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Registros de Ronda: Como Preencher para Auditoria e Rastreabilidade

Capítulo 11

Tempo estimado de leitura: 9 minutos

O que são Registros de Ronda e por que são auditáveis

Registro de ronda é o documento (físico ou digital) que comprova, com rastreabilidade, o que foi verificado em cada checkpoint, em qual horário real, por quem, com quais achados e quais ações foram tomadas. Para auditoria e rastreabilidade, o registro precisa permitir que um terceiro reconstrua a sequência dos fatos sem depender da memória do vigilante e sem interpretações subjetivas.

Um registro auditável responde, de forma objetiva, às perguntas: quem fez, quando fez, onde fez, o que foi observado, o que foi feito, qual evidência existe e qual o número de referência (ocorrência/chamado) associado.

Padrão de registro por checkpoint: o que registrar

Campos mínimos recomendados

Identificação do posto/área: nome do local e/ou código do checkpoint.
Data e horário real do registro (não “horário previsto”).
Identificação do responsável: nome, matrícula/ID, equipe/turno.
Condição do checkpoint: status dos itens verificados (ex.: porta, lacre, iluminação, extintor, painel, grade, janela).
Achados: fatos observáveis (o que foi visto/medido/constatado).
Ação imediata: o que foi feito no momento (ex.: reposicionou, isolou, comunicou, acionou manutenção).
Comunicações: para quem foi reportado, canal utilizado (rádio/telefone/sistema) e horário.
Desvio (se houver): atraso, impossibilidade de acesso, rota alternativa, item fora do padrão.
Justificativa do desvio: motivo verificável (ex.: “acesso bloqueado por obra”, “atendimento de ocorrência nº X”).
Referência: número de ocorrência/chamado/OS e anexos (foto, vídeo, áudio, documento).
Validação: assinatura (física) ou validação eletrônica (login, PIN, biometria, carimbo de data/hora).

Modelo de texto objetivo (estrutura simples)

Use uma estrutura repetível para reduzir variação entre pessoas:

Local: [checkpoint]
Horário real: [HH:MM]
Condição: [itens e status]
Achado: [fato observável]
Ação: [o que foi feito]
Comunicação: [para quem, como, horário]
Referência: [nº ocorrência/OS + anexos]

Como descrever fatos sem opinião (linguagem auditável)

Princípios práticos

Descreva o observável: o que você viu, ouviu, cheirou, mediu ou conferiu.
Evite intenção e julgamento: não atribua culpa, motivo ou “achismo”.
Use termos verificáveis: “porta entreaberta 5 cm” é melhor que “porta mal fechada”.
Registre condições e evidências: “lacre nº 01873 rompido” + foto, em vez de “lacre violado”.
Separe fato de ação: primeiro descreva o fato, depois o que foi feito.

Vocabulário recomendado

Evite	Prefira
“Suspeito”, “estranho”, “parecia”	“Indivíduo não identificado, sexo masculino, aprox. 1,75 m, camiseta preta, parado junto ao portão por ~2 min”
“Tudo ok”	“Porta fechada e travada; iluminação acesa; sem pessoas no local; sem sinais de violação”
“Barulho alto”	“Ruído contínuo vindo da casa de máquinas; intensidade percebida acima do usual; registrado às 02:14”
“Local bagunçado”	“Caixas empilhadas no corredor, obstruindo 40% da passagem; foto anexada”

Horários reais: como registrar para auditoria

Auditoria exige coerência temporal. Registre o horário real em que o checkpoint foi verificado, mesmo quando houver atraso. Não “ajuste” para bater com o planejado.

Boas práticas

Use formato padrão: 24h (HH:MM) e data (DD/MM/AAAA) ou ISO (AAAA-MM-DD).
Um checkpoint = um horário: não reutilize o mesmo horário em vários pontos.
Registre início e fim quando houver atividade prolongada (ex.: inspeção detalhada, atendimento de ocorrência).
Sincronização: quando possível, utilize dispositivo/sistema com carimbo automático de data/hora.

