Gestão de Segurança do Trabalho e Auditoria de Conformidade no setor público (Caixa)

A gestão de Segurança do Trabalho no setor público (como na Caixa) deve funcionar como um sistema: define-se uma política, distribuem-se responsabilidades, estabelecem-se objetivos e indicadores, controlam-se as rotinas críticas (controle operacional) e executa-se melhoria contínua. O foco é garantir conformidade legal e contratual, reduzir riscos operacionais e padronizar a execução em unidades com diferentes realidades (agências, prédios administrativos, centrais, almoxarifados, data centers e obras/serviços contratados).

Princípios de um Sistema de Gestão de SST aplicado à Caixa

Política de SST (diretriz institucional)

A política é a declaração formal do compromisso da instituição com a prevenção de acidentes e doenças, atendimento a requisitos legais e melhoria contínua. No setor público, a política deve ser desdobrada em diretrizes operacionais para unidades próprias e para contratadas (limpeza, vigilância, manutenção predial, obras, climatização, elevadores, jardinagem, etc.).

• Características práticas: clara, assinada pela alta administração, comunicada, revisada periodicamente e traduzida em regras internas (normativos, instruções, padrões).
• Exemplo de desdobramento: “Nenhuma atividade crítica sem controle operacional definido” vira requisito para contratos e para rotinas de facilities.

Responsabilidades e governança (quem faz o quê)

Em organizações com capilaridade nacional, a governança evita “zonas cinzentas” entre SST, facilities, engenharia e contratos. O desenho típico inclui níveis corporativo, regional e local.

• Alta administração: aprova política, metas corporativas, recursos e cobra resultados.
• Área de SST (corporativa/regional): define padrões, orienta tecnicamente, audita, consolida indicadores e apoia investigações e planos de ação.
• Gestores de unidade (agência/prédio): garantem execução local (inspeções, correções, comunicação de incidentes, controle de terceiros).
• Facilities/Manutenção predial: executa/contrata serviços, controla ordens de serviço, liberações, bloqueios e interdições.
• Engenharia/Obras: especificações técnicas, projetos, fiscalização, comissionamento e aceitação de serviços/obras.
• Contratos/Compras: inclui requisitos de SST em editais/termos de referência, critérios de habilitação, cláusulas de penalidade e evidências de conformidade.
• Contratadas: cumprem requisitos, fornecem evidências, treinam equipes, reportam incidentes e executam ações corretivas.

Uma ferramenta simples para formalizar é a matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado, Informado) por processo: inspeções, auditorias, gestão de não conformidades, gestão de mudanças, obras e serviços críticos.

Objetivos, metas e indicadores (como medir)

Objetivos devem ser mensuráveis e vinculados a riscos e conformidade. No setor público, é comum combinar indicadores de resultado (lagging) com indicadores de processo (leading), para evitar gestão baseada apenas em acidentes.

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• Exemplos de objetivos: aumentar conformidade em auditorias; reduzir reincidência de não conformidades; elevar cobertura de inspeções; melhorar controle de terceiros; reduzir tempo de tratamento de desvios críticos.
• Boas metas: definem escopo (quais unidades/contratos), prazo, responsável e critério de aceite (evidência).

Controle operacional (rotinas críticas padronizadas)

Controle operacional é o conjunto de procedimentos e verificações para atividades com maior potencial de dano ou maior incidência de não conformidades. Na Caixa, isso costuma envolver: manutenção elétrica, geradores, nobreaks, climatização, elevadores, trabalho em altura eventual, espaços confinados em infraestrutura predial, manutenções com bloqueio/etiquetagem, obras e reformas, e gestão de prestadores em áreas de atendimento ao público.

• Elementos do controle operacional: procedimentos, checklists, critérios de bloqueio/interdição, permissões internas quando aplicável, requisitos para contratação, evidências mínimas (fotos, laudos, ordens de serviço, listas de presença), e regras de segregação de áreas para proteger empregados e clientes.
• Integração com facilities/engenharia: o controle operacional deve estar embutido no fluxo de ordem de serviço e no aceite de serviços (não “paralelo” em planilhas sem dono).

Melhoria contínua (ciclo PDCA)

A melhoria contínua é operacionalizada por: auditorias internas, inspeções, análise de tendências de indicadores, lições aprendidas, revisão de padrões e gestão de mudanças (ex.: reforma de agência, troca de layout, instalação de equipamentos).

