A rotina do Escrivão de Polícia Civil no cartório é essencialmente operacional e de controle: transformar o atendimento e as decisões da autoridade policial em autos formalmente organizados, com rastreabilidade, integridade documental, movimentações registradas e prazos acompanhados. O cartório funciona como o “núcleo de formalização” do procedimento, onde cada peça é recebida, conferida, juntada, certificada e encaminhada conforme o fluxo correto.
1) Papel operacional do Escrivão no cartório
Na prática, o Escrivão atua como gestor do fluxo documental e processual do procedimento policial, garantindo que:
- o que foi atendido e relatado seja formalizado em peças adequadas;
- o procedimento seja autuado e organizado com padrão;
- toda movimentação tenha registro (quem recebeu, quando, para quê);
- prazos sejam controlados e cobrados internamente;
- o sigilo e a integridade dos autos sejam preservados;
- as remessas e comunicações ocorram no tempo e na forma correta.
2) Visão geral do fluxo cartorário (do registro ao encerramento)
Um fluxo típico, com variações conforme a unidade e o sistema, segue esta lógica:
- Atendimento inicial e registro: recepção da demanda, qualificação mínima e geração do registro/boletim/entrada.
- Formalização de peças: elaboração/recebimento de portarias, termos, requisições, ofícios, despachos e demais documentos.
- Autuação: criação do volume de autos, numeração, capa, termos quando aplicáveis e indexação inicial.
- Juntada: inserção ordenada de peças e documentos, com certificações e controle de folhas.
- Conclusão: encaminhamento formal à autoridade para despacho/decisão.
- Remessa: envio a outro setor/órgão (perícia, MP, Judiciário, outra unidade), com protocolo e rastreio.
- Carga: entrega formal dos autos a responsável interno/externo, com controle de retirada e devolução.
- Vistas: disponibilização para consulta autorizada, com registro e limites.
- Certificações: registro cartorário de ocorrências relevantes (juntada, decurso de prazo, remessa, devolução, ausência, impossibilidade).
- Movimentações típicas: reautuação, desentranhamento (quando autorizado), apensamento, desmembramento, abertura de volume, arquivamento e desarquivamento.
3) Encadeamento entre atendimento, formalização e controle de prazos
3.1 Atendimento inicial: o que o cartório precisa “capturar”
O atendimento inicial gera insumos para o procedimento. O cartório deve assegurar que a entrada esteja completa o suficiente para permitir a formalização e o andamento, evitando retrabalho. Elementos práticos a conferir no momento de entrada:
- identificação correta das partes (nome, documento, filiação quando aplicável, contatos);
- endereços e meios de localização;
- descrição objetiva do fato, data, local e circunstâncias;
- indicação de testemunhas e outros envolvidos;
- existência de documentos anexos (prints, fotos, laudos, contratos, comprovantes);
- necessidade de medidas urgentes (requisições imediatas, preservação de local, exame pericial, oitivas prioritárias).
3.2 Formalização de peças: transformar a demanda em autos
Após a entrada, o cartório organiza o procedimento por meio de peças. Na rotina, isso envolve: redigir termos, preparar expedientes, receber documentos externos, e padronizar a apresentação. A formalização deve ser consistente com a cronologia e com as decisões/ordens existentes.
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Exemplo prático: chega um documento externo (resposta de ofício de operadora). O cartório deve: conferir se corresponde ao pedido, identificar o procedimento correto, juntar com certificação, atualizar movimentação, e levar à conclusão se depender de decisão (ex.: necessidade de nova requisição ou de oitiva).
3.3 Controle de prazos: onde o cartório “não pode falhar”
O controle de prazos é um encadeamento entre: (1) o que foi requisitado/encaminhado, (2) o prazo esperado, (3) a cobrança/renovação e (4) o registro do que ocorreu. O cartório deve manter um mecanismo claro (sistema, planilha interna ou livro de controle, conforme normas locais) para:
- registrar data de expedição de ofícios/requisições;
- definir prazo de retorno e responsável pelo acompanhamento;
- registrar recebimento de respostas e pendências;
- certificar decurso de prazo quando necessário;
- submeter à autoridade para deliberação (reiterar, renovar, representar, etc.).
4) Passo a passo prático das principais movimentações cartorárias
4.1 Autuação (criação e estruturação inicial dos autos)
Conceito: autuar é formar oficialmente os autos, criando a estrutura física/digital do procedimento, com identificação, organização inicial e registro de abertura.
Passo a passo:
- separar as peças iniciais (registro/portaria/termos iniciais e anexos);
- preparar capa/identificação do procedimento (número, natureza, unidade, partes principais quando aplicável);
- organizar a sequência cronológica inicial;
- numerar as folhas (quando em autos físicos) e rubricar conforme padrão da unidade;
- lavrar termo de abertura/encerramento quando aplicável pela norma interna;
- registrar a autuação no sistema e a movimentação correspondente.
