Condições de pagamento B2B e gestão de risco na venda online

Por que condições de pagamento são parte do “produto” no B2B online

No B2B, a condição de pagamento não é apenas um meio de receber: ela define risco, fluxo de caixa, atrito na compra e até a previsibilidade de entrega. Em vendas online com catálogo e proposta, a regra prática é: quanto maior o prazo e a flexibilidade, maior o risco e o custo financeiro. Por isso, condições precisam ser estruturadas como uma política: quem pode usar, em quais limites, com quais garantias e como isso aparece na proposta e no pedido.

Mapa de meios e condições: como organizar o “cardápio” de pagamento

Meios (como o cliente paga)

• À vista (transferência/depósito): baixa taxa, confirmação pode variar.
• PIX: confirmação rápida, bom para liberar pedido e reduzir risco.
• Boleto: pode ser à vista (vencimento curto) ou faturado (prazo). Exige controle de compensação e cobrança.
• Cartão: útil para compras menores/urgentes; atenção a taxas, chargeback e limites.
• Faturado (prazo): pagamento após entrega ou após emissão; é crédito comercial e precisa de política de risco.
• Parcelamento: pode ser no cartão, no boleto (carnê) ou via faturado com parcelas; aumenta conversão, mas aumenta risco e custo.

Condições (as regras do pagamento)

• Prazo: D+X (ex.: 14, 28, 30, 45 dias) ou “30/60” (duas parcelas).
• Data de vencimento: fixa (todo dia 10/20/30) ou relativa (X dias após faturamento/entrega).
• Entrada: percentual mínimo para reduzir risco e financiar produção/compra.
• Juros/multa: regras para atraso (multa, juros ao dia/mês, correção).
• Desconto por antecipação: incentivo para pagamento antes do vencimento.
• Condição combinada: parte à vista + parte faturado; ou frete à vista + mercadoria faturada; ou entrada para reservar estoque.

Como decidir o que oferecer: matriz simples de risco x atrito

Uma forma prática de estruturar é criar uma matriz com dois eixos: risco (probabilidade de inadimplência/chargeback) e atrito (dificuldade para o cliente pagar). Em geral:

• Baixo risco / baixo atrito: PIX à vista; cartão (para tickets menores).
• Baixo risco / médio atrito: boleto à vista com vencimento curto (1–3 dias).
• Médio risco / médio atrito: parcelamento com entrada; faturado curto (7–14 dias) para clientes com bom histórico.
• Alto risco / baixo atrito: faturado longo (30–60) para cliente novo sem histórico (evitar ou exigir garantias/entrada).

Critérios para oferecer prazo (faturado) sem perder controle

Oferecer prazo é conceder crédito. A política deve definir quem pode ter prazo, quanto pode comprar a prazo e quando o pedido é liberado.

Checklist de critérios (use como regra interna)

• Tempo de relacionamento: novo vs recorrente.
• Histórico de pagamento: pontualidade, atrasos, renegociações.
• Ticket e frequência: pedidos grandes e esporádicos pedem mais cautela.
• Margem e custo financeiro: prazo consome caixa; margem precisa suportar.
• Concentração: exposição total por cliente (limite de crédito).
• Risco operacional: itens sob encomenda, personalizados ou perecíveis aumentam risco.

Passo a passo para definir limite e prazo por cliente

1. Defina faixas de prazo padrão: por exemplo, 0 (à vista), 7, 14, 28, 30/60.
2. Defina limite de crédito por faixa: ex.: até R$ 3.000 em 14 dias; até R$ 10.000 em 28 dias; acima disso, entrada obrigatória.
3. Defina gatilhos de bloqueio: 1 título vencido bloqueia novos faturados; 2 títulos vencidos bloqueia qualquer envio.
4. Defina exceções autorizadas: quem aprova, por quanto tempo, com registro no pedido/proposta.
5. Amarre a liberação do pedido: “libera separação/expedição somente após confirmação do meio X” ou “libera até limite disponível”.

Datas de vencimento: como escolher para reduzir inadimplência e retrabalho

Vencimento mal definido gera confusão e aumenta atrasos. Duas abordagens comuns:

• Vencimento relativo: “28 dias após faturamento” (bom para automatizar, mas pode cair em fins de semana/feriados).
• Vencimento fixo: “todo dia 10 e 25” (bom para o financeiro do cliente, facilita previsibilidade).