• Planejar (Plan): definir metas, plano anual de auditorias/inspeções, critérios e recursos.
• Executar (Do): realizar inspeções/auditorias, treinar, implementar controles.
• Verificar (Check): medir indicadores, verificar eficácia de ações, validar evidências.
• Agir (Act): corrigir causas, atualizar padrões, reforçar governança e comunicação.

Planejamento de inspeções de SST (passo a passo)

Inspeção é verificação de campo, com foco em condições e atos, conformidade com padrões internos e requisitos contratuais. Para a Caixa, o planejamento deve considerar a diversidade de unidades e a presença de terceiros.

1) Definir escopo e criticidade

• Classifique unidades por perfil: agência (atendimento), prédio administrativo, data center, almoxarifado, unidade com obras, unidade com histórico de incidentes.
• Defina prioridades por criticidade: presença de obras, instalações elétricas críticas, elevadores, geradores, climatização central, áreas técnicas restritas.

2) Definir periodicidade e amostragem

• Unidades com obras/serviços críticos: inspeções mais frequentes.
• Unidades padrão: inspeções programadas por amostragem (ex.: por região), com inspeções extraordinárias por gatilhos (incidente, denúncia, mudança de layout, troca de prestador).

3) Preparar checklist e critérios de bloqueio

O checklist deve ter itens objetivos e evidências esperadas. Inclua critérios de “desvio crítico” que exigem ação imediata (interdição, paralisação do serviço, bloqueio de equipamento).

• Exemplos de itens: sinalização e isolamento de áreas de manutenção; organização e rotas de fuga desobstruídas; armazenamento de materiais; acesso a áreas técnicas; condições de quadros elétricos; documentação e identificação de prestadores; uso de EPCs em serviços; housekeeping em salas técnicas.
• Critérios de bloqueio: risco iminente (ex.: quadro elétrico aberto acessível ao público; trabalho em altura sem proteção; área de obra sem isolamento).

4) Executar inspeção e registrar evidências

• Realize reunião rápida com gestor local e facilities (10–15 min) para alinhar escopo.
• Faça ronda com fotos, registros de localização, entrevistas curtas e verificação de documentos no local (ordem de serviço, autorização de acesso, evidências de treinamento do terceirizado quando exigido).
• Classifique achados: conformidade, oportunidade de melhoria, não conformidade (NC) e desvio crítico.

5) Tratar achados e acompanhar

• Abra registro de NC com responsável, prazo e evidência requerida.
• Para desvio crítico: ação imediata (parar serviço, isolar área, acionar engenharia/facilities), registrar decisão e comunicar cadeia de comando.
• Valide a eficácia: não basta “corrigir”; é necessário evitar recorrência (ajuste de processo/contrato/treinamento).

Auditorias internas de conformidade (como estruturar)

Auditoria interna avalia se o sistema de gestão está implementado e eficaz, e se requisitos internos/legais/contratuais são atendidos. Diferente da inspeção, a auditoria verifica também processos (planejamento, registros, responsabilidades, indicadores, gestão de ações).

Programa anual de auditorias

• Critérios: requisitos internos, cláusulas contratuais, procedimentos corporativos, requisitos legais aplicáveis e padrões de facilities/engenharia.
• Escopo: unidades, processos (gestão de terceiros, manutenção, obras, emergências), e contratos críticos.
• Frequência baseada em risco: maior para unidades com obras, alta terceirização, histórico de NCs, ou instalações críticas.
• Independência: auditores não devem auditar seu próprio trabalho direto; use equipes cruzadas entre regiões quando possível.

Passo a passo da auditoria interna

1) Preparação

• Defina objetivo (ex.: conformidade de gestão de terceiros e controle operacional de manutenção).
• Selecione amostras: ordens de serviço, contratos, registros de inspeção, evidências de treinamento, relatórios de manutenção.
• Monte plano de auditoria: agenda, áreas a visitar, pessoas a entrevistar, documentos a revisar.

2) Reunião de abertura

• Alinhe escopo, critérios, tempo e regras de segurança/conduta.
• Confirme responsáveis locais e pontos focais (gestor da unidade, facilities, fiscalização de contrato).

