Redação oficial e documentos administrativos do Técnico Administrativo Penitenciário

Conceito e finalidade da redação oficial no ambiente penitenciário

Redação oficial é a forma padronizada de comunicação escrita utilizada na Administração Pública para registrar decisões, solicitar providências, encaminhar informações e produzir evidências documentais. No contexto do Técnico Administrativo Penitenciário, a redação oficial precisa ser clara, objetiva e formal na medida certa, porque documentos mal redigidos geram retrabalho, interpretações equivocadas e fragilizam a rastreabilidade de atos administrativos.

Na prática, a redação oficial busca: (a) transmitir uma mensagem com precisão; (b) manter padrão institucional; (c) permitir conferência e auditoria; (d) reduzir ambiguidades; (e) resguardar o servidor e a unidade por meio de registros consistentes.

Princípios operacionais: clareza, concisão, padronização e formalidade adequada

Clareza

Clareza é escrever para ser entendido na primeira leitura. Use frases diretas, sujeito explícito e verbos na voz ativa quando possível. Prefira termos comuns e técnicos apenas quando necessários.

• Evite: períodos longos com muitas orações, pronomes sem referência e termos vagos ("o mesmo", "tal", "referido").
• Prefira: indicar quem faz o quê, quando e com qual base documental (processo, protocolo, data).

Concisão

Concisão é dizer o necessário, sem enfeites. Não é “texto curto”, é “texto sem excesso”. Corte adjetivos, repetições e justificativas irrelevantes.

• Evite: "venho por meio deste", "na oportunidade", "cumpre-me informar".
• Prefira: "Informo que...", "Solicito...", "Encaminho...".

Padronização

Padronização garante que qualquer unidade compreenda e reconheça a estrutura do documento. Isso inclui: identificação do documento, assunto, referência, corpo textual, fecho, assinatura e, quando aplicável, anexos e distribuição.

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Formalidade adequada

Formalidade adequada é manter linguagem institucional sem exageros. A comunicação deve ser respeitosa, impessoal e objetiva. Evite gírias, abreviações informais e humor. Ao mesmo tempo, evite excesso de rebuscamento, que prejudica a compreensão.

Impessoalidade e coesão: como escrever sem ambiguidade

Impessoalidade

Em documentos administrativos, a informação deve prevalecer sobre a pessoa. Use construções que enfatizem o ato administrativo e o fato.

• Menos adequado: "Eu acho que seria melhor..."
• Mais adequado: "Sugere-se..." ou "Propõe-se..." (quando couber) ou "Encaminha-se para análise...".

Coesão e referência correta

Ambiguidade aparece quando pronomes e expressões não apontam claramente para o termo correto.

• Evite: "Encaminho o relatório ao diretor e ao chefe de segurança. Ele deverá assinar." (Quem?)
• Prefira: "Encaminho o relatório ao Diretor da Unidade e ao Chefe de Segurança. O Diretor da Unidade deverá assinar."

Pronomes de tratamento e vocativos: uso funcional em documentos

Pronomes de tratamento devem ser usados conforme o cargo/função do destinatário, mantendo respeito e padronização. Em regra, use o tratamento adequado no vocativo e mantenha a concordância na 3ª pessoa.

Regras práticas

• Concordância: "Vossa Senhoria solicita" (3ª pessoa), e não "Vossa Senhoria solicitas".
• Evite abreviações em excesso no corpo do texto; use-as apenas quando padronizadas e necessárias.
• Se não houver certeza do tratamento específico, priorize formas institucionais seguras, como "Senhor(a)" em comunicações internas simples, respeitando o padrão do órgão.

Exemplos de vocativo

• "Senhor Diretor,"
• "Senhora Coordenadora,"
• "Ao(À) Senhor(a) Chefe do Setor de Protocolo,"

Fechos e assinaturas: como encerrar corretamente

O fecho deve ser coerente com o grau de formalidade e com a relação hierárquica. Em geral, mantenha fechos tradicionais e evite encerramentos pessoais ("abraços", "atenciosamente" em contexto inadequado, etc.).

