Processo de cotação B2B Online: do pedido de preço à proposta estruturada

O que é um processo de cotação B2B online (e por que ele precisa ser “operável”)

No B2B, a cotação é a ponte entre um pedido de preço (muitas vezes incompleto) e uma proposta estruturada, comparável e aprovável pelo cliente. Um processo de cotação eficiente reduz retrabalho, acelera o tempo de resposta e diminui erros de escopo (produto, especificação, volume, impostos, frete e prazo). Na prática, “cotação operável” significa: (1) requisitos capturados de forma padronizada, (2) validações mínimas antes de precificar, (3) regras claras para itens sob consulta e falta de estoque, e (4) proposta com campos e condições consistentes.

Visão geral do fluxo: do pedido de preço à proposta

• Entrada: pedido de preço via formulário, e-mail, WhatsApp corporativo, chat ou portal.
• Triagem: checagem de completude + priorização (SLA e critérios).
• Captura/clareamento de requisitos: especificações, volumes, prazos, substitutos, restrições.
• Validações: estoque/lead time, impostos, frete, condições comerciais aplicáveis, viabilidade técnica.
• Montagem da cotação: itens, preços, impostos, frete, prazos, validade, observações e anexos.
• Revisão: conferência de margens, compliance e consistência.
• Envio e registro: proposta enviada + log no CRM/ERP + tarefa de follow-up.

Passo a passo prático (com checklists)

1) Triagem inicial: “posso cotar com o que recebi?”

Antes de envolver time técnico, compras ou logística, faça uma triagem rápida para evitar idas e voltas.

• Identificação do cliente: CNPJ, unidade/filial, contato, e-mail corporativo, telefone.
• Escopo do pedido: lista de itens (SKU/código do cliente/descrição), quantidades, local de entrega, prazo desejado.
• Uso/segmento (quando relevante): aplicação do produto (ex.: “uso hospitalar”, “linha de produção”, “revenda”).
• Critério de decisão: menor preço, prazo, homologação, marca específica, condição de pagamento, etc.

Regra prática: se faltarem dados essenciais (quantidade, local de entrega ou especificação mínima), responda com um pedido de complementação padronizado (modelo mais abaixo) e já registre a cotação como “Aguardando informações”.

2) Captura de requisitos: formulário/roteiro padronizado

Padronizar a coleta evita que cada vendedor “invente” perguntas e garante comparabilidade entre cotações. Você pode usar um formulário único com seções por categoria de produto.

2.1) Formulário base (campos recomendados)

2.2) Roteiro de perguntas (para quando o pedido chega “solto”)

• “Qual é a quantidade por item e existe previsão de recorrência (mensal/trimestral)?”
• “Qual o local de entrega (CEP) e se há restrição de recebimento (doca, horário, agendamento)?”
• “Existe especificação técnica obrigatória (norma, material, medida, compatibilidade)?”
• “Você aceita substitutos/equivalentes? Se sim, quais limites (marca, norma, performance)?”
• “O prazo é fixo ou há flexibilidade (ex.: 10–15 dias)?”
• “Precisa de documentos (ficha técnica, certificado, laudo, rastreabilidade, lote)?”

3) Validação de volumes, prazos e especificações (antes de precificar)

O objetivo aqui é evitar cotar algo inviável ou incomparável.

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3.1) Validação de volumes

• Volume mínimo: existe lote mínimo, caixa fechada, múltiplos?
• Escalonamento: o cliente pediu 1.000 un, mas você tem melhor condição em 800 ou 1.200?
• Entrega fracionada: pode entregar em 2 remessas? Isso muda frete e disponibilidade.

Boa prática: quando houver “degraus” de preço por quantidade, ofereça 2–3 cenários (ex.: 200 / 500 / 1.000 un) para orientar decisão.

3.2) Validação de prazos

• Disponibilidade: pronto estoque, cross-docking, sob encomenda.
• Lead time: produção/fornecedor + transporte + recebimento.
• Janela de entrega: se o cliente tem data limite, valide risco e proponha alternativa (parcial, substituto, outra marca).

3.3) Validação de especificações

• Ambiguidade: “parafuso inox” sem norma/medida gera erro. Exija especificação mínima.
• Compatibilidade: peça para confirmar modelo/equipamento quando aplicável.
• Documentação: se precisa de certificado, valide disponibilidade antes de cotar.

4) Substitutos e restrições: como oferecer alternativas sem “descaracterizar” o pedido

Alternativas aumentam taxa de resposta e reduzem perda por falta de estoque, mas precisam respeitar limites do cliente.

4.1) Matriz simples de substituição

Regra de clareza: sempre rotule alternativas como “Opção 1 (solicitada)” e “Opção 2 (alternativa)”, explicando o que muda (prazo, preço, especificação).

Transformando dados em cotação: estrutura obrigatória da proposta

Uma cotação B2B online precisa ser “auditável”: qualquer pessoa do lado do cliente deve entender o que está incluído, o que não está, e até quando vale.

Campos essenciais da cotação

• Identificação: número da cotação, data/hora, vendedor/canal, dados do cliente e local de entrega.
• Itens: código, descrição padronizada, unidade, quantidade, preço unitário, subtotal.
• Impostos: informar se estão inclusos ou destacados; quando aplicável, detalhar por item ou no total (conforme sua prática fiscal).
• Frete: modalidade (CIF/FOB), valor, transportadora (se definida), prazo de trânsito, condições de agendamento.
• Prazos: disponibilidade/lead time e prazo estimado de entrega (com premissas).
• Validade: data de expiração da proposta e condições para manutenção de preço.
• Condições: condições comerciais aplicáveis (ex.: mínimo de pedido, múltiplos, entrega parcial, substitutos aceitos).
• Observações e anexos: ficha técnica, certificados, desenhos, termos de garantia quando aplicável.