3) Execução (entrevistas, documentos e campo)

• Entrevistas: gestor local, responsável por facilities, fiscalização do contrato, representante da contratada.
• Documentos: ordens de serviço, evidências de controle de acesso, relatórios de manutenção, registros de inspeções, registros de NCs e ações.
• Campo: verificação de áreas técnicas, áreas de atendimento, áreas de obra, armazenamento, rotas de fuga, sinalização e isolamento.

4) Classificação de achados

• NC maior: falha sistêmica ou risco elevado (ex.: ausência de controle operacional para atividade crítica; recorrência sem ação eficaz).
• NC menor: falha pontual sem evidência de risco elevado imediato (ex.: registro incompleto, evidência parcial).
• Observação/oportunidade: melhoria recomendada sem descumprimento formal.

5) Relatório e reunião de encerramento (sem “encerramento do capítulo”)

Apresente achados com evidências, requisito associado, classificação, responsável e prazo proposto. Garanta entendimento do gestor local e das áreas de suporte (facilities/engenharia/contratos).

Tratamento de não conformidades e gestão de ações (modelo prático)

O tratamento de NCs deve ser rastreável e orientado à causa, não apenas à correção imediata. Em ambiente com muitos contratos, é essencial separar: (1) falha da contratada, (2) falha de fiscalização/gestão do contrato, (3) falha de padrão/procedimento interno.

Fluxo recomendado (passo a passo)

1) Registro da NC

• Descrição objetiva do fato, local, data, evidência (foto/documento), requisito violado.
• Classificação (maior/menor/crítica) e risco associado.

2) Contenção imediata (quando aplicável)

• Ex.: isolar área, interromper serviço, bloquear equipamento, retirar material inadequado.
• Registrar quem autorizou e qual condição para retomar.

3) Análise de causa

• Use ferramenta simples: 5 Porquês ou diagrama de causa e efeito.
• Evite “culpa do colaborador”: busque falhas de processo (treinamento, supervisão, especificação, cronograma, pressão por prazo, falha de comunicação).

4) Plano de ação (corretiva e preventiva)

• Defina ações com responsável, prazo, recurso necessário e evidência de conclusão.
• Inclua ação sistêmica quando houver recorrência (ex.: atualizar cláusula contratual, reforçar fiscalização, revisar checklist, treinar gestores).

5) Verificação de eficácia

• Verificar no campo se o problema não reaparece e se o controle operacional foi incorporado ao processo.
• Se ineficaz, reabrir NC e revisar causa/ação.

6) Lições aprendidas e padronização

• Comunicar para unidades semelhantes.
• Atualizar checklists, padrões de facilities/engenharia e modelos de termo de referência/contrato.

Comunicação e treinamentos obrigatórios (sem repetir conteúdos de NR)

Comunicação e treinamento, no sistema de gestão, devem garantir que gestores, empregados e terceiros entendam regras locais, controles operacionais e como reportar desvios. O ponto crítico no setor público é a rotatividade de prestadores e a fragmentação entre áreas.

Comunicação (canais e rotinas)

• Diálogo diário/semana de segurança com terceirizados: curto, focado em riscos do dia (ex.: manutenção elétrica programada, isolamento de área).
• Boletins gerenciais: síntese mensal para gestores regionais com indicadores, principais NCs e ações pendentes.
• Alertas rápidos: quando houver desvio crítico recorrente (ex.: isolamento inadequado em manutenção em área de público).
• Reuniões de contrato: pauta fixa de SST (NCs, evidências, treinamentos, incidentes, ações).

Treinamentos (gestão e evidências)

• Integração de terceiros: regras da unidade, áreas restritas, conduta em atendimento ao público, isolamento/sinalização, reporte de incidentes e quase-acidentes, e exigências de evidências antes de iniciar serviços.
• Capacitação de gestores/fiscais de contrato: como verificar evidências, como registrar NC, como aplicar critérios de bloqueio e como cobrar plano de ação.
• Treinamento de rotinas internas: uso de checklists, abertura de chamados/ordens de serviço com requisitos de SST, e comunicação de mudanças (reformas, alterações de layout).

Controle essencial: lista de presença, conteúdo mínimo, avaliação simples de entendimento quando aplicável e rastreabilidade por contrato/unidade.

