Redação oficial e comunicação institucional no tribunal: princípios e impacto prático
No cotidiano administrativo do tribunal, a redação oficial é o conjunto de padrões de linguagem e estrutura usados para registrar decisões, solicitar providências, encaminhar informações e prestar contas. O objetivo é garantir comunicação clara, concisa, impessoal e padronizada, reduzindo retrabalho, interpretações divergentes e riscos de nulidade ou descumprimento de prazos.
Princípios essenciais aplicados a situações reais
- Clareza: o leitor deve entender na primeira leitura. Exemplo: ao solicitar “juntada de documento”, indique qual documento, em qual processo e com qual finalidade.
- Concisão: diga o necessário, sem rodeios. Exemplo: em e-mail de convocação, informe data, horário, local, pauta e responsável, evitando justificativas longas.
- Impessoalidade: foco no ato administrativo, não em opiniões pessoais. Exemplo: preferir “Solicita-se a atualização do cadastro” em vez de “Eu gostaria que você atualizasse”.
- Padronização: seguir modelos e normas internas (manual do órgão, identidade visual, fluxos). Exemplo: datas no mesmo formato em todo o documento e siglas definidas na primeira ocorrência.
Escolha do documento adequado: quando usar ofício, memorando, e-mail, despacho e relatório
Mapa rápido de decisão
- Ofício: comunicação formal com autoridade/órgão externo ao setor (ou externo ao tribunal, conforme norma local). Exemplo: solicitar informações a outro órgão, responder requisição, encaminhar documentos oficiais.
- Memorando: comunicação interna entre unidades/setores, com registro formal e tramitação. Exemplo: solicitar apoio da Seção de Patrimônio para baixa de bens.
- E-mail institucional: comunicação interna/externa de rotina, com agilidade, quando não houver exigência de peça formal. Exemplo: confirmar recebimento de documentos, alinhar agenda, tirar dúvida operacional.
- Despacho: manifestação decisória/encaminhamento em processo administrativo (ou autos, conforme competência), determinando providências. Exemplo: “Encaminhe-se à Seção X para análise”, “Intime-se”, “Junte-se”.
- Relatório: documento de prestação de informações, análise de fatos, resultados e recomendações, normalmente para subsidiar decisão. Exemplo: relatório de fiscalização de contrato, relatório de atividades do setor, relatório de apuração preliminar.
Atividade: identifique o documento adequado
Para cada demanda, indique o documento mais adequado (ofício, memorando, e-mail institucional, despacho, relatório) e justifique em uma frase.
- 1) A Presidência solicita a um órgão externo dados estatísticos para instruir convênio.
- 2) A chefia do protocolo pede à TI ajuste no sistema de numeração de processos internos.
- 3) Em processo administrativo, a autoridade determina a juntada de três notas fiscais e o envio à unidade de contratos.
- 4) Um servidor precisa confirmar com fornecedor data de entrega de material, sem alteração contratual.
- 5) A unidade de contratos precisa apresentar ao gestor um panorama de execução, medições, glosas e riscos.
Estrutura e linguagem: modelos comentados e passo a passo
Ofício: estrutura típica e aplicação prática
Quando usar: comunicação formal dirigida a autoridade/órgão, com registro e protocolo.
Passo a passo:
- 1) Defina o objetivo em uma frase: solicitar, informar, encaminhar, responder.
- 2) Identifique o destinatário (cargo/órgão) e o assunto (curto e específico).
- 3) Contextualize com o mínimo necessário (processo, referência, prazo).
- 4) Faça o pedido/encaminhamento com comandos claros e itens numerados quando houver múltiplas providências.
- 5) Indique anexos, prazos e canal de retorno.
- 6) Revise padronização (datas, siglas, tratamento) e coerência.
OFÍCIO Nº 123/2026 – SETOR DE CONTRATOS Assunto: Solicitação de informações para instrução de processo administrativo Senhor(a) [Cargo da autoridade], 1. Solicita-se o encaminhamento, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, das informações abaixo, para instrução do Processo Administrativo nº 0001234-56.2026.2.00.0000: a) [item 1]; b) [item 2]; c) [item 3]. 2. As informações podem ser encaminhadas por meio do endereço institucional [e-mail], com identificação do número do processo no assunto. Atenciosamente, [Nome] [Cargo/Função] [Unidade]Comentários de conformidade: assunto específico; pedido em itens; prazo expresso; referência ao processo; impessoalidade (“Solicita-se”); canal de retorno.
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Memorando: comunicação interna formal
Quando usar: solicitação/encaminhamento entre unidades com necessidade de registro e rastreabilidade.
Passo a passo:
- 1) Enderece à unidade destinatária (não à pessoa, salvo norma interna).
- 2) Indique assunto e referência (processo, chamado, demanda).
- 3) Descreva a providência esperada e o prazo.
