Hotels and Check-in: Reservations, Requests, and Problem-Solving

What you need at a Japanese hotel front desk

Hotel Japanese is mostly about confirming facts (name, dates, room type, payment) and making small requests politely. Staff will often use very polite set phrases and may ask questions indirectly. Your goal is to answer clearly and, when needed, ask for what you want in short, standard sentences.

Core vocabulary (you’ll hear these a lot)

• 予約（よやく） reservation
• 予約番号（よやくばんごう） reservation number
• 宿泊（しゅくはく） stay / lodging
• チェックイン／チェックアウト check-in / check-out
• お名前（おなまえ） your name
• ご宿泊日（ごしゅくはくび） dates of stay
• 泊（はく） nights (e.g., 2泊)
• 部屋（へや） room
• 禁煙（きんえん）／喫煙（きつえん） non-smoking / smoking
• 朝食（ちょうしょく） breakfast
• 領収書（りょうしゅうしょ） receipt
• 前払い（まえばらい）／後払い（あとばらい） pay in advance / pay later
• 現金（げんきん）／カード cash / card
• 身分証明書（みぶんしょうめいしょ） ID (passport)
• お預かり（おあずかり） to keep/hold (luggage, deposit)

Step-by-step: check-in flow (what happens and what to say)

1) Start: “I have a reservation”

Use one of these at the counter:

• 予約しています。 Yoyaku shite imasu. I have a reservation.
• チェックインをお願いします。 Chekku-in o onegai shimasu. I’d like to check in.

2) Give your name (and spelling if needed)

• 名前は（スミス）です。 Namae wa (Sumisu) desu. My name is (Smith).
• スペルは S-M-I-T-H です。 Superu wa ... desu. The spelling is ...

Staff may ask:

• ご予約のお名前をお願いします。 Please tell me the name on the reservation.
• スペルをお願いできますか。 Could you tell me the spelling?

3) Confirm dates, nights, and room type

Staff often confirms by repeating your info. Listen for dates and room words like 禁煙/喫煙, シングル/ダブル/ツイン.

• （1月17日）から（2泊）で間違いないですか。 Is it correct from (Jan 17) for (2 nights)?
• 禁煙のお部屋でよろしいでしょうか。 Non-smoking room, is that okay?

Your replies:

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• はい、合っています。 Hai, atte imasu. Yes, that’s correct.
• いいえ、（日付）を（1日）変更したいです。 Iie, (hizuke) o (ichinichi) henkou shitai desu. No, I want to change the date by (one day).
• 禁煙でお願いします。 Kinen de onegai shimasu. Non-smoking, please.

4) Payment and deposit questions

Many hotels ask for payment at check-in. They may also ask about your method of payment and whether you need a receipt.

• お支払いは前払いになります。 Payment is in advance.
• お支払いは現金ですか、カードですか。 Cash or card?
• 領収書は必要ですか。 Do you need a receipt?

Your replies:

• カードでお願いします。 Kaado de onegai shimasu. By card, please.
• 現金で払います。 Genkin de haraimasu. I’ll pay cash.
• 領収書をお願いします。（宛名は（会社名）で） Ryoushuusho o onegai shimasu. (Atena wa ... de) Receipt, please. (Make it out to ...)

5) Keys, breakfast, Wi‑Fi, and hotel rules

Staff may explain breakfast times, Wi‑Fi, and quiet hours quickly. Ask for repetition if needed by requesting the information directly (not general “I don’t understand” phrases).

• Wi‑Fiのパスワードは何ですか。 Waifai no pasuwaado wa nan desu ka. What’s the Wi‑Fi password?
• 朝食は何時から何時までですか。 Choushoku wa nanji kara nanji made desu ka. Breakfast is from what time to what time?
• チェックアウトは何時ですか。 Chekku-auto wa nanji desu ka. What time is check-out?

Front-desk dialogue scripts (copy and practice)

Script 1: Standard check-in (reservation confirmed)

Script 2: Late check-in + baggage storage

Script 3: Changing dates / room type (simple and direct)

Request phrases for common needs (polite, hotel-appropriate)

Extra towel / amenities

• タオルをもう一枚いただけますか。 Taoru o mou ichimai itadakemasu ka. Could I have one more towel?
• バスタオル／フェイスタオルを追加できますか。 Could you add a bath towel / face towel?

Late check-in

• チェックインが遅くなります。 Chekku-in ga osoku narimasu. I’ll be late checking in.
• （22時）以降でもチェックインできますか。 (Nijuu-ni ji) ikou demo chekku-in dekimasu ka. Can I check in after (10 pm)?

Baggage storage

• 荷物を預かっていただけますか。 Nimotsu o azukatte itadakemasu ka. Could you store my luggage?
• チェックアウト後も預かれますか。 Chekku-auto go mo azukaremasu ka. Can you store it after check-out?

Wi‑Fi help

• Wi‑Fiがつながりません。 Waifai ga tsunagarimasen. I can’t connect to the Wi‑Fi.
• パスワードをもう一度教えてください。 Pasuwādo o mou ichido oshiete kudasai. Please tell me the password again.

Breakfast time / location

• 朝食はどこですか。 Choushoku wa doko desu ka. Where is breakfast?
• 朝食は何時までですか。 Choushoku wa nanji made desu ka. Until what time is breakfast?

Wake-up call

• モーニングコールをお願いします。 Mōningu kōru o onegai shimasu. A wake-up call, please.
• （6時30分）にお願いします。 (Roku-ji sanjuppun) ni onegai shimasu. At (6:30), please.

