Princípios da redação oficial aplicada à atividade policial
A redação oficial no âmbito da Polícia Civil é a forma padronizada de registrar atos, comunicações e decisões administrativas e de polícia judiciária. O objetivo é produzir documentos que sejam compreensíveis, verificáveis e juridicamente seguros, reduzindo risco de interpretações divergentes, retrabalho e nulidades por imprecisão.
Impessoalidade
Impessoalidade significa registrar fatos e atos sem opiniões pessoais, adjetivações desnecessárias ou juízos de valor. O foco é o que foi constatado, declarado, determinado ou cumprido, com identificação objetiva de quem praticou o ato (autoridade, servidor, declarante) e em que condição.
- Evite: “O investigado é claramente mentiroso.”
- Prefira: “O declarante apresentou versões divergentes sobre (ponto), conforme registrado às (horário) e às (horário).”
Clareza
Clareza é escrever para que um leitor externo ao caso compreenda o documento sem precisar “adivinhar” contexto. Use frases diretas, termos técnicos quando necessários e explique siglas na primeira ocorrência.
- Evite pronomes sem referência: “Ele disse que não viu.” (Quem?)
- Prefira: “A testemunha Fulano afirmou que não presenciou o fato.”
Concisão
Concisão é dizer o necessário, sem redundâncias. Em documentos policiais, concisão não é “texto curto”; é texto sem excesso, mantendo todos os elementos essenciais (quem, o quê, quando, onde, como, por quê, com que base).
Padronização
Padronização envolve formato, vocabulário, abreviaturas, datação, referências e estrutura. Ela facilita conferência, indexação, auditoria e interoperabilidade entre unidades.
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- Use sempre o mesmo padrão de data e hora (ex.: “15 de janeiro de 2026”, “14h30min”).
- Padronize referências: “Inquérito Policial nº ___/____”, “Boletim de Ocorrência nº ___”.
- Evite variações de nomes: escolha “autoridade policial” ou “delegado(a) de polícia” e mantenha consistente, conforme norma interna.
Componentes essenciais de documentos policiais
Identificação e referência
- Órgão/unidade (cabeçalho institucional).
- Número do documento (sequencial e ano, se aplicável).
- Assunto (resumo objetivo).
- Referência (processo, IP, BO, expediente, protocolo).
Destinatário e fórmulas de tratamento
Use tratamento conforme cargo/função do destinatário, evitando excesso de formalismo. Em geral, em comunicações externas formais, utilize vocativo adequado e mantenha coerência no corpo do texto.
- Exemplos de vocativo: “Ao(À) Senhor(a) Diretor(a) ...”, “Ao(À) Senhor(a) Delegado(a) ...”, “Ao(À) Senhor(a) Promotor(a) de Justiça ...”.
- Evite: “Ilustríssimo” quando a norma interna não exigir; prefira formas funcionais e objetivas.
Corpo do texto
Estruture em parágrafos curtos, com ordem lógica: contexto mínimo, pedido/decisão, fundamentação (quando necessária), providências e prazos. Quando houver itens, use lista.
Datação, local e assinatura
- Local e data por extenso (padrão institucional).
- Assinatura com identificação: nome, cargo/função e matrícula (se aplicável).
- Quando houver: “ciente”, “recebido”, “cumprido”, com data e assinatura do responsável.
Anexos e distribuição
Indique anexos de forma enumerada e descreva o que são (ex.: “Anexo I – cópia do BO nº ___”). Em comunicações internas, registre destinatários em “Distribuição” quando o padrão exigir.
Estruturas e modelos comentados (com campos obrigatórios)
Ofício (comunicação formal externa)
Uso típico: solicitar informações, encaminhar documentos, comunicar providências a órgãos externos. Deve ser objetivo e rastreável.