Regras práticas recomendadas

• Evite vencimento no mesmo dia da emissão (exceto PIX/cartão).
• Se cair em fim de semana/feriado, defina regra: antecipa para o dia útil anterior ou prorroga para o próximo útil (padronize e escreva).
• Para clientes recorrentes, alinhe com o “dia de contas a pagar” deles (reduz atraso por processo interno).

Juros, multa e descontos: como definir e como escrever

Essas regras precisam estar claras na proposta e no pedido para evitar disputa. Um modelo simples:

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• Multa por atraso: percentual fixo (ex.: 2%).
• Juros: ao mês (ex.: 1% a.m.) ou ao dia (ex.: 0,033% a.d.).
• Desconto por antecipação: ex.: 2% para pagamento até 3 dias após emissão.

Exemplo de texto para proposta/pedido

Condição de pagamento: Boleto faturado 28 dias (vencimento em 20/03/2026). Em caso de atraso: multa de 2% + juros de 1% a.m. pro rata die. Desconto de 2% para pagamento até 3 dias após a emissão da nota.

Como refletir pagamento na proposta e no pedido (sem ambiguidade)

Em vendas online, a proposta e o pedido precisam “fechar” as mesmas regras. Use sempre campos explícitos (mesmo que em texto):

• Meio: PIX, boleto, cartão, faturado.
• Condição: à vista, 14/28/30 dias, 30/60, parcelado em X vezes.
• Datas: vencimento(s) e regra de ajuste por dia não útil.
• Valor: total, entrada, parcelas, taxas (se houver), descontos.
• Gatilho de liberação: “expedição após confirmação do pagamento” ou “expedição imediata dentro do limite”.
• Consequência de atraso: multa/juros e bloqueio de novos pedidos faturados.

Modelo de bloco “Pagamento” para proposta

Combinações úteis no B2B online (e quando usar)

1) Entrada para reservar estoque + saldo faturado

Boa para itens disputados, importados, sob encomenda ou com reposição lenta.

30% entrada via PIX (reserva por 72h após confirmação) + 70% faturado 21 dias após faturamento.

2) Frete à vista + mercadoria faturada

Boa quando o frete é repassado e você não quer financiar transporte.

Frete: PIX à vista antes da coleta. Mercadoria: boleto faturado 28 dias.

3) Parcelamento com entrada (reduz risco e aumenta conversão)

Boa para ticket médio mais alto e cliente com histórico parcial.

20% entrada via PIX + 4 parcelas no boleto (30/60/90/120) mediante aprovação e limite.

4) À vista com desconto vs prazo sem desconto (ancoragem)

Ofereça duas opções claras para o cliente escolher sem negociar do zero.

Opção A: PIX à vista com 3% de desconto. Opção B: faturado 28 dias sem desconto.

Análise de risco na prática: do “pode vender” ao “quanto posso expor”

Como o onboarding e validações cadastrais já foram tratados antes, aqui o foco é a decisão operacional de crédito no dia a dia: limite, prazo e bloqueios.

Componentes do risco (o que observar)

• Risco de crédito: chance de não pagamento.
• Risco de disputa: devoluções, divergência de entrega, contestação (especialmente em cartão).
• Risco de execução: você compra/produz antes e fica exposto se o cliente cancelar.
• Risco de concentração: um cliente representa grande parte do contas a receber.

Política de inadimplência: regras objetivas (exemplo)

• D+1 do vencimento: lembrete automático + contato do financeiro.
• D+5: bloqueio de novos pedidos faturados; só à vista.
• D+15: suspensão de entrega de pedidos futuros; escalonamento comercial.
• D+30: envio para cobrança formal/negociação; revisão de limite e prazo.

Importante: a política deve ser comunicada internamente e aplicada de forma consistente para não virar “negociação caso a caso”.

Cobrança preventiva: reduzir atraso antes de acontecer

Cobrança preventiva é o conjunto de ações antes do vencimento para evitar esquecimento e travas internas do cliente.

Rotina simples (pode ser manual ou automatizada)

1. No dia da emissão: enviar documento (boleto/nota) e resumo do combinado (valor, vencimento, pedido).
2. 3 dias antes do vencimento: lembrete com segunda via e canal de confirmação.
3. No dia do vencimento: mensagem curta confirmando disponibilidade para reenvio/ajuste.
4. 1 dia após: contato objetivo pedindo previsão de pagamento.

