Custos e despesas nas finanças empresariais: como classificar sem erro

O que é custo e o que é despesa (sem confundir)

Custo é todo gasto diretamente ligado a produzir ou entregar o que a empresa vende. Em geral, se você não vender (ou não executar o serviço), esse gasto tende a não acontecer ou diminui bastante.

Despesa é todo gasto ligado à estrutura da empresa (administrativo), à venda (comercial/marketing) e ao funcionamento do negócio como organização. Muitas despesas existem mesmo quando as vendas caem (ou não acontecem).

Regra prática (a mais útil no dia a dia)

• Custo = “Isso entra no que eu entrego ao cliente?”
• Despesa = “Isso mantém a empresa funcionando ou ajuda a vender, mas não faz parte do que eu entrego?”

Exemplos por tipo de negócio (para fixar)

1) Comércio (loja física ou e-commerce)

Custos típicos (ligados ao produto/entrega):

• Compra de mercadorias para revenda (CMV)
• Frete de envio ao cliente (quando a empresa paga)
• Embalagens usadas para enviar o pedido (caixa, fita, proteção)
• Taxas diretamente por pedido (ex.: gateway por transação, quando proporcional a vendas)

Despesas típicas (estrutura e venda):

• Aluguel da loja/estoque
• Salários do administrativo
• Internet, energia do escritório/loja (em geral)
• Marketing (tráfego pago, agência, influenciadores)
• Mensalidade de plataforma/ERP (quando fixa)

2) Indústria / fabricação

Custos típicos:

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• Matéria-prima
• Mão de obra direta da produção (operadores, produção)
• Embalagem do produto
• Energia e insumos diretamente do processo produtivo (quando mensurável)
• Manutenção de máquinas ligada à produção (quando recorrente e necessária para produzir)

Despesas típicas:

• Administrativo (financeiro, RH, contabilidade)
• Comercial (salários de vendedores, comissões, CRM)
• Marketing institucional
• Aluguel do escritório administrativo

3) Prestação de serviços (consultoria, agência, clínica, manutenção)

Custos típicos (para executar/entregar):

• Horas do time técnico diretamente no projeto (se você mede por projeto)
• Materiais usados no atendimento (ex.: clínica: materiais descartáveis; manutenção: peças aplicadas)
• Deslocamento para executar o serviço (quando coberto pela empresa e ligado ao atendimento)
• Softwares “por uso” diretamente ligados ao projeto (ex.: ferramenta cobrada por volume de processamento)

Despesas típicas:

• Recepção, administrativo, coordenação
• Aluguel do espaço
• Marketing e vendas
• Assinaturas fixas de ferramentas (quando não variam com a entrega)

4) Restaurante / alimentação

Custos típicos:

• Ingredientes (CMV)
• Embalagens para delivery
• Taxas por pedido em marketplaces (quando proporcionais)
• Mão de obra da cozinha (muitas empresas tratam como custo por estar ligada à produção)

Despesas típicas:

• Aluguel do ponto
• Marketing
• Administrativo
• Contabilidade

Casos que mais geram dúvida (e como decidir)

Frete: custo ou despesa?

• Custo se for frete de entrega ao cliente (parte da entrega do pedido) ou frete de compra diretamente para trazer mercadoria/matéria-prima.
• Despesa se for deslocamento administrativo/comercial (visita de vendas, ida ao banco, reuniões).

Salários: custo ou despesa?

• Custo se a pessoa atua diretamente na produção/execução do serviço (mão de obra direta).
• Despesa se atua em administração, comercial, marketing, gestão.

Software e assinaturas

• Custo quando o uso é diretamente necessário para entregar e varia com projetos/pedidos (ex.: ferramenta cobrada por volume de uso do cliente).
• Despesa quando é assinatura fixa para operar a empresa (ex.: e-mail, gestão, CRM, design, contabilidade).

Taxas de cartão e intermediadores

• Na prática, muitas empresas tratam como despesa comercial (custo de vender).
• Se você preferir, pode tratar como custo variável (por pedido). O mais importante é escolher um padrão e manter.