OFÍCIO Nº ____/____ – (Unidade/Setor) [obrigatório: numeração e identificação da unidade] ASSUNTO: ___________________________ [obrigatório: assunto objetivo] REFERÊNCIA: _________________________ [obrigatório quando houver: IP/BO/processo/protocolo] AO(À) SENHOR(A) _____________________ (Cargo/Função) (Órgão/Instituição) (Endereço institucional, se aplicável) 1. (Contexto mínimo) Informo que ________________________________. 2. (Pedido/encaminhamento) Solicito/Encaminho ______________________. 3. (Prazo/forma) Solicita-se resposta até __/__/____, por meio de ______. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Nome) – (Cargo/Função) (Matrícula, se aplicável) ANEXOS: ( ) Não. ( ) Sim: I – ______; II – ______.Comentários de padronização:
- Assunto deve caber em uma linha, sem frases longas.
- Evite “venho por meio deste”; vá direto ao verbo: “Solicito”, “Encaminho”, “Informo”.
- Se houver urgência, justifique objetivamente (ex.: prazo processual), sem adjetivos.
Memorando (comunicação interna objetiva)
Uso típico: solicitar providências internas, informar alterações, encaminhar demandas entre setores.
MEMORANDO Nº ____/____ – (Setor) DESTINATÁRIO: (Setor/Servidor) ASSUNTO: ___________________________ 1. Solicito/Informo/Encaminho ________________________________. 2. Providência: ______________________________________________. 3. Prazo: __/__/____. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Nome) – (Cargo/Função)Comentários:
- Memorando não exige vocativo cerimonioso; priorize clareza e prazos.
- Se houver anexos, liste e identifique.
Certidão (atesta fato constatado em registros/atos)
Uso típico: certificar juntada, recebimento, comparecimento, inexistência de peça, cumprimento de diligência documental.
CERTIDÃO Certifico e dou fé que, nesta data, procedi à ______________________, referente ao __________________________ (referência: IP/BO/expediente nº ____), consistente em: ________________________________________________. (Se aplicável) Consta nos autos/registro que ___________________________. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Nome) – Escrivão(ã) de Polícia (Matrícula)Comentários:
- “Certifico e dou fé” é fórmula tradicional; use apenas quando o ato for de fé pública do servidor, conforme prática institucional.
- Descreva o que foi feito e onde consta (folha, peça, sistema), quando aplicável.
Termo (registro formal de ato, declaração ou diligência)
Uso típico: termo de declarações, termo de entrega, termo de restituição, termo de compromisso, termo de ciência.
TERMO DE __________________________ Aos ___ dias do mês de __________ de ____, nesta (Unidade), perante (Autoridade/Servidor), compareceu ______________________, (qualificação mínima: nome, documento, filiação quando exigida, endereço), e declarou/recebeu/entregou o seguinte: ____________________________. (Se declarações) Perguntado(a) sobre __________________, respondeu: ___________________. Lido e achado conforme, vai devidamente assinado. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Declarante/Responsável) ____________________________________ (Autoridade/Servidor) ____________________________________ (Testemunha, se aplicável)Comentários:
- Identifique claramente quem perguntou e quem respondeu.
- Evite “disse que” repetidamente; alterne com “afirmou”, “informou”, “relatou”, sem mudar o sentido.
- Se houver recusa de assinatura, registre: “Recusou-se a assinar, motivo: ________, sendo colhida assinatura de duas testemunhas”, conforme norma local.
Despacho (decisão/encaminhamento interno no expediente)
Uso típico: determinar juntada, remessa, conclusão, expedição de ofício, cumprimento de diligência, vista a setor.
DESPACHO 1. (Determinação objetiva) Junte-se ____________________________. 2. Após, encaminhe-se/conclua-se a ______________________________. 3. Cumpra-se com urgência até __/__/____. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Autoridade/Responsável) – (Cargo/Função)Comentários:
- Use verbos no imperativo impessoal (“Junte-se”, “Encaminhe-se”) ou forma direta (“Determino a juntada de...”), conforme padrão interno.
- Evite despachos com justificativas longas; se necessário, use relatório/nota técnica.
Relatório (síntese organizada de informações e diligências)
Uso típico: consolidar informações para autoridade policial, organizar cronologia, apontar pendências documentais, registrar resultados de diligências administrativas.
