O que são secretarias municipais e por que “se conectam no território”
Secretarias municipais são unidades administrativas especializadas (áreas finalísticas e áreas-meio) responsáveis por planejar, executar e monitorar políticas públicas e serviços. Na prática, elas “se conectam no território” porque a entrega ao cidadão acontece em lugares concretos (escolas, UBS, ruas, praças, CRAS, feiras, áreas verdes) e quase sempre depende de mais de uma secretaria para funcionar: uma cuida do serviço, outra viabiliza orçamento, outra contrata, outra licencia, outra fiscaliza, e assim por diante.
Uma forma útil de entender é separar: (1) secretarias finalísticas (entregam serviços diretamente, como Saúde e Educação) e (2) secretarias de suporte/gestão (viabilizam a entrega, como Fazenda/Finanças e Administração). Mesmo quando o cidadão “vê” apenas uma ponta (ex.: a escola), por trás há uma cadeia de documentos, autorizações e rotinas compartilhadas.
Secretarias mais comuns: funções típicas, serviços e documentos
Secretaria Municipal de Saúde
O que faz na prática: organiza e executa ações de atenção básica (UBS), vigilância em saúde, regulação de consultas/exames, assistência farmacêutica (medicamentos), campanhas (vacinação) e gestão de unidades e equipes.
- Serviços comuns: consulta na UBS, vacinação, curativos, pré-natal, visita domiciliar, dispensação de medicamentos, ações de vigilância sanitária (quando estruturada na Saúde), combate a endemias.
- Documentos/rotinas geradas: requisição de compra de medicamentos e insumos, termos de referência para contratação, escalas de profissionais, relatórios de produção/atendimentos, protocolos internos, notificações sanitárias (quando aplicável), ordens de serviço para manutenção de unidades.
Secretaria Municipal de Educação
O que faz na prática: administra a rede municipal (creches e escolas), organiza matrículas, transporte escolar (quando alocado na Educação), merenda, manutenção predial escolar, gestão de professores e apoio pedagógico.
- Serviços comuns: matrícula e rematrícula, emissão de declaração escolar, merenda, apoio a estudantes com necessidades específicas, distribuição de materiais, gestão de calendário letivo.
- Documentos/rotinas geradas: processos de matrícula, declarações e históricos, pedidos de manutenção, planejamento de compras (merenda, material didático), relatórios de frequência, requisições de contratação de serviços (limpeza, vigilância, transporte).
Secretaria Municipal de Assistência Social
O que faz na prática: coordena a proteção social básica e especial, com atendimento a famílias e indivíduos em vulnerabilidade, gestão de benefícios eventuais (conforme legislação local), serviços em CRAS/CREAS (quando existentes), acolhimento institucional (quando municipal).
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- Serviços comuns: atendimento e acompanhamento familiar, encaminhamentos, visitas domiciliares, grupos socioeducativos, atendimento a situações de violência, benefícios eventuais (ex.: auxílio funeral, auxílio natalidade, conforme normas municipais).
- Documentos/rotinas geradas: prontuários e registros de atendimento, relatórios sociais, encaminhamentos intersetoriais, termos e pareceres técnicos, planos de acompanhamento, requisições de itens (cestas, materiais) e serviços.
Secretaria Municipal de Obras
O que faz na prática: executa e fiscaliza obras públicas (reformas, pavimentação, drenagem, construção de equipamentos), elabora projetos básicos/anteprojetos (quando há equipe), acompanha medições e cronogramas.
- Serviços comuns: reforma de escola/UBS, construção de praça, recapeamento, manutenção de pontes, drenagem de pontos críticos.
- Documentos/rotinas geradas: memorial descritivo, planilha orçamentária, cronograma físico-financeiro, diário de obra, boletins de medição, ordens de serviço, relatórios de fiscalização, termos de recebimento provisório/definitivo.
Secretaria de Serviços Urbanos (ou Limpeza Urbana/Manutenção)
O que faz na prática: cuida da rotina diária da cidade: varrição, coleta (quando municipal), roçada, manutenção de praças, iluminação pública (em alguns municípios), pequenos reparos, operação de equipes e frota.
