O que é a rotina documental do Escrivão e por que ela é crítica
A rotina do Escrivão da Polícia Federal é centrada na formalização, organização e controle documental do procedimento policial, garantindo que cada ato praticado tenha registro adequado, com autenticidade, integridade e rastreabilidade. Na prática, isso significa: (1) transformar fatos e decisões em peças formais; (2) manter o encadeamento cronológico e lógico do procedimento; (3) assegurar que toda diligência tenha ordem, execução e resultado documentados; (4) evitar vícios formais que possam gerar nulidades, atrasos, retrabalho, responsabilização funcional e fragilização probatória.
O procedimento policial é um conjunto de atos documentados. Se o ato não está formalizado corretamente, ele tende a “não existir” para fins de controle, auditoria, contraditório diferido e valoração probatória. Por isso, a atuação do Escrivão exige padronização de linguagem, conferência de requisitos formais, controle de prazos e consistência entre peças.
Conceitos-chave: autenticidade, integridade e rastreabilidade
Autenticidade: garantia de que o documento é verdadeiro e foi produzido/assinado por quem afirma tê-lo produzido/assinado. Envolve assinatura, identificação do signatário, data, local e, quando aplicável, cadeia de custódia documental (quem produziu, quem juntou, quem certificou).
Integridade: garantia de que o conteúdo não foi alterado indevidamente. Exige controle de versões, juntadas com identificação, numeração, certificações e cuidados com anexos (mídias, laudos, relatórios).
Rastreabilidade: capacidade de reconstruir o caminho do documento e do ato: origem, motivo, autorização, execução, resultado e juntada. Depende de registros claros (termos, certidões, juntadas, despachos) e de organização coerente.
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Fluxo prático de formalização do procedimento policial
A seguir, um fluxo operacional típico, com as peças mais comuns e o momento de produção. A nomenclatura pode variar conforme normativos internos e o tipo de procedimento, mas a lógica documental é constante: instaurar, registrar atos, controlar diligências, juntar resultados, certificar ocorrências e encerrar com relatório e remessa.
1) Instauração: abertura formal e peças iniciais
Objetivo: criar o procedimento e registrar a notícia do fato, a atribuição e as primeiras providências.
Peça de instauração (ex.: portaria, auto/termo de instauração, conforme o caso): formaliza a abertura, delimita objeto, data, local, base informativa e determina diligências iniciais.
Termo de declarações (quando houver oitiva inicial): registra depoimento/declaração, com identificação completa, compromisso quando aplicável, perguntas e respostas, leitura e assinatura.
Despachos/determinações iniciais: ordens de diligência, requisições, ofícios a órgãos, solicitações de perícia, entre outros.
Autuação e capa: organização inicial do conjunto documental, com identificação do procedimento, indexação básica e controle de volumes/anexos quando necessário.
Passo a passo prático (instauração):
Conferir se há elementos mínimos: fato, data aproximada, local, possível autoria, materialidade inicial, fonte da notícia.
Redigir a peça de instauração com linguagem objetiva, sem juízos conclusivos prematuros, delimitando o objeto.
Registrar diligências iniciais de forma executável (o quê, quem, quando, como, finalidade).
Autuar e organizar: numeração/ordem, anexos, mídias, documentos externos.
2) Andamento: registro contínuo dos atos e controle de prazos
Objetivo: manter o procedimento atualizado, com cada ato devidamente documentado e encadeado.
Termos: usados para registrar atos com participação de pessoas (declarações, interrogatórios, reconhecimentos, acareações, entrega voluntária, etc.).
Autos: usados para formalizar atos mais complexos ou com estrutura própria (apreensão, exibição e apreensão, arrecadação, constatação, entre outros, conforme o caso).
Certidões: registram ocorrências administrativas/documentais (ex.: decurso de prazo, tentativa de intimação, comparecimento/não comparecimento, recebimento de documento, indisponibilidade de sistema, juntada de mídia ilegível, retificação formal).
Juntadas: ato formal de inserir documento/resultado no procedimento, identificando origem, data de recebimento e relação com diligência anterior.