RELATÓRIO 1. Identificação: (IP/BO/expediente nº ___) 2. Objetivo: ________________________________________________ 3. Síntese dos fatos (cronologia): 3.1. Em __/__/____, ocorreu ________________________________. 3.2. Em __/__/____, foi realizado ___________________________. 4. Diligências/documentos: - ( ) Documento A (data) – resultado: ________ - ( ) Diligência B (data) – resultado: ________ 5. Pendências e prazos: ______________________________________ (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Nome) – (Cargo/Função)Comentários:
- Separar “fatos” de “providências” reduz ambiguidades.
- Quando citar documentos, referencie com número, data e origem.
Representação (pedido fundamentado à autoridade competente)
Uso típico: formalizar requerimento fundamentado (ex.: medidas cautelares, requisições, providências), conforme atribuições e fluxo interno. A representação deve indicar base fática e necessidade, com linguagem técnica e objetiva.
REPRESENTAÇÃO Referência: (IP nº ___/____) Representante: (Autoridade/Unidade) Representado/Interessado: ______________________________ I – Dos fatos: (descrição objetiva e cronológica) II – Da necessidade/adequação: (por que a medida é necessária) III – Do pedido: Requer-se ________________________________ Termos em que, pede deferimento. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Nome) – (Cargo/Função)Comentários:
- Evite “achismos”; use elementos verificáveis (datas, documentos, declarações, registros).
- O pedido deve ser específico (o que, onde, por quanto tempo, sobre quem/que coisa), quando aplicável.
Comunicação interna (nota/aviso/encaminhamento)
Uso típico: orientar equipe, informar indisponibilidade de sistema, redistribuir tarefas, registrar ciência.
COMUNICAÇÃO INTERNA Assunto: ______________________________ Informo que _______________________________________________. Providência/Orientação: ____________________________________. Vigência: a partir de __/__/____. (Local), (data por extenso). ____________________________________ (Nome) – (Cargo/Função)Comentários:
- Evite termos vagos (“o quanto antes”); prefira prazo (“até 16h”).
- Se houver mudança de procedimento, descreva o novo padrão em itens.
Passo a passo prático para redigir com segurança
1) Defina a finalidade do documento
- Pergunta-guia: “O que este documento precisa produzir?” (solicitar, informar, certificar, determinar, registrar declaração, consolidar).
- Escolha o tipo documental adequado (ofício, memorando, certidão, termo etc.).
2) Reúna dados obrigatórios antes de escrever
- Referência: número de IP/BO/expediente, protocolo, data.
- Identificação correta de pessoas: nome completo, documento, qualificação mínima exigida.
- Datas, horários, locais, meios (telefone, e-mail institucional, sistema).
- Documentos que serão anexados e sua descrição.
3) Escreva primeiro o “núcleo” (verbo + objeto)
- Exemplos: “Solicito informações sobre...”, “Encaminho cópia de...”, “Certifico que foi juntado...”, “Determino a remessa...”.
- Depois acrescente contexto mínimo e prazos.
4) Faça checagem de clareza e ambiguidade
- Substitua pronomes por nomes/cargos quando houver risco de confusão.
- Evite termos relativos: “recentemente”, “em breve”, “logo”; use datas.
- Evite “conforme conversado”; registre o que foi acordado e quando.
5) Padronize forma e linguagem
- Data por extenso e hora padronizada.
- Siglas: escreva por extenso na primeira ocorrência, seguida da sigla entre parênteses.
- Numeração de itens quando houver mais de uma providência.
6) Revise com foco em nulidades por redação imprecisa
- O documento identifica corretamente quem praticou o ato e em que condição?
- Há contradições internas (datas, nomes, números)?
- O pedido/determinação é executável (tem destinatário, prazo e meio)?
- Há termos vagos que permitam dupla interpretação?
Vícios de linguagem comuns e como corrigir
Redundâncias e “enchimentos”
- Evite: “Venho por meio deste solicitar...”
- Prefira: “Solicito...”
- Evite: “Na data de hoje”
- Prefira: “Nesta data” ou a data por extenso, conforme padrão.
Ambiguidade de sujeito
- Problema: “Foi informado ao delegado que o investigado não compareceu.” (Quem informou?)
- Correção: “O escrivão informou à autoridade policial que o investigado não compareceu.”
Generalizações e termos subjetivos
- Problema: “O local estava muito bagunçado.”
