faixa salarial: aderência ao orçamento e flexibilidade.
Passo a passo para construir a régua
- Defina escala única: por exemplo, 1 a 5 (1 = abaixo do esperado; 3 = atende; 5 = acima).
- Escolha pesos por nível de vaga: técnico tende a pesar mais em vagas iniciais; liderança tende a pesar mais em comportamental e cultura.
- Defina nota mínima por dimensão: ex.: técnico ≥ 3 e cultura ≥ 3 (mesmo que a média geral seja alta).
- Defina critérios eliminatórios fora da nota: ex.: salário fora do teto elimina, não “tira pontos”.
- Escreva descritores por nota: o que significa 1, 3 e 5 em cada dimensão (para reduzir subjetividade).
- Teste a régua: simule com 2 perfis fictícios e veja se o resultado faz sentido.
Exemplo de régua (escala 1 a 5) com pesos
Modelo A — Estágio
| Dimensão | Peso | Nota mínima | Como medir |
|---|---|---|---|
| Técnico (fundamentos) | 35% | 3 | Teste básico + conversa sobre projetos |
| Comportamental (aprendizado/colaboração) | 35% | 3 | Entrevista por evidências |
| Cultura/valores | 20% | 3 | Entrevista com RH/pares |
| Disponibilidade | 5% | - | Data de início/horário |
| Faixa salarial | 5% | - | Expectativa x orçamento |
Modelo B — Analista (pleno)
| Dimensão | Peso | Nota mínima | Como medir |
|---|---|---|---|
| Técnico (execução e qualidade) | 45% | 3 | Case + entrevista técnica |
| Comportamental (autonomia/organização) | 30% | 3 | Entrevista situacional |
| Cultura/valores | 15% | 3 | Entrevista com pares |
| Disponibilidade | 5% | - | Data e modelo de trabalho |
| Faixa salarial | 5% | - | Expectativa x orçamento |
Modelo C — Liderança
| Dimensão | Peso | Nota mínima | Como medir |
|---|---|---|---|
| Técnico (visão e decisões) | 25% | 3 | Entrevista técnica + case de decisão |
| Comportamental (liderança/gestão de conflitos) | 35% | 3 | Entrevista por incidentes críticos |
| Cultura/valores (exemplo e influência) | 25% | 4 | Entrevista com liderança + pares |
| Disponibilidade | 5% | - | Data e agenda |
| Faixa salarial | 10% | - | Expectativa x orçamento |
Como calcular a nota final (exemplo)
Use média ponderada. Exemplo (Analista): Técnico 4, Comportamental 3, Cultura 4, Disponibilidade 5, Faixa 4.
Nota final = (4*0,45) + (3*0,30) + (4*0,15) + (5*0,05) + (4*0,05) = 3,75Regra importante: mesmo com nota final alta, a pessoa pode ser reprovada se não atingir a nota mínima em dimensões críticas (ex.: técnico ou cultura) ou se cair em critério eliminatório (ex.: salário fora do teto).
Exemplos de funis por nível (com etapas e critérios)
Funil exemplo: Estágio
- Etapa 1 — Triagem: elimina se não atende requisitos mínimos (ex.: curso/semestre, disponibilidade de horário). Aprova se tem sinais de aprendizado (projetos acadêmicos, voluntariado, portfólio).
- Etapa 2 — Screening (15–20 min): confirma disponibilidade, interesse, comunicação básica. Elimina se expectativa de bolsa fora do orçamento ou disponibilidade incompatível.
- Etapa 3 — Teste curto ou desafio prático (até 60 min): mede fundamentos. Aprova se nota ≥ corte e consegue explicar raciocínio.
- Etapa 4 — Entrevista comportamental: foco em aprendizado, colaboração, responsabilidade. Aprova se traz exemplos concretos (mesmo que acadêmicos).
- Etapa 5 — Cultura/valores: checa aderência a forma de trabalho. Aprova se demonstra alinhamento com valores essenciais.
Funil exemplo: Analista
- Etapa 1 — Triagem: elimina se não tem requisito mínimo (ex.: ferramenta essencial) ou histórico incompatível.
- Etapa 2 — Screening: confirma escopo de atuação, expectativa salarial, disponibilidade e motivação. Elimina se desalinhamento de condições.
- Etapa 3 — Case prático: mede execução, qualidade e tomada de decisão. Aprova se atende nota mínima e critérios (clareza, consistência, qualidade).
- Etapa 4 — Entrevista técnica: aprofunda decisões do case e experiências anteriores. Elimina se não sustenta o que entregou.
- Etapa 5 — Entrevista comportamental: autonomia, priorização, comunicação com stakeholders. Aprova com evidências.
- Etapa 6 — Cultura/valores + pares: valida colaboração e aderência cultural.
Funil exemplo: Liderança
- Etapa 1 — Triagem: elimina se não tem experiência mínima de liderança exigida (quando aplicável) ou se há incompatibilidade clara de escopo.
- Etapa 2 — Screening: alinha expectativas de senioridade, remuneração, disponibilidade e contexto (tamanho de time, desafios).
- Etapa 3 — Entrevista de liderança (incidentes críticos): mede gestão de conflitos, feedback, desenvolvimento, decisões difíceis. Elimina se houver sinais de práticas inadequadas (ex.: desrespeito, falta de ética, culpabilização constante).
- Etapa 4 — Case de estratégia/decisão: cenário realista (priorização, trade-offs, comunicação). Aprova se demonstra clareza, pragmatismo e gestão de riscos.
- Etapa 5 — Cultura/valores com liderança: nota mínima mais alta, pois liderança amplifica cultura.
