Separação de finanças pessoais e empresariais na Gestão Financeira Básica

Por que separar finanças pessoais e empresariais

Separar o dinheiro do dono do dinheiro da empresa significa tratar o negócio como uma “entidade” com regras próprias: ele tem receitas, despesas, obrigações e metas que não se misturam com as contas da casa. Na prática, isso evita três problemas comuns: (1) você não sabe se o negócio dá lucro ou só “gira dinheiro”; (2) falta caixa para pagar fornecedores e impostos porque o dinheiro saiu em gastos pessoais; (3) decisões ficam no “achismo” porque não existe registro confiável.

Uma regra simples ajuda: toda movimentação precisa ter um motivo empresarial claro e um registro. Se não tiver, é pessoal.

Conceitos essenciais: pró-labore, retiradas e reembolso

Pró-labore (salário do dono)

É o valor fixo (ou quase fixo) que o dono recebe por trabalhar no negócio. Ele deve ser planejado para caber no caixa e ser pago em data definida, como se fosse a folha de pagamento de um funcionário.

• Objetivo: dar previsibilidade para suas finanças pessoais e proteger o caixa da empresa.
• Como registrar: despesa da empresa (categoria: “Pró-labore”) e entrada na conta pessoal (como “Salário/Pró-labore”).

Retiradas (distribuição de lucro)

Retirada é quando você tira dinheiro do negócio por ele ter gerado resultado (lucro) e existir caixa disponível. Diferente do pró-labore, não deve ser “automática” todo mês se o negócio oscila.

• Objetivo: remunerar o dono pelo resultado, sem comprometer capital de giro.
• Como registrar: saída da empresa (categoria: “Distribuição/Retirada de lucro”) e entrada na conta pessoal (categoria: “Retirada de lucro”).

Reembolso de despesas (quando você paga algo do negócio com dinheiro pessoal)

Reembolso é quando você adianta um gasto da empresa com seu cartão/conta pessoal e depois a empresa devolve exatamente aquele valor, com comprovante.

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• Objetivo: corrigir uma exceção sem virar bagunça.
• Como registrar: no momento da compra, registrar como despesa da empresa com forma de pagamento “pessoal (a reembolsar)”; no reembolso, registrar uma saída da empresa (categoria: “Reembolso”) e uma entrada na sua conta pessoal (categoria: “Reembolso recebido”).

Como definir um pró-labore que não destrói o caixa

Regra prática (simples e segura)

• Defina um valor que você consiga manter por pelo menos 3 meses, mesmo em meses fracos.
• Comece menor e aumente depois de estabilizar o fluxo de caixa.
• Escolha uma data fixa de pagamento (ex.: todo dia 5).

Exemplo numérico

Seu negócio fatura em média R$ 20.000/mês, mas varia entre R$ 14.000 e R$ 26.000. As despesas fixas (aluguel, internet, ferramentas, etc.) somam R$ 9.000 e as variáveis (insumos, comissões, fretes) variam. Para não correr risco, você define pró-labore de R$ 3.000 com pagamento no dia 5. Se o mês for excelente, você avalia retirada de lucro depois de fechar o mês e garantir reservas.

Situações comuns (e como corrigir sem culpa, mas com regra)

1) Pagar conta pessoal com o caixa do negócio

Situação: você pagou sua conta de luz de casa (R$ 280) usando o cartão/PIX da empresa.

O que fazer:

• Se foi exceção: registre como “Adiantamento ao sócio” (ou “Retirada do sócio”) e devolva para a empresa no próximo dia útil ou na data combinada.
• Se acontece sempre: isso é sinal de pró-labore mal definido. Ajuste o pró-labore e pare de pagar contas pessoais pela empresa.

Como registrar (modelo):

• Empresa: saída R$ 280 — categoria Retirada do sócio (pessoal) — descrição “Conta de luz residencial”.
• Pessoal: entrada R$ 280 — categoria Pagamento de conta pessoal (via empresa) (para você enxergar que foi pago, mas não confundir com renda).

2) Usar o cartão pessoal para comprar algo do negócio

Situação: você comprou embalagens (R$ 190) no seu cartão pessoal porque era mais rápido.

O que fazer: trate como despesa da empresa “a reembolsar”. Guarde comprovante e peça reembolso em data fixa (ex.: toda sexta).

Como registrar (modelo):

• Empresa: despesa R$ 190 — categoria Embalagens — pagamento Pessoal (reembolsar).
• Quando reembolsar: empresa saída R$ 190 — categoria Reembolso — descrição “Reembolso embalagens (cartão pessoal)”.

