Gestão de funil de captação de imóveis e rotina diária de consistência

O que é um funil de captação (e por que ele muda seu jogo)

Funil de captação é a forma de organizar, medir e melhorar o caminho que um proprietário percorre até o imóvel ficar ativo para comercialização. Em vez de “fazer de tudo um pouco”, você passa a enxergar etapas claras, com números e prazos, para identificar onde está travando e o que precisa ajustar.

Um funil específico de captação pode ser estruturado assim: leads de proprietários → qualificados → visita marcada → visita realizada → proposta/contrato → imóvel ativo. O objetivo da gestão do funil é manter fluxo constante entre as etapas, com metas operacionais (atividades) e metas de resultado (imóveis captados/ativos).

Estrutura do funil: definições práticas de cada etapa

1) Leads de proprietários

São contatos de proprietários que podem virar captação. Aqui entram nomes/telefones/e-mails recebidos por qualquer canal (indicação, parcerias, online, prospecção local), desde que você consiga retornar.

• Regra de ouro: lead só existe se tiver próxima ação definida (ex.: “ligar hoje 16h”, “enviar mensagem amanhã 9h”).

2) Qualificados

Leads que passaram por um filtro mínimo e fazem sentido para seu foco atual. Qualificação, na gestão do funil, significa: “vale investir tempo para tentar visita?”.

• Saída desta etapa: lead qualificado com status “pronto para agendar visita” ou “em nutrição/retorno futuro”.

3) Visita marcada

Existe data e horário confirmados com o proprietário. Gestão aqui é reduzir faltas e remarcações.

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• Critério: só conta como “marcada” quando houver confirmação explícita (mensagem/áudio/ok).

4) Visita realizada

Aconteceu de fato. A gestão desta etapa é garantir que toda visita gere um próximo passo claro (proposta/ajustes/retorno).

• Critério: visita realizada deve gerar registro completo e tarefa de follow-up com prazo.

5) Proposta/contrato

Você formalizou condições e está em negociação/assinatura. Gestão aqui é velocidade e clareza: pendências, objeções e prazos.

• Critério: existe documento enviado e data combinada para retorno/assinatura.

6) Imóvel ativo

Imóvel pronto para ser divulgado e atendido, com tudo que precisa para entrar em operação (cadastro completo, mídia, regras de atendimento, chaves, etc.).

• Critério: “ativo” é quando está publicável e atendível, não quando “assinou”.

Como montar seu funil em uma planilha ou CRM (passo a passo)

Passo 1: crie campos mínimos obrigatórios

• Nome do proprietário
• Telefone/WhatsApp e e-mail
• Endereço/região
• Tipo de imóvel
• Origem do lead (canal)
• Etapa do funil (uma das 6)
• Próxima ação (o que fazer)
• Data da próxima ação (quando fazer)
• Observações (objeções, preferências, contexto)

Passo 2: defina regras de passagem de etapa (para não “maquiar” números)

Sem regra, você acha que está avançando, mas só está mudando status. Use critérios objetivos:

• Lead → Qualificado: respondeu e confirmou interesse real em conversar sobre captação + imóvel dentro do seu foco.
• Qualificado → Visita marcada: data/hora confirmadas.
• Visita marcada → Visita realizada: visita ocorreu.
• Visita realizada → Proposta/contrato: proposta enviada ou contrato encaminhado.
• Proposta/contrato → Imóvel ativo: tudo pronto para operação (não apenas “quase”).

Passo 3: crie uma visão em quadro (Kanban) + uma visão em agenda

Use duas formas de enxergar o mesmo funil:

• Kanban: colunas por etapa para ver volume e gargalos.
• Agenda: lista diária por “próxima ação” para executar sem depender de memória.

Metas operacionais vs. metas de resultado (com indicadores semanais)

Metas de resultado (o que você quer obter)

• Imóveis ativos por semana/mês
• Contratos assinados por semana/mês
• Visitas realizadas por semana

Essas metas são importantes, mas você não controla totalmente o “sim” do proprietário. Por isso, elas precisam ser sustentadas por metas operacionais.