4.2 Juntada (inserção de documentos e peças)
Conceito: juntada é o ato cartorário de inserir uma peça/documento nos autos, mantendo ordem, numeração e rastreabilidade.
Passo a passo:
- conferir se o documento pertence ao procedimento correto (número, partes, referência do ofício);
- verificar integridade (páginas completas, anexos mencionados, legibilidade);
- posicionar no ponto correto da sequência (geralmente por ordem cronológica de recebimento/produção);
- numerar folhas e rubricar (autos físicos) ou indexar corretamente (autos digitais);
- lavrar certificação de juntada, indicando o que foi juntado e a quantidade de folhas/anexos quando aplicável;
- atualizar movimentação no sistema e, se necessário, preparar conclusão.
4.3 Conclusão (submissão formal à autoridade)
Conceito: conclusão é o encaminhamento formal do procedimento à autoridade policial para despacho/decisão, com registro de que os autos foram apresentados para deliberação.
Passo a passo:
- identificar o motivo da conclusão (resposta recebida, pendência, pedido de medida, necessidade de despacho);
- organizar as peças relevantes em destaque (ex.: resposta de ofício + requisição original);
- certificar a conclusão, quando previsto, indicando a razão objetiva;
- encaminhar fisicamente/digitalmente à autoridade e registrar a movimentação;
- ao retorno, cumprir o despacho: expedir, juntar, intimar, reiterar, remeter, arquivar, etc.
4.4 Remessa (envio a outro órgão/setor)
Conceito: remessa é o envio formal dos autos ou de peças a destinatário competente, com protocolo e rastreabilidade.
Passo a passo:
- verificar se a remessa é de autos integrais ou de cópias/peças específicas;
- conferir se há despacho determinando a remessa e a quem;
- preparar expediente (ofício/guia/encaminhamento) com identificação completa;
- registrar protocolo de envio (data, meio, destinatário, responsável);
- certificar a remessa nos autos;
- controlar retorno quando aplicável (ex.: perícia, diligência externa).
4.5 Carga (retirada formal dos autos)
Conceito: carga é a entrega dos autos a alguém autorizado, com registro de retirada e devolução, preservando a cadeia de custódia documental.
Passo a passo:
- confirmar autorização e legitimidade de quem retira (interno/externo);
- registrar data/hora, identificação do responsável e finalidade;
- definir prazo de devolução quando aplicável;
- certificar a carga e atualizar movimentação;
- no retorno, conferir integridade (folhas, anexos, ordem) e certificar devolução.
4.6 Vistas (consulta autorizada)
Conceito: vistas é a disponibilização para consulta, sem necessariamente retirar os autos do cartório, observando sigilo e limites de acesso.
Passo a passo:
- verificar se há sigilo e qual o nível de acesso permitido;
- registrar quem consultou, data/hora e o que foi disponibilizado;
- acompanhar a consulta quando necessário (especialmente em autos físicos);
- impedir reprodução/extração indevida, conforme normas;
- certificar a concessão de vistas quando aplicável.
4.7 Certificações (atos cartorários de registro de ocorrências)
Conceito: certificar é declarar nos autos um fato relevante ocorrido no trâmite (ato praticado, decurso de prazo, recebimento, ausência, impossibilidade), criando prova documental interna do andamento.
Padrões práticos:
- ser objetiva, datada e vinculada a um evento verificável;
- evitar opinião; registrar fatos (ex.: “certifico que, nesta data, foi juntada a resposta ao ofício X”);
- mencionar quantidade de folhas/anexos quando aplicável;
- indicar protocolos, números de ofícios, datas de envio/recebimento.
5) Checklists de conferência de peças e documentos
5.1 Checklist de conferência antes de juntar qualquer documento
- O documento está no procedimento correto (número/identificação)?
- Há referência ao ofício/requisição que originou a resposta?
- Está completo (todas as páginas, anexos citados, assinaturas quando exigidas)?
- Está legível e sem cortes/rasuras relevantes?
- Há dados sensíveis que exigem cautela de sigilo (endereços, telefones, dados bancários, dados de saúde)?
- Exige conclusão imediata (prazo, medida urgente, diligência pendente)?
- Foi registrado no sistema a movimentação correspondente?
5.2 Checklist de expedição de ofícios/requisições
- Destinatário correto (órgão, setor, endereço/e-mail institucional)?
- Identificação completa do procedimento (número, unidade, referência)?
- Pedido claro, específico e verificável (o que se quer, período, formato)?
- Prazo indicado quando aplicável e forma de resposta?
- Assinatura/validação conforme rotina (autoridade/servidor autorizado)?
- Protocolo de envio registrado (data, meio, comprovante)?