Exemplo de registro com atividade prolongada

Checkpoint: Casa de Máquinas (CP-07)  Data: 12/01/2026  Início: 02:11  Fim: 02:18  Responsável: ID 0452 (Turno B)  Achado: Ruído contínuo acima do usual no motor 2; odor leve de aquecimento; sem fumaça visível.  Ação: Acionada manutenção via telefone às 02:15; orientado isolamento da área com fita; permaneci no local até 02:18.  Referência: Chamado Manutenção #MNT-33218; Foto 1 (painel), Foto 2 (motor 2).

Desvios e justificativas: como registrar sem fragilizar o relatório

Desvio é qualquer diferença entre o previsto e o executado (atraso, rota alternativa, checkpoint inacessível, verificação parcial). O registro deve mostrar o que mudou, por quê e como foi mitigado.

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Passo a passo para registrar um desvio

Identifique o desvio: “Checkpoint CP-03 não verificado”.
Registre o motivo verificável: “acesso bloqueado por obra; portão com cadeado e placa ‘interditado’”.
Registre a ação de mitigação: “realizada verificação externa do perímetro; foto do bloqueio anexada; comunicado ao supervisor”.
Registre o impacto: “verificação interna pendente”.
Registre o encaminhamento: “reprogramado para 06:00; OS solicitada para liberação de acesso”.

Exemplo de desvio bem registrado

CP-03 (Almoxarifado)  Horário real: 03:22  Desvio: acesso interno não realizado.  Justificativa: porta com cadeado e etiqueta de interdição; obra no corredor (foto anexada).  Mitigação: verificação externa das janelas e grade; sem sinais de violação.  Comunicação: supervisor via rádio às 03:24.  Encaminhamento: rechecagem programada 06:00; solicitado responsável da obra para liberar acesso (ref. #OBR-119).

Rastreabilidade: como garantir “cadeia de responsabilidade” no registro

Identificação do responsável

Nome + ID/matrícula (evita homônimos).
Turno/equipe e posto.
Quando houver troca (rendição), registre quem entregou e quem recebeu, com horário.

Assinatura/validação

Físico: assinatura legível + rubrica por página (quando aplicável) e numeração sequencial de folhas.
Digital: login individual, PIN/biometria, carimbo de data/hora e trilha de auditoria (quem editou, o que mudou, quando).
Regra de ouro: se o sistema permitir edição, deve haver histórico; se não houver histórico, trate como documento “sem integridade” para auditoria.

Anexos (fotos) e como referenciar

Nomeie e vincule ao registro: “Foto 01 – CP-05 – 01:47”.
Mostre contexto: uma foto ampla (local) e uma foto de detalhe (item).
Evite exposição desnecessária: não fotografar documentos sensíveis ou pessoas sem necessidade operacional.
Registre o motivo do anexo: “evidenciar lacre rompido”, “evidenciar obstrução de rota”.

Número de ocorrência e encadeamento

Quando houver evento que gere tratativa (acionamento, manutenção, incidente), crie ou associe um número único (ocorrência/chamado/OS). Use esse número em todos os registros relacionados para permitir rastreio:

Registro do checkpoint onde foi detectado
Registro de comunicação
Registro de retorno/rechecagem
Registro de encerramento operacional (quando aplicável)

Regras de qualidade do registro: clareza, completude e consistência

Clareza

Frases curtas e diretas.
Sem abreviações ambíguas (se usar, padronize).
Especifique “onde” dentro do local (ex.: “porta lateral norte”).

Completude

Inclua status dos itens verificados, mesmo quando normal.
Inclua ação e comunicação sempre que houver achado.
Inclua referência e anexos quando houver evidência.

Consistência

Mesmo formato em todos os checkpoints.
Mesmos termos para status (ex.: “Fechada/Travada”, “Aberta”, “Danos visíveis”).
Horários coerentes com deslocamento e duração das atividades.

Checklist rápido de autocorreção (antes de validar)

Está claro quem registrou?
O horário é real e faz sentido?
O texto descreve fatos e não opiniões?
Se houve desvio, há justificativa e mitigação?
Se houve achado, há ação, comunicação e referência?

Exemplos comparativos: bons e maus registros (com correções)

Exemplo 1: “Tudo ok” (insuficiente)

Registro ruim	Problema	Correção sugerida
“CP-02: tudo ok. 01:00.”	Não informa o que foi verificado; sem responsável; sem condição detalhada.	“CP-02 (Portão Principal) Horário real: 01:03 Responsável: ID 0452 Condição: portão fechado e travado; cadeado íntegro; iluminação externa acesa; sem pessoas no entorno.”

