Organização Administrativa e Gestão Documental para Escrivão de Polícia Civil

A organização administrativa e a gestão documental no cartório policial são o conjunto de práticas, rotinas e controles que garantem que cada documento (físico ou digital) seja identificado, localizado, movimentado e guardado com rastreabilidade, reduzindo riscos de extravio, atrasos e retrabalho. Na prática, isso significa padronizar: (1) como os documentos entram e saem, (2) como são classificados e indexados, (3) como são distribuídos internamente (cargas e diligências), (4) como são arquivados e eliminados quando permitido, e (5) como as pendências e prazos são monitorados.

1) Princípios operacionais: rastreabilidade, integridade e previsibilidade

Rastreabilidade

Capacidade de responder rapidamente: “onde está o documento agora?”, “quem recebeu?”, “quando saiu?”, “qual foi o próximo passo?”. Isso exige registros mínimos e consistentes em cada movimentação.

Integridade

Garantia de que o documento não foi alterado indevidamente, não perdeu páginas/anexos e mantém sua completude (assinaturas, carimbos, anexos, mídias). Na prática: conferência de peças, numeração/ordenação, e registro de anexos.

Previsibilidade

Rotinas padronizadas para que todos no cartório executem do mesmo modo: protocolos, checklists, modelos de mapas de controle e pontos de auditoria.

2) Classificação documental: como “dar nome e lugar” ao que chega

Classificar é agrupar documentos por tipo e finalidade para facilitar localização, tramitação e arquivamento. A classificação deve ser simples, estável e aplicada sempre do mesmo jeito.

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Modelo prático de classes (exemplo adaptável)

• Classe A — Expediente externo: ofícios recebidos/enviados, requisições, comunicações de outros órgãos.
• Classe B — Expediente interno: memorandos, ordens de serviço internas, comunicações internas.
• Classe C — Peças e anexos operacionais: termos, relatórios, certidões, juntadas, comprovantes, anexos de mídia (quando houver).
• Classe D — Controle e gestão: livros/planilhas de protocolo, mapas de cargas, mapas de diligências, mapas de prazos, checklists.
• Classe E — Arquivo: pastas/caixas por unidade de arquivamento (por exemplo, por número/ano), com índice.

Passo a passo para classificar um documento ao receber

• 1) Identificar o tipo: ofício, requisição, relatório, comprovante, etc.
• 2) Identificar o vínculo: está ligado a qual procedimento/expediente? (número/ano, se houver).
• 3) Definir a classe: A, B, C, D ou E (ou outra taxonomia interna).
• 4) Definir a unidade de arquivamento: pasta física, pasta digital, caixa, ou “pendente de vinculação”.
• 5) Aplicar marcação mínima: número de protocolo de entrada, data/hora, remetente, assunto e destino interno.

3) Indexação: como tornar o documento “encontrável”

Indexar é registrar metadados (campos) para localizar rapidamente um documento sem depender de memória. A indexação pode ser feita em livro, planilha ou sistema, mas os campos devem ser consistentes.

Campos mínimos recomendados (checklist)

• Identificador: número de protocolo (entrada/saída) e/ou número interno.
• Data/hora: recebimento, distribuição, saída.
• Origem/destino: remetente e destinatário (órgão/setor/pessoa).
• Assunto (padronizado): usar termos curtos e repetíveis (ex.: “requisição de informações”, “cumprimento de diligência”, “encaminhamento de documentos”).
• Vínculo: número/ano do procedimento/expediente relacionado (quando aplicável).
• Responsável interno: servidor/setor que recebeu a carga.
• Status: em triagem, distribuído, aguardando resposta, concluído, arquivado.
• Prazo: data-limite (quando houver) e critério (legal/administrativo/urgente).
• Anexos: quantidade de folhas, mídias, volumes, e observações.

Padrão de assunto (exemplo de vocabulário controlado)

Para evitar variações (“pedido”, “requisição”, “solicitação”), defina um vocabulário controlado com 10–20 assuntos mais comuns e obrigue a escolha de um deles, complementando com detalhe livre quando necessário.

