Cadastro e aprovação de clientes em Vendas B2B Online (onboarding e KYC)

O que é onboarding e KYC no B2B

No B2B online, onboarding é o processo de cadastrar a empresa cliente e configurar como ela vai comprar (endereços, contatos, centros de custo, perfis de acesso). KYC (Know Your Customer) é a validação das informações e documentos para reduzir risco de fraude, inadimplência e erros fiscais/logísticos. Na prática, onboarding + KYC definem quem pode ver o quê, como pode pagar (à vista, faturado, com prazo) e quais limites se aplicam.

Desenhando o cadastro empresarial: dados essenciais (o mínimo que funciona)

Antes de criar formulários, desenhe o cadastro como um conjunto de entidades (empresa, unidades/endereços, pessoas, centros de custo) e regras (quem aprova, quem compra, quem paga). Isso evita retrabalho quando o cliente tem filiais, múltiplos compradores e financeiro separado.

1) Dados da empresa (jurídico/fiscal)

• Razão social e nome fantasia
• CNPJ
• Inscrição Estadual (IE) (ou indicação de isento, quando aplicável)
• CNAE (opcional, mas útil para análise de risco e segmentação)
• Data de abertura (pode ser obtida via consulta pública, mas é bom registrar)
• Endereço fiscal (logradouro, número, complemento, bairro, cidade, UF, CEP)

2) Dados operacionais (entrega e logística)

• Endereço(s) de entrega (pode ser diferente do fiscal)
• Horário de recebimento e restrições (ex.: somente horário comercial, doca, agendamento)
• Contato de recebimento (nome, telefone, e-mail)
• Instruções de entrega (opcional, mas reduz devoluções)

3) Contatos e papéis (comprador, aprovador, financeiro)

Evite um único “usuário master” para tudo. No B2B, as funções são separadas.

• Comprador: cria carrinho/pedido, solicita proposta, acompanha status
• Aprovador interno do cliente (opcional): aprova pedidos acima de um valor/centro de custo
• Financeiro/contas a pagar: recebe boletos/notas, negocia prazo, trata divergências
• Administrador da conta: gerencia usuários, centros de custo, endereços

4) Centros de custo e unidades

Centros de custo são essenciais para empresas que precisam separar compras por obra, filial, departamento ou projeto.

• Lista de centros de custo (nome/código)
• Regras de uso (quem pode comprar em qual centro de custo)
• Endereço padrão por centro de custo (quando aplicável)

5) Preferências e consentimentos

• Canal preferido (e-mail/telefone/WhatsApp)
• Consentimento para comunicações (marketing e transacional)
• Preferência de recebimento de NF (e-mail do financeiro)

Passo a passo prático: como estruturar o fluxo de cadastro

Etapa 1 — Pré-cadastro (visitante)

Objetivo: permitir navegação e intenção de compra sem travar a experiência, mas sem liberar condições de faturamento.

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Baixar o aplicativo

• Permitir: ver catálogo (ou parte), simular carrinho, solicitar contato
• Coletar: e-mail corporativo, nome, empresa, telefone
• Mensagem padrão: “Para comprar com condições empresariais e faturamento, conclua o cadastro.”

Etapa 2 — Cadastro empresarial (cadastrado)

Objetivo: coletar dados essenciais e criar a conta da empresa com usuários e endereços.

• Formulário em blocos: Empresa > Endereços > Contatos > Centros de custo
• Validações imediatas: formato de CNPJ, CEP, e-mail
• Upload opcional (dependendo do risco): contrato social, comprovante de endereço, IE

Dica de implementação: use salvamento parcial (rascunho) e permita concluir depois. Em B2B, o comprador muitas vezes não tem todos os dados na hora.

Etapa 3 — Validação (KYC) e aprovação para faturamento

Objetivo: confirmar identidade empresarial e reduzir risco de fraude/erro fiscal. Ao final, liberar “comprar faturado” (sem prazo, se for o caso) ou apenas “à vista”.

• Checagens automáticas: consistência CNPJ x razão social, situação cadastral, UF x IE
• Checagens manuais (quando necessário): documentos, divergências, empresa recém-aberta
• Resultado: aprovado para faturamento (sem prazo) ou pendente/reprovado

Etapa 4 — Análise de crédito e aprovação para prazo

Objetivo: definir se a empresa pode comprar a prazo e qual limite de crédito aplicar.