Exemplo 2: opinião e acusação (não auditável)

Registro ruim	Problema	Correção sugerida
“Funcionário suspeito rondando e querendo aprontar.”	Julgamento e intenção atribuída; sem descrição objetiva.	“Às 22:41, observado indivíduo com crachá visível (nome não legível) caminhando próximo ao Depósito (CP-06) por ~3 min, olhando para o interior pela grade. Abordagem realizada conforme procedimento; indivíduo informou aguardar colega. Orientado a se dirigir à recepção. Comunicação ao supervisor às 22:44. Ref. Ocorrência #OC-7812.”

Exemplo 3: horário “ajustado” (inconsistência)

Registro ruim	Problema	Correção sugerida
“CP-05 02:00 (feito).” (mas foi verificado às 02:17)	Fraqueza em auditoria; quebra de rastreabilidade; pode indicar fraude.	“CP-05 (Estacionamento) Horário real: 02:17 Desvio: atraso de 17 min. Justificativa: atendimento de ocorrência #OC-7810 entre 01:58–02:12. Mitigação: realizada varredura completa do setor; sem achados.”

Exemplo 4: achado sem ação (registro incompleto)

Registro ruim	Problema	Correção sugerida
“Lâmpada queimada no corredor.”	Sem local exato, horário, comunicação, referência e encaminhamento.	“CP-04 (Corredor Bloco B) Horário real: 00:36 Achado: luminária 3 (sentido sul) apagada; demais luminárias acesas. Ação: sinalizado ponto com fita refletiva; comunicado manutenção via sistema às 00:40. Referência: OS #ELT-20491. Foto 01 anexada (contexto) e Foto 02 (luminária).”

Exemplo 5: desvio sem justificativa (fragiliza a execução)

Registro ruim	Problema	Correção sugerida
“Não passei no CP-08.”	Não explica motivo, nem mitigação, nem reprogramação.	“CP-08 (Sala Técnica) Horário real: 04:05 Desvio: acesso não realizado. Justificativa: porta trancada sem chave disponível no posto; chaveiro não localizado. Mitigação: verificação do entorno e integridade da porta (sem sinais de violação); comunicado supervisor às 04:07. Encaminhamento: solicitar chave ao responsável do setor; rechecagem às 05:30. Ref. #INT-552.”

Padronização prática: template de registro para uso diário

Adapte o template abaixo ao seu formulário/sistema, mantendo a mesma ordem de campos para facilitar auditoria.

DATA: ____/____/______   TURNO: ____   RESPONSÁVEL: __________  ID: ________  POSTO: ________  RONDA Nº: ________  CHECKPOINT: __________ (CÓDIGO: ____ )  HORÁRIO REAL: ____:____  CONDIÇÃO (itens verificados): - Porta: ( ) Fechada/Travada  ( ) Aberta  ( ) Danificada - Lacres: ( ) Íntegros  ( ) Rompidos  Nº: ________ - Iluminação: ( ) OK  ( ) Falha  Local: ________ - Outros: __________________________  ACHADOS (fatos observáveis): ____________________________________________  AÇÃO IMEDIATA: _________________________________________________________  COMUNICAÇÃO: Para: __________  Canal: __________  Horário: ____:____  DESVIO: ( ) Não  ( ) Sim  Qual: _________________________________  JUSTIFICATIVA: _________________________________________________________  REFERÊNCIAS: Ocorrência/Chamado/OS: __________  ANEXOS: ( ) Foto  ( ) Vídeo  ( ) Áudio  Identificação: __________  VALIDAÇÃO: Assinatura/Confirmação: __________________  Data/Hora: ____/____/______ ____:____

Agora responda o exercício sobre o conteúdo:

Para que um registro de ronda seja considerado auditável e com rastreabilidade, qual prática é mais adequada ao documentar a verificação de um checkpoint?

Você acertou! Parabéns, agora siga para a próxima página

Você errou! Tente novamente.

Um registro auditável permite reconstruir os fatos com objetividade: quem fez, quando (horário real), onde, o que foi observado, o que foi feito, evidências e referência (ocorrência/chamado), evitando opiniões e ajustes para bater com o planejado.