Redação Oficial e Comunicação Institucional

Conceito e finalidade da redação oficial

Redação oficial é a forma padronizada de produzir textos usados na Administração Pública para registrar decisões, solicitar providências, responder demandas, comunicar orientações e dar publicidade a atos. Na Guarda Municipal, ela aparece em comunicações internas (entre chefias, setores e equipes) e externas (com outros órgãos e com o cidadão), sempre com foco em clareza, objetividade, impessoalidade e padronização.

Comunicação institucional é o conjunto de práticas e mensagens que representam a instituição perante públicos internos e externos (servidores, imprensa, comunidade, órgãos parceiros). Ela busca coerência, credibilidade e alinhamento com normas e com a imagem institucional, evitando improvisos e mensagens contraditórias.

Quando isso cai em concurso

• Identificação do documento adequado (ofício, memorando, e-mail institucional, despacho, relatório, ata, comunicado).
• Estrutura correta (endereçamento, assunto, corpo, fecho, assinatura, anexos).
• Princípios: impessoalidade, formalidade, clareza, concisão, padronização, correção.
• Reescrita para eliminar ambiguidades, informalidades e juízos de valor.

Princípios práticos aplicados ao dia a dia da Guarda Municipal

Impessoalidade

O texto deve priorizar o interesse público e a função do órgão, evitando opiniões pessoais. Use construções como “solicita-se”, “informa-se”, “encaminha-se”, “determina-se”, em vez de “eu acho”, “eu quero”.

Exemplo (ajuste de impessoalidade): “Eu preciso que você mande a escala hoje” → “Solicita-se o encaminhamento da escala de serviço até as 17h de hoje.”

Clareza e objetividade

Escreva para que qualquer servidor do órgão compreenda na primeira leitura. Prefira frases curtas, ordem direta e termos concretos. Evite jargões desnecessários e abreviações não padronizadas.

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Exemplo (redução de ambiguidade): “Comparecer cedo” → “Comparecer às 07h30, no pátio da base, para briefing.”

Formalidade e padronização

Formalidade não é “linguagem difícil”; é adequação ao ambiente institucional. Padronização significa manter estrutura e vocabulário consistentes, facilitando protocolo, arquivamento e auditoria.

Precisão e rastreabilidade

Em documentos institucionais, registre: quem solicita, o que solicita, para quem, prazo, fundamento (quando houver), e como será comprovado (anexo, número de processo, registro em sistema). Isso reduz retrabalho e protege o servidor e a instituição.

Documentos mais comuns e como escolher

Memorando (comunicação interna)

Usado entre setores/unidades do mesmo órgão para solicitar, informar ou encaminhar providências. É direto e operacional.

Ofício (comunicação externa)

Usado para comunicação com outros órgãos, entidades e autoridades externas. Exige maior formalidade, com identificação completa do destinatário.

Despacho

Manifestação decisória ou encaminhamento dentro de um processo/documento. Geralmente curto, indicando providência: “Deferido”, “Indeferido”, “Encaminhe-se”, “Cientifique-se”.

Relatório

Registra fatos, atividades, resultados e evidências. Na Guarda Municipal, pode ser usado para descrever operação, apoio a evento, vistoria preventiva, ou consolidação de ocorrências administrativas.

Ata

Registro fiel de reunião (data, participantes, pauta, deliberações, encaminhamentos). Não é espaço para opinião; é registro.

E-mail institucional

É documento de trabalho e pode ser auditável. Deve seguir padrão: assunto claro, mensagem objetiva, anexos identificados, linguagem formal e registro de prazos.

Estrutura essencial de um texto oficial

1) Identificação do tipo de documento

Defina se é memorando, ofício, despacho, relatório, ata ou e-mail institucional. A escolha determina o nível de formalidade e o destinatário.

2) Assunto (título funcional)

Uma linha que permita entender o conteúdo sem abrir o documento. Evite assunto genérico.

Ruim: “Solicitação” | Bom: “Solicitação de apoio operacional para evento no Parque Municipal (data e horário)”

3) Referência e contexto mínimo

Quando aplicável, cite número de processo, protocolo, ordem de serviço, ou documento anterior. Se não houver, descreva o contexto em 1–2 frases.

4) Corpo do texto (pedido/informação + detalhes)

Organize em blocos: o que, por quê (se necessário), como, quando, onde, responsável e prazo. Use listas para requisitos.

5) Encaminhamento e prazo

Indique claramente o que se espera do destinatário e até quando. Se houver anexos, liste-os.

6) Fecho e assinatura

Use fecho compatível com a formalidade e inclua identificação funcional (cargo/função e unidade).

Passo a passo prático: como redigir um memorando eficiente

Passo 1: Defina o objetivo em uma frase

Exemplo de objetivo: “Solicitar manutenção de viatura”, “Informar alteração de escala”, “Encaminhar relatório de patrulhamento”.