Fill-in templates (fast to use at the counter)

Say the sentence, then point to the filled slot on your phone if needed.

Reservation and identity

予約しています。名前は（　　　　）です。  Yoyaku shite imasu. Namae wa (    ) desu.

予約番号は（　　　　）です。  Yoyaku bangou wa (    ) desu.

パスポートです。  Pasupooto desu.

Dates and nights

（　月　日）から（　泊）です。  (  gatsu  nichi) kara (  haku) desu.

チェックアウトは（　月　日）です。  Chekku-auto wa (  gatsu  nichi) desu.

Room preferences

（禁煙／喫煙）の部屋でお願いします。  (Kinen / Kitsuen) no heya de onegai shimasu.

（シングル／ダブル／ツイン）です。  (Shinguru / Daburu / Tsuin) desu.

Payment and receipt

（現金／カード）でお願いします。  (Genkin / Kaado) de onegai shimasu.

領収書をお願いします。宛名は（　　　　）で。  Ryoushuusho o onegai shimasu. Atena wa (    ) de.

Problem-solving: polite complaints and fixes

In Japan, complaints are usually phrased as “there seems to be a problem” rather than blaming. Start with すみません and state the issue briefly. If you need immediate action, add 今 (now) or できれば (if possible) to soften.

Room key not working

• すみません、ルームキーが使えません。 Suimasen, rūmu kī ga tsukaemasen. Excuse me, the room key doesn’t work.
• 開きません。 Akimasen. It won’t open.
• 確認していただけますか。 Kakunin shite itadakemasu ka. Could you check it?

Noise

• すみません、隣の部屋がうるさいです。 Tonari no heya ga urusai desu. The next room is noisy.
• 上の階の音が気になります。 Ue no kai no oto ga ki ni narimasu. Noise from upstairs bothers me.
• 静かな部屋に変えられますか。 Shizuka na heya ni kaeraremasu ka. Can I change to a quieter room?

AC/heating issues

• エアコンが効きません。 Eakon ga kikimasen. The AC isn’t working.
• 暖房（だんぼう）／冷房（れいぼう）が出ません。 Danbou / Reibou ga demasen. Heat / cool air doesn’t come out.
• 見てもらえますか。 Mite moraemasu ka. Could someone take a look?

Other common issues

• お湯が出ません。 Oyu ga demasen. There’s no hot water.
• においが気になります。 Nioi ga ki ni narimasu. The smell bothers me.
• 部屋を変えたいです。 Heya o kaetai desu. I want to change rooms.

“Problem card” set (high-stress, short sentences)

These are designed to be read out loud or shown on your phone. Keep them short and point to the key word (キー, うるさい, エアコン).

• 助けてください。 Please help.
• フロントに来ました。 I came to the front desk.
• 部屋番号は（　）です。 My room number is ( ).
• ルームキーが使えません。 The room key doesn’t work.
• ドアが開きません。 The door won’t open.
• 部屋がうるさいです。 The room is noisy.
• 静かな部屋に変えられますか。 Can I change to a quiet room?
• エアコンが効きません。 The AC doesn’t work.
• 暖房が効きません。 The heating doesn’t work.
• お湯が出ません。 No hot water.
• Wi‑Fiがつながりません。 Wi‑Fi won’t connect.
• 今、見てもらえますか。 Can someone check now?

Checkout: quick, functional Japanese

Common checkout lines

• チェックアウトをお願いします。 Chekku-auto o onegai shimasu. I’d like to check out.
• 追加料金はありますか。 Tsuika ryoukin wa arimasu ka. Are there any additional charges?
• 領収書をお願いします。 Ryoushuusho o onegai shimasu. Receipt, please.
• 荷物を預けたいです。（今日中） Nimotsu o azuketai desu. I want to leave my luggage (for today).

Staff questions you may hear

• お部屋の鍵をお預かりします。 We’ll take the room key.
• ミニバー／追加のご利用はございますか。 Any minibar/extra use?
• お忘れ物はございませんか。 Did you forget anything?

Cultural norms that affect what you say and do

Shoes and indoor slippers

Some accommodations (especially ryokan, some smaller hotels, and rooms with tatami) require removing shoes at the entrance area. You may see a step up (玄関) and slippers provided.

• 靴を脱いだほうがいいですか。 Kutsu o nuida hou ga ii desu ka. Should I take off my shoes?
• スリッパはどこですか。 Surippa wa doko desu ka. Where are the slippers?

Quiet hours and “soft” phrasing

Hotels may emphasize quietness at night. Staff often uses softened language like 〜でよろしいでしょうか (Would that be okay?) or 〜になります (It will be…) to sound polite.

• （禁煙）でよろしいでしょうか。 Is (non-smoking) okay?
• お支払いは前払いになります。 Payment will be in advance.

When you need to refuse or correct, keep it calm and factual:

• すみません、（禁煙）でお願いします。 Sorry, non-smoking please.
• 予約は（2泊）です。 The reservation is for (2 nights).

How staff may ask about guests and breakfast

You may be asked about the number of guests and breakfast plans. Answer with numbers + people counter 名（めい）.

• ご宿泊は何名様ですか。 How many guests?
• （2名）です。 It’s (2 people).
• 朝食は付いていますか。 Is breakfast included?
• 朝食は付けたいです。 I’d like to add breakfast.