Integração com facilities, engenharia e contratos (como “amarrar” o sistema)

Sem integração, a SST vira “fiscalização posterior”. O objetivo é inserir requisitos de segurança no ciclo de vida do serviço: contratação → mobilização → execução → aceite → medição/pagamento → renovação.

1) Termo de referência e contrato

• Exigir plano de mobilização com evidências mínimas antes do início (documentos, responsáveis, procedimentos, checklists).
• Definir entregáveis de SST (registros de inspeção do prestador, evidências fotográficas, relatórios mensais).
• Prever penalidades por descumprimento e critérios de paralisação por desvio crítico.

2) Mobilização e integração na unidade

• Checklist de entrada do prestador: identificação, autorização de acesso, áreas permitidas, horários, rotas, local de armazenamento, regras de isolamento.
• Definir ponto focal local (gestor/facilities) e canal de reporte.

3) Execução e fiscalização

• Ordem de serviço deve conter requisitos de SST (isolamento, bloqueios, horários fora do pico, descarte de resíduos, liberação de área).
• Fiscalização baseada em evidências: fotos do isolamento, registros de inspeção, checklists assinados.

4) Aceite e pagamento

• Vincular aceite técnico à conformidade de SST (ex.: área limpa, sinalização removida corretamente, sem pendências de NC crítica).
• Registrar lições aprendidas para próximos serviços.

Modelos de indicadores (lagging e leading) para gestão

Indicadores devem permitir comparação entre regiões/unidades e orientar ação. Use um painel com poucos indicadores-chave e detalhamento por unidade/contrato quando necessário.

Indicadores de resultado (lagging)

• Taxa de frequência de acidentes (TFA): (nº de acidentes com afastamento × 1.000.000) / horas trabalhadas.
• Taxa de gravidade (TG): (dias perdidos × 1.000.000) / horas trabalhadas.
• Incidentes com terceiros em unidades: nº de ocorrências envolvendo prestadores por mês (com classificação por severidade).

Indicadores de processo (leading)

• Cobertura de inspeções: inspeções realizadas / inspeções planejadas (%).
• Tempo de fechamento de NC: mediana de dias para encerramento (por tipo: unidade própria vs. contratada).
• Backlog de ações: nº de ações vencidas e % vencidas por área responsável.
• Reincidência: % de NCs repetidas em até 90 dias (por tema: isolamento, elétrica, housekeeping, acesso a áreas técnicas).
• Conformidade em auditorias: (itens conformes / itens auditados) % e nº de NCs maiores por unidade.
• Qualidade de evidências: % de ações encerradas com evidência aceita na primeira submissão.

Indicadores de maturidade (gestão)

• Unidades com RACI formalizado: %.
• Contratos críticos com pauta mensal de SST: %.
• Treinamento de fiscais/gestores: % de cobertura e validade.

Exemplo de painel gerencial (estrutura)

PAINEL MENSAL SST (REGIÃO X) - RESUMO EXECUTIVO  1) Conformidade: Auditorias (média) = 92% | NC maior = 2 | NC menor = 11  2) Inspeções: Planejadas 40 | Realizadas 38 (95%)  3) NCs: Abertas 27 | Encerradas 19 | Vencidas 6 (22%)  4) Reincidência 90 dias: 18% (principal tema: isolamento de áreas)  5) Terceiros: Incidentes reportados 3 | Quase-acidentes 12  6) Ações críticas: 4 em andamento (2 vencidas)  Principais riscos do mês: manutenção elétrica em agências com atendimento; obras de reforma sem segregação adequada.  Decisões solicitadas: reforço de fiscalização em 5 unidades; ajuste de cláusula contratual para isolamento e sinalização.

Relatórios gerenciais: como escrever para decisão

Relatório gerencial deve ser curto, comparável e orientado a ação. Evite relatório “descritivo” sem priorização.

Estrutura recomendada (1 a 3 páginas + anexos)

• Resumo executivo: 5–8 linhas com principais resultados, riscos e decisões necessárias.
• Indicadores-chave: painel com tendência (últimos 3–6 meses) e semáforo (verde/amarelo/vermelho) com critérios definidos.
• Top 5 não conformidades: por criticidade e recorrência, com status das ações.
• Contratos críticos: situação de conformidade e pendências.
• Plano de ação priorizado: ações críticas com prazo e responsável.

