Receita nas finanças empresariais: entradas, faturamento e recebimentos

Receita, faturamento e recebimento: três palavras parecidas, controles diferentes

Em finanças empresariais, confundir receita/faturamento com recebimento é uma das principais causas de “lucro no papel” e falta de dinheiro no caixa. Para organizar, pense assim:

• Receita (ou faturamento): é o valor da venda realizada (o que foi vendido), mesmo que o dinheiro ainda não tenha entrado.
• Recebimento: é quando o dinheiro efetivamente entra (pix, dinheiro, cartão liquidado, boleto pago).

Competência x Caixa (sem complicar)

Existem duas formas comuns de enxergar as entradas:

• Regime de competência: registra a receita quando a venda acontece (quando você emite a nota, fecha o pedido, entrega o serviço conforme regra do seu negócio). É ótimo para medir desempenho e comparar meses com justiça.
• Regime de caixa: registra quando o dinheiro entra. É essencial para saber se você consegue pagar as contas e planejar o fluxo de caixa.

Exemplo prático: você vende um serviço de R$ 3.000 no dia 10, com pagamento em 3x de R$ 1.000 (vencimentos nos dias 10 do mês seguinte, do outro mês e do terceiro). Pela competência, você teve receita de R$ 3.000 no dia 10. Pelo caixa, você terá recebimentos de R$ 1.000 em cada vencimento (quando forem pagos).

Como mapear (de verdade) as fontes de receita do seu negócio

Antes de registrar vendas, você precisa saber de onde elas vêm. Isso ajuda a entender o que cresce, o que dá margem, o que depende de poucos clientes e o que é recorrente.

Passo a passo para mapear fontes de receita

• Passo 1 — Liste tudo que você vende: escreva produtos, serviços, pacotes, planos, taxas, fretes, comissões, licenças, manutenção, etc.
• Passo 2 — Agrupe em categorias de receita (poucas e claras): por exemplo, “Serviços avulsos”, “Assinaturas”, “Produtos físicos”, “Comissões/Intermediação”, “Treinamentos”.
• Passo 3 — Defina subcategorias quando fizer sentido: por exemplo, dentro de “Serviços avulsos”, separar “Consultoria”, “Instalação”, “Suporte”.
• Passo 4 — Marque o tipo de recorrência: receita recorrente (assinaturas, mensalidades) versus pontual (venda única). Isso muda a previsibilidade do caixa.
• Passo 5 — Marque o canal (opcional, mas útil): loja física, site, marketplace, indicação, representante, WhatsApp.

Dica prática: se você criar categorias demais, o registro vira bagunça. Comece com 4 a 8 categorias principais e refine depois.

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Como registrar vendas à vista e a prazo sem perder o controle

O erro comum é registrar apenas quando o dinheiro entra. O ideal é registrar a venda (receita/faturamento) e, separadamente, acompanhar os recebimentos (pagamentos).

Venda à vista (Pix, dinheiro, débito, cartão à vista)

Quando a venda é à vista, competência e caixa ficam quase iguais (com uma diferença importante no cartão).

• Pix/dinheiro/débito: venda e recebimento acontecem praticamente no mesmo dia.
• Cartão: a venda acontece hoje, mas o recebimento pode cair em D+1, D+2, D+30 (depende da adquirente e do seu contrato). Aqui, competência e caixa podem divergir.

Como registrar: registre a venda com data da venda e registre o recebimento com a data prevista/real de liquidação (principalmente no cartão).

Venda a prazo (boleto, parcelado, “fiado”, faturado para empresa)

Na venda a prazo, você precisa controlar contas a receber: valores que já são receita (pela venda), mas ainda não viraram dinheiro.

Como registrar (modelo simples e eficiente):

• 1) Registre a venda total (ex.: R$ 3.000) na data em que a venda foi fechada.
• 2) Crie as parcelas/duplicatas em contas a receber (ex.: 3 parcelas de R$ 1.000) com seus vencimentos.
• 3) Quando cada parcela for paga, dê baixa no recebimento (mude o status para “Pago” e registre a data do pagamento).

Assim você consegue responder duas perguntas essenciais: quanto vendi? e quanto entrou?.

