Comunicação institucional, documentação e cadeia de custódia administrativa pelo Policial Penal

Finalidade da comunicação institucional e dos registros administrativos

A comunicação institucional e a documentação produzidas pelo Policial Penal têm função operacional e probatória: organizam a rotina, permitem rastreabilidade de decisões e eventos, subsidiam providências internas (chefia, direção, setores técnicos) e externas (órgãos de controle, perícia, Judiciário, Ministério Público, Defensoria), e reduzem ruídos entre equipes e plantões. Um bom registro é aquele que, lido por alguém que não estava presente, permite entender o que ocorreu, quando, onde, com quem, o que foi feito e por quê, sem suposições.

Registros “juridicamente úteis” são claros, objetivos, verificáveis e coerentes com outros documentos e evidências. Eles evitam adjetivações, julgamentos morais e conclusões sem base (“estava alterado”, “agiu de má-fé”) e priorizam descrições observáveis (“falava em tom alto”, “recusou-se a assinar”, “arremessou o objeto no chão”).

Tipos de documentos e quando usar

Relatório

Documento mais detalhado, usado para descrever evento relevante, procedimento realizado, apuração preliminar, encaminhamentos e anexos. Indicado quando há necessidade de contextualização e sequência cronológica completa.

Parte/Comunicação de ocorrência interna

Registro objetivo e imediato de um fato ocorrido no serviço, normalmente para ciência da chefia e adoção de providências. Deve ser curto, com dados essenciais, e pode ser complementado por relatório posterior.

Termos (termo de entrega, recebimento, apreensão, lacração, conferência, declaração)

Formalizam atos específicos e delimitam responsabilidades. Devem conter identificação completa, descrição do objeto/ato, condições, assinaturas e, quando aplicável, numeração de lacres e anexos.

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Livros e sistemas (livro de plantão, livro de ocorrências, livro de movimentação, registros eletrônicos)

Servem para continuidade do serviço e rastreabilidade. O padrão é registrar o essencial do turno, entradas/saídas, intercorrências, medidas adotadas e pendências para o próximo plantão, evitando “lacunas” temporais.

Comunicações internas (memorando, e-mail institucional, mensagem em sistema corporativo)

Usadas para solicitações, encaminhamentos e ciência. Devem manter linguagem profissional, assunto claro, referência a documentos anexos e prazos. Evite informalidade e abreviações ambíguas.

Sigilo, dados sensíveis e princípio da necessidade

Ao documentar, aplique o princípio da necessidade: registre o que é necessário para a finalidade administrativa e a rastreabilidade, sem expor dados pessoais além do indispensável. Dados sensíveis (saúde, informações familiares, religião, orientação sexual, filiação, biometria, prontuários, informações de inteligência, rotinas de segurança) exigem cuidado reforçado.

• Minimização: inclua apenas o dado necessário (ex.: “interno relatou dor abdominal e foi encaminhado à enfermaria” em vez de detalhar diagnóstico se não for essencial ao ato).
• Controle de acesso: use canais oficiais, evite compartilhar em grupos informais e respeite níveis de permissão em sistemas.
• Identificação adequada: quando o procedimento permitir, utilize matrícula/registro interno em vez de dados excessivos; quando exigir identificação completa, mantenha no documento formal e evite replicar em mensagens.
• Sigilo operacional: não descreva rotinas de segurança com nível de detalhe que comprometa a unidade (ex.: horários exatos de rondas) salvo quando estritamente necessário e em documento com circulação restrita.

Padrão de redação: estrutura que evita dúvidas e contradições

Regra prática: 5W2H adaptado

• O que aconteceu (fato observável).
• Quando (data e horário, com início e fim quando possível).
• Onde (unidade, pavilhão, galeria, cela, setor).
• Quem (envolvidos, equipe, testemunhas, identificação funcional).
• Como ocorreu (sequência cronológica).
• Por que (apenas se houver base objetiva: ordem recebida, procedimento padrão, determinação superior; evite “achismos”).
• O que foi feito (medidas adotadas, encaminhamentos, comunicação à chefia, preservação do local, atendimento).

