Estrutura do PCASP: lógica, classes e níveis de codificação
O Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP) organiza os registros contábeis de forma padronizada para permitir comparabilidade, consolidação e rastreabilidade. No Judiciário, ele é a base para registrar execução orçamentária, fatos patrimoniais, controles e apurações internas (por exemplo, consumo de materiais, depreciação, provisões, restos a pagar e conciliações).
Função das classes de contas
O PCASP é estruturado em classes, cada uma com finalidade específica. A leitura correta da classe ajuda a identificar a natureza do registro e o tipo de relatório que será impactado.
- Classe 1 – Ativo: bens e direitos (caixa, bancos, créditos, estoques, imobilizado, intangível, etc.).
- Classe 2 – Passivo e Patrimônio Líquido: obrigações (fornecedores, encargos, provisões, restos a pagar) e variações no PL.
- Classe 3 – Variações Patrimoniais Diminutivas (VPD): despesas sob enfoque patrimonial (consumo, serviços, depreciação, perdas, etc.).
- Classe 4 – Variações Patrimoniais Aumentativas (VPA): receitas sob enfoque patrimonial (tributárias, transferências, patrimoniais, etc.).
- Classe 5 – Controles da Aprovação do Planejamento e Orçamento: registros de controle do orçamento aprovado e suas alterações (dotação inicial, créditos adicionais, etc.).
- Classe 6 – Controles da Execução do Planejamento e Orçamento: registros de controle da execução (empenho, liquidação, pagamento, arrecadação, etc.).
- Classe 7 – Controles Devedores: controles diversos que não integram o patrimônio, mas são relevantes (garantias concedidas, responsabilidades, atos potenciais, etc.).
- Classe 8 – Controles Credores: contrapartidas dos controles devedores (espelhamento para manter partidas dobradas em contas de controle).
Codificação e níveis: como “ler” uma conta
As contas do PCASP são codificadas em níveis (do mais sintético ao mais analítico). Na prática, quanto mais níveis, maior o detalhamento e melhor a rastreabilidade do evento. Em rotinas do Judiciário, o nível analítico é essencial para conciliações (bancos, fornecedores, folha, depósitos) e para relatórios gerenciais por natureza de despesa, unidade gestora e fonte/destinação.
Ao analisar uma conta, observe:
- Classe: indica o grupo principal (ativo, passivo, VPD, VPA, controles).
- Grupo/Subgrupo: refina o tipo (por exemplo, disponibilidades, créditos, obrigações).
- Nível analítico: identifica o objeto específico do registro (por exemplo, banco X, fornecedor Y, tipo de material, serviço, etc.).
Natureza da informação: patrimonial, orçamentária e de controle
No setor público, o mesmo evento pode gerar registros em mais de uma natureza de informação:
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- Patrimonial (classes 1 a 4): evidencia a situação patrimonial e o resultado patrimonial.
- Orçamentária (classes 5 e 6): evidencia planejamento, autorização e execução do orçamento.
- Controle (classes 7 e 8): evidencia atos potenciais, responsabilidades, garantias e outros controles extracontábeis patrimoniais.
Em rotinas do Judiciário, é comum que a execução de despesa gere simultaneamente: (i) controle orçamentário (empenho/liquidação/pagamento) e (ii) efeito patrimonial (reconhecimento de obrigação e de VPD, além de baixa de caixa no pagamento).
Vinculações usuais em registros: como as contas “se conversam”
Para registrar corretamente, é útil memorizar vinculações típicas (contas que frequentemente aparecem juntas). A seguir, exemplos de encadeamentos usuais, sem depender de numeração específica de conta (o foco é a lógica):
1) Despesa com material/serviço (ciclo completo)
- Empenho: afeta contas de controle da execução orçamentária (classe 6) e suas contrapartidas (classe 5/6 conforme o modelo do ente).
- Liquidação: reconhece a VPD (classe 3) e a obrigação a pagar (passivo, classe 2), além do controle orçamentário da liquidação.
- Pagamento: baixa caixa/bancos (ativo, classe 1) e baixa a obrigação (passivo, classe 2), além do controle orçamentário do pagamento.
2) Folha de pagamento (visão contábil de rotina)
- Reconhecimento: VPD de pessoal (classe 3) contra obrigações (classe 2) como salários a pagar, encargos, consignações.
- Pagamento: baixa bancos (classe 1) contra baixa das obrigações (classe 2).
- Consignações: atenção à segregação entre obrigação com o servidor e obrigação com terceiros (por exemplo, planos, sindicatos, impostos retidos).