4) Protocolos de recebimento e saída: entrada e expedição sem lacunas

Protocolo de recebimento (entrada)

Objetivo: registrar que algo chegou, em qual condição, e para onde foi encaminhado internamente.

Passo a passo do recebimento

• 1) Triagem inicial: verificar se o documento está completo (assinatura, anexos, páginas).
• 2) Conferência de integridade: contar folhas/anexos e registrar divergências (ex.: “faltam anexos mencionados”).
• 3) Protocolo: atribuir número sequencial de entrada e registrar metadados mínimos.
• 4) Carimbo/registro de recebimento: data/hora e identificação do recebedor (no físico) ou registro equivalente (no digital).
• 5) Destinação interna: encaminhar ao responsável (com registro de carga interna).
• 6) Guarda temporária: se não houver vínculo definido, manter em pasta “pendente de vinculação” com controle diário.

Protocolo de saída (expedição)

Objetivo: registrar o que foi enviado, para quem, por qual meio, e manter prova de envio/recebimento.

Passo a passo da saída

• 1) Conferência final: checar destinatário, anexos e assinaturas.
• 2) Registro de saída: número sequencial de saída, data/hora, destinatário, assunto, meio de envio.
• 3) Comprovante: anexar/registrar evidência do envio (AR, recibo, protocolo eletrônico, e-mail institucional com confirmação, etc.).
• 4) Atualização de status: marcar como “enviado” e, se houver retorno esperado, criar pendência com prazo.

5) Controle de cargas: quem está com o quê (e desde quando)

“Carga” é a atribuição formal de responsabilidade temporária sobre documentos/expedientes. Um controle de cargas bem feito reduz extravio e acelera auditorias internas.

Regras práticas de movimentação interna (padrão mínimo)

• Sem registro, sem carga: nenhum documento sai do local de guarda sem registro.
• Uma carga por vez: evite transferências informais (“depois eu anoto”).
• Responsável nominal: sempre uma pessoa/lotação claramente identificada.
• Prazo de devolução: quando aplicável, registrar data prevista.
• Conferência na devolução: checar integridade (folhas/anexos) e registrar devolução.

Exemplo de mapa de controle de cargas (modelo)

MAPA DE CARGAS (INTERNO) — MODELO SIMPLES (planilha/livro/sistema)  Nº carga: ________  Data/hora: ___/___/_____ __:__  Tipo: ( ) retirada ( ) devolução  Identificação do documento/expediente: ______________________________  Vínculo (nº/ano): __________________  Volume/folhas/anexos: __________________  Origem (onde estava): __________________  Destino (quem recebe): __________________  Finalidade: ( ) análise ( ) juntada ( ) diligência ( ) expedição ( ) outro: ____  Prazo previsto de devolução: ___/___/_____  Recebedor (nome/matrícula/assinatura): _____________________________  Entregador (nome/assinatura): _____________________________________  Devolução — Data/hora: ___/___/_____ __:__  Conferência: ( ) ok ( ) divergência: ________________________________  Responsável pela conferência: ______________________________________

6) Guarda e arquivamento: como manter localizável e protegido

Guardar é manter sob controle durante a fase ativa (uso frequente). Arquivar é organizar para consulta eventual, com regras de localização e preservação.

Boas práticas de guarda (fase ativa)

• Endereçamento físico: estante/armário identificado por código (ex.: A1, A2…), e cada pasta com etiqueta padrão.
• Ordem consistente: por número/ano, por classe, ou por unidade definida (evitar “ordem por memória”).
• Separação de pendências: criar área/pasta “Aguardando retorno” e “Aguardando assinatura/expedição”.
• Controle de acesso: limitar manuseio e registrar retiradas.

Boas práticas de arquivamento (fase menos ativa)

• Índice de caixa/pasta: cada caixa com lista do conteúdo (intervalo de números/anos e itens relevantes).
• Localização registrada: campo “local físico” (ex.: Armário 3, Prateleira B, Caixa 12).
• Condição de preservação: evitar umidade, calor e empilhamento inadequado.