- 4) Se houver anexos, liste-os.
MEMORANDO Nº 45/2026 – SEÇÃO DE PATRIMÔNIO Para: Seção de Transporte Assunto: Agendamento de retirada de bens inservíveis Considerando a necessidade de baixa patrimonial dos bens relacionados no Anexo I, solicita-se o agendamento de retirada no Almoxarifado Central até 20/01/2026, com indicação de data e horário disponíveis. Anexo: I – Relação de bens (3 páginas). [Nome] [Cargo/Função] [Unidade]Comentários de conformidade: destinatário por unidade; pedido objetivo; prazo; anexos listados; linguagem impessoal.
E-mail institucional: agilidade com padrão mínimo
Quando usar: comunicação rotineira, alinhamentos e confirmações, desde que não substitua documento formal exigido.
Passo a passo:
- 1) Assunto com ação + referência: “Confirmação de entrega – Contrato X – NF Y”.
- 2) Primeira linha com objetivo: “Solicito confirmação…”
- 3) Corpo em tópicos (o que, quando, onde, quem).
- 4) Fecho com prazo e contato.
Assunto: Confirmação de entrega – Contrato 12/2025 – Pedido 034 Prezados(as), Solicito confirmar a data prevista para entrega do material referente ao Pedido 034 (Contrato 12/2025), bem como o horário estimado de chegada. Caso haja necessidade de reagendamento, favor informar até 16/01/2026, 14h. Atenciosamente, [Nome] [Unidade] [Telefone institucional]Comentários de conformidade: concisão; objetivo na primeira linha; prazo; tom institucional; sem informalidades.
Despacho: comando administrativo no processo
Quando usar: registrar decisão/encaminhamento em processo administrativo, determinando providências.
Passo a passo:
- 1) Leia a peça anterior e identifique a providência pendente.
- 2) Determine a ação com verbo no imperativo impessoal (ex.: “Encaminhe-se”, “Junte-se”, “Intime-se”, “Cientifique-se”).
- 3) Indique unidade responsável e prazo, quando aplicável.
- 4) Evite justificativas extensas; se necessário, registre fundamento objetivo.
DESPACHO 1. Junte-se aos autos as Notas Fiscais nº 101, 102 e 103 (Anexo). 2. Após, encaminhe-se à Seção de Contratos para análise da conformidade e manifestação no prazo de 3 (três) dias úteis. [Assinatura/Identificação da autoridade competente]Comentários de conformidade: comandos claros; sequência lógica; prazo; linguagem padronizada.
Relatório: organização de fatos, dados e recomendações
Quando usar: consolidar informações para decisão, auditoria, fiscalização, gestão e prestação de contas.
Estrutura recomendada:
- Identificação: tema, unidade, período, processo/contrato.
- Objetivo: o que o relatório pretende demonstrar.
- Metodologia/Fontes: documentos consultados, sistemas, visitas.
- Achados/Resultados: dados, evidências, não opiniões.
- Análise: comparação com critérios (contrato, norma, cronograma).
- Encaminhamentos/Recomendações: providências propostas, responsáveis e prazos.
RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO – CONTRATO 12/2025 1. Identificação: Unidade X. Período: 01/12/2025 a 31/12/2025. Processo Administrativo nº 0001234-56.2026.2.00.0000. 2. Objetivo: Verificar a execução contratual e a conformidade das entregas no período. 3. Fontes: Ordens de fornecimento, notas fiscais, termos de recebimento, registros de ocorrência. 4. Resultados: (i) Entregas realizadas: 4; (ii) Entregas com atraso: 1 (2 dias); (iii) Itens recusados: 0. 5. Análise: O atraso ocorreu por indisponibilidade de transporte, conforme comunicado do fornecedor em 10/12/2025. Não houve impacto no serviço. 6. Encaminhamentos: Recomenda-se registrar advertência formal em caso de reincidência e manter monitoramento mensal.Comentários de conformidade: dados objetivos; critérios explícitos; encaminhamentos claros; linguagem técnica e impessoal.
Adequação vocabular e tratamento de autoridades
Vocabulário institucional: escolhas que evitam ruído
- Prefira verbos de ação administrativa: solicitar, informar, encaminhar, comunicar, determinar, cientificar, registrar.
- Evite coloquialismos: “dar um retorno”, “ver se dá”, “qualquer coisa me chama”. Substitua por “informar”, “verificar a possibilidade”, “permanecemos à disposição”.
- Evite subjetividade: “urgente”, “o mais rápido possível” sem prazo. Substitua por prazo objetivo.
- Evite intensificadores vazios: “venho por meio deste”, “na oportunidade”. Use abertura direta.
Tratamento de autoridades: regra prática para provas e rotina
- Endereçamento por cargo: priorize o cargo/função em vez do nome, conforme padrão do órgão.