Método simples e escalável de categorização

Passo 1) Defina categorias principais (poucas e claras)

Comece com um conjunto enxuto. Um modelo inicial:

• Custos
  • Custos variáveis (por venda/projeto)
  • Custos de entrega/produção (quando fizer sentido separar)
• Despesas
  • Despesas administrativas
  • Despesas comerciais/marketing
  • Despesas financeiras (juros, tarifas bancárias, antecipações)

Se o seu negócio for pequeno, você pode começar ainda mais simples: Custos e Despesas, e só depois abrir em administrativo/comercial/financeiro.

Passo 2) Crie subcategorias que expliquem “o que é” (não “outros”)

Subcategorias devem ser específicas o suficiente para orientar decisões, mas não tão detalhadas que virem um labirinto. Exemplos úteis:

• Custos
  • Mercadorias para revenda (CMV)
  • Matéria-prima
  • Embalagens
  • Fretes de entrega
  • Mão de obra direta
  • Terceirização de produção/execução
• Despesas administrativas
  • Aluguel
  • Contabilidade
  • Salários administrativos
  • Telefonia/Internet
  • Material de escritório
• Despesas comerciais/marketing
  • Tráfego pago
  • Comissões
  • Ferramentas de vendas (CRM)
  • Marketplace (mensalidades e serviços fixos, se houver)
• Despesas financeiras
  • Tarifas bancárias
  • Juros de empréstimos
  • Juros de antecipação
  • IOF

Passo 3) Use uma regra de decisão para dúvidas (checklist de 30 segundos)

Quando surgir um gasto novo, responda nesta ordem:

1. Sem isso eu consigo entregar o produto/serviço? Se não, tende a ser custo.
2. Esse gasto varia com a quantidade vendida/produzida? Se sim, tende a ser custo variável (ou despesa variável comercial, se for taxa de venda).
3. Isso existe para manter a empresa funcionando, independentemente da entrega? Se sim, tende a ser despesa administrativa.
4. Isso existe para gerar demanda/venda? Se sim, tende a ser despesa comercial/marketing.
5. Isso é custo do dinheiro (juros/tarifas)? Se sim, é despesa financeira.

Se ainda ficar em dúvida, aplique a regra de consistência: classifique igual ao que você já faz com gastos semelhantes e registre a decisão.

Como montar um plano de contas inicial enxuto (sem categorias genéricas)

Princípios para não virar bagunça

• Evite “Outros” e “Diversos”: se aparecer com frequência, merece uma categoria própria.
• Nomeie pelo que é (ex.: “Embalagens”, não “Operacional”).
• Não crie categoria para evento raro: use uma categoria existente e marque no histórico/descrição.
• Uma categoria = uma lógica: se “Fretes de entrega” é custo, mantenha assim para todos os fretes de entrega.

Modelo de plano de contas inicial (exemplo pronto para copiar)

Se seu negócio tiver particularidades (ex.: clínica com muitos materiais), você pode abrir subcategorias dentro de “Custos” para os itens que mais pesam.

Como manter consistência ao longo do tempo (o que fazer na prática)

Crie um “guia de classificação” de 1 página

Faça uma lista simples com 10 a 20 itens mais comuns e a categoria correta. Exemplo:

Embalagens → Custos > Embalagens  Frete ao cliente → Custos > Fretes de entrega  Anúncios → Despesas > Comercial/Marketing  Contabilidade → Despesas > Administrativo - Serviços  Juros/IOF → Despesas > Financeiras

Padronize a decisão quando surgir algo novo

• Se aparecer um gasto novo mais de 3 vezes no mês, avalie criar subcategoria.
• Se aparecer raramente, mantenha na categoria mais próxima e detalhe na descrição (ex.: “Manutenção máquina X - corretiva”).
• Quando mudar a regra (ex.: taxa de cartão passa de “despesa comercial” para “custo variável”), registre a data da mudança e não misture períodos.

Teste de qualidade mensal (rápido)

• Liste as 10 maiores saídas do mês e confirme se estão em categorias coerentes.
• Procure categorias com nome genérico e substitua por nomes específicos.
• Verifique se o mesmo fornecedor está caindo em categorias diferentes sem motivo (ex.: “Correios” ora em custo, ora em despesa).