- Serviços comuns: limpeza de vias, retirada de entulho (conforme regra local), poda/roçada, manutenção de praças, troca de lâmpadas (quando atribuição municipal), apoio em eventos.
- Documentos/rotinas geradas: roteiros de equipes, ordens de serviço, relatórios de execução, controle de frota/combustível, solicitações de compra de materiais (lâmpadas, EPIs, ferramentas).
Secretaria de Fazenda/Finanças
O que faz na prática: administra receitas e despesas: arrecadação tributária, lançamento e cobrança, contabilidade, tesouraria, execução orçamentária, pagamentos, prestação de informações fiscais.
- Serviços comuns: emissão de guias e certidões (conforme estrutura), atendimento ao contribuinte, parcelamentos, processamento de pagamentos a fornecedores, controle de saldos orçamentários.
- Documentos/rotinas geradas: empenho, liquidação e ordem de pagamento, notas de arrecadação, demonstrativos contábeis, relatórios de execução orçamentária, pareceres sobre disponibilidade orçamentária.
Secretaria de Administração (ou Gestão/Planejamento Administrativo)
O que faz na prática: viabiliza a máquina pública: recursos humanos, folha, patrimônio, protocolo, compras e licitações (em muitos municípios), gestão de contratos, tecnologia (às vezes), normas internas.
- Serviços comuns: admissão e movimentação de servidores, concessão de férias, gestão de ponto, abertura de processos, compras de materiais, licitações e contratos, gestão de almoxarifado e patrimônio.
- Documentos/rotinas geradas: portarias, termos de referência (quando centralizado), editais, atas, contratos, apostilamentos/aditivos, ordens de fornecimento, registros patrimoniais, processos administrativos.
Secretaria de Meio Ambiente
O que faz na prática: licenciamento e fiscalização ambiental (quando municipalizado), gestão de áreas verdes, educação ambiental, manejo de resíduos (em articulação), autorizações para supressão/poda (conforme competência local).
- Serviços comuns: análise de impacto local, autorizações ambientais, fiscalização de descarte irregular, ações de recuperação de áreas, orientação a empreendimentos.
- Documentos/rotinas geradas: licenças e autorizações, parecer técnico ambiental, autos de infração (quando aplicável), relatórios de vistoria, condicionantes ambientais para obras.
Secretaria de Transporte/Trânsito (quando existente)
O que faz na prática: organiza mobilidade local: sinalização, engenharia de tráfego, fiscalização (quando municipal), gestão de transporte público (quando municipal), transporte escolar (às vezes), manutenção de pontos e abrigos.
- Serviços comuns: implantação de lombadas/sinalização, mudanças de sentido de via, gestão de linhas/itinerários (se municipal), credenciais e autorizações (conforme legislação local).
- Documentos/rotinas geradas: estudos técnicos de tráfego, ordens de serviço de sinalização, autorizações, relatórios de fiscalização, termos de permissão/concessão (quando aplicável).
Secretaria de Cultura e/ou Esporte
O que faz na prática: promove atividades culturais e esportivas, gerencia equipamentos (quadras, ginásios, centros culturais), organiza calendário de eventos e apoia grupos locais.
- Serviços comuns: oficinas, campeonatos, eventos culturais, manutenção e uso de espaços, apoio a projetos e editais (quando houver).
- Documentos/rotinas geradas: planos de evento, autorizações de uso de espaço, termos de parceria/apoio, requisições de estrutura (som, palco, iluminação), relatórios de execução.
Como as secretarias dependem umas das outras (na prática do dia a dia)
As dependências aparecem em três camadas: dinheiro (orçamento e pagamentos), meios (pessoas, compras, contratos, frota) e regras (licenças, autorizações, padrões técnicos). Abaixo, exemplos típicos de “engrenagens” intersetoriais.