Metas operacionais (o que você controla)

• Número de tentativas de contato por dia
• Número de conversas efetivas por dia (contatos atendidos/respondidos)
• Número de qualificados por semana
• Número de visitas marcadas por semana
• Número de follow-ups feitos no prazo (SLA)

Indicadores semanais essenciais (painel simples)

Monte um painel semanal com contagem por etapa e taxas de conversão. Exemplo de tabela para acompanhar:

Como transformar meta de imóveis ativos em meta de atividades (exemplo prático)

Suponha que você quer 3 imóveis ativos/semana. Você olha suas taxas médias (iniciais, estimadas) e calcula para trás:

Meta: 3 ativos/semana

Exemplo de taxas (ajuste com seus dados reais):

• Proposta/contrato → Ativo: 60%
• Visita realizada → Proposta/contrato: 75%
• Visita marcada → Visita realizada: 80%
• Qualificado → Visita marcada: 50%
• Lead → Qualificado: 50%

Calculando o necessário (aproximação):

• Para 3 ativos com 60%: precisa de 5 propostas/contratos (3 / 0,60 = 5)
• Para 5 propostas com 75%: precisa de 7 visitas realizadas (5 / 0,75 ≈ 7)
• Para 7 realizadas com 80%: precisa de 9 visitas marcadas (7 / 0,80 ≈ 9)
• Para 9 marcadas com 50%: precisa de 18 qualificados (9 / 0,50 = 18)
• Para 18 qualificados com 50%: precisa de 36 leads (18 / 0,50 = 36)

Resultado: para buscar 3 ativos/semana, você precisa gerar algo como 36 leads, 18 qualificados, 9 visitas marcadas, 7 visitas realizadas e 5 propostas por semana. Isso vira sua meta operacional.

Rotina diária de consistência (blocos de execução)

A rotina precisa proteger o que mais gera avanço de etapa: contato, follow-up e agendamento. Um modelo de dia útil (ajuste horários conforme sua realidade):

Bloco 1 (manhã): contato ativo + respostas rápidas

• Objetivo: transformar leads em conversas e conversas em qualificados.
• Tarefas: ligar/enviar mensagens para leads novos, responder retornos, confirmar dados mínimos e registrar no funil.
• Regra: todo contato termina com uma próxima ação agendada (mesmo que seja “retornar em 7 dias”).

Bloco 2 (meio do dia): follow-up de qualificados e propostas

• Objetivo: não deixar “morrer” quem já avançou.
• Tarefas: cobrar retorno de proposta/contrato, responder objeções, ajustar condições, confirmar documentos pendentes, confirmar visitas do dia seguinte.
• SLA sugerido: follow-up de proposta no máximo a cada 24–48h úteis enquanto estiver “quente”.

Bloco 3 (tarde): visitas e agendamentos

• Objetivo: realizar visitas e sair com próximo passo definido.
• Tarefas: visitas presenciais, remarcações, envio de proposta após visita (quando aplicável), confirmação de agenda.

Bloco 4 (fim do dia): cadastro interno, organização e relacionamento

• Objetivo: manter operação limpa e pronta para o dia seguinte.
• Tarefas: atualizar etapas no funil, registrar objeções, criar tarefas futuras, organizar pendências de ativação, enviar mensagens de relacionamento (sem vender agressivamente).

Checklist diário de consistência (10–15 minutos)

• Quantos leads novos entraram hoje?
• Quantos foram contatados no mesmo dia?
• Quantos qualificados foram gerados?
• Quantas visitas foram marcadas e confirmadas?
• Quais follow-ups estão vencidos?
• Qual é o “próximo passo” de cada visita realizada hoje?

Rotina semanal (cadência para não perder o controle)

Segunda: planejamento e abastecimento do funil

• Definir metas da semana (leads, qualificados, visitas, propostas, ativos).
• Separar lista de contatos prioritários (leads novos + qualificados parados + propostas abertas).
• Bloquear na agenda os blocos de contato e follow-up (como compromissos fixos).

Terça a quinta: execução pesada + visitas

• Manter volume de contato e follow-up.
• Concentrar visitas em janelas fixas (ex.: tardes), para reduzir deslocamentos e aumentar taxa de realização.

Sexta: fechamento de pendências e ativação

• “Mutirão” de propostas/contratos em aberto.
• Resolver pendências que impedem ativação (o que falta para o imóvel ficar ativo?).
• Revisar funil e preparar lista de ações da próxima semana.