- Correção: “Havia objetos espalhados no chão e sinais de arrombamento na porta, conforme registro fotográfico anexo.”
Uso inadequado de tempos verbais
- Regra prática: fatos passados no pretérito; determinações no presente/imperativo; providências futuras com prazo.
- Exemplo: “Foi juntado...”; “Encaminhe-se...”; “Deverá ser apresentado até...”
Excesso de adjetivos e linguagem emocional
- Evite: “grave”, “absurdo”, “lamentável” (salvo quando for termo técnico/jurídico necessário e fundamentado).
- Prefira descrição objetiva do impacto: “houve lesão corporal constatada em laudo nº ___”.
Padronização de abreviaturas, siglas e grafia
Regras práticas
- Sigla na primeira ocorrência: “Boletim de Ocorrência (BO)”. Depois, use “BO”.
- Evite abreviaturas informais: “qdo”, “pq”, “vc”.
- Padronize unidades e horários: “14h”, “14h30min”.
- Evite abreviar nomes de pessoas e logradouros em documentos formais, salvo padrão institucional (ex.: “Av.”, “Rua”).
Lista de padronizações úteis (exemplos)
- “nº” para número (se o padrão institucional permitir) ou “n.”; escolha um e mantenha.
- “Sr.(a)” apenas em vocativos quando necessário; no corpo, prefira “o(a) servidor(a)”, “o(a) declarante”.
- “art.” para artigo quando citar dispositivo; mantenha consistência.
Exercícios práticos (reescrita, correção e padronização)
Exercício 1 — Reescrita para impessoalidade e clareza
Reescreva o trecho abaixo tornando-o impessoal, claro e verificável:
“O suspeito é muito nervoso e com certeza estava mentindo, então resolvemos chamar ele de novo para esclarecer melhor.”Checklist de correção:
- Remover juízo de valor (“muito nervoso”, “com certeza mentindo”).
- Indicar quem decidiu e qual ato foi praticado (intimação/convocação/oitiva).
- Indicar finalidade objetiva (esclarecer divergências específicas).
Modelo possível (exemplo):
“Considerando divergências entre as versões apresentadas em (data) e (data), foi determinada a nova oitiva do investigado, a fim de esclarecer (ponto específico).”Exercício 2 — Eliminar ambiguidades
Identifique a ambiguidade e reescreva:
“Encaminhei o relatório ao delegado e ao perito, que solicitou urgência.”Modelo possível:
“Encaminhei o relatório à autoridade policial e ao perito oficial. O perito oficial solicitou urgência na remessa dos anexos até __/__/____.”Exercício 3 — Padronização de datação e referência
Padronize o texto conforme um único padrão de data e referência:
“No dia 15/01/26 às 2:30 pm, juntamos no inquerito 123 a resposta do of. 45.”Modelo possível:
“Em 15 de janeiro de 2026, às 14h30min, foi juntada aos autos do Inquérito Policial nº 123/2026 a resposta ao Ofício nº 45/2026.”Exercício 4 — Correção de vícios de linguagem (concisão)
Reescreva reduzindo redundâncias:
“Venho por meio deste documento oficial informar que foi realizado o devido encaminhamento do referido expediente para o setor competente.”Modelo possível:
“Informo que o expediente foi encaminhado ao setor competente.”Exercício 5 — Prevenção de nulidades por redação imprecisa
Reescreva para tornar o comando executável (destinatário, prazo e meio):
“Solicito que sejam enviadas as informações o quanto antes.”Modelo possível:
“Solicito o envio das informações descritas no item 1 até 18 de janeiro de 2026, por e-mail institucional, com referência ao expediente nº ____/____.”Boas práticas de conferência antes de assinar/encaminhar
- Conferir nomes, números, datas e órgãos (erros aqui geram devolução e retrabalho).
- Verificar se o assunto reflete o conteúdo (facilita busca e arquivamento).
- Checar anexos: estão citados no texto e realmente anexados?
- Garantir que o documento não contenha dados desnecessários (minimização) e que os indispensáveis estejam completos.
- Manter consistência terminológica: se começou com “investigado”, não alternar com “suspeito” sem necessidade.