Modelo de tabela de itens (exemplo)

Cláusulas práticas (sem juridiquês) para reduzir disputa

• Validade: “Proposta válida até DD/MM às HH:MM, sujeita à disponibilidade de estoque e confirmação do pedido.”
• Prazo: “Prazo contado a partir da confirmação do pedido e aprovação cadastral/financeira (quando aplicável).”
• Frete: “Frete calculado para CEP XXXXX-XXX; alterações de endereço podem alterar valor e prazo.”
• Substitutos: “Alternativas cotadas somente mediante aceite do cliente; especificações anexas.”
• Itens sob consulta: “Itens marcados como ‘Sob consulta’ dependem de retorno do fornecedor; enviaremos atualização até DD/MM.”

Como lidar com itens sob consulta, falta de estoque e alternativas

1) Itens sob consulta: trate como “promessa com data”

O erro comum é deixar “sob consulta” sem prazo, o que trava a decisão do cliente e gera follow-up improdutivo.

• Defina um prazo de retorno: ex.: “retorno em até 24h úteis”.
• Separe a proposta: envie o que está confirmado e destaque o que depende de consulta.
• Ofereça alternativa imediata: sempre que possível, inclua uma opção disponível.

Modelo de texto:

Item 3 – Sob consulta: aguardando confirmação de prazo e custo do fornecedor. Retorno previsto: até 31/01 16:00. Alternativa disponível: Item 3A (equivalente), entrega em 5 dias úteis.

2) Falta de estoque: três caminhos operacionais

• Backorder (sob encomenda): cotar com lead time realista e premissas claras.
• Substituto: cotar equivalente com comparativo objetivo (o que muda).
• Entrega parcial: cotar “parcial agora + saldo depois” com dois prazos e dois fretes (ou frete único, se aplicável).

Checklist antes de oferecer substituto: (1) atende norma/compatibilidade? (2) documentação disponível? (3) cliente aceita marca alternativa? (4) impacto no custo total (produto + frete + prazo)?

3) Como apresentar alternativas sem confundir

• Limite a 2–3 opções por item (mais do que isso vira indecisão).
• Use rótulos consistentes: “Solicitado”, “Equivalente”, “Superior”, “Entrega parcial”.
• Explique em uma linha o trade-off: “mais rápido”, “mais barato”, “mesma norma”, “maior durabilidade”.

SLA de resposta: modelo simples para cotação B2B online

O SLA define expectativa interna e externa. Ele deve considerar complexidade e dependências (estoque, fornecedor, engenharia, fiscal).

Modelo de SLA por tipo de cotação

Regras de comunicação dentro do SLA

• 1ª resposta não é “vou ver”: é confirmação de recebimento + lista do que falta + prazo de retorno.
• Atualização proativa: se estourar prazo, avise antes e proponha alternativa (parcial/substituto).
• Registro: toda mudança (prazo, preço, substituto) deve ficar registrada na cotação.

Critérios de priorização de cotações (fila inteligente)

Quando a demanda aumenta, priorizar evita que o time gaste energia em cotações com baixa chance de conversão enquanto oportunidades melhores esfriam.

Score de priorização (exemplo prático)

Crie um score simples (0–100) com três eixos: potencial de receita, urgência e aderência ao ICP. Some os pontos e ordene a fila.

Exemplo de regra de pontuação

• Potencial (0–50): 10 (baixo), 25 (médio), 50 (alto/recorrente).
• Urgência (0–25): 5 (sem prazo), 15 (até 15 dias), 25 (até 72h).
• ICP (0–25): 5 (fora do foco), 15 (parcial), 25 (aderente).

Política operacional: cotações com score ≥70 entram em “fast lane” (SLA menor e prioridade de consulta com fornecedor). Score <40 pode exigir pré-qualificação adicional (ex.: confirmar especificação e intenção) antes de mobilizar time técnico.

Modelos prontos: mensagens e estrutura de trabalho

1) Pedido de informações faltantes (mensagem curta)

Para finalizar sua cotação, preciso confirmar 4 pontos: (1) quantidade por item, (2) CEP de entrega, (3) especificação mínima (norma/material/medidas) e (4) se aceita equivalente técnico. Com isso, envio a proposta completa com impostos, frete, prazo e validade.

2) Atualização de item sob consulta (com compromisso de retorno)

Atualização da cotação nº 10458: os itens 1 e 2 estão confirmados (prazo 5 dias úteis). O item 3 segue sob consulta com o fornecedor; retorno previsto até amanhã 16:00. Se precisar garantir entrega mais rápida, incluí a alternativa 3A (equivalente conforme norma X) com entrega em 5 dias úteis.

3) Checklist interno antes de enviar a proposta

• Todos os itens têm descrição padronizada e unidade correta?
• Quantidades respeitam múltiplos/lote mínimo?
• Impostos estão coerentes com o tipo de operação e endereço de entrega?
• Frete e modalidade (CIF/FOB) estão explícitos?
• Prazos estão por item e no total (quando necessário)?
• Validade definida e premissas claras (estoque, confirmação)?
• Itens “sob consulta” têm data de retorno e alternativa (se possível)?
• Há observações sobre substitutos, entrega parcial e documentação?