Sangria de Caixa: critérios, execução segura e registros obrigatórios

Conceito de sangria de caixa

Sangria de caixa é a retirada parcial de numerário (dinheiro em espécie) do caixa/PDV durante o expediente, com registro formal e rastreável, para reduzir o volume de dinheiro exposto e manter o caixa dentro de um limite operacional definido. A sangria não é “fechamento” e não substitui a conferência final do turno: ela é uma movimentação intermediária que precisa ficar refletida no sistema e nos controles físicos.

O que a sangria é (e o que não é)

• É: retirada de excedente de dinheiro, registrada no sistema, com comprovante e guarda segura até a tesouraria/cofre.
• Não é: retirada de fundo de troco, pagamento de despesas sem procedimento, “empréstimo” de caixa, ou ajuste para “bater” valores.

Quando aplicar sangria: critérios práticos

1) Limite de numerário no caixa

Defina um limite máximo de dinheiro em espécie permitido no gaveteiro (por exemplo, R$ 800, R$ 1.500 ou outro valor conforme o risco e o volume de vendas). Ao atingir o limite, programe a sangria para retornar a um patamar seguro (por exemplo, manter entre R$ 200 e R$ 400, sem mexer no fundo de troco).

2) Segurança (redução de exposição)

Aplicar sangria em horários de maior movimento, após picos de recebimento em dinheiro, ou quando houver percepção de risco (ex.: fluxo intenso de pessoas, ocorrência recente na região). O objetivo é reduzir a atratividade do caixa.

3) Política interna e rotinas de tesouraria

Muitas operações definem janelas fixas (ex.: a cada 2 horas) ou gatilhos (ex.: sempre que houver cédulas de alto valor acumuladas). Siga a política: ela padroniza o controle e facilita auditoria.

Exemplo de regra simples (modelo)

• Limite no gaveteiro: R$ 1.000
• Gatilho: ao atingir R$ 1.000 em espécie, realizar sangria para reduzir a R$ 300
• Exceção: não realizar sangria durante troca de operador ou sem acesso ao envelope lacrado

Fluxo de autorização (quando necessário)

O fluxo de autorização varia conforme o risco e o sistema. Use um padrão claro para evitar sangrias sem controle:

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• Sangria sem autorização: permitida até um valor máximo (ex.: até R$ 500), com registro automático e assinatura do operador.
• Sangria com autorização: acima do limite (ex.: acima de R$ 500) exige validação de supervisor/gerente no sistema (senha, cartão, biometria) e assinatura no formulário.
• Sangria extraordinária: qualquer sangria fora do padrão (horário incomum, valor muito alto, repetição em curto intervalo) deve ter justificativa registrada.

Boa prática: a autorização deve ocorrer antes da retirada física do dinheiro, para que o sistema reflita a intenção e gere comprovante correto.

Execução segura: passo a passo prático

Preparação do ambiente e do valor

• Evite comentar valores em voz alta e mantenha o dinheiro fora do campo de visão do público.
• Separe um local de contagem com menor exposição (quando aplicável) e minimize interrupções.
• Tenha à mão: envelope de sangria, lacre (ou envelope inviolável), caneta, carimbo (se usado), e acesso ao PDV para registrar.

1) Identificar o valor a sangrar (sem incluir fundo)

Defina o valor com base no limite operacional. Garanta que o fundo permaneça intacto. Uma forma prática é calcular:

Valor para sangria = (Dinheiro em espécie no caixa) - (Valor alvo para permanecer no caixa)

Exemplo: há R$ 1.180 no caixa e a política é manter R$ 300. Sangria planejada = R$ 880. Confirme que os R$ 300 incluem as denominações necessárias para troco (sem “desmontar” o fundo).

2) Contagem por denominação (contagem cega e organizada)

Conte o valor a sangrar por denominação (cédulas e moedas) e registre no formulário. Isso reduz erro e facilita recontagem.

• Separe as cédulas por valor (R$ 2, 5, 10, 20, 50, 100, 200).
• Conte em lotes padronizados (ex.: 10 cédulas por lote) e recontagem rápida.
• Moedas: use saquinhos/rolos quando houver, ou conte em superfície limpa, agrupando por valor.

Regra de ouro: não interrompa a contagem. Se houver interrupção (cliente, chamada, dúvida), reinicie a contagem do zero ou faça recontagem completa do montante separado.