Checklist de conteúdo mínimo

• Identificação do redator (nome, matrícula, função, posto/escala).
• Data, horário e local do registro.
• Descrição cronológica do fato (do primeiro evento ao encerramento).
• Identificação dos envolvidos (internos, visitantes, servidores) conforme necessidade.
• Medidas adotadas e por quem (com horários).
• Testemunhas e como foram identificadas.
• Evidências anexadas (fotos, vídeos, objetos, prints, registros de sistema) com referência cruzada.
• Comunicações realizadas (a quem, quando, por qual meio, e resposta recebida).
• Pendências e recomendações objetivas (ex.: necessidade de manutenção, perícia, substituição de lacre, reforço de equipe).

Linguagem e estilo

• Objetividade: frases curtas, voz ativa, sem excesso de adjetivos.
• Precisão temporal: use horários aproximados apenas quando inevitável e sinalize (“por volta de 14h10”).
• Coerência terminológica: use sempre o mesmo termo para o mesmo local/objeto (não alternar “galeria B” com “corredor B” se forem diferentes).
• Separar fato de percepção: “foi observado” (fato) vs. “parecia” (percepção). Se usar percepção, justifique com sinais observáveis.
• Sem conclusões técnicas: não afirmar “substância entorpecente” sem laudo; use “substância de aparência semelhante a…” e descreva.
• Sem imputação: descreva conduta; a qualificação jurídica/disciplinar é feita no fluxo apropriado.

Anexação de evidências e integridade do registro

Como referenciar anexos

Todo anexo deve ser descrito e vinculado ao texto: o leitor precisa saber o que é, quem produziu, quando, e como se relaciona ao fato.

• Fotos: “Anexo 1: 03 fotografias do local (corredor da Galeria C), capturadas às 16h22 pelo servidor X, dispositivo institucional Y.”
• Vídeos/CFTV: “Anexo 2: extração do CFTV, câmera 04, intervalo 15h58–16h12, arquivo nomeado ‘C04_2026-01-16_1558-1612.mp4’.”
• Prints: “Anexo 3: captura de tela do sistema interno, protocolo nº…, gerada às…”
• Objetos: “Anexo 4: termo de apreensão e lacração do item descrito…”

Cuidados para não contaminar a narrativa

• Não “ajuste” o texto para combinar com a evidência; descreva o que foi observado e deixe a evidência corroborar.
• Não omita informações desfavoráveis; registre também limitações (ex.: “câmera com ângulo parcial”).
• Não edite imagens/vídeos; se houver necessidade de recorte para envio, preserve o original e registre o procedimento.

Cadeia de custódia administrativa: rastreabilidade de documentos e itens

Cadeia de custódia administrativa é o conjunto de registros e controles que demonstram, de forma contínua, quem teve posse/guarda de um item ou documento, em que condições, por quanto tempo, e quais transferências ocorreram. O objetivo é garantir integridade, autenticidade e confiabilidade, evitando alegações de extravio, adulteração ou manipulação.

O que entra na cadeia de custódia administrativa

• Itens físicos: objetos apreendidos, lacres, mídias (pen drive, DVD), documentos originais.
• Registros digitais: arquivos de CFTV, relatórios exportados, logs, registros de sistema, áudios.
• Documentos administrativos: termos, livros, formulários, protocolos de recebimento/encaminhamento.

