Objectif d’un entretien structuré (et pourquoi c’est indispensable)
Un entretien structuré est un échange préparé à l’avance, mené selon un déroulé identique pour tous les candidats, avec des questions liées au poste et une évaluation basée sur des critères observables. Il sert à : (1) vérifier l’adéquation au poste (compétences, potentiel, motivation), (2) comparer équitablement les candidats, (3) réduire les biais, (4) sécuriser la conformité légale (questions pertinentes, traçabilité, respect des données).
Préparer l’entretien en format simple : étapes et check-list
Étape 1 — Clarifier les objectifs de l’entretien
- Objectif “compétences” : valider les savoir-faire attendus (même débutants) via exemples, mises en situation légères, questions comportementales.
- Objectif “potentiel” : capacité d’apprentissage, logique, organisation, communication, prise de feedback.
- Objectif “réalisme du poste” : s’assurer que le candidat comprend le quotidien, les contraintes et le cadre (horaires, lieu, rythme, outils).
- Objectif “expérience candidat” : donner une information claire, un temps de questions, et une suite explicite.
Étape 2 — Construire un déroulé avec temps par séquence (45 minutes type)
| Séquence | Durée | But | Sortie attendue |
|---|---|---|---|
| Accueil & cadrage | 5 min | Mettre à l’aise, expliquer le format | Candidat informé, consentement implicite au déroulé |
| Exploration du parcours | 15 min | Comprendre expériences/projets, rôle réel | Faits vérifiables, exemples concrets |
| Questions structurées (compétences) | 10 min | Tester compétences clés liées au poste | Réponses comparables entre candidats |
| Cas pratique léger | 10 min | Observer raisonnement, méthode, communication | Production courte + explication |
| Questions du candidat | 3 min | Mesurer intérêt, clarifier | Attentes et motivations mieux comprises |
| Clôture | 2 min | Expliquer la suite, remercier | Prochaines étapes claires |
Variante 30 minutes : réduire l’exploration (10 min) et le cas pratique (5 min), garder l’accueil et la clôture.
Étape 3 — Définir les rôles des intervieweurs
- Intervieweur principal (souvent manager) : mène le fil, pose les questions structurées, gère le temps, conclut.
- Co-intervieweur (RH ou pair) : prend des notes factuelles, pose 2–3 questions ciblées, observe la communication, sécurise le cadre légal (si RH).
- Répartition recommandée : chacun a une “zone” (ex. manager = compétences métier et cas pratique ; RH = motivation, organisation, disponibilité, explication du process).
- Règle d’or : une seule personne parle à la fois, et les notes doivent décrire des faits (pas des jugements vagues).
Étape 4 — Préparer les documents nécessaires (avant le rendez-vous)
- Fiche de poste : missions, compétences attendues, contraintes, rattachement, modalités (lieu, horaires, déplacements si applicable).
- CV du candidat : surligner les zones à clarifier (dates, rôle exact, projets, outils).
- Grille d’entretien : critères + échelle de notation + espace “preuves/observations”.
- Trame d’entretien : script d’ouverture/fermeture, questions, cas pratique, temps.
- Informations process : étapes, délais, personnes impliquées, modalités de retour.
Astuce opérationnelle : préparez une version “imprimable” ou un document partagé avec sections verrouillées (mêmes questions pour tous), et une zone “notes factuelles”.
Rappels légaux et bonnes pratiques (entretien)
Principe : des questions pertinentes et liées au poste
Les questions doivent avoir un lien direct avec l’emploi proposé et viser à évaluer la capacité à occuper le poste. Pour sécuriser : associez chaque question à un critère de la grille (ex. “organisation”, “communication”, “rigueur”, “service client”, etc.).
Sujets à éviter (ou à ne pas investiguer)
Évitez toute question portant sur la vie privée ou des caractéristiques personnelles sans lien avec le poste. Même si le candidat aborde spontanément un sujet sensible, ne relancez pas et ramenez l’échange au poste.