3) Validação no sistema (registro imediato)

Registre a sangria no PDV assim que o valor estiver definido e contado. O registro deve conter, no mínimo:

• Data e hora
• PDV/caixa e operador
• Valor total
• Motivo (limite, segurança, rotina, extraordinária)
• Autorizador (quando aplicável)

Cuidados: não deixe para registrar depois. Sangria sem registro imediato é uma das principais causas de divergência entre dinheiro físico e relatório do PDV.

4) Emissão e conferência do comprovante

Emita o comprovante de sangria e confira:

• Se o valor impresso é exatamente o valor contado
• Se o identificador do PDV e operador estão corretos
• Se a data/hora correspondem ao momento da retirada

Anexe o comprovante ao formulário ou coloque uma via no envelope (conforme o padrão interno).

5) Acondicionamento em envelope lacrado (inviolabilidade)

Coloque o dinheiro no envelope de sangria e inclua os documentos exigidos (ex.: comprovante). Em seguida:

• Feche e lacre o envelope (lacre numerado, fita inviolável ou envelope de segurança).
• Identifique externamente: número da sangria, PDV, operador, valor, data/hora, assinaturas.
• Evite reabrir: se precisar reabrir por erro, registre ocorrência e use novo envelope/lacre, mantendo rastreabilidade.

6) Entrega ao responsável e protocolo de recebimento

A entrega deve ocorrer para a pessoa definida (tesouraria, fiscal de caixa, gerente) e, idealmente, em dupla (operador + responsável) ou com registro de recebimento. No ato:

• Confirme integridade do lacre (sem violação).
• Registre quem recebeu, horário e local (cofre/tesouraria).
• Guarde o envelope em local seguro (cofre/depósito) conforme procedimento interno.

Conciliação: sangria x relatório do PDV

A sangria precisa “aparecer” no relatório do PDV para que o saldo de dinheiro esperado no caixa seja compatível com o físico. A conciliação pode ser feita ao longo do dia (controle) e deve estar pronta para o fechamento do turno.

Como conferir na prática

• Liste todas as sangrias do período (por número/ID) e some os valores.
• Compare com o relatório do PDV (movimentações de sangria/retiradas) e verifique se a soma e a quantidade de eventos coincidem.
• Valide se cada sangria tem: comprovante, envelope identificado e protocolo de recebimento.

Exemplo de conciliação (tabela)

Ponto crítico: se existir sangria física (dinheiro retirado) sem evento no PDV, o caixa ficará “faltando” no sistema. Se existir evento no PDV sem envelope correspondente, haverá risco de “sobra” física e falha de controle.

Cuidados para evitar erros e divergências

Erros comuns (e como prevenir)

• Sangrar valores do fundo: mantenha o fundo separado e identificado; defina valor alvo pós-sangria sem desmontar denominações essenciais.
• Registrar depois: registre no PDV imediatamente após a contagem; o comprovante é parte do controle.
• Interromper contagem: se interromper, recontar; use contagem por denominação e lotes.
• Valor do comprovante diferente do envelope: confira antes de lacrar; se houver divergência, corrija no sistema conforme regra interna e refaça o envelope.
• Envelope sem identificação/lacre: sem inviolabilidade, perde-se rastreabilidade; use lacre numerado e assinatura.
• Falta de autorização quando exigida: respeite limites; sangria fora do fluxo é não conformidade.
• Múltiplas sangrias pequenas para “driblar” limite de autorização: trate como irregularidade; registre justificativa e siga política.

Modelo de formulário de sangria (preenchimento manual ou digital)

Use o modelo abaixo como base. Adapte campos conforme o seu controle interno e o que o PDV já registra.

FORMULÁRIO DE SANGRIA DE CAIXA

Detalhamento por denominação

Checklist de conferência da sangria (antes de finalizar)

• ( ) Valor definido sem incluir fundo de troco
• ( ) Contagem por denominação preenchida e total conferido
• ( ) Sangria registrada no PDV (data/hora/valor/operador)
• ( ) Comprovante emitido e valor confere com a contagem
• ( ) Autorização registrada (quando aplicável)
• ( ) Dinheiro acondicionado em envelope correto
• ( ) Envelope lacrado/inviolável e identificado (nº sangria, PDV, valor, data/hora)
• ( ) Protocolo de entrega/recebimento assinado
• ( ) Sangria confere com relatório do PDV (quantidade e soma)
• ( ) Ocorrências registradas (se houve recontagem, troca de envelope, divergência)