Ofícios e requisições: comunicações formais a órgãos/empresas para obter informações, documentos, dados ou providências.
Passo a passo prático (andamento):
Antes de produzir a peça: identificar qual ato está sendo praticado e qual é o documento adequado (termo, auto, certidão, juntada, ofício).
Redigir com padronização: cabeçalho/identificação do procedimento, qualificação das partes, data, local, narrativa objetiva, encerramento e assinaturas.
Após o ato: providenciar juntada do resultado (documento recebido, mídia, laudo, resposta de ofício) e certificar ocorrências relevantes.
Controlar prazos: registrar datas de expedição/recebimento, prazos concedidos, reiterações e justificativas.
3) Diligências: ordem, execução e resultado documentados
Objetivo: garantir que toda diligência tenha trilha documental completa: determinação, execução, resultado e juntada.
Determinação: despacho/ordem indicando finalidade e escopo.
Execução: pode gerar termo/auto (ex.: oitiva, apreensão) ou relatório de diligência (narrativa do que foi feito e encontrado).
Resultado: documentos recebidos, laudos, mídias, prints, relatórios técnicos, respostas de ofícios.
Juntada e certificação: inserção formal e registro de conformidade (ex.: “recebido em”, “mídia lacrada”, “anexo em”, “encaminhado para perícia”).
Exemplo prático (encadeamento):
Despacho determina: requisitar imagens de câmeras de um local.
Expede-se ofício à empresa/órgão responsável, com prazo e especificação (data/hora, ângulo, formato).
Recebimento: chega mídia/arquivo. Produz-se certidão de recebimento e juntada, descrevendo o material (quantidade, formato, identificação).
Se necessário: encaminhamento à perícia com guia/termo adequado e certificação de envio.
4) Juntadas: como inserir documentos sem quebrar a integridade do procedimento
Objetivo: incorporar documentos de forma rastreável, mantendo a ordem e evitando lacunas.
Juntada de documento físico/digital: deve indicar origem, data de produção (se conhecida), data de recebimento, quantidade de páginas/arquivos, e relação com diligência/peça anterior.
Juntada de mídia: descrever tipo (pen drive, DVD, arquivo), identificação, hash/identificador quando aplicável, forma de armazenamento e lacre/embalagem quando houver.
Juntada de laudo/relatório técnico: conferir se há assinatura/identificação do perito/técnico, data, anexos e referências internas.
Boas práticas:
Evitar juntadas genéricas (“junta-se documento”) sem descrever o conteúdo.
Não misturar resultados de diligências diferentes em uma única juntada sem discriminar itens.
Certificar inconsistências (ex.: arquivo corrompido, páginas faltantes, divergência de datas) e solicitar saneamento.
5) Encerramento: consolidação, relatório e remessa
Objetivo: fechar o ciclo documental com coerência interna, permitindo compreensão do que foi apurado e do que foi produzido.
Relatório: peça que organiza os principais atos, diligências, resultados e encaminhamentos, com referência às peças do procedimento.
Certidões finais: registro de providências pendentes, cumprimento de determinações, decurso de prazos, e conferências formais.
Termo de encerramento/remessa (conforme prática local): formaliza a remessa/encaminhamento ao destino competente, com identificação de volumes/anexos.
Passo a passo prático (encerramento):
Conferir se todas as diligências determinadas têm resultado juntado ou certidão justificando.
Checar se documentos essenciais estão assinados, datados e com identificação.
Verificar se anexos/mídias estão descritos e vinculados a peças.
Preparar relatório com referências internas claras (sem ambiguidades).
Peças e documentos: o que produzir e quando produzir
Termos: quando usar e como padronizar
Termos são adequados para registrar atos com participação direta de pessoas ou formalizações simples e claras. Exemplos comuns: termo de declarações, termo de interrogatório, termo de reconhecimento, termo de entrega/recebimento, termo de ciência.
Estrutura mínima recomendada:
Identificação do procedimento e da peça (tipo, número/ordem interna se houver).
Data, hora e local.
Qualificação completa (nome, documentos, filiação quando aplicável, endereço, contato, profissão).