Campos mínimos para registrar vendas e recebimentos (checklist)

Você pode usar planilha, sistema ou um caderno bem organizado, mas os campos abaixo são o mínimo para não perder informação e conseguir cobrar corretamente.

Lista de campos mínimos (venda/receita)

• ID/Número (um código simples: 2026-001, 2026-002…)
• Data da venda (quando foi fechada)
• Cliente (nome e, se possível, telefone/e-mail)
• Descrição (produto/serviço)
• Categoria de receita (produto, serviço, assinatura, comissão etc.)
• Valor total
• Forma de pagamento (pix, dinheiro, cartão, boleto, transferência, parcelado)
• Condição (à vista ou a prazo; número de parcelas)

Lista de campos mínimos (contas a receber / recebimentos)

• ID da venda (para ligar recebimento à venda)
• Parcela (1/3, 2/3… se houver)
• Valor da parcela
• Vencimento
• Status (Aberto, Pago, Atrasado, Renegociado, Cancelado)
• Data do pagamento (quando entrou)
• Valor recebido (se houve desconto/juros, pode diferir do valor da parcela)
• Taxas (opcional, mas recomendado para cartão/marketplace)
• Conta de entrada (qual conta/caixa recebeu: banco X, banco Y, dinheiro)

Observação importante: se você vende em cartão/marketplace, registrar taxas ajuda a entender por que “vendeu X” mas “entrou menos que X”.

Modelo de tabela simples para começar (planilha)

Como usar na prática: para vendas parceladas, você pode repetir o ID da venda e diferenciar pela coluna “Parcela”, ou criar um ID por parcela (ex.: 2026-003-1, 2026-003-2…). O importante é conseguir somar por mês o que foi vendido e o que foi recebido.

Controle de inadimplência: como evitar surpresas e agir rápido

Inadimplência é quando o cliente não paga no vencimento. O controle não é só “cobrar”; é ter um processo simples para identificar atrasos cedo e reduzir perdas.

Passo a passo de controle de inadimplência

• Passo 1 — Defina status padronizados: Aberto, Pago, Atrasado, Renegociado, Cancelado. Evite status confusos.
• Passo 2 — Tenha uma rotina fixa: verifique contas a receber pelo menos 2 vezes por semana (ou diariamente se o volume for alto).
• Passo 3 — Use “dias em atraso”: crie uma coluna “Dias em atraso” (Data de hoje − Vencimento) para priorizar cobranças.
• Passo 4 — Faça lembretes antes do vencimento: 2 a 3 dias antes, envie uma mensagem lembrando o vencimento (reduz atraso sem desgaste).
• Passo 5 — Aja por faixas de atraso: 1–3 dias (lembrete), 4–10 dias (cobrança ativa), 11–30 dias (negociação/parcelamento), acima de 30 (revisar limite, suspender entrega/serviço, formalizar cobrança conforme sua política).
• Passo 6 — Registre cada contato e acordo: data, canal (WhatsApp/e-mail/telefone), combinado (novo vencimento, desconto, juros). Isso evita “acordos perdidos”.

Indicadores simples para acompanhar

• Total em aberto: soma de parcelas com status “Aberto”.
• Total em atraso: soma de parcelas com status “Atrasado”.
• % inadimplência: (Total em atraso ÷ Total a receber) × 100.
• Concentração: quanto do seu “em atraso” está em poucos clientes (risco de dependência).

Boas práticas para reduzir inadimplência (sem burocracia)

• Combine por escrito (mensagem serve): valor, vencimento, forma de pagamento.
• Evite “vencimento solto”: sempre registre a data exata.
• Política clara: defina se há multa/juros/desconto para pagamento antecipado e aplique de forma consistente.
• Não misture renegociação com venda nova: registre renegociação como “Renegociado” e crie novos vencimentos, para não maquiar atrasos.

Exercício rápido: organize suas receitas em 20 minutos

• 1) Escreva suas 5 a 10 principais fontes de receita e agrupe em 4 a 8 categorias.
• 2) Pegue as vendas dos últimos 7 dias e registre com os campos mínimos (data, cliente, valor, forma de pagamento, categoria).
• 3) Para cada venda a prazo, crie as parcelas com vencimento e status “Aberto”.
• 4) Marque quais já foram pagas e preencha data/valor recebido.
• 5) Filtre as que estão vencidas e liste quem precisa de contato hoje.