Relatórios de Ocorrência e Relatórios Gerenciais de Vigilância Preventiva

Relatório operacional (ocorrência) x relatório gerencial (tendências)

Em vigilância preventiva, existem dois produtos de escrita com finalidades diferentes e complementares:

• Relatório de Ocorrência (operacional): registra um evento pontual (o que aconteceu), com foco em rastreabilidade, evidências, decisões tomadas e suporte a apuração, auditoria e medidas imediatas. Normalmente é produzido logo após o fato, por quem atendeu/identificou.
• Relatório Gerencial: consolida dados de rondas e ocorrências ao longo de um período (o que está mudando), com foco em padrões, tendências, desempenho, riscos recorrentes e recomendações para ajustes de recursos, rotas, controles e prioridades. Normalmente é produzido por supervisão/coordenação, com validação e análise comparativa.

Estrutura recomendada do Relatório de Ocorrência

Use uma estrutura fixa para reduzir omissões e facilitar auditoria. Abaixo, um modelo prático com os blocos recomendados.

1) Resumo (1 a 5 linhas)

Descreva o essencial: tipo de ocorrência, local, data/hora, impacto inicial e status (resolvido/em andamento).

Exemplo: “Às 02:14 de 12/08, foi identificado acesso não autorizado ao depósito B (porta lateral). Houve tentativa de violação do cadeado, sem subtração confirmada. Área isolada, evidências preservadas e manutenção acionada.”

2) Contexto

• Local exato (setor, referência, coordenada interna, checkpoint).
• Condições do ambiente (iluminação, clima, fluxo, obras, falhas de energia, etc.).
• Condição de segurança no momento (portas, alarmes, CFTV, barreiras).

3) Linha do tempo (timeline)

Registre em ordem cronológica, com horários e ações objetivas. Evite “por volta de”. Se não houver horário exato, indique a origem (ex.: “conforme log do rádio”).

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02:14 – Identificada anomalia na porta lateral do depósito B (cadeado com marcas). 02:16 – Comunicada supervisão via rádio (canal 2). 02:18 – Isolamento do local e controle de acesso. 02:25 – Verificação de integridade do perímetro adjacente. 02:40 – Acionada manutenção para substituição do cadeado e reforço do fecho. 03:05 – Revisão de imagens CFTV (câmera 12 e 13) iniciada. 03:30 – Área liberada com restrição de acesso e registro de pendência de reparo.

4) Evidências

Liste o que foi coletado/observado e onde está armazenado. Não descreva suposições como evidência.

• Fotos: quantidade, ângulo, identificação (ex.: “Foto 1–4: cadeado e fecho”).
• Vídeo/CFTV: câmeras, intervalo de tempo, responsável por extração, hash/ID do arquivo (se aplicável).
• Registros: logs de acesso, livro de ocorrências, controle de chaves, registros de ronda.
• Testemunhos: nome, função, contato, declaração objetiva (sem interpretação).

5) Ações tomadas

Descreva o que foi feito, por quem e com qual autorização. Inclua medidas de contenção e comunicação.

• Isolamento, bloqueio de acesso, acionamento de apoio, comunicação com supervisão.
• Verificações realizadas (perímetro, inventário preliminar, checagem de integridade).
• Acionamentos (manutenção, gestor do setor, polícia/autoridades quando aplicável).

6) Impactos

Registre impactos confirmados e, separadamente, impactos em apuração.

• Operacional: interrupção de área, atraso, restrição de acesso.
• Patrimonial: danos, perdas confirmadas, custo estimado (se houver base).
• Segurança: risco residual, vulnerabilidade exposta.

7) Recomendações

Proponha medidas objetivas e executáveis, preferencialmente com prioridade e responsável sugerido.

• Reforçar fecho/fechadura, melhorar iluminação, ajustar controle de chaves, revisar pontos de acesso.
• Revisar cobertura de CFTV (ângulo, iluminação IR, retenção).
• Inserir verificação adicional em horários críticos (sem detalhar rotinas sensíveis).

8) Lições aprendidas

Registre o aprendizado aplicável ao processo, sem culpabilização pessoal. Foque em “o que muda no procedimento/controle”.

• Ex.: “Necessidade de inspeção visual do fecho em toda passagem pelo depósito B, com foto em caso de anomalia.”