Boas práticas

• Fecho objetivo e institucional.
• Assinatura com nome, cargo/função e unidade.
• Quando aplicável, incluir matrícula/identificador funcional conforme padrão interno.

Estrutura e modelos comentados de documentos administrativos

Ofício: quando usar e como estruturar

O ofício é utilizado para comunicação formal entre unidades/órgãos ou para autoridades externas, com registro e protocolo. Deve conter assunto claro e texto objetivo, com referência a processo/protocolo quando houver.

Modelo comentado (campos e finalidade)

OFÍCIO Nº ____/____ (Unidade/Setor)        (Finalidade: identificar e numerar o documento)  Local, ____ de __________ de ____         (Finalidade: situar no tempo e espaço)  Ao(À) Senhor(a) _______________________   (Finalidade: destinatário)  Cargo/Função __________________________  Órgão/Unidade _________________________  Assunto: ______________________________  (Finalidade: síntese do tema em uma linha)  Referência: Processo/Protocolo nº ______  (Finalidade: vincular ao trâmite, se houver)    Senhor(a) ________________________,    1. Informo/Solicito/Encaminho __________ (Finalidade: verbo de ação + objeto)    2. (Detalhamento objetivo: o quê, quem, quando, onde, como)    3. (Se houver) Prazo: até __/__/____.   (Finalidade: delimitar providência)    4. Anexos: ____________________________  (Finalidade: listar documentos anexos)    (Fecho institucional)  ____________________________________  Nome do(a) servidor(a)  Cargo/Função - Unidade

Como preencher (passo a passo)

• Passo 1: Defina o objetivo em um verbo: informar, solicitar, encaminhar, requisitar, comunicar.
• Passo 2: Escreva o assunto como frase nominal curta (ex.: "Solicitação de manutenção de impressora").
• Passo 3: Abra o corpo com o verbo de ação e o fato principal.
• Passo 4: Inclua dados verificáveis: datas, números, local, responsável, referência.
• Passo 5: Se houver providência, indique prazo e destinatário responsável.
• Passo 6: Liste anexos e finalize com fecho e assinatura padronizados.

Memorando: comunicação interna objetiva

O memorando é usado para comunicação interna entre setores, com foco em agilidade. Mantém formalidade, mas costuma ser mais direto que o ofício.

Modelo comentado

MEMORANDO Nº ____/____ (Setor)            (Finalidade: controle interno)  De: ________________________________      (Finalidade: remetente institucional)  Para: _______________________________      (Finalidade: destinatário interno)  Assunto: ____________________________      (Finalidade: tema)  Data: __/__/____                         (Finalidade: registro)    1. (Pedido/Informação principal)    2. (Contexto mínimo e dados objetivos)    3. (Providência esperada e prazo, se houver)    Anexos: _____________________________  ____________________________________  Nome - Cargo/Função

Erros comuns em prova

• Transformar o memorando em texto longo com justificativas excessivas.
• Assunto genérico: "Solicitação" (sem dizer do quê).
• Não indicar prazo quando há necessidade de providência.

E-mail institucional: padrão, rastreabilidade e etiqueta

O e-mail institucional é documento administrativo quando registra decisões, encaminhamentos e solicitações. Deve ser redigido com padrão, assunto claro e conteúdo objetivo. Evite informalidade e abreviações típicas de mensagens pessoais.

Modelo comentado

Assunto: [Ação] + [Tema] + [Prazo/Referência]  (Finalidade: localizar rapidamente)  Prezado(a) Senhor(a) __________________,     (Finalidade: vocativo adequado)    Informo/Solicito/Encaminho __________________.  (Finalidade: mensagem principal)    Dados: (processo/protocolo, data, local, responsável).  Providência: _________________________________.  Prazo: __/__/____ (se aplicável).    Anexos: (listar).    Atenciosamente,  Nome  Cargo/Função - Unidade  Telefone institucional (se aplicável)

Passo a passo para escrever um e-mail institucional eficiente

• Passo 1: Assunto com verbo e objeto (ex.: "Encaminhamento de relatório mensal - ref. dez/2025").
• Passo 2: Primeira linha já deve conter o objetivo (informo/solicito/encaminho).
• Passo 3: Use lista curta para dados e providências.
• Passo 4: Se houver prazo, destaque.
• Passo 5: Assine com identificação funcional.