3) Depósitos/garantias judiciais (quando aplicável ao fluxo do órgão)
- Recebimento/controle: pode envolver contas patrimoniais (disponibilidades vinculadas) e/ou contas de controle (classes 7 e 8), dependendo do tratamento adotado e da natureza do recurso.
- Liberação/devolução: baixa do ativo/controlado e baixa da obrigação/controle correspondente, com conciliação rigorosa por processo/identificador.
4) Imobilizado e depreciação
- Aquisição/incorporação: aumento do ativo imobilizado (classe 1) contra obrigação (classe 2) ou contra caixa (classe 1), conforme pagamento.
- Depreciação: VPD (classe 3) contra conta redutora do ativo (classe 1), com parametrização por vida útil e método.
Mapeamento de eventos contábeis para contas: método prático
Mapear um evento para contas do PCASP significa transformar um fato administrativo em lançamentos consistentes (patrimoniais, orçamentários e/ou de controle). Um método operacional reduz erros e retrabalho.
Passo a passo para mapear um evento
Identifique o evento e o “momento”: é autorização (empenho), reconhecimento do fato gerador (liquidação/competência), movimentação financeira (pagamento/recebimento) ou controle (ato potencial)?
Defina a natureza da informação: patrimonial (1–4), orçamentária (5–6), controle (7–8) ou combinação.
Determine o objeto: material de consumo, serviço, obra, folha, diárias, passagens, indenizações, depreciação, provisão, etc.
Escolha as contas analíticas: selecione contas que permitam conciliar (por exemplo, banco específico, fornecedor específico, centro de custo/unidade, vinculação de recurso quando aplicável).
Verifique a partida dobrada e a coerência: todo lançamento deve ter débitos = créditos; além disso, o “sentido” deve ser lógico (VPD aumenta no débito; VPA aumenta no crédito; ativo aumenta no débito; passivo aumenta no crédito).
Valide com documentos: nota fiscal/atesto, contrato, folha, guia, extrato bancário, termo de recebimento, etc.
Teste o impacto no balancete: simule como o saldo muda e se o resultado esperado aparece (ex.: obrigação surge na liquidação e some no pagamento).
Exemplo guiado: contratação de serviço de limpeza (R$ 10.000)
Contexto: serviço prestado no mês, nota fiscal atestada, pagamento no mês seguinte.
- Empenho (controle orçamentário): registrar nas contas de execução orçamentária correspondentes ao empenho.
- Liquidação (patrimonial + controle): reconhecer VPD de serviços (classe 3) e obrigação com fornecedor (classe 2), além do registro de liquidação no controle orçamentário.
- Pagamento (patrimonial + controle): baixar bancos (classe 1) e baixar fornecedor a pagar (classe 2), além do registro de pagamento no controle orçamentário.
Ponto de atenção: se houver retenções (ISS/INSS/IR), a obrigação se desdobra: parte para o fornecedor e parte para tributos/encargos a recolher.
Verificação de consistência de saldos: checagens que caem em prova e evitam falhas
Consistência de saldos é a capacidade de demonstrar que os saldos do balancete são compatíveis com documentos, subsistemas e regras de funcionamento das contas. No Judiciário, isso é crítico em: bancos, folha, fornecedores, restos a pagar, depósitos vinculados e imobilizado.
Checklist prático de consistência
- Partidas dobradas: total de débitos = total de créditos no período.
- Natureza do saldo: ativo normalmente devedor; passivo normalmente credor; VPD devedora; VPA credora. Saldos “invertidos” exigem justificativa (ex.: adiantamentos, estornos, ajustes).
- Contas redutoras: verificar se estão com sinal esperado (ex.: depreciação acumulada como redutora do ativo).
- Conciliação bancária: saldo contábil de bancos deve reconciliar com extrato, ajustado por pendências (cheques/ordens não compensadas, tarifas, créditos a identificar).
- Fornecedores: saldo do passivo deve bater com relatórios por credor (razão auxiliar) e com notas liquidadas não pagas.
- Folha/consignações: obrigações devem bater com relatórios de folha e guias de recolhimento; atenção a retenções e repasses.
- Restos a pagar: compatibilidade entre controle orçamentário (classes 5/6) e passivos correspondentes (classe 2), conforme o tratamento adotado.
- Vinculações: recursos vinculados (quando aplicável) devem manter coerência entre conta bancária, fonte/destinação e obrigações vinculadas.
Erros típicos e como detectar
- Liquidação sem passivo: VPD registrada, mas sem obrigação correspondente; aparece como “despesa sem fornecedor a pagar”.
- Pagamento direto em VPD: baixa de banco contra VPD, ignorando o passivo; distorce obrigações e dificulta conciliação.