Passo 2: Reúna dados obrigatórios

• Identificação do bem/serviço: prefixo da viatura, placa, patrimônio, local.
• Descrição objetiva do problema ou demanda.
• Impacto operacional (sem dramatizar): viatura indisponível, risco de falha, necessidade de substituição.
• Prazo e urgência justificada (se houver).
• Anexos/evidências: fotos, checklist, registro em sistema.

Passo 3: Escreva o assunto e o primeiro parágrafo

Assunto deve “entregar” o tema. No primeiro parágrafo, diga o que está sendo solicitado e a quem.

Passo 4: Detalhe em tópicos

Use lista para facilitar leitura e despacho.

Passo 5: Finalize com encaminhamento claro

Indique a ação esperada e o prazo. Se houver alternativa, apresente de forma objetiva.

Modelo de memorando (exemplo)

ASSUNTO: Solicitação de manutenção corretiva – Viatura GM-023 (prefixo e placa)  Ao Setor de Manutenção/Transporte,  Solicita-se a manutenção corretiva da viatura GM-023, placa XXX-0000, lotada na Base Centro, em razão de falha recorrente no sistema de iluminação (farol baixo).  Detalhamento: - Data da constatação: 12/01/2026 - Sintoma: farol baixo apaga intermitentemente após 10–15 min de uso - Medida adotada: substituição de lâmpadas (sem solução) - Impacto: restrição de emprego em patrulhamento noturno  Encaminham-se, em anexo, fotos do painel e checklist de viatura. Solicita-se avaliação e retorno com previsão de atendimento até 15/01/2026.  (assinatura) Nome completo – Cargo/Função Unidade/Setor

Passo a passo prático: como redigir um ofício para órgão externo

Passo 1: Identifique destinatário e tratamento adequado

Registre corretamente órgão, unidade e autoridade destinatária. Evite informalidade e erros de cargo.

Passo 2: Contextualize com referência

Se houver processo, convênio, solicitação anterior ou reunião, cite para facilitar rastreio.

Passo 3: Faça o pedido com critérios verificáveis

Inclua data, local, horário, quantitativo de efetivo/recursos, e contrapartidas quando aplicável.

Passo 4: Indique canal de retorno

Informe telefone institucional, e-mail e setor responsável.

Modelo de ofício (exemplo)

ASSUNTO: Solicitação de apoio para ordenamento de trânsito em evento municipal  À (Autoridade/Órgão),  Informamos que ocorrerá o evento (nome), no dia 20/01/2026, das 08h às 12h, no (local). Considerando a previsão de público e a necessidade de segurança viária, solicita-se apoio do (órgão) para ordenamento de trânsito nas vias (listar), com início às 07h30.  Para alinhamento operacional, o ponto focal será (nome/cargo), pelo telefone institucional (xx) xxxx-xxxx e e-mail (endereço).  (assinatura) Nome completo – Cargo/Função Órgão/Unidade

Comunicação institucional: boas práticas e riscos comuns

Coerência da mensagem

Mensagens oficiais devem refletir normas internas, ordens de serviço e posicionamentos institucionais. Quando houver dúvida, valide com a chefia ou setor responsável antes de divulgar.

Tom institucional em comunicados

Comunicado interno deve orientar condutas de forma objetiva, sem exposição de pessoas. Evite “broncas” públicas e linguagem emocional.

Exemplo (comunicado adequado): “Fica determinado que, a partir de 16/01/2026, o registro de saída de viaturas será realizado exclusivamente pelo formulário X, antes do deslocamento.”

Sigilo e proteção de dados

Não inclua dados pessoais desnecessários (documentos, endereços completos, detalhes sensíveis) em e-mails amplos ou documentos sem controle de acesso. Compartilhe somente o mínimo necessário para a finalidade do ato.

Registro e arquivamento

Documentos relevantes devem ser protocolados/registrados conforme rotina do órgão. Evite decisões importantes apenas por mensagens informais; formalize em documento apropriado.

Checklist de revisão antes de enviar

• O tipo de documento é o correto (interno x externo)?
• Assunto descreve exatamente o conteúdo?
• Há dados essenciais: quem, o quê, quando, onde, como, prazo?
• O texto está impessoal, claro e sem julgamentos?
• Há anexos? Estão citados e nomeados?
• O destinatário consegue executar a ação sem pedir esclarecimentos?
• Há canal de retorno e responsável definido?

Exercícios práticos (estilo concurso)

1) Reescrita para formalidade

Transforme a frase em redação oficial: “Preciso que vocês resolvam logo o problema da viatura porque tá impossível trabalhar assim.”

Resposta esperada (exemplo): “Solicita-se prioridade na avaliação e solução da falha apresentada na viatura (identificação), considerando o impacto na disponibilidade operacional.”

2) Escolha do documento

Indique o documento mais adequado:

• Solicitar a outro órgão apoio para evento: ofício.
• Encaminhar internamente pedido de reposição de material: memorando.
• Decidir e encaminhar providência em processo: despacho.
• Registrar deliberações de reunião: ata.