Exemplo completo: auditoria em unidade com plano de correção e prazos

Cenário: Auditoria interna em uma agência com atendimento ao público e manutenção predial terceirizada. Escopo: gestão de terceiros, controle operacional de manutenção e registros de inspeção.

Plano de auditoria (resumo)

• Critérios: padrões internos de SST e facilities, cláusulas contratuais de segurança, procedimentos de controle de acesso e isolamento de áreas.
• Amostras: 10 ordens de serviço dos últimos 60 dias (elétrica, ar-condicionado, pequenos reparos), 2 inspeções registradas, 1 reunião de contrato (ata), evidências de integração de terceirizados.
• Entrevistas: gerente da agência, responsável local por facilities, fiscal do contrato, encarregado da contratada.
• Visitas: área de atendimento, sala técnica/CPD local, área de armazenamento temporário de materiais, área externa.

Achados (com evidências e classificação)

• NC Maior 01 – Isolamento inadequado em manutenção em área de público
  • Evidência: durante troca de luminárias no salão de atendimento, isolamento parcial com fita rompida e sem controle de acesso; escada posicionada em rota de circulação.
  • Risco: queda de objetos, colisão de clientes/empregados, queda do trabalhador.
  • Requisito: padrão interno de segregação de área e cláusula contratual de sinalização/isolamento.
• NC Menor 02 – Registros incompletos de inspeção local
  • Evidência: checklist mensal sem data em 2 itens e sem evidência fotográfica para itens críticos.
  • Risco: baixa rastreabilidade e dificuldade de comprovar controle.
• Observação 03 – Gestão de acesso a áreas técnicas
  • Evidência: chave da sala técnica guardada em local acessível; ausência de registro simples de entrada/saída de terceiros.
  • Risco: acesso indevido e intervenções não autorizadas.

Tratamento e plano de correção (ações, responsáveis, prazos e evidências)

PLANO DE AÇÃO - AUDITORIA AGÊNCIA (Unidade 123)  Ação 1 (Contenção imediata)  - O que: Suspender manutenção no salão até recompor isolamento completo e reposicionar escada fora da rota.  - Responsável: Encarregado da contratada + Facilities local  - Prazo: Imediato (no ato)  - Evidência: Foto do isolamento completo + registro de liberação para retomar serviço.  Ação 2 (Corretiva)  - O que: Padronizar kit de isolamento (cones, fita zebrada, placas) e exigir uso em toda manutenção em área de público.  - Responsável: Facilities regional  - Prazo: 10 dias  - Evidência: Lista de distribuição do kit + checklist de verificação em 3 serviços subsequentes.  Ação 3 (Preventiva sistêmica - contrato)  - O que: Inserir no fluxo de ordem de serviço um campo obrigatório: “Plano de isolamento/segregação” com aceite do gestor local antes do início.  - Responsável: Facilities + Contratos (gestão do processo)  - Prazo: 30 dias  - Evidência: Modelo de OS atualizado + 5 OS emitidas com campo preenchido e evidência anexada.  Ação 4 (Capacitação)  - O que: Treinar fiscais/gestores locais sobre critérios de bloqueio e como exigir evidências do prestador.  - Responsável: SST regional  - Prazo: 20 dias  - Evidência: Lista de presença + material + avaliação rápida (check de entendimento).  Ação 5 (Registro de inspeções)  - O que: Revisar checklist de inspeção para incluir campos obrigatórios (data, responsável, evidência para itens críticos) e auditar 1 mês de registros.  - Responsável: Gestor da unidade + SST  - Prazo: 15 dias (revisão) + 45 dias (auditoria de registros)  - Evidência: Checklist revisado + relatório de verificação com amostra.  Ação 6 (Acesso a áreas técnicas)  - O que: Implementar controle simples de chaves e livro de registro de acesso de terceiros.  - Responsável: Gestor da unidade  - Prazo: 7 dias  - Evidência: Procedimento local + foto do local de guarda + 10 registros de acesso preenchidos.

Verificação de eficácia (como validar)

• Reinspeção em até 30 dias em dia de manutenção programada para confirmar isolamento correto e fluxo de OS com aceite.
• Checar reincidência: se houver novo desvio de isolamento em 90 dias, reclassificar como falha sistêmica e revisar processo/contrato.
• Validar registros: amostrar OS e checklists para confirmar evidências anexadas e campos completos.