- Retenções esquecidas: pagamento ao fornecedor pelo valor bruto sem registrar tributos a recolher; gera divergência com guias.
- Conta analítica errada: banco/fornecedor incorreto; o total pode fechar, mas a conciliação por item falha.
- Classificação entre VPD e ativo: compra de bem permanente lançada como consumo; impacta resultado e imobilizado.
Elaboração de balancetes e relatórios internos: rotina operacional
Balancete é o relatório-base para análise interna: apresenta saldos iniciais, movimentações (débito/crédito) e saldos finais por conta. No Judiciário, ele é usado para validação mensal, prestação de informações à administração e suporte a auditorias.
Passo a passo para montar e revisar um balancete mensal
Feche o período: garanta que lançamentos do mês (folha, notas, depreciação, provisões, conciliações) foram registrados.
Extraia o balancete por nível: gere um balancete sintético (visão geral) e outro analítico (para conciliações).
Revise saldos anormais: filtre contas com saldo invertido, variação abrupta ou sem movimentação esperada.
Concilie contas-chave: bancos, fornecedores, folha/consignações, depósitos vinculados, adiantamentos, imobilizado.
Verifique amarrações internas: por exemplo, VPD de depreciação compatível com aumento da depreciação acumulada; obrigações compatíveis com liquidações não pagas.
Documente pendências: liste itens em aberto (lançamentos a identificar, divergências de extrato, notas em análise) com responsável e prazo.
Relatórios internos úteis (exemplos)
- Mapa de conciliação bancária: saldo contábil x saldo extrato + pendências (itens em trânsito e a identificar).
- Aging de fornecedores: obrigações por vencimento, por credor e por unidade.
- Mapa de retenções: tributos/encargos retidos por competência e situação de recolhimento.
- Relatório de VPD por natureza: serviços, consumo, diárias, passagens, depreciação, etc., para controle gerencial.
- Controle de depósitos/valores vinculados: por identificador (processo/guia), com posição inicial, entradas, saídas e saldo.
Atividades práticas (com gabarito comentado)
Atividade 1: classificar eventos por classe do PCASP
Instrução: indique a classe (1 a 8) predominante para o registro principal do evento (considere a natureza da informação mais diretamente afetada).
- a) Pagamento de fatura de energia elétrica já liquidada.
- b) Reconhecimento da depreciação mensal de equipamentos.
- c) Registro do empenho de despesa com material de consumo.
- d) Reconhecimento de obrigação de salários a pagar no fechamento do mês.
- e) Registro de controle de garantia concedida (ato potencial), com contrapartida correspondente.
Gabarito comentado:
- a) Classe 1 e 2 (patrimonial no pagamento: baixa de banco e baixa de obrigação). Há também reflexo em classe 6 no controle do pagamento, mas o núcleo do pagamento é patrimonial.
- b) Classe 3 (VPD) com contrapartida em conta redutora do ativo na classe 1.
- c) Classe 6 (controle da execução orçamentária do empenho).
- d) Classe 2 (passivo) com contrapartida em classe 3 (VPD de pessoal).
- e) Classes 7 e 8 (controles devedores e credores em partidas dobradas de controle).
Atividade 2: identificar erros de lançamento (diagnóstico)
Cenário: nota fiscal de serviços (R$ 5.000) foi liquidada e paga no mesmo mês. O contador registrou: Débito em VPD de serviços (R$ 5.000) e Crédito em Bancos (R$ 5.000). Não registrou fornecedor a pagar.
Perguntas:
- a) Qual o erro conceitual?
- b) Qual o ajuste mínimo para corrigir a trilha contábil patrimonial?
Gabarito comentado:
- a) O pagamento foi registrado diretamente contra VPD, suprimindo o reconhecimento do passivo (fornecedor a pagar). Isso prejudica a rastreabilidade (liquidação versus pagamento) e a conciliação de obrigações.
- b) Reclassificar para evidenciar as duas etapas patrimoniais: (1) na liquidação: Débito em VPD de serviços e Crédito em Fornecedores a pagar; (2) no pagamento: Débito em Fornecedores a pagar e Crédito em Bancos. Se o sistema não permite “voltar no tempo”, faz-se estorno do lançamento incorreto e refaz-se corretamente.
Atividade 3: reconciliação bancária simplificada
Dados:
- Saldo contábil de Bancos em 31/01: R$ 120.000
- Saldo no extrato em 31/01: R$ 118.500
- Tarifa bancária debitada no extrato e não contabilizada: R$ 300
- Crédito identificado no extrato e não contabilizado (restituição): R$ 800
- Pagamento registrado na contabilidade em 31/01, mas compensado no banco em 01/02: R$ 2.000
Perguntas:
- a) Qual o saldo do extrato ajustado para conciliar com a contabilidade?