7) Tabela de temporalidade (quando aplicável): retenção, transferência e eliminação

Tabela de temporalidade é o instrumento que define por quanto tempo determinados documentos devem ser mantidos em arquivo corrente/intermediário e qual a destinação final (guarda permanente ou eliminação), conforme normas internas e orientações do órgão/arquivo público competente. Quando houver tabela institucional aplicável, ela deve ser seguida estritamente.

Passo a passo para aplicar a temporalidade (rotina segura)

• 1) Identificar a série documental: qual tipo de documento é e a qual categoria da tabela pertence.
• 2) Verificar prazos e destinação: tempo de guarda e o que fazer ao final (transferir/eliminar/permanente).
• 3) Checar impedimentos: pendência, auditoria, sindicância, ordem superior, ou necessidade administrativa que impeça eliminação.
• 4) Registrar decisão: planilha/termo interno com referência à tabela e responsável.
• 5) Executar conforme norma: transferência para arquivo intermediário/permanente ou eliminação formal (quando autorizada).

8) Gestão de pendências: prazos, retornos e “fila de trabalho”

Gestão de pendências é manter uma visão operacional do que está aguardando ação (interna) ou retorno (externo), com prazos e responsáveis definidos. O objetivo é evitar que demandas “sumam” por falta de acompanhamento.

Tipos comuns de pendência (para padronizar o controle)

• Aguardando retorno externo: resposta a ofício/requisição.
• Aguardando providência interna: assinatura, conferência, juntada, expedição.
• Aguardando cumprimento: diligência distribuída e ainda não devolvida.
• Aguardando saneamento: documento incompleto, falta de anexo, correção de dados.

Exemplo de mapa de pendências e prazos

MAPA DE PENDÊNCIAS (PRAZOS E RETORNOS) — MODELO  ID: ________  Data de abertura: ___/___/_____  Origem: __________________________  Assunto (padrão): __________________________  Vínculo (nº/ano): __________________________  Responsável interno: ________________________  Tipo de pendência: ( ) retorno externo ( ) providência interna ( ) diligência ( ) saneamento  Prazo: ___/___/_____  Criticidade: ( ) alta ( ) média ( ) baixa  Última movimentação (data/ação): ___/___/_____ — ____________________  Próxima ação prevista: _______________________  Status: ( ) aberto ( ) em andamento ( ) resolvido  Data de resolução: ___/___/_____  Observações: _________________________________________________

9) Mapas de controle: diligências, prazos e movimentação interna

Mapa de diligências (controle de distribuição e devolução)

MAPA DE DILIGÊNCIAS — MODELO  Nº: ________  Data de distribuição: ___/___/_____  Destino (equipe/servidor): __________________  Referência (nº/ano): ________________________  Descrição objetiva: __________________________  Meio/rota: _________________________________  Prazo interno: ___/___/_____  Data de devolução: ___/___/_____  Resultado: ( ) cumprida ( ) não cumprida ( ) parcial  Observações/pendências: ______________________  Conferência (nome/assinatura): _______________

Mapa de prazos (visão semanal)

MAPA DE PRAZOS — VISÃO SEMANAL  Semana: ___/___ a ___/___  Item | Referência | Pendência | Responsável | Prazo | Status | Observação  001  | ____/____   | __________ | ___________ | __/__/__ | aberto | _________  002  | ____/____   | __________ | ___________ | __/__/__ | andam | _________  003  | ____/____   | __________ | ___________ | __/__/__ | resol | _________

Registro de movimentação interna (log mínimo)

Além de cargas, recomenda-se um “log” simples de movimentações relevantes (triagem, distribuição, devolução, arquivamento), especialmente quando há múltiplas mãos no mesmo dia.