Passo a passo prático (itens físicos)

• 1) Preservar e isolar: ao identificar o item, evite manuseio desnecessário; se houver local a preservar, restrinja acesso e registre quem entrou/saiu.
• 2) Descrever antes de lacrar: registre características observáveis (cor, tamanho, marcações, estado, quantidade). Não “testar” ou “experimentar” o item.
• 3) Acondicionar: use embalagem apropriada (envelope, saco inviolável, caixa), evitando contaminação e danos.
• 4) Lacrar: aplique lacre numerado quando disponível; registre o número do lacre e, se houver, o número da embalagem.
• 5) Termo de apreensão/lacração: preencha com data, hora, local, descrição, lacre, responsáveis e testemunhas, quando cabível.
• 6) Registro de guarda: indique onde ficará armazenado (armário/cofre/sala), responsável pela guarda e condições de acesso.
• 7) Transferência formal: toda entrega a outro setor/autoridade deve ter termo de entrega/recebimento com data, hora, identificação completa e integridade do lacre conferida.
• 8) Conferências: em cada movimentação, registrar “lacre íntegro” ou apontar divergência imediatamente, com comunicação à chefia.

Passo a passo prático (evidências digitais)

• 1) Identificar a fonte: câmera/sistema, usuário responsável, terminal, período.
• 2) Extrair de forma controlada: preferir exportação por ferramenta oficial; registrar data/hora, operador, parâmetros (intervalo, câmera).
• 3) Nomear e versionar: padrão de nome (data_unidade_origem_intervalo) e evitar múltiplas cópias sem controle.
• 4) Armazenar com controle: mídia institucional, pasta com permissão, ou repositório oficial; registrar quem tem acesso.
• 5) Hash/assinatura (quando disponível): registrar código de integridade do arquivo para demonstrar não alteração.
• 6) Encaminhar com protocolo: envio para setor competente com número de protocolo e confirmação de recebimento.

Como evitar contradições e fragilidades comuns

Erros frequentes

• Horários incompatíveis: registrar ações simultâneas sem explicar (ex.: “às 10h15 conduzi ao setor X” e “às 10h15 permaneci na portaria”).
• Identificação incompleta: “um interno” sem matrícula/ala quando era possível identificar.
• Generalizações: “houve tumulto” sem descrever comportamentos específicos e quantidade de pessoas.
• Conclusões sem base: “estava drogado” sem sinais objetivos e sem encaminhamento de saúde.
• Omissão de medidas: narrar o fato e não registrar o que foi feito (comunicação, separação, revista, encaminhamento).
• Inconsistência com anexos: citar “foto do item” e anexar imagem que não mostra o descrito; ou citar câmera errada.

Técnicas de consistência

• Linha do tempo: antes de finalizar, escreva uma sequência de horários em rascunho e confira coerência.
• Uma fonte por dado: se o horário veio do rádio, do relógio de parede ou do sistema, mantenha padrão e registre “horário do sistema” quando relevante.
• Revisão cruzada: compare com livro de plantão, escala, registro de portaria, logs e CFTV quando disponíveis.
• Separar “relato de terceiro”: use “segundo informou…” e identifique quem informou.

Modelos práticos (estruturas reutilizáveis)

Modelo de parte/ocorrência interna (curta)

Data: __/__/____  Hora: __:__  Local: ______________________  Unidade: ____________  Plantão: ________  Equipe: ____________  Redator: __________________ (matr. _______)  Função: ____________  Fato: (descrever objetivamente o ocorrido em ordem cronológica, com horários e envolvidos)  Medidas adotadas: (o que foi feito, por quem, horários, comunicações)  Testemunhas: (nome/matrícula/contato interno, se aplicável)  Evidências/Anexos: (listar anexos e referência)  Encaminhamentos/Pendências: (o que precisa ser feito e por quem)  Assinatura: ______________________

Modelo de termo de lacração/guarda

TERMO DE LACRAÇÃO E GUARDA  Aos __/__/____, às __:__, no(a) ______________________, eu ______________________ (nome, matr., função) procedi à lacração do item abaixo descrito:  Descrição do item: ________________________________________________  Quantidade/medidas: ______________________________________________  Condição/estado: _________________________________________________  Origem/local de localização: ______________________________________  Embalagem: ____________________  Nº da embalagem (se houver): ______  Nº do lacre: ___________________  Integridade do lacre no ato: ( ) íntegro  ( ) não íntegro (descrever)  Local de guarda: _________________________________________________  Responsável pela guarda: ______________________ (matr. _______)  Testemunha(s) (se aplicável): _____________________________________  Assinaturas: _________________________________________________