- b) Quais lançamentos contábeis faltam (natureza patrimonial)?
Gabarito comentado:
- a) Extrato ajustado = 118.500 + 2.000 (pagamento em trânsito) = 120.500. Para chegar ao saldo contábil (120.000), faltam ajustes contábeis líquidos de -500 (porque a contabilidade está 500 acima do extrato ajustado).
- b) Registrar a tarifa: Débito em VPD (serviços bancários) e Crédito em Bancos (R$ 300). Registrar o crédito: Débito em Bancos e Crédito em VPA/receita patrimonial (ou conta adequada ao tipo de restituição) (R$ 800). Efeito líquido: +500 no banco contábil, reduzindo a diferença identificada (a conciliação final depende do detalhamento das contas e da correta classificação da restituição).
Atividade 4: mapeamento de evento com retenções
Cenário: serviço contratado de R$ 10.000, com retenção de R$ 1.500 (tributos/encargos). Pagamento líquido ao fornecedor: R$ 8.500.
Tarefa: descreva os lançamentos patrimoniais na liquidação e no pagamento (sem exigir códigos numéricos, apenas classes e contas típicas).
Gabarito comentado:
- Liquidação: Débito em VPD de serviços (classe 3) R$ 10.000; Crédito em Fornecedor a pagar (classe 2) R$ 8.500; Crédito em Tributos/encargos a recolher (classe 2) R$ 1.500.
- Pagamento ao fornecedor: Débito em Fornecedor a pagar (classe 2) R$ 8.500; Crédito em Bancos (classe 1) R$ 8.500.
- Recolhimento das retenções: Débito em Tributos/encargos a recolher (classe 2) R$ 1.500; Crédito em Bancos (classe 1) R$ 1.500.
Questões objetivas (estilo concurso)
1) No PCASP, as contas de Variações Patrimoniais Diminutivas (VPD) pertencem à:
- A) Classe 1
- B) Classe 2
- C) Classe 3
- D) Classe 4
Gabarito: C
2) O registro de empenho, sob a ótica do PCASP, é predominantemente efetuado em contas de:
- A) Ativo
- B) Passivo
- C) VPD
- D) Controle da execução orçamentária
Gabarito: D
3) Assinale a alternativa que melhor descreve a finalidade das classes 7 e 8:
- A) Evidenciar receitas e despesas orçamentárias
- B) Evidenciar controles de atos potenciais e responsabilidades, em partidas dobradas de controle
- C) Evidenciar exclusivamente o patrimônio líquido
- D) Evidenciar apenas a execução financeira
Gabarito: B
4) Um erro comum que prejudica a conciliação de fornecedores é:
- A) Registrar a liquidação reconhecendo VPD e passivo
- B) Registrar o pagamento baixando passivo e bancos
- C) Registrar o pagamento diretamente contra VPD, sem transitar pelo passivo
- D) Registrar retenções como obrigações a recolher
Gabarito: C
5) Em termos de coerência de saldos, é esperado que uma conta redutora do ativo (ex.: depreciação acumulada) apresente, em regra, saldo:
- A) Devedor, pois reduz o ativo
- B) Credor, pois reduz o ativo
- C) Devedor, pois aumenta o ativo
- D) Nulo, pois é conta de compensação
Gabarito: B
6) Ao elaborar um balancete analítico para conciliações, a melhor prática é:
- A) Utilizar apenas contas sintéticas para reduzir volume de dados
- B) Utilizar contas analíticas que permitam vincular saldos a documentos e itens conciliáveis (banco, fornecedor, retenção)
- C) Excluir contas de controle para evitar divergências
- D) Considerar apenas movimentação financeira, pois é a mais objetiva
Gabarito: B
7) Um lançamento patrimonial típico do pagamento de uma obrigação já reconhecida é:
- A) Débito em VPD e crédito em bancos
- B) Débito em bancos e crédito em VPA
- C) Débito em obrigação (passivo) e crédito em bancos (ativo)
- D) Débito em ativo imobilizado e crédito em VPA
Gabarito: C
8) Na verificação de consistência, a divergência entre saldo contábil de bancos e extrato pode decorrer de:
- A) Itens em trânsito e lançamentos pendentes (tarifas/créditos a identificar)
- B) Exclusivamente de erro no método das partidas dobradas
- C) Exclusivamente de erro na classificação de VPD
- D) Exclusivamente de erro na dotação orçamentária
Gabarito: A