LOG DE MOVIMENTAÇÃO — MODELO  Data/hora | Referência | Ação | De (setor/pessoa) | Para (setor/pessoa) | Responsável | Observação  __/__/__ __:__ | ____/____ | triagem | recepção | cartório | ______ | ______  __/__/__ __:__ | ____/____ | carga   | cartório | servidor X | ______ | prazo __/__/__

10) Padrões de auditoria e prevenção de extravio

Pontos de auditoria (o que conferir e quando)

• Na entrada: protocolo, integridade, anexos, destino interno.
• Na distribuição (carga): responsável nominal, prazo, finalidade, conferência de volumes/folhas.
• Na devolução: conferência de integridade, atualização de status, registro de próxima etapa.
• Na expedição: registro de saída e comprovante.
• No arquivamento: índice, localização física/digital, status “arquivado”.

Checklist rápido anti-extravio (uso diário)

• Existe algum documento “sem dono” (sem carga) fora do local de guarda?
• Há pendências sem responsável definido?
• Há itens com prazo vencendo em 48h sem próxima ação registrada?
• Há devoluções sem conferência de anexos/folhas?
• Há saídas sem comprovante anexado/registrado?

11) Exercício prático: montar um fluxo de tramitação com auditoria e conferência

Objetivo do exercício: desenhar um fluxo completo de tramitação de um documento recebido (expediente externo), com pontos de auditoria, registros obrigatórios e mapas de controle envolvidos.

Cenário do exercício

Chega ao cartório um ofício externo solicitando informações e anexando 3 documentos. O ofício precisa ser distribuído internamente para providência, gerar resposta e ser expedido, mantendo rastreabilidade.

Passo a passo (monte o fluxo e marque os pontos de controle)

• Etapa 1 — Recebimento e triagem: conferir se o ofício está assinado e se os 3 anexos estão presentes. Ponto de auditoria A: registrar divergência se faltar anexo.
• Etapa 2 — Protocolo de entrada: atribuir número de entrada e indexar (origem, assunto padronizado, vínculo se houver, anexos). Registro essencial: protocolo de entrada + log de movimentação.
• Etapa 3 — Classificação e endereçamento: classificar como “Expediente externo” e colocar em pasta de “Aguardando distribuição” (com localização). Ponto de auditoria B: documento não pode ficar solto sem pasta/local.
• Etapa 4 — Distribuição interna (carga): abrir carga para o responsável interno (nomeado) com prazo de devolução. Registro essencial: mapa de cargas.
• Etapa 5 — Controle de pendência: criar item no mapa de pendências com prazo e criticidade. Ponto de auditoria C: toda carga com prazo deve ter pendência correspondente.
• Etapa 6 — Devolução com resultado: responsável devolve com minuta/elementos para resposta. Conferir se o ofício e anexos retornaram íntegros. Registro essencial: devolução na carga + conferência.
• Etapa 7 — Preparação para expedição: separar resposta e anexos, conferir destinatário e meio de envio. Ponto de auditoria D: checar se o que será enviado corresponde ao que foi registrado.
• Etapa 8 — Protocolo de saída: registrar saída, anexar comprovante de envio e atualizar status. Registro essencial: protocolo de saída + comprovante.
• Etapa 9 — Arquivamento e indexação final: guardar cópia/registro e indicar localização (pasta/caixa). Encerrar pendência. Ponto de auditoria E: não arquivar sem status final e localização registrada.

Entregável do aluno (modelo de fluxo em texto)

Escreva seu fluxo em 9 linhas, uma por etapa, no formato: Etapa → Registro gerado → Responsável → Ponto de auditoria.

EXEMPLO (PREENCHA)  1) Recebimento/triagem → checklist anexos → servidor ____ → Auditoria A: ____  2) Protocolo entrada → nº ____ + indexação → servidor ____ → Auditoria: ____  3) Classificação/endereçamento → pasta/local ____ → servidor ____ → Auditoria B: ____  4) Carga → mapa de cargas nº ____ → servidor ____ → Auditoria: ____  5) Pendência → mapa de pendências ID ____ → servidor ____ → Auditoria C: ____  6) Devolução → baixa de carga + conferência → servidor ____ → Auditoria: ____  7) Preparação expedição → checklist final → servidor ____ → Auditoria D: ____  8) Protocolo saída → nº ____ + comprovante → servidor ____ → Auditoria: ____  9) Arquivamento → índice/local ____ + baixa pendência → servidor ____ → Auditoria E: ____