Despacho: decisão, encaminhamento e manifestação no processo

Despacho é a manifestação escrita no processo para decidir, encaminhar ou solicitar providências. Deve ser direto, com comando claro e, quando necessário, indicação do setor responsável e prazo.

Modelo comentado

DESPACHO  1. Trata-se de _________________________________.  (Finalidade: contextualizar em uma linha)  2. Diante do exposto, (determino/encaminho/solicito) ______.  (Finalidade: comando)  3. Encaminhe-se ao(à) ______________________ para ________.  (Finalidade: destinatário e ação)  4. Prazo: __/__/____. (se aplicável)    Local, __/__/____  ____________________________________  Nome - Cargo/Função

Pontos de atenção em prova

• Despacho sem verbo decisório (texto “narrativo” sem comando).
• Ausência de destinatário do encaminhamento.
• Uso de linguagem opinativa sem base: "acho", "parece".

Relatório: registro técnico-administrativo com estrutura lógica

Relatório é documento que descreve fatos, atividades, resultados ou ocorrências, com organização lógica e dados verificáveis. Deve separar fato de interpretação e apresentar informações em ordem temporal ou por tópicos.

Estrutura recomendada (campos e finalidade)

RELATÓRIO (Tipo: mensal/ocorrência/atividade)  Identificação: Unidade/Setor ____________________________  Período/Data: _________________________________________  Referência: Processo/Protocolo (se houver) _____________    1. Objetivo (Finalidade do relatório)  2. Contexto (Informações mínimas para compreensão)  3. Descrição dos fatos/atividades (ordem cronológica ou tópicos)  4. Dados e evidências (números, registros, anexos)  5. Providências adotadas (o que foi feito, por quem, quando)  6. Pendências e recomendações (se cabível, de forma objetiva)    Anexos: ______________________________________________  Assinatura: Nome - Cargo/Função - Unidade

Passo a passo para redigir um relatório objetivo

• Passo 1: Defina o tipo e o objetivo (ex.: relatar atividades do setor no período).
• Passo 2: Liste fatos em sequência (data, evento, responsável, registro).
• Passo 3: Inclua evidências (número de protocolo, anexos, planilhas).
• Passo 4: Registre providências adotadas e pendências com prazos.
• Passo 5: Revise para remover opiniões e adjetivos desnecessários.

Erros recorrentes em prova e como corrigir

1) Ambiguidade

Problema: pronomes e referências vagas geram dupla interpretação.

Exemplo com erro: "Encaminhei o documento ao chefe do setor e ao diretor. Ele solicitou ajustes."

Reescrita orientada: "Encaminhei o documento ao Chefe do Setor e ao Diretor da Unidade. O Diretor da Unidade solicitou ajustes."

2) Informalidade

Problema: linguagem coloquial reduz a institucionalidade e pode ser considerada inadequada.

Exemplo com erro: "Oi, segue aí o negócio que você pediu. Qualquer coisa me chama."

Reescrita orientada: "Encaminho o documento solicitado. Permaneço à disposição para esclarecimentos."

3) Excesso de jargão e siglas sem explicação

Problema: siglas e termos internos podem impedir compreensão por outros setores.

Exemplo com erro: "Solicito providências quanto ao fluxo do SEI no trâmite do NUP, conforme rotina do ADM."

Reescrita orientada: "Solicito providências quanto ao trâmite do processo eletrônico (referência: número único de protocolo), para regularização do fluxo no setor administrativo."

4) Prolixidade (excesso de palavras)

Problema: texto longo sem ganho informacional.

Exemplo com erro: "Venho por meio deste instrumento de comunicação oficial informar que, na presente data, foi verificado..."