- Pronomes de tratamento: use a forma prevista em manual/norma interna. Na dúvida operacional, mantenha formalidade e impessoalidade, evitando abreviações informais.
- Coerência: se o documento inicia com tratamento formal, mantenha o mesmo nível até o fecho.
Padronização: datas, números, siglas e referências
Datas e horários
- Formato consistente: use o mesmo padrão no documento (ex.: 15/01/2026) e evite alternar com “15 de janeiro de 2026” sem necessidade.
- Prazos: prefira “5 (cinco) dias úteis” quando houver risco de interpretação; em comunicações simples, “até 20/01/2026” pode ser suficiente.
- Horário: padronize (ex.: 14h ou 14:00) e mantenha o padrão.
Números e valores
- Dupla grafia em documentos formais: “3 (três) dias”, “R$ 1.250,00 (mil duzentos e cinquenta reais)”, quando exigido por norma ou quando houver risco de erro.
- Separadores: use padrão brasileiro (1.250,00) em documentos internos nacionais, salvo orientação diversa.
Siglas
- Primeira ocorrência: escreva por extenso e apresente a sigla entre parênteses. Exemplo: “Seção de Tecnologia da Informação (STI)”.
- Evite excesso: se a sigla aparecer uma única vez, avalie manter apenas o nome por extenso.
- Consistência: não altere a sigla ao longo do texto.
Referências e rastreabilidade
- Processo/contrato/chamado: sempre que a demanda estiver vinculada, inclua o número no assunto e no corpo.
- Anexos: liste e identifique (quantidade de páginas, tipo de documento) quando relevante.
Checklist de conformidade (para revisão antes de enviar)
- Documento correto: o tipo escolhido é compatível com a demanda e com a exigência de formalidade?
- Objetivo explícito: a primeira frase deixa claro o que se quer (solicitar, informar, encaminhar, decidir)?
- Contexto mínimo: há referência a processo/contrato/assunto sem excesso de histórico?
- Providências e prazos: estão claros, preferencialmente em itens numerados?
- Impessoalidade: evitou “eu acho”, “gostaria”, “na minha opinião”?
- Concisão: removeu frases vazias (“venho por meio deste”, “na oportunidade”)?
- Padronização: datas, números, siglas e nomes de unidades estão consistentes?
- Tratamento: endereçamento e fecho estão adequados ao destinatário?
- Anexos: mencionados e conferidos?
- Revisão final: há ambiguidade, termos vagos, ou possibilidade de dupla interpretação?
Erros recorrentes em provas e na prática (com correção)
Ambiguidade
Problema: frase permite mais de uma interpretação.
Inadequado: Encaminhe o documento ao setor para análise do servidor. Adequado: Encaminhe o documento ao setor para análise pelo servidor responsável.Pleonasmo vicioso
Problema: repetição desnecessária que compromete concisão.
Inadequado: Solicito que seja anexado em anexo o relatório. Adequado: Solicito a anexação do relatório.Impropriedade vocabular (termo inadequado ao contexto administrativo)
Inadequado: Vamos dar andamento no processo. Adequado: Dê-se prosseguimento ao processo / Providencie-se o andamento do processo.Vaguidade e ausência de prazo
Inadequado: Preciso disso o quanto antes. Adequado: Solicita-se o envio até 16/01/2026, às 14h.Excesso de pessoalidade
Inadequado: Eu peço para você verificar e me avisar. Adequado: Solicita-se verificar e informar a esta unidade.Exercícios de reescrita: corrija vícios e padronize
Exercício 1: tornar impessoal e objetivo
Reescreva: “Eu gostaria que vocês dessem uma olhada no processo e me retornassem quando puderem, porque está parado faz tempo.”
Critérios: impessoalidade, prazo, referência ao processo, concisão.
Exercício 2: eliminar ambiguidade
Reescreva: “Encaminhe a planilha para o chefe do setor de compras e do almoxarifado.”
Critérios: deixar claro se são dois destinatários ou um único setor; indicar meio de envio.
Exercício 3: corrigir pleonasmo e informalidade
Reescreva: “Segue em anexo o anexo com os documentos, qualquer coisa me chama.”
Critérios: concisão, linguagem institucional, indicação objetiva de canal e prazo (se necessário).
Exercício 4: padronizar datas, números e siglas
Reescreva: “A reunião será dia 5 de fevereiro de 2026 às 14:00 na STI, levar 3 documentos e 2 cópias.”
Critérios: padronização de data/hora; sigla definida; números com padrão; instruções claras.
Exercício 5: transformar texto em despacho
Converta em despacho: “Recebi as notas fiscais. Precisa juntar no processo e mandar para contratos ver se está tudo certo. Se estiver, pode seguir para pagamento.”
Critérios: comandos padronizados; sequência; unidade responsável; condição expressa com clareza.