Prática guiada: elaboração de narrativas a partir de casos simulados

Como treinar (método em 4 etapas)

• 1) Coleta estruturada: anote em tópicos: horários, locais, pessoas, ações, comunicações, evidências.
• 2) Linha do tempo: ordene os eventos e elimine lacunas (“o que aconteceu entre 14h10 e 14h25?”).
• 3) Redação objetiva: transforme tópicos em parágrafos curtos, mantendo voz ativa e fatos observáveis.
• 4) Revisão por checklist: aplique o checklist de conteúdo mínimo e verifique coerência com anexos.

Caso simulado 1: localização de objeto proibido em cela

Cenário: Durante procedimento de rotina no pavilhão, a equipe encontra um objeto metálico perfurante escondido em estrutura da cama. Não há lesões no momento. O interno responsável pela cela nega propriedade. Há câmera no corredor, mas não dentro da cela.

Tarefas do aluno:

• Produzir uma parte objetiva com horários, local exato, equipe, identificação da cela e dos internos presentes.
• Elaborar termo de lacração do item com descrição detalhada e número de lacre.
• Listar anexos: fotos do item e do local de localização (sem expor desnecessariamente rostos).

Pontos que não podem faltar: quem localizou, como foi localizado (ação concreta), quem presenciou, como o item foi acondicionado, onde ficou guardado, a quem foi comunicado e em que horário.

Caso simulado 2: intercorrência de saúde e comunicação interna

Cenário: Interno informa mal-estar no pátio. Apresenta sudorese e tontura. É conduzido à enfermaria. Há necessidade de registrar o encaminhamento e comunicar a chefia, preservando dados sensíveis.

Tarefas do aluno:

• Redigir registro no livro de plantão com linha do tempo (início do atendimento, deslocamento, entrega na enfermaria, retorno da equipe).
• Redigir comunicação interna à chefia com informações necessárias (sem detalhar diagnóstico).

Pontos que não podem faltar: sinais observáveis, medidas adotadas, quem acompanhou, setor que recebeu, horário de entrega e nome/matrícula do servidor que recebeu (se aplicável).

Caso simulado 3: dano ao patrimônio e preservação do local

Cenário: Após barulho, é constatado dano em grade/porta de cela. Não há fuga. É necessário preservar o local para avaliação técnica e registrar quem acessou a área.

Tarefas do aluno:

• Produzir relatório com descrição do dano, medidas de isolamento e controle de acesso.
• Registrar comunicações: manutenção, chefia e setor responsável.
• Indicar evidências: fotos, registro de CFTV do corredor e lista de servidores que entraram no local após o fato.

Pontos que não podem faltar: horário da constatação, condição inicial do local, ações para impedir alteração, e pendências para o próximo plantão.

Critérios de correção: conformidade e precisão (rubrica)

1) Conformidade formal (0–2)

• Identificação completa do redator e do documento.
• Data, horário e local presentes.
• Uso do tipo documental adequado (parte vs. relatório vs. termo).

2) Clareza e objetividade (0–2)

• Fatos observáveis, sem adjetivação e sem conclusões indevidas.
• Parágrafos curtos, linguagem profissional, termos consistentes.

3) Cronologia e coerência (0–2)

• Linha do tempo completa, sem lacunas relevantes.
• Sem contradições internas e compatível com registros de plantão/sistema quando citados.

4) Identificação de envolvidos e testemunhas (0–2)

• Envolvidos identificados conforme necessidade (interno/cela/pavilhão; servidor/matrícula).
• Testemunhas registradas quando existentes e pertinentes.

5) Evidências e cadeia de custódia administrativa (0–2)

• Anexos corretamente descritos e referenciados.
• Lacração/guarda/transferência registradas com números, horários e responsáveis.
• Cuidados com sigilo e dados sensíveis aplicados.