23. Como usar a função de mala direta no Word

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A função de mala direta no Microsoft Word é uma ferramenta poderosa que permite criar um conjunto de documentos, como cartas ou etiquetas, que são personalizados para cada destinatário. A mala direta usa um documento principal, em combinação com uma lista de dados, para gerar as versões personalizadas do documento. Vamos aprender como usar essa função passo a passo.

Passo 1: Preparando a lista de dados

O primeiro passo é preparar a lista de dados que você usará para a mala direta. Essa lista pode ser um arquivo do Excel, um banco de dados do Access ou até mesmo uma lista de contatos do Outlook. Certifique-se de que cada coluna em sua lista de dados tenha um cabeçalho, pois isso será usado para mapear os dados para o documento principal.

Passo 2: Abrindo a mala direta

Abra o Word e clique na guia "Correspondências". Em seguida, clique em "Iniciar Mala Direta" e escolha o tipo de documento que deseja criar. Você pode escolher entre cartas, envelopes, etiquetas, diretórios e e-mails.

Passo 3: Selecionando a lista de destinatários

Clique em "Selecionar Destinatários" e escolha "Usar uma lista existente". Navegue até a lista de dados que você preparou e clique em "Abrir". Se a sua lista de dados estiver em uma planilha do Excel, você precisará selecionar a planilha correta.

Passo 4: Inserindo campos de mala direta

Agora você pode começar a personalizar o seu documento. Clique onde você quer inserir um campo de mala direta e então clique em "Inserir Campo de Mala Direta". Escolha o campo que corresponde ao dado que você quer inserir. Por exemplo, se você quer inserir o nome do destinatário, escolha o campo "Nome".

Passo 5: Visualizando os resultados

Antes de finalizar a mala direta, é uma boa ideia visualizar os resultados para garantir que tudo está correto. Clique em "Visualizar Resultados" para ver como o seu documento aparecerá para cada destinatário. Use as setas para navegar entre os diferentes destinatários.

Passo 6: Finalizando a mala direta

Quando estiver satisfeito com a sua mala direta, clique em "Concluir e Mesclar". Você pode escolher entre editar os documentos individuais, imprimir os documentos ou enviar os documentos por e-mail. Se você escolher editar os documentos individuais, você poderá fazer alterações finais antes de imprimir ou enviar por e-mail.

Em suma, a função de mala direta no Word é uma maneira eficiente de criar documentos personalizados para um grande número de destinatários. Com a prática, você pode aprimorar suas habilidades e tornar-se um especialista em mala direta.

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