• Coletar dados adicionais: faturamento estimado (faixa), referências comerciais (opcional), dados do financeiro
• Aplicar critérios de risco e definir limite
• Resultado: aprovado para prazo (com limite e condições) ou aprovado somente à vista

Como validar informações (KYC) sem burocracia excessiva

Checklist de validação mínima

• CNPJ: válido e ativo
• Razão social: bate com o CNPJ informado
• IE: coerente com UF e atividade (ou isento)
• Endereço: CEP e UF coerentes; endereço de entrega completo
• Contato: e-mail corporativo e telefone com DDD
• Financeiro: e-mail dedicado para NF/boletos (reduz atrasos)

Sinais de alerta (para exigir documentos ou revisão manual)

• Empresa muito recente (pouco tempo de atividade)
• Dados divergentes (razão social diferente, IE inconsistente, endereço incompleto)
• Solicitação imediata de prazo alto/limite alto no primeiro pedido
• Múltiplos cadastros com o mesmo telefone/e-mail em CNPJs diferentes sem explicação
• Endereço de entrega em local de alto índice de devolução (histórico interno)

Documentos que você pode solicitar (quando necessário)

• Cartão CNPJ (ou comprovante equivalente)
• Contrato social/última alteração
• Comprovante de endereço (fiscal ou entrega, conforme política)
• Documento do responsável (apenas se sua política exigir e for proporcional ao risco)

Regra prática: peça documentos em camadas. Comece com validações automáticas e só peça upload quando houver sinal de alerta ou quando o cliente solicitar prazo.

Níveis de acesso e permissões: modelo recomendado

Defina níveis de acesso claros para alinhar experiência, risco e operação. Abaixo um modelo simples e escalável:

Permissões por papel (dentro da empresa cliente)

Além do nível da conta, configure papéis por usuário:

• Administrador: gerencia usuários, endereços, centros de custo, aprovações internas
• Comprador: cria pedidos, solicita propostas, acompanha entregas
• Aprovador: aprova pedidos acima de um valor ou por centro de custo
• Financeiro: acessa faturas, boletos, notas, extratos e status de crédito

Exemplo prático: Comprador pode montar pedido de R$ 8.000, mas acima de R$ 5.000 exige aprovação do “Aprovador”. O Financeiro recebe automaticamente NF/boletos e vê o limite disponível, mas não altera carrinhos.

Fluxo de análise de risco e crédito: critérios e rotina operacional

1) Triagem (automática)

• Tempo de atividade (ex.: < 6 meses = risco maior)
• Consistência cadastral (CNPJ/IE/endereço)
• Histórico interno (se já comprou à vista, devoluções, chargebacks, atrasos)
• Score/limites internos (sua régua baseada em comportamento e segmento)

2) Coleta adicional (se necessário)

• Documentos (camada 2)
• Referências comerciais (opcional)
• Confirmação do e-mail do financeiro e do responsável

3) Decisão (política objetiva)

Defina uma matriz simples para evitar decisões “no feeling”. Exemplo de critérios:

• Tempo de atividade: < 6 meses / 6–24 meses / > 24 meses
• Histórico interno: novo / já comprou sem atraso / já atrasou
• Documentação: completa / pendente / divergente
• Risco operacional: entrega complexa, alto valor, produto sensível

4) Definição de limite de crédito (como calcular na prática)

Um limite de crédito deve ser compatível com o ciclo de pagamento e com o risco. Um método simples e aplicável:

• Passo 1: defina um limite base por faixa de risco (ex.: baixo, médio, alto)
• Passo 2: ajuste pelo comportamento (primeiras compras, pontualidade, volume)
• Passo 3: considere o prazo concedido (quanto maior o prazo, menor o limite inicial)

Exemplo numérico (modelo interno):

Limite base (novo cliente, risco médio): R$ 5.000  | Prazo: 14 dias  | Condição: 1º pedido com limite reduzido (R$ 2.500) se empresa < 12 meses

Regra de evolução: após 2–3 pagamentos pontuais, aumente o limite em degraus (ex.: +30% por ciclo), até o teto definido por segmento/histórico.

5) Regras de bloqueio e exceções

• Bloqueio por limite: impedir novos pedidos a prazo quando “limite disponível” for insuficiente
• Bloqueio por atraso: após X dias de atraso, suspender prazo e manter apenas à vista
• Exceção controlada: liberar um pedido específico mediante aprovação interna e registro do motivo

Boa prática: toda exceção deve gerar um registro: quem aprovou, por quê, valor, prazo e condição de mitigação (ex.: entrada, garantia, pedido menor).

Arquitetura do processo (desenho do funil de aprovação)

Fluxo sugerido (do cadastro ao prazo)

1. Cliente envia cadastro (empresa + endereços + contatos)
2. Validação automática (campos obrigatórios + consistência)
3. Fila de revisão (somente casos com alerta)
4. Aprovação para faturamento (libera compra faturada sem prazo, se aplicável)
5. Solicitação de prazo (opcional, pode ser no cadastro ou após 1ª compra)
6. Análise de crédito (critérios + documentos)
7. Definição de limite e condição (prazo, limite, regras)
8. Comunicação ao cliente (status + próximos passos)

SLAs recomendados (para não travar vendas)

• KYC básico: até 1 dia útil
• Crédito/prazo: até 2 dias úteis (ou resposta parcial em 4 horas: “em análise” + prazo estimado)

Templates: política de privacidade e consentimento de comunicação

Atenção: os textos abaixo são modelos iniciais e devem ser revisados por jurídico/encarregado de dados conforme sua operação e legislação aplicável.