Narrativa em perguntas e respostas ou relato contínuo, conforme padrão adotado.
Advertências/compromissos quando aplicáveis.
Leitura, confirmação, assinaturas e identificação do responsável pela lavratura.
Autos: formalização de atos com maior complexidade
Autos são usados para atos que exigem detalhamento de circunstâncias, objetos, locais, testemunhas e descrição minuciosa (por exemplo, apreensões e arrecadações). A ênfase é descrever com precisão o que foi feito, o que foi encontrado, como foi acondicionado e quem presenciou.
Pontos de atenção:
Descrição individualizada de itens (marca, modelo, número de série/IMEI quando aplicável, estado de conservação).
Vínculo com a diligência que originou o ato (ordem/mandado/despacho).
Registro de testemunhas e responsáveis.
Encaminhamento do material (guarda, perícia, depósito) e documentação correlata.
Relatórios: narrativa técnica e rastreável
Relatórios devem permitir que um leitor externo compreenda o que foi feito, em qual ordem, com quais resultados e onde cada informação está documentada. Evite adjetivações e conclusões sem lastro documental; privilegie referências a peças e resultados juntados.
Modelo de organização:
Contexto objetivo do fato e da instauração.
Diligências realizadas (em ordem cronológica), com resultados.
Documentos e laudos relevantes (indicando onde estão juntados).
Pendências e encaminhamentos.
Certidões: registro de ocorrências e conformidade
Certidões são essenciais para rastreabilidade e para demonstrar diligência administrativa. São usadas para registrar tentativas, falhas, decurso de prazo, recebimentos, indisponibilidades e qualquer evento que impacte o andamento.
Exemplos de situações típicas:
Certidão de decurso de prazo sem resposta a ofício.
Certidão de tentativa de contato/intimação sem êxito.
Certidão de recebimento de documentos/mídias.
Certidão de encaminhamento à perícia e retorno.
Juntadas: ato formal de incorporação
Juntada não é “anexar”; é incorporar com descrição e vínculo. Sempre que um documento externo ingressa no procedimento, a juntada cria o elo de rastreabilidade.
Elementos mínimos:
O que está sendo juntado (descrição).
Origem (quem enviou/produziu).
Data de recebimento e meio (e-mail institucional, malote, entrega presencial).
Quantidade (páginas/arquivos) e identificação (nome do arquivo, mídia, lacre).
Relação com diligência/peça anterior.
Linguagem técnica, padronização e prazos: como evitar erros formais
Padronização de redação: clareza e neutralidade
Use linguagem objetiva: descreva fatos observáveis, não impressões.
Evite termos vagos (“diversos documentos”, “vários arquivos”) sem discriminar.
Padronize identificação: nomes completos, documentos, datas no mesmo formato, horários, locais.
Consistência interna: o que aparece em uma peça deve bater com as demais (datas, nomes, números de documentos, endereços).
Controle de prazos e reiterações
O Escrivão frequentemente operacionaliza o controle de prazos de respostas a ofícios, cumprimento de diligências e retornos de perícia. A rastreabilidade do prazo depende de: data de expedição, data de recebimento, prazo concedido, e certidão quando houver atraso ou necessidade de reiteração.
Prática recomendada:
Ao expedir: registrar data, destinatário, objeto e prazo.
Ao receber: certificar recebimento e juntar imediatamente.
Sem resposta: certificar decurso e preparar reiteração, mantendo histórico.
Consequências de erros formais (o que costuma dar problema)
Fragilização probatória: documento sem assinatura, sem identificação, sem data/local, ou com descrição insuficiente pode perder força.
Ruptura de cadeia documental: anexos sem juntada formal, mídias sem descrição, itens sem vinculação a diligência.
Retrabalho e atrasos: necessidade de retificar peças, refazer termos, solicitar novamente documentos.
Risco de nulidades/impugnações: inconsistências, ausência de formalidades essenciais e falhas de registro de atos relevantes.
Responsabilização funcional: descuido com integridade, extravio documental, juntadas equivocadas, certificações falsas ou incompletas.