Revisão semanal (30–45 minutos): o ritual que melhora o funil

Faça sempre no mesmo dia/horário. Perguntas objetivas:

• Qual etapa acumulou volume (gargalo)?
• Qual canal trouxe mais qualificados (não só leads)?
• Qual foi a taxa de no-show em visitas marcadas?
• Quanto tempo, em média, um lead ficou parado sem próxima ação?
• Qual objeção mais apareceu em propostas/contratos?

Como evitar gargalos comuns (e o que fazer quando eles aparecem)

Gargalo 1: muitos leads, poucas visitas marcadas

Sintoma no painel: Leads altos, Qualificados até existem, mas “Visita marcada/Qualificados” baixo.

Causas comuns de gestão:

• Demora para responder (lead esfria).
• Falta de cadência de tentativas (poucas tentativas por lead).
• Próxima ação mal definida (“qualquer dia eu ligo”).
• Agenda pouco flexível (poucas janelas para visita).

Correções práticas (passo a passo):

• Defina um SLA de primeiro contato: tentar contato no mesmo dia (ou em até 24h úteis).
• Crie uma regra de cadência: 3 tentativas em 48h (ex.: manhã/tarde/noite) antes de colocar em “retorno futuro”.
• Ofereça 2 opções de horário para visita (ex.: “amanhã 18h ou quinta 9h?”) para facilitar decisão.
• Bloqueie na agenda janelas fixas de visita (ex.: ter/qui 14–18h; sáb 9–12h).

Gargalo 2: visitas marcadas, mas poucas visitas realizadas

Sintoma no painel: “Visita realizada/Visita marcada” baixo, com remarcações e faltas.

Causas comuns de gestão:

• Confirmação fraca (sem reconfirmação).
• Proprietário inseguro e “foge” no dia.
• Visitas marcadas com muita antecedência sem reforço.

Correções práticas:

• Implemente confirmação em 2 tempos: no dia anterior e no dia (mensagem curta e objetiva).
• Envie um “pré-roteiro” simples: duração estimada, o que será visto, e o que você precisa que esteja disponível (chaves, acesso, etc.).
• Reduza intervalos: priorize visitas em até 72h após qualificação, quando o interesse está mais alto.

Gargalo 3: visitas realizadas, mas poucas propostas/contratos

Sintoma no painel: “Proposta/Visita realizada” baixo.

Causas comuns de gestão:

• Próximo passo não é combinado ao final da visita.
• Proposta demora para ser enviada.
• Pendências ficam difusas (ninguém sabe o que falta).

Correções práticas (processo):

• Finalize toda visita com um acordo de próximos passos: “eu envio X até tal hora e você me retorna até tal dia”.
• Crie um padrão de tempo: proposta/condições enviadas em até 24h úteis após a visita (quando aplicável).
• Use uma lista de pendências por imóvel em formato de checklist com dono e prazo (ex.: “proprietário envia documento X até quarta 12h”).

Gargalo 4: contratos fechados, mas imóvel não vira ativo

Sintoma no painel: “Imóvel ativo/Proposta/contrato” baixo e muitos itens em “pendente”.

Causas comuns de gestão:

• Ativação sem responsável e sem prazo.
• Dependência de terceiros (chaves, autorização, fotos) sem follow-up.
• Cadastro incompleto travando publicação e atendimento.

Correções práticas:

• Crie a etapa intermediária interna: “Ativação em andamento” (mesmo que não apareça no funil público), com checklist e data limite.
• Defina um prazo padrão de ativação (ex.: 48–72h após assinatura) e trate como meta operacional.
• Tenha um bloco fixo semanal de “ativação” (ex.: sexta de manhã) para zerar pendências.

Regras de ouro para manter o funil saudável

• Sem próxima ação, não existe lead: todo registro precisa de tarefa e data.
• O funil é uma fila: o que está mais perto de virar ativo tem prioridade no dia (follow-up e propostas antes de prospecção extra).
• Cadência vence motivação: blocos fixos de contato e follow-up protegem sua consistência.
• Taxas importam mais que “sensação”: se a conversão cai, ajuste processo antes de aumentar volume.
• Uma etapa por vez: evite pular etapas no sistema; isso esconde gargalos e impede melhoria.