Dependências financeiras: ninguém executa sem execução orçamentária
- Saúde → Fazenda/Finanças: para emitir empenhos, liquidar e pagar medicamentos, serviços laboratoriais, manutenção de equipamentos e contratos de terceirização. Sem empenho, a compra/contratação não avança.
- Educação → Fazenda/Finanças: para compras de merenda, material escolar, manutenção predial e pagamentos de fornecedores.
- Obras → Fazenda/Finanças: para reservar dotação, empenhar por etapas, pagar medições e reajustes previstos em contrato.
Dependências administrativas: contratação, pessoas e contratos
- Educação → Administração: para licitações/contratos (ex.: merenda, transporte, manutenção), gestão de pessoal (contratação temporária, lotação), e formalização de processos.
- Saúde → Administração: para contratação de serviços (ex.: manutenção de ar-condicionado, limpeza), gestão de contratos e processos de aquisição.
- Assistência Social → Administração: para compras de itens de atendimento, locação de imóveis para unidades, e gestão de equipe (concurso/contratos, folha, capacitações).
Dependências regulatórias e técnicas: licenças, pareceres e conformidade
- Obras → Meio Ambiente: para licenças/autorização ambiental, supressão/poda, condicionantes (ex.: controle de erosão, destinação de resíduos), especialmente em drenagem, contenções, intervenções em áreas sensíveis.
- Obras → Transporte/Trânsito: para plano de sinalização e desvios durante obra, interdições, segurança viária e adequação de acessos.
- Serviços Urbanos → Meio Ambiente: para rotinas de poda, manejo de resíduos e ações em áreas verdes (quando há regramento municipal).
Dependências territoriais: a entrega acontece no mesmo lugar
- Uma escola pode demandar Educação (gestão), Obras (reforma), Serviços Urbanos (limpeza/roçada), Transporte (segurança no entorno), Meio Ambiente (poda/licença), Administração (contratos) e Fazenda (pagamentos).
- Uma UBS pode demandar Saúde (serviço), Obras (adequações), Administração (contratos), Fazenda (empenhos/pagamentos), Serviços Urbanos (manutenção externa) e Transporte (acesso/ambulância, quando aplicável).
Mapa rápido: “quem costuma entrar” em demandas frequentes
| Demanda no território | Secretaria líder | Secretarias que normalmente apoiam | Exemplos de documentos-chave |
|---|---|---|---|
| Compra de medicamentos | Saúde | Administração, Fazenda/Finanças | Requisição, termo de referência, empenho, liquidação, ordem de pagamento |
| Merenda escolar | Educação | Administração, Fazenda/Finanças | Planejamento de compras, edital/contrato, empenho, notas fiscais/liquidação |
| Reforma de prédio público | Obras | Administração, Fazenda/Finanças, Meio Ambiente, Serviços Urbanos, Transporte | Projeto/memorial, planilha, contrato, licença/parecer, medições |
| Atendimento a família vulnerável | Assistência Social | Saúde, Educação, Administração | Registro de atendimento, relatório social, encaminhamentos, requisições |
| Iluminação e manutenção de praça | Serviços Urbanos | Obras, Meio Ambiente, Fazenda/Finanças | Ordem de serviço, requisição de material, autorização de poda, empenho |
Passo a passo prático: como identificar as secretarias envolvidas em um serviço
Passo 1 — Defina o “serviço final” em uma frase
Exemplo: “Reformar a Escola Municipal X para corrigir infiltrações e adequar banheiros.”
Passo 2 — Identifique a secretaria líder (dona do problema)
Em geral, a líder é a que responde pela política pública do equipamento/atividade. No exemplo, Educação é a líder, porque a escola é da rede.