Template curto de lembrete (exemplo)

Olá, segue lembrete do vencimento em 20/03 do pedido #10458 (R$ 8.420,00). Segunda via em anexo. Se precisar alterar o canal de pagamento (PIX/boleto), me avise.

Reconciliação financeira: como garantir que “pagou” vira “pedido liberado”

Reconciliação é conferir se os recebimentos batem com pedidos, notas e baixas. Sem isso, você corre risco de liberar pedido sem pagamento, ou bloquear cliente que já pagou.

Passo a passo de reconciliação (rotina diária)

1. Consolidar recebimentos do dia por meio (PIX, cartão, boletos compensados).
2. Conciliar por identificador: número do pedido, nota, nosso número do boleto, ou chave PIX.
3. Tratar divergências: pagamento parcial, pagamento em duplicidade, pagamento sem identificação.
4. Baixar títulos e atualizar status do pedido: “pago”, “parcial”, “em aberto”.
5. Acionar expedição conforme regra de liberação (ex.: só após 100% pago para cliente novo).

Regras para pagamentos parciais

• Cliente novo: não expedir até completar 100% (ou expedir proporcionalmente apenas se política permitir).
• Cliente recorrente: permitir expedição com saldo pequeno se estiver dentro de tolerância e histórico for bom (defina tolerância, ex.: até 2% do pedido ou até R$ 200).

Exemplos de condições por perfil (novo vs recorrente)

Perfil 1: Cliente novo (sem histórico)

• Opção padrão: PIX à vista (liberação imediata após confirmação).
• Alternativa: boleto à vista com vencimento em 1–2 dias (separação após compensação).
• Para pedido maior: 50% entrada PIX + 50% antes do envio (ou saldo em boleto à vista).

Cliente novo | Pedido R$ 12.000 | Condição: 50% PIX na aprovação + 50% PIX antes da expedição. Reserva de estoque por 48h após envio da proposta.

Perfil 2: Cliente recorrente (bom histórico, baixo atraso)

• Opção padrão: faturado 28 dias até limite.
• Para aumentar ticket: 30/60 com limite menor ou com entrada.
• Benefício por performance: desconto por antecipação (melhora caixa sem cortar preço base).

Cliente recorrente | Média 6 pedidos/ano | Condição: boleto faturado 28 dias (vencimento todo dia 20). Limite: R$ 25.000 em aberto. Opção 30/60 até R$ 10.000.

Perfil 3: Cliente recorrente com atrasos frequentes

• Regra: voltar para à vista até regularizar.
• Reentrada no crédito: prazo curto (7–14) e limite reduzido por 2–3 ciclos.

Cliente com atraso | Condição temporária: PIX à vista por 60 dias. Após 2 pagamentos pontuais: faturado 14 dias até R$ 5.000.

Alinhando pagamento com frete, entrega e reserva de estoque

Pagamento e logística precisam conversar para evitar prometer entrega sem garantia de recebimento ou reservar estoque por tempo indefinido.

Regras de alinhamento (use como política)

• Reserva de estoque: defina tempo máximo (ex.: 48–72h) para propostas com pagamento à vista; após isso, estoque volta ao disponível.
• Separação: pode ocorrer após confirmação de pagamento (ou após entrada), mas com prazo de validade.
• Expedição: para cliente novo, expedir somente com pagamento confirmado; para recorrente, expedir dentro do limite de crédito disponível.
• Frete: se o frete for cobrado à parte, defina se é pré-pago (à vista) ou faturado junto; evite financiar frete em clientes de maior risco.
• Entrega programada: se o cliente quer agendar, amarre a data à confirmação do pagamento/entrada e ao prazo de validade da reserva.

Exemplo de regra escrita na proposta

Reserva de estoque: 72h após envio da proposta. Expedição: até 2 dias úteis após confirmação do pagamento (ou da entrada, quando aplicável). Frete: pré-pago via PIX antes da coleta. Em caso de não confirmação no prazo, a disponibilidade e o prazo de entrega podem ser recalculados.

Checklist operacional para não “vazar” risco no dia a dia

• Condição de pagamento escolhida está idêntica na proposta e no pedido?
• Vencimento(s) e regra de dia útil estão explícitos?
• Existe gatilho claro de liberação (separação/expedição) conforme o meio?
• Limite de crédito disponível foi verificado antes de aprovar faturado?
• Frete e reserva de estoque estão amarrados ao pagamento?
• Rotina de cobrança preventiva está programada para este pedido?
• Reconciliação diária garante baixa correta e atualização do status?