Template 1 — Política de privacidade (resumo para o cadastro)

Política de Privacidade (Resumo)

• Quais dados coletamos: dados cadastrais da empresa (ex.: CNPJ, IE, endereços), dados de contato (nome, e-mail, telefone), dados de compra (pedidos, entregas, faturamento) e documentos enviados para validação.
• Para que usamos: (i) criar e administrar a conta empresarial; (ii) processar pedidos, entregas e faturamento; (iii) validar informações e prevenir fraudes; (iv) analisar crédito quando solicitado; (v) cumprir obrigações legais e fiscais; (vi) comunicar status de pedidos e informações operacionais.
• Com quem compartilhamos: operadores logísticos, meios de pagamento, serviços de emissão fiscal e parceiros necessários para entrega/faturamento e prevenção a fraudes, sempre com finalidade compatível.
• Por quanto tempo guardamos: pelo período necessário para cumprir as finalidades e obrigações legais, inclusive prazos fiscais e contábeis.
• Seus direitos: solicitar acesso, correção e outras solicitações relacionadas a dados pessoais conforme legislação aplicável.
• Contato: canal de atendimento/privacidade: [e-mail/telefone].

Template 2 — Consentimento de comunicação (transacional x marketing)

Consentimento de Comunicação

• Comunicações transacionais (obrigatórias para operação): autorizo o envio de mensagens sobre cadastro, aprovação, pedidos, entregas, notas fiscais, cobranças e suporte, pelos canais informados (e-mail/telefone/WhatsApp).
• Comunicações promocionais (opcional): [ ] aceito receber ofertas, novidades e conteúdos comerciais. Posso cancelar a qualquer momento pelos próprios canais de comunicação.

Implementação prática: mantenha duas caixas separadas (transacional e promocional). A transacional deve ser explicada como necessária para execução do serviço.

Roteiro de comunicação com o cliente durante a aprovação (mensagens prontas)

1) Confirmação de recebimento do cadastro

Assunto: Recebemos seu cadastro empresarial

Mensagem: Olá, [Nome]. Recebemos o cadastro da empresa [Empresa] (CNPJ [CNPJ]). Nosso time fará a validação das informações para liberar as condições de compra. Prazo estimado: até [X] dia(s) útil(eis). Se precisarmos de algum documento adicional, avisaremos por este canal.

2) Solicitação de informações/documentos adicionais (quando houver alerta)

Assunto: Precisamos de uma confirmação para concluir seu cadastro

Mensagem: Olá, [Nome]. Para concluir a validação do cadastro da empresa [Empresa] (CNPJ [CNPJ]), precisamos de: [lista objetiva]. Você pode responder este e-mail anexando os documentos ou enviando pelo canal [canal]. Assim que recebermos, retornamos com a atualização em até [X] horas úteis.

3) Cadastro aprovado para faturamento (sem prazo)

Assunto: Cadastro aprovado: conta liberada para compras

Mensagem: Olá, [Nome]. Seu cadastro foi aprovado e sua conta já está liberada para compras. Dados principais confirmados: [endereço de entrega principal / contato financeiro]. Caso queira solicitar compra a prazo, responda esta mensagem com: (i) e-mail do financeiro, (ii) prazo desejado, (iii) valor médio de compra mensal estimado.

4) Em análise de crédito (prazo)

Assunto: Solicitação de prazo em análise

Mensagem: Olá, [Nome]. Recebemos sua solicitação de compra a prazo para a empresa [Empresa]. Estamos analisando as informações e retornaremos até [data/horário]. Se precisarmos de algum complemento, avisaremos imediatamente para não atrasar sua compra.

5) Prazo aprovado (com limite e condições)

Assunto: Prazo aprovado: condições e limite liberados

Mensagem: Olá, [Nome]. Sua empresa foi aprovada para compra a prazo. Condições: prazo [X] dias, limite de crédito inicial R$ [valor], forma de faturamento [detalhe]. O limite é revisado conforme histórico de pagamentos. O financeiro receberá notas e boletos em: [e-mail].

6) Prazo não aprovado (alternativas para não perder a venda)

Assunto: Condições de pagamento disponíveis para sua conta

Mensagem: Olá, [Nome]. No momento, não conseguimos liberar compra a prazo para a empresa [Empresa]. Sua conta segue aprovada para compras nas condições: [à vista / faturamento sem prazo / PIX / cartão]. Podemos reavaliar o prazo após [1–3] compras concluídas ou mediante envio de [documento/garantia/entrada], se fizer sentido para sua operação.

Checklist final para implementar o onboarding e KYC

• Formulário em blocos com salvamento parcial
• Campos obrigatórios: CNPJ, IE/isento, endereços, contatos (comprador e financeiro)
• Cadastro de múltiplos usuários e papéis
• Centros de custo com regras de permissão
• Níveis de acesso: visitante, cadastrado, aprovado para faturamento, aprovado para prazo
• Validações automáticas + revisão manual por exceção
• Política objetiva de crédito: critérios, limite inicial, evolução e bloqueios
• Templates de privacidade e consentimento separados (transacional x marketing)
• Roteiro de comunicação com SLAs claros