Passo a passo prático: como redigir um Relatório de Ocorrência em 20–30 minutos

1. Abra com o resumo (o que, onde, quando, impacto, status).
2. Preencha o contexto com dados verificáveis (local exato, condições, controles existentes).
3. Monte a linha do tempo usando registros: rádio, CFTV, logs, horários de ronda.
4. Liste evidências e anexe/identifique arquivos (nomes padronizados).
5. Descreva ações tomadas com responsáveis e autorizações.
6. Separe impactos confirmados vs. em apuração para evitar afirmações indevidas.
7. Inclua recomendações com prioridade (Alta/Média/Baixa) e sugestão de dono.
8. Finalize com lições aprendidas voltadas a processo.
9. Revise linguagem e consistência: datas, horários, nomes, locais, anexos.
10. Envie para validação conforme fluxo (supervisão) e registre protocolo/ID.

Padrões de escrita técnica (operacional e gerencial)

Princípios

• Objetividade: descreva fatos observáveis; evite adjetivos (“suspeito”, “estranho”) sem critério.
• Precisão: use horários, locais e identificadores (câmera, portão, setor, checkpoint).
• Rastreabilidade: tudo que for citado deve ter origem (foto, vídeo, log, testemunho).
• Separação fato x interpretação: se houver hipótese, marque como “hipótese” e indique o que falta para confirmar.
• Padronização: termos e categorias consistentes (tipos de ocorrência, áreas, turnos).

Vocabulário e forma

• Use voz ativa: “A equipe isolou a área”, “Foi acionada manutenção”.
• Evite siglas sem definição (na primeira ocorrência, escreva por extenso).
• Não inclua dados pessoais desnecessários; registre apenas o mínimo para identificação funcional.
• Não exponha detalhes sensíveis de segurança em relatórios amplamente distribuídos; use anexos restritos quando necessário.

Checklist de qualidade antes de enviar

• Há resumo com status?
• A linha do tempo está completa e coerente?
• As evidências estão listadas e identificadas?
• As ações têm responsáveis e horários?
• Os impactos estão separados em confirmados vs. em apuração?
• As recomendações são executáveis?
• Não há suposições apresentadas como fato?

Relatório Gerencial: consolidando dados de rondas e ocorrências

O relatório gerencial transforma registros operacionais em visão de risco e desempenho. Ele deve responder: onde estão concentrados os eventos, quando ocorrem, quais tipos predominam, o que piorou/melhorou e quais ações priorizar.

Periodicidade e objetivo de cada janela

• Diário: acompanhamento tático do turno/24h, pendências abertas, reincidências imediatas, falhas de controle que exigem correção rápida.
• Semanal: padrões por dia da semana/turno, reincidências por área, verificação de eficácia de ações implementadas.
• Mensal: tendências, sazonalidade, comparativos (mês a mês), revisão de prioridades, atualização formal de mapa de risco e plano de ação.

Estrutura recomendada do Relatório Gerencial

1) Resumo executivo

• Principais tendências (ex.: aumento de violações em acesso secundário).
• Top 3 riscos/áreas críticas do período.
• Ações prioritárias e status (aberto/em andamento/concluído).

2) Contexto operacional do período

• Mudanças relevantes: obras, alteração de fluxo, eventos, mudanças de horário, falhas recorrentes de infraestrutura.
• Recursos e cobertura: efetivo por turno, indisponibilidades, pontos sem cobertura temporária.

3) Indicadores (KPIs) e métricas recomendadas

4) Análise de tendências

• Por tempo: por turno, por faixa horária, por dia da semana.
• Por local: setores com concentração e deslocamento de risco.
• Por causa provável (quando suportada por evidência): falha de infraestrutura, comportamento recorrente, vulnerabilidade de acesso, processo.

Inclua comparativos simples: período atual vs. anterior e vs. média dos últimos 3 períodos (quando houver base).

5) Mapa de risco atualizado (com base em dados)

Atualize o mapa de risco usando os registros consolidados. Em vez de apenas “percepção”, utilize critérios objetivos:

• Probabilidade: frequência de ocorrências e reincidência.
• Impacto: perdas/danos, interrupção operacional, exposição.
• Detectabilidade: facilidade de detectar cedo (ex.: área sem visibilidade/CFTV).

Apresente uma tabela de priorização por área:

6) Ações tomadas e eficácia

• O que foi implementado no período (controles, correções, mudanças).
• Como medir eficácia (queda de reincidência, redução de tempo de resposta, redução de pendências).
• O que não funcionou e por quê (com base em dados).