Reescrita orientada: "Informo que, em __/__/____, foi verificado..."

5) Falta de elementos essenciais (assunto, referência, prazo)

Problema: dificulta tramitação e cumprimento.

Correção: inclua assunto específico, referência (processo/protocolo), destinatário correto e prazo quando houver providência.

Reescritas orientadas: do texto problemático ao texto padrão

Exemplo 1: pedido sem clareza

Texto problemático: "Preciso que resolvam isso o quanto antes porque está atrapalhando tudo."

Versão padrão: "Solicito providências para regularização de ______________________, pois a situação está impactando ______________________. Prazo sugerido: até __/__/____."

Exemplo 2: relato com opinião

Texto problemático: "O atendimento foi péssimo e o servidor não colaborou."

Versão padrão: "Registra-se que, em __/__/____, às __:__, durante ______________________, houve ______________________ (descrever fatos observáveis)."

Exemplo 3: e-mail com assunto fraco

Texto problemático: Assunto: "Urgente"

Versão padrão: Assunto: "Solicitação de atualização cadastral - prazo até __/__/____ - Protocolo nº ____"

Exercícios práticos (correção e completamento)

Exercício 1: corrigir informalidade

Enunciado: Reescreva o e-mail abaixo para padrão institucional.

Assunto: preciso disso hj  Oi fulano, vc consegue mandar o relatório? to precisando pra agora. valeu

Resposta esperada (modelo)

Assunto: Solicitação de envio de relatório - prazo em __/__/____  Prezado(a) Senhor(a) __________________,  Solicito o envio do relatório ______________________, necessário para ______________________.  Prazo: até __/__/____, às __:__.  Atenciosamente,  ______________________  Cargo/Função - Unidade

Exercício 2: eliminar ambiguidade

Enunciado: Reescreva para deixar claro quem deve executar a ação.

Encaminho o documento ao Diretor e ao Chefe do Setor. Ele deverá providenciar a assinatura.

Resposta esperada (uma possibilidade)

Encaminho o documento ao Diretor da Unidade e ao Chefe do Setor. O Diretor da Unidade deverá providenciar a assinatura.

Exercício 3: completar campos de um ofício

Enunciado: Complete os campos com informações coerentes (assunto, referência, pedido e prazo).

OFÍCIO Nº ____/____  Local, __ de ______ de ____  Ao(À) Senhor(a) __________________  Cargo: __________________________  Assunto: ________________________  Referência: _____________________    Senhor(a) ______________________,    1. Solicito ______________________.    2. Justificativa objetiva: _______________________________.    3. Prazo: ________________________.  ____________________________________  Nome - Cargo/Função

Exercício 4: transformar texto prolixo em conciso

Enunciado: Reescreva reduzindo o texto sem perder informação.

Venho por meio deste informar que, na data de hoje, foi realizada a conferência dos documentos e constatou-se a existência de pendências que precisam ser sanadas.

Resposta esperada (modelo)

Informo que, em __/__/____, após conferência documental, foram identificadas pendências a serem sanadas.

Exercício 5: despacho com comando claro

Enunciado: Escreva um despacho determinando encaminhamento ao setor responsável e fixando prazo, com base na situação: “há necessidade de atualização de cadastro em sistema interno, conforme solicitação registrada”.

Modelo de resposta

DESPACHO  1. Trata-se de solicitação de atualização cadastral registrada sob Protocolo nº _____.  2. Diante do exposto, determino a atualização no sistema interno.  3. Encaminhe-se ao Setor __________________ para providências.  4. Prazo: até __/__/____.  Local, __/__/____  ______________________________  Nome - Cargo/Função

Exercício 6: relatório com fatos e evidências

Enunciado: Complete o trecho do relatório com dados verificáveis (data, local, referência, providência).

3. Descrição dos fatos: Em __/__/____, às __:__, no(a) __________________, ocorreu ________________________________.  4. Evidências: Registro/Protocolo nº ______; Anexo(s): ____________________.  5. Providências adotadas: ________________________________ em __/__/____.