Checklists de conformidade documental (uso diário)
Checklist 1: antes de finalizar qualquer peça
O tipo de documento é o adequado para o ato (termo/auto/certidão/juntada/relatório/ofício)?
Identificação do procedimento consta corretamente?
Data, hora e local estão preenchidos?
Qualificação das pessoas está completa e consistente?
O texto está objetivo, sem contradições internas?
Há referência clara ao motivo do ato (despacho/diligência/solicitação)?
Assinaturas necessárias estão presentes e identificadas?
Anexos mencionados estão efetivamente anexados e descritos?
Checklist 2: juntada de documentos e mídias
Origem do documento/mídia identificada (quem enviou/produziu)?
Data de recebimento registrada?
Descrição suficiente (páginas/arquivos, nomes, formatos, identificadores)?
Vínculo com diligência/peça anterior indicado?
Integridade preservada (sem edição indevida; controle de versão quando aplicável)?
Se houver mídia: acondicionamento e identificação (lacre/etiqueta/registro) descritos?
Checklist 3: controle de prazos e pendências
Existe registro da expedição (data, destinatário, objeto, prazo)?
Existe registro do recebimento (data e juntada)?
Se não houve resposta: certidão de decurso e reiteração preparada?
Pendências estão listadas e justificadas documentalmente?
Checklist 4: encerramento e remessa
Todas as diligências determinadas têm resultado juntado ou certidão explicativa?
Peças essenciais estão assinadas, datadas e identificadas?
Volumes/anexos/mídias estão descritos e conferidos?
Relatório referencia corretamente as peças e resultados?
Há registro formal de remessa/encaminhamento conforme padrão adotado?
Exercícios práticos: identifique o documento adequado
Instrução: para cada situação, indique qual peça é mais adequada (termo, auto, certidão, juntada, relatório, ofício/requisição) e justifique em uma frase com foco em finalidade e rastreabilidade.
Exercício 1: recebimento de documentos externos
Situação A: chega resposta de um órgão com 12 páginas de informações e anexos. O que produzir?
Situação B: chega um pen drive com vídeos, entregue presencialmente por representante de empresa. O que produzir?
Situação C: chega um e-mail com um arquivo PDF, mas o arquivo está corrompido. O que produzir?
Exercício 2: registro de ocorrências de prazo
Situação A: foi concedido prazo de 10 dias para resposta a ofício e não houve retorno. O que produzir?
Situação B: o destinatário pede prorrogação de prazo e envia justificativa. O que produzir?
Situação C: houve indisponibilidade do sistema no dia previsto para juntada. O que produzir?
Exercício 3: atos com participação de pessoas
Situação A: uma pessoa comparece para relatar fatos e apresentar sua versão. O que produzir?
Situação B: a pessoa entrega voluntariamente documentos e deseja recibo formal. O que produzir?
Situação C: é necessário registrar que a pessoa não compareceu no horário agendado. O que produzir?
Exercício 4: diligência e resultado
Situação A: foi determinada diligência para obter imagens; após recebimento, você precisa inserir o material no procedimento com descrição detalhada. O que produzir?
Situação B: após várias diligências, é preciso consolidar o que foi feito e o que foi encontrado para encaminhamento. O que produzir?
Situação C: durante a diligência, foram arrecadados itens com necessidade de descrição individualizada e encaminhamento. O que produzir?
Modelos enxutos (estrutura) para treino de redação
Modelo de certidão (estrutura)
Certifico que, na data de __/__/____, foi verificado o decurso do prazo concedido no ofício nº ______, expedido em __/__/____, sem que houvesse resposta até a presente data. Dou fé.Modelo de juntada (estrutura)
Junto aos autos, para os devidos fins, (descrever o documento/mídia), encaminhado por (origem), recebido em __/__/____, composto por (quantidade/identificação), relacionado à diligência determinada em (referência). Modelo de termo de entrega/recebimento (estrutura)
Aos __ dias do mês de ______ de ____, nesta (local), compareceu (qualificação), que entregou voluntariamente (descrição detalhada). Recebi e dou o presente termo, que vai assinado.