7) Recomendações e plano de ação

Transforme recomendações em plano executável (5W2H simplificado):

• O que será feito
• Por que (risco/indicador que justifica)
• Quem é o responsável
• Quando (prazo)
• Como (abordagem)
• Quanto (estimativa quando aplicável)

8) Lições aprendidas (nível gerencial)

Registre aprendizados que impactam processo, treinamento, manutenção e governança. Ex.: necessidade de padronizar categorias de ocorrência, melhorar disciplina de anexos, ajustar critérios de severidade.

Passo a passo prático: consolidar dados de rondas em relatórios periódicos

Passo 1: padronize a base de dados

Antes de consolidar, garanta que todos os registros usem as mesmas categorias e campos mínimos. Recomenda-se um dicionário de dados com:

• Data/hora (detecção, primeira ação, encerramento)
• Local (setor, checkpoint)
• Tipo de ocorrência (categoria)
• Severidade (baixa/média/alta) com critério definido
• Status (aberta/em andamento/encerrada)
• Evidências (IDs/links)
• Responsável e encaminhamentos

Passo 2: faça a limpeza e validação inicial

• Remova duplicidades (mesmo evento registrado duas vezes).
• Corrija campos em branco críticos (local, horário, tipo).
• Marque registros “incompletos” para retorno ao responsável.

Passo 3: agregue por período e por dimensões

Crie tabelas simples:

• Ocorrências por tipo
• Ocorrências por área/checkpoint
• Ocorrências por turno/faixa horária
• Pendências por responsável

Passo 4: calcule indicadores

Defina fórmulas fixas e mantenha-as iguais ao longo do tempo para comparabilidade. Exemplo de campos calculados:

Tempo_resposta_min = Hora_primeira_acao - Hora_deteccao Tempo_resolucao_min = Hora_encerramento - Hora_deteccao Reincidencia = 1 se houver ocorrência do mesmo tipo/área dentro de X dias

Passo 5: atualize o mapa de risco com critério

Atualize a classificação de risco por área usando a matriz definida pela organização. Se não houver matriz formal, use uma regra consistente (ex.: frequência em 30 dias x impacto máximo observado).

Passo 6: traduza dados em decisões

• Selecione 3 a 5 achados principais (tendências) com evidência numérica.
• Para cada achado, proponha 1 a 3 ações com responsável e prazo.
• Registre dependências (ex.: manutenção, TI, facilities).

Validação por supervisão: governança e controle de qualidade

Fluxo recomendado de validação

• Operacional (ocorrência): emissor → supervisor de turno (revisão) → coordenação/gestão (quando severidade média/alta) → arquivamento com protocolo.
• Gerencial: analista/supervisão compila → coordenação valida indicadores e narrativa → gestão aprova plano de ação → distribuição controlada.

O que a supervisão deve verificar

• Completude: todos os blocos preenchidos (resumo, contexto, timeline, evidências, ações, impactos, recomendações, lições).
• Coerência: horários compatíveis, sequência lógica, anexos correspondentes ao texto.
• Conformidade: linguagem técnica, sem julgamentos, sem dados sensíveis desnecessários.
• Classificação correta: tipo de ocorrência, severidade, status e encaminhamentos.
• Ações e prazos: recomendações com dono e prazo; pendências registradas.

Padrões de versionamento e rastreabilidade

• Use identificador único do relatório (ex.: RO-AAAAMMDD-Local-Seq).
• Controle de versões para relatórios gerenciais (ex.: v1.0, v1.1 com motivo da revisão).
• Registre quem revisou e aprovou (nome/função/data).

Modelo curto (preenchível) de Relatório de Ocorrência

1. Resumo: 2. Contexto: (local exato, condições, controles) 3. Linha do tempo: (hora – evento/ação – responsável) 4. Evidências: (fotos, vídeos, logs, testemunhos, IDs) 5. Ações tomadas: 6. Impactos: (confirmados / em apuração) 7. Recomendações: (prioridade, responsável sugerido, prazo) 8. Lições aprendidas: Identificação: (ID do relatório, data, turno, emissor) Revisão/Validação: (supervisor, data/hora)

Modelo de sumário para Relatório Gerencial (diário/semanal/mensal)

1. Resumo executivo 2. Contexto do período 3. KPIs e gráficos/tabelas (por tipo, área, turno) 4. Tendências e achados (com números) 5. Mapa de risco atualizado + priorização 6. Pendências e SLAs (backlog) 7. Plano de ação (responsáveis e prazos) 8. Lições aprendidas e necessidades de ajuste (processo/infra/treinamento) Aprovação: (coordenação/gestão)