- Écoutez le fichier audio avec l'écran éteint.
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- Vie privée et situation familiale : mariage, enfants, projet de grossesse, mode de garde, situation du conjoint.
- Santé : état de santé, handicap (sauf aménagements demandés par le candidat), arrêts maladie passés.
- Opinions : politiques, syndicales, religieuses, convictions.
- Origine : nationalité (hors autorisation de travail), origine ethnique, accent, nom.
- Âge : date de naissance, “trop jeune/trop vieux”.
- Orientation sexuelle / identité de genre.
- Situation financière : dettes, logement, etc.
Transparence : étapes, critères, et traitement des données
- Annoncez le process : nombre d’étapes, type d’évaluation (cas pratique léger), délai de retour, interlocuteurs.
- Expliquez l’usage des notes : elles servent à comparer les candidatures sur des critères liés au poste.
- Données personnelles : ne collectez que le nécessaire ; limitez l’accès aux personnes impliquées ; évitez de conserver des informations sensibles ; fixez une durée de conservation conforme à vos pratiques internes.
- Canal de communication : précisez comment le candidat sera recontacté et par qui.
Livrable 1 — Trame d’entretien complète (copier-coller)
1) Accueil & cadrage (5 min)
Objectif : installer un cadre clair, identique pour tous.
- Présentations rapides (nom, rôle, pourquoi vous êtes là).
- Rappel du poste et du contexte (1 minute, factuel).
- Annonce du déroulé et du timing.
- Autoriser le candidat à prendre des notes et à poser des questions en fin d’entretien.
2) Exploration du parcours (15 min)
Objectif : comprendre ce que le candidat a réellement fait et appris.
- “Pouvez-vous me résumer votre parcours en 2–3 minutes, en insistant sur ce qui vous prépare à ce poste ?”
- Pour chaque expérience/projet : rôle exact, livrables, outils, interactions, difficultés, résultats.
- Question de clarification neutre : “Qu’est-ce qui relevait de vous vs de l’équipe ?”
3) Questions structurées liées au poste (10 min)
Objectif : obtenir des réponses comparables. Posez les mêmes questions à tous, dans le même ordre.
- Organisation : “Racontez une situation où vous aviez plusieurs priorités. Comment avez-vous arbitré ?”
- Apprentissage : “Donnez un exemple d’une compétence apprise rapidement. Quelle méthode ?”
- Communication : “Expliquez une fois où vous avez dû clarifier un malentendu. Qu’avez-vous fait concrètement ?”
- Qualité / rigueur : “Comment vérifiez-vous votre travail avant de le livrer ? Donnez un exemple.”
Technique de relance factuelle (type STAR) : Situation (contexte), Tâche (objectif), Actions (ce que vous avez fait), Résultat (impact), Apprentissages (ce que vous referiez).
4) Cas pratique léger (10 min)
Objectif : observer le raisonnement, pas piéger. Le cas doit être proportionné au niveau junior, faisable sans connaissances internes, et évalué avec une mini-grille.
Exemple générique (adaptable) : “Voici une demande client simple avec 3 contraintes. Proposez une réponse structurée : questions à poser, étapes, et un message de retour au client.”
- Donnez 2 minutes de lecture.
- Demandez au candidat d’expliquer sa démarche à voix haute.
- Posez 2 questions : “Quelles hypothèses faites-vous ?” et “Comment vérifieriez-vous l’information ?”
Évaluation (exemple) : clarté (0–2), logique (0–2), priorisation (0–2), communication (0–2), prise en compte des contraintes (0–2).
5) Questions du candidat (3 min)
Objectif : mesurer l’intérêt et aligner les attentes.
- “Quelles questions avez-vous sur le poste, l’équipe, ou les prochaines étapes ?”
- Notez les attentes exprimées (type de missions, rythme, encadrement, apprentissage).
6) Clôture (2 min)
- Récapitulatif factuel : “Nous avons couvert X, Y, Z.”