Passo 3 — Liste entregas intermediárias (o que precisa acontecer antes)
- Diagnóstico do problema e escopo da reforma
- Projeto/levantamento e orçamento
- Verificação de necessidade de licença/autorizações
- Contratação (licitação/contrato ou instrumento aplicável)
- Reserva e execução orçamentária (empenho → liquidação → pagamento)
- Execução e fiscalização da obra
- Recebimento e liberação para uso
Passo 4 — Para cada entrega intermediária, associe “quem faz” e “que documento nasce”
Use uma tabela simples no seu caderno/planilha:
| Etapa | Secretaria principal | Apoios | Documento/saída |
|---|---|---|---|
| Solicitação e justificativa | Educação | Direção da escola | Memorando/solicitação, registro fotográfico, descrição do problema |
| Vistoria e escopo técnico | Obras | Educação | Relatório de vistoria, escopo, estimativa de custos |
| Licenças/autorizações (se necessário) | Meio Ambiente | Obras | Parecer/licença/autorização, condicionantes |
| Contratação | Administração | Obras, Educação | Termo de referência/projeto básico, edital, contrato |
| Empenho e pagamentos | Fazenda/Finanças | Administração, Obras | Empenho, liquidação, ordem de pagamento |
| Execução e fiscalização | Obras | Educação | Diário de obra, medições, relatórios de fiscalização |
| Recebimento e retorno às aulas | Educação | Obras | Termo de recebimento, checklist de funcionamento |
Passo 5 — Marque “pontos de espera” (onde costuma travar)
- Falta de dotação ou atraso no empenho (dependência de Fazenda/Finanças)
- Escopo mal definido (retrabalho entre Educação e Obras)
- Licença/parecer pendente (dependência de Meio Ambiente)
- Documentação incompleta para contratação (dependência de Administração)
- Medições sem comprovação adequada (impacta liquidação/pagamento)
Exercício guiado: desenhe a jornada de um serviço municipal (reforma de uma escola)
Objetivo do exercício
Construir um “mapa de jornada” do serviço, do pedido inicial até a entrega, identificando secretarias, documentos e dependências.
Materiais
- Uma folha A4 (ou quadro) para desenhar o fluxo
- Canetas de duas cores (uma para secretarias finalísticas e outra para áreas-meio)
Parte A — Desenho do fluxo (modelo pronto para você preencher)
Copie o modelo abaixo e complete com nomes reais do seu município (unidades, setores, responsáveis):
1) Escola identifica problema → (documento: solicitação + fotos) → Educação (protocola demanda) 2) Educação solicita vistoria → Obras (vistoria) → (documento: relatório + escopo) 3) Obras verifica necessidade de licença → Meio Ambiente (parecer/licença) 4) Obras/ Educação consolidam projeto e orçamento → Administração (inicia contratação) 5) Administração conduz compra/licitação/contrato → (documento: contrato/ordem de serviço) 6) Fazenda/Finanças emite empenho → execução começa 7) Obras fiscaliza e mede → (documento: boletim de medição) 8) Fazenda/Finanças liquida e paga → (documento: ordem de pagamento) 9) Obras entrega/recebimento → Educação libera uso e registra conclusãoParte B — Lista de secretarias participantes (checklist)
- Educação: demanda, prioridade, comunicação com escola, aceite final do funcionamento.
- Obras: escopo técnico, projeto/planilha (quando aplicável), fiscalização, medições, recebimento.
- Administração: processo de contratação, gestão documental, contrato e aditivos (se houver).
- Fazenda/Finanças: dotação, empenho, liquidação e pagamento.
- Meio Ambiente: autorização/licença/parecer (quando houver intervenção ambiental, poda, resíduos, área sensível).
- Serviços Urbanos: apoio com limpeza do canteiro, retirada de entulho (conforme arranjo local), roçada do entorno.
- Transporte/Trânsito: sinalização e segurança viária no entorno (se houver interdição/risco).
Parte C — Perguntas para validar seu mapa (controle de qualidade)
- Em qual etapa nasce o termo de referência ou o projeto básico? Quem assina?
- Em qual etapa ocorre o empenho? O que acontece se ele atrasar?
- Quais documentos comprovam a execução para permitir liquidação e pagamento?
- Há alguma autorização ambiental necessária (poda, supressão, destinação de resíduos)?
- Quem comunica a comunidade escolar (pais, alunos, servidores) sobre prazos e impactos?