3) Misturar assinaturas e serviços (ex.: celular, internet, apps)

Situação: seu celular é usado para trabalho e vida pessoal e a conta vem no seu nome.

Regras possíveis (escolha uma):

• Regra A (simples): empresa paga uma porcentagem fixa (ex.: 50%) como reembolso mensal, com registro.
• Regra B (mais limpa): criar uma linha/conta separada só do negócio e a empresa paga 100%.

Passo a passo: criando contas e “caixinhas” financeiras

Você pode fazer isso com contas em bancos diferentes, subcontas, envelopes digitais ou até planilha com saldos separados. O importante é existir separação e rotina.

Passo 1 — Defina as contas mínimas

• Conta da empresa (movimentação): recebe vendas e paga despesas do negócio.
• Conta pessoal do dono: recebe pró-labore, retiradas e reembolsos.

Se hoje tudo está misturado, comece abrindo (ou escolhendo) uma conta exclusiva para a empresa e migre as entradas e saídas aos poucos, em 30 dias.

Passo 2 — Crie “caixinhas” (sub-saldos) dentro da empresa

Mesmo com uma única conta bancária, você pode controlar caixinhas como saldos separados no seu controle financeiro. Um modelo simples:

• Caixinha 1: Operação do mês (pagar despesas correntes)
• Caixinha 2: Impostos e taxas (separar um percentual assim que entra receita)
• Caixinha 3: Reserva de segurança (para meses fracos e emergências)
• Caixinha 4: Pró-labore (garantir o pagamento na data)

Passo 3 — Defina percentuais ou valores fixos para alimentar as caixinhas

Exemplo prático (ajuste à sua realidade):

• Ao receber vendas: separar 10% para Impostos e taxas.
• Separar 5% para Reserva de segurança até acumular um alvo (ex.: 1 a 3 meses de despesas fixas).
• Separar um valor fixo mensal para Pró-labore (ex.: R$ 3.000).
• O restante fica em Operação do mês.

Passo 4 — Crie um calendário de movimentações

• Diário (ou a cada 2 dias): registrar entradas e saídas.
• Semanal: dia fixo para reembolsos (ex.: sexta-feira).
• Mensal: pagar pró-labore em data fixa; avaliar retirada de lucro após fechar o mês.

Passo 5 — Padronize categorias para não se perder

Use poucas categorias, mas consistentes. Sugestão:

• Pró-labore
• Retirada de lucro
• Reembolso (pago/recebido)
• Adiantamento ao sócio (quando a empresa paga algo pessoal)
• Despesas operacionais (com subcategorias: aluguel, insumos, marketing, frete etc.)

Políticas internas simples: o que pode, o que não pode e como registrar exceções

Política 1 — O que pode

• A empresa pagar despesas do negócio, sempre com comprovante e categoria correta.
• O dono receber pró-labore em data fixa, com valor definido.
• O dono receber reembolso de despesas do negócio pagas no pessoal, com comprovante.
• Fazer retirada de lucro apenas após apuração do mês e verificação de caixa mínimo.

Política 2 — O que não pode

• Pagar contas pessoais recorrentes pela empresa (supermercado, escola, aluguel residencial, lazer).
• Usar o caixa da empresa como “extensão” da carteira pessoal.
• Fazer retiradas sem registro (saques sem descrição, PIX sem motivo).
• Comprar itens do negócio no cartão pessoal sem registrar como “a reembolsar”.

Política 3 — Como lidar com exceções (quando acontecer)

Exceções acontecem; o problema é virar hábito. Use um protocolo:

1. Registrar no mesmo dia como Adiantamento ao sócio (se a empresa pagou algo pessoal) ou como Despesa do negócio a reembolsar (se o dono pagou algo do negócio).
2. Anexar comprovante (foto/arquivo) e descrever o motivo.
3. Definir data de correção: reembolso ao dono ou devolução à empresa (ex.: até a próxima sexta).
4. Executar a correção via transferência identificada (PIX/TED) e registrar a baixa.

Modelo de registro de exceção (para copiar e colar)

Data: 12/03
Tipo: Exceção
O que aconteceu: Empresa pagou conta pessoal (R$ 280)
Categoria: Adiantamento ao sócio
Motivo: Falta de saldo na conta pessoal
Como será corrigido: Sócio devolverá via PIX
Data limite: 15/03
Comprovante: anexo_1203_conta_luz.jpg

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