- Annonce de la suite : étapes restantes, délai de réponse, mode de contact.
- Remerciement et vérification : “Avez-vous besoin d’une précision sur le process ou le poste ?”
Livrable 2 — Liste de questions interdites (ou à reformuler)
| À éviter (interdit / à risque) | Pourquoi | Reformulation acceptable (liée au poste) |
|---|---|---|
| “Vous avez des enfants ? Vous comptez en avoir ?” | Vie familiale, discrimination | “Le poste implique des horaires X / déplacements Y. Est-ce compatible avec vos contraintes actuelles ?” |
| “Quel âge avez-vous ?” | Discrimination | Supprimer. Évaluer via compétences et disponibilité. |
| “Vous êtes marié(e) ? Votre conjoint travaille où ?” | Vie privée | Supprimer. Si besoin logistique : “Le poste est basé à X, avec présence Y jours. Pouvez-vous vous y engager ?” |
| “Vous avez des problèmes de santé ?” | Santé, données sensibles | “Le poste comporte (station debout / port de charge / écran prolongé). Avez-vous besoin d’aménagements pour travailler dans de bonnes conditions ?” |
| “Quelle est votre religion ?” | Convictions | Supprimer. Si contrainte d’horaires : présenter les horaires et demander la disponibilité. |
| “Vous votez pour qui ?” | Opinions politiques | Supprimer. |
| “Vous êtes syndiqué(e) ?” | Opinions syndicales | Supprimer. |
| “Vous êtes de quelle origine ?” | Origine | Si nécessaire légalement : “Avez-vous l’autorisation de travailler dans le pays ?” |
| “Vous vivez où ? Vous êtes propriétaire ?” | Situation personnelle/financière | “Le poste est à X. Quel est votre délai de prise de poste et votre capacité à vous déplacer ?” |
| “Êtes-vous enceinte ?” | Discrimination | Supprimer. Parler uniquement des conditions du poste. |
Livrable 3 — Script d’ouverture et de fermeture (sécuriser l’expérience candidat)
Script d’ouverture (à lire en 30–45 secondes)
Bonjour [Prénom], merci d’être avec nous aujourd’hui. Je suis [Nom], [Rôle], et voici [Nom], [Rôle]. L’entretien va durer environ [durée]. Nous allons suivre un format identique pour tous les candidats : une courte présentation, des questions sur votre parcours, quelques questions liées au poste, puis un petit cas pratique léger, et enfin un temps pour vos questions. Nous prendrons des notes pour évaluer votre candidature sur des critères liés au poste. Si un point n’est pas clair, n’hésitez pas à nous demander de reformuler. Est-ce que le format vous convient ?Script de fermeture (à lire en 20–30 secondes)
Merci [Prénom] pour cet échange. La prochaine étape est [étape suivante] et nous revenons vers vous au plus tard le [délai]. Vous serez contacté(e) par [canal/personne]. Avant de conclure, avez-vous une dernière question sur le poste ou sur la suite du processus ? Merci encore et bonne journée.Mini-grille de prise de notes (modèle simple)
Utilisez une grille identique pour tous. Notez des faits et des exemples, puis une note.
| Critère | Preuves observées (faits/exemples) | Note (0–2) |
|---|---|---|
| Organisation / priorisation | ||
| Communication | ||
| Apprentissage / curiosité | ||
| Rigueur / qualité | ||
| Motivation pour le poste | ||
| Cas pratique (méthode) |
Bonnes pratiques pour limiter les biais (sans alourdir le process)
- Mêmes questions, même ordre : vous pouvez ajouter 1–2 relances, mais gardez le socle commun.
- Notes factuelles : écrire “a donné l’exemple X” plutôt que “bon profil”.
- Évaluer après l’entretien : chacun remplit sa grille seul, puis comparaison.
- Éviter le “feeling” : si un avis est positif/négatif, exiger une preuve liée à un critère.
- Cas pratique proportionné : court, annoncé, évalué avec critères simples.