- Controle de retorno lançado no acompanhamento de prazos?
5.3 Checklist de conferência de autos antes de remessa
- Autos estão em ordem cronológica e com numeração coerente (físico) ou indexação correta (digital)?
- Peças essenciais estão presentes (despachos, termos, laudos, respostas)?
- Há pendências de juntada (anexos avulsos, mídias, documentos soltos)?
- Sigilo destacado e restrições de acesso observadas?
- Guia/ofício de remessa contém identificação completa e finalidade?
- Protocolo de envio e certificação de remessa preparados?
6) Padrões de organização de autos (boas práticas cartorárias)
6.1 Ordenação de folhas e sequência lógica
Em autos físicos, a organização deve permitir leitura contínua e auditoria do trâmite. Boas práticas:
- manter ordem cronológica de produção/recebimento das peças;
- evitar “saltos” de numeração; corrigir imediatamente inconsistências;
- posicionar anexos imediatamente após a peça que os menciona;
- quando houver grande volume de anexos, identificar por separadores internos (quando permitido) e certificar.
6.2 Rubricas e numeração (quando aplicável)
Quando a rotina exigir autos físicos:
- numerar folhas de forma contínua e visível;
- rubricar conforme padrão da unidade (normalmente em local fixo);
- ao inserir documento com múltiplas páginas, conferir se a contagem bate com a certificação;
- em caso de erro de numeração, registrar correção conforme norma interna (evitar improvisos sem certificação).
6.3 Termos de abertura/encerramento e abertura de volume (quando aplicável)
Algumas unidades exigem termos formais para marcar início/fim de volumes. Boas práticas:
- lavrar termo de abertura quando o volume é iniciado, com identificação do procedimento;
- ao atingir limite físico de folhas, abrir novo volume com termo próprio e referência ao volume anterior;
- lavrar termo de encerramento quando aplicável, evitando volumes “abertos” sem controle.
7) Rotinas de arquivo e protocolo
7.1 Protocolo interno: entrada, circulação e saída
O protocolo é o mecanismo de rastreabilidade. Mesmo com sistemas digitais, a lógica é a mesma: registrar cada entrada e saída relevante.
- Entrada: documento recebido deve ser identificado, classificado e direcionado ao procedimento correto.
- Circulação: movimentações internas (conclusão, carga interna, envio a setor) devem ser registradas.
- Saída: remessas externas exigem comprovante e registro do meio utilizado.
7.2 Arquivamento e desarquivamento
Arquivar não é “guardar de qualquer forma”; é manter recuperabilidade e integridade.
- arquivar com identificação clara (número, classe, ano, status);
- separar autos sigilosos em local/controle específico;
- registrar arquivamento no sistema e local físico (quando houver);
- no desarquivamento, registrar quem solicitou, motivo, data e responsável;
- ao retornar ao arquivo, conferir se não houve alteração indevida na ordem/folhas.
8) Cuidados com sigilo e integridade documental
8.1 Sigilo: acesso mínimo necessário
O cartório deve operar com o princípio do acesso mínimo necessário: apenas quem precisa acessar para executar a tarefa deve ter acesso, e apenas ao que for necessário.
- evitar deixar autos expostos em balcões e áreas comuns;
- controlar vistas e cargas com registro formal;
- em autos digitais, respeitar perfis de acesso e evitar compartilhamentos informais;
- ao expedir documentos, revisar se não há dados sensíveis além do necessário.
8.2 Integridade: prevenir extravio, substituição e adulteração
- não manter documentos soltos; juntar ou acondicionar com identificação imediata;
- conferir devoluções de carga com checagem de folhas/anexos;
- usar certificações para registrar ocorrências (ex.: documento recebido incompleto, mídia danificada, ausência de anexos);
- preservar mídias (pendrives, CDs, cartões) em envelopes identificados e com registro de juntada;
- evitar manuseio desnecessário e manter guarda segura de autos sigilosos.
9) Exemplos de rotinas completas (modelos mentais de fluxo)
9.1 Exemplo A: resposta de ofício com prazo controlado
- Expedição do ofício: registrar envio + lançar controle de prazo.
- Recebimento da resposta: conferir destinatário/procedimento + integridade.
- Juntada: numerar/indexar + certificar juntada.
- Conclusão: encaminhar à autoridade para deliberação (ex.: nova diligência).
- Cumprimento do despacho: expedir nova requisição ou agendar oitiva + atualizar controles.
9.2 Exemplo B: autos em carga para diligência interna
- Solicitação de retirada: verificar autorização.
- Carga: registrar responsável, data e finalidade.
- Retorno: conferir integridade e ordem.
- Juntada de peças produzidas na diligência: certificar e atualizar movimentação.
- Conclusão: se houver necessidade de despacho subsequente.