- Etapa 6 — Referências: valida consistência do histórico (liderança, entrega, ética).
Planejamento do processo: prazos, responsáveis e comunicações
Definindo prazos (SLA) por etapa
Um processo previsível reduz desistências. Defina um SLA (prazo máximo) para cada etapa e para respostas ao candidato.
| Item | Exemplo de SLA | Dica prática |
|---|---|---|
| Triagem após candidatura | até 3 dias úteis | Faça triagens em blocos (ex.: 2x por semana) |
| Retorno após screening | até 2 dias úteis | Deixe um horário fixo para devolutivas |
| Prazo para envio/entrega de case | 3 a 5 dias corridos | Evite cases longos; seja transparente no tempo esperado |
| Retorno após entrevista | até 3 dias úteis | Combine o prazo ao final da conversa |
| Decisão final | até 7 a 10 dias úteis após finalistas | Agende comitê antes de iniciar entrevistas finais |
Definindo responsáveis (RACI simplificado)
Para evitar “ninguém sabe quem faz”, defina papéis por etapa.
| Etapa | Responsável (faz) | Aprovador (decide) | Apoio |
|---|---|---|---|
| Triagem | Recrutador(a) | Recrutador(a) (com regras) / Gestor (casos dúbios) | Time (indicações) |
| Screening | Recrutador(a) | Recrutador(a) | - |
| Técnica | Avaliador técnico | Gestor(a) da vaga | Recrutador(a) organiza |
| Comportamental | Gestor(a) e/ou RH | Gestor(a) | RH calibra |
| Cultura/valores | RH/pares | Gestor(a) + RH (comitê) | - |
| Decisão/Proposta | Gestor(a) + RH | Gestor(a) (com validações internas) | Financeiro/People (se houver) |
Comunicações com candidatos (o mínimo que deve existir)
- Mensagem de confirmação: “Recebemos sua candidatura e o prazo de retorno é X”.
- Convite de etapa: objetivo da etapa, duração, formato, quem participa, como se preparar.
- Alinhamento de prazo: ao final de cada etapa, diga quando a pessoa terá retorno.
- Reprovação respeitosa: curta, objetiva, sem promessas vagas; quando possível, feedback em alto nível (sem detalhes sensíveis).
- Atualizações quando atrasar: se o SLA estourar, avise antes do candidato cobrar.
Exemplo de texto para atualização de atraso (adaptável):
Olá, [Nome]. Obrigado por participar da etapa [X]. Tivemos um ajuste de agenda interno e vamos concluir as avaliações até [data]. Assim que tivermos a decisão, retorno por aqui. Se sua disponibilidade mudar, me avise.Como garantir consistência entre avaliadores (calibração + ficha padronizada)
Problema comum: cada entrevistador usa uma régua diferente
Sem padronização, um avaliador pode dar nota 5 para “boa comunicação” e outro dar 3 para o mesmo comportamento, porque cada um interpreta de um jeito. A solução é combinar ficha padronizada, descritores de nota e calibração.
Passo a passo de calibração entre avaliadores
- Antes de entrevistar: alinhe quais dimensões cada etapa mede (ex.: entrevista técnica não avalia cultura).
- Distribua perguntas por competência: cada entrevistador fica responsável por um bloco (evita repetição e lacunas).
- Combine o que é nota 1/3/5: escreva exemplos observáveis.
- Decida nota de corte: por etapa e por dimensão crítica.
- Faça debrief estruturado: após entrevistas, cada avaliador registra notas antes de discutir (reduz viés de influência).
Ficha de avaliação padronizada (modelo)
Use uma ficha única para todas as pessoas candidatas da mesma vaga. Abaixo um modelo que você pode copiar e adaptar.
FICHA DE AVALIAÇÃO — (Nome da vaga) — (Data) — (Entrevistador/a)| Dimensão | Peso | Nota (1-5) | Evidências observadas (exemplos) | Riscos/alertas |
|---|---|---|---|---|
| Técnico | __% | __ | Ex.: descreveu como resolveu X; no case, justificou Y | Ex.: lacuna em Z; precisaria de ramp-up |
| Comportamental | __% | __ | Ex.: trouxe exemplo de conflito e como resolveu | Ex.: dificuldade em priorizar; comunicação confusa |
| Cultura/valores | __% | __ | Ex.: decisões alinhadas ao valor A; postura em B | Ex.: conflito com valor essencial C |
| Disponibilidade | Eliminatório? (S/N) | __ | Data de início: __ / Modelo: __ | Risco de agenda/viagens |
| Faixa salarial | Eliminatório? (S/N) | __ | Expectativa: __ / Flexibilidade: __ | Acima do teto? (S/N) |
Decisão do entrevistador (marcar uma): Aprovar / Reprovar / Em espera
Justificativa objetiva: (2 a 5 linhas com base em evidências)
Descritores de nota (exemplo para reduzir subjetividade)
Exemplo para a dimensão “Comportamental — Comunicação” (ajuste para sua vaga):
- Nota 1: respostas vagas, não estrutura ideias, não traz exemplos.
- Nota 3: explica com clareza razoável, traz ao menos 1 exemplo concreto, responde perguntas.
- Nota 5: estrutura raciocínio, adapta linguagem ao público, traz múltiplos exemplos e aprende com feedback.
Checklist rápido para colocar o funil em prática
- Etapas definidas com objetivo e duração.
- Critérios eliminatórios escritos (salário, disponibilidade, requisitos mínimos).
- Régua com pesos + notas mínimas por dimensão.
- Ficha padronizada com campos de evidência e decisão.
- SLA por etapa e mensagens padrão de comunicação.
- Debrief estruturado: notas registradas antes da discussão em grupo.
