Onboarding na prática de políticas e governança: regras claras e aplicáveis

O que são políticas e governança no onboarding (e por que isso precisa ser “aplicável”)

Políticas são regras internas que orientam decisões e comportamentos no dia a dia (o que pode, o que não pode, como fazer, quem aprova). Governança é o conjunto de mecanismos para garantir que essas regras sejam entendidas, seguidas, registradas e atualizadas (responsáveis, evidências, revisões, auditoria e melhoria contínua).

No onboarding, o objetivo não é “entregar um PDF para assinar”, e sim garantir três resultados práticos: (1) o colaborador sabe onde encontrar as regras; (2) entende como aplicar em situações reais; (3) a empresa consegue provar ciência e manter as políticas vivas e atualizadas.

Quais políticas essenciais incluir (e como estruturar o conteúdo)

A seguir, um conjunto de políticas comuns e essenciais. A recomendação é padronizar a estrutura de todas elas para reduzir atrito e aumentar compreensão.

Modelo de estrutura (use em todas as políticas)

• Objetivo: por que existe e o que protege.
• Escopo: quem deve cumprir (CLT, PJ, estagiário, terceiros).
• Regras em linguagem simples: 5–12 bullets com “faça / não faça”.
• Exemplos práticos: 3–6 cenários reais do dia a dia.
• O que fazer em caso de dúvida/incidente: canal, prazo, responsável.
• Consequências: medidas disciplinares em nível alto (sem ameaças, sem juridiquês).
• FAQ: 6–10 perguntas frequentes.
• Versão e revisão: data, dono, próxima revisão, histórico de mudanças.

Políticas essenciais e pontos mínimos

1) Código de conduta

• Inclua: integridade, respeito, relacionamento com clientes/fornecedores, brindes e hospitalidades, uso de recursos da empresa, comunicação e postura em canais internos.
• Exemplos: “posso aceitar um presente?”, “posso usar dados de cliente em apresentação?”, “como agir em conflito entre áreas?”.

2) Segurança da informação

• Inclua: senhas e MFA, bloqueio de tela, compartilhamento de acesso, phishing, classificação de informação, armazenamento em nuvem, uso de dispositivos pessoais (se permitido), reporte de incidentes.
• Exemplos: “recebi e-mail suspeito”, “preciso enviar arquivo com dados sensíveis”, “perdi o notebook/celular”.

3) Privacidade e LGPD (na prática)

• Inclua: o que é dado pessoal e dado sensível, bases legais (sem aprofundar), minimização, necessidade de acesso, retenção, compartilhamento com terceiros, direitos do titular, incidentes.
• Exemplos: “posso exportar lista de clientes para planilha?”, “posso usar WhatsApp pessoal para falar com cliente?”, “como anonimizar dados em relatórios?”.

4) Assédio e discriminação

• Inclua: definições objetivas, exemplos de condutas, ambientes presenciais e digitais, consentimento, retaliação, canais de denúncia, confidencialidade e proteção.
• Exemplos: “piadas recorrentes sobre aparência”, “mensagens fora do horário com teor inadequado”, “pressão para encontros”.

5) Conflitos de interesse

• Inclua: atividades paralelas, parentesco, participação societária, contratação de fornecedores, recebimento de comissões, uso de informação privilegiada.
• Exemplos: “meu parente trabalha em fornecedor”, “tenho um side job”, “fui convidado para palestrar por cliente”.

6) Uso de ferramentas e recursos (TI e comunicação)

• Inclua: e-mail e chat corporativo, armazenamento, instalação de software, uso aceitável, gravações de reuniões, IA generativa (se aplicável), propriedade intelectual.
• Exemplos: “posso instalar plugin?”, “posso encaminhar e-mail para conta pessoal?”, “posso usar IA com dados internos?”.

7) Despesas e viagens

• Inclua: o que é reembolsável, limites, comprovantes, prazos, adiantamentos, política de hotéis e passagens, refeições, transporte, aprovação.
• Exemplos: “perdi a nota fiscal”, “posso usar milhas?”, “posso estender viagem por motivo pessoal?”.

8) Home office / trabalho remoto (ou híbrido)

• Inclua: jornada e disponibilidade, ergonomia e segurança, confidencialidade em ambientes públicos, internet, uso de VPN, visitas presenciais, reembolso de custos (se houver).
• Exemplos: “posso trabalhar de coworking?”, “como lidar com ruído e privacidade?”, “posso viajar e trabalhar de outra cidade/país?”.

Como apresentar políticas sem juridiquês (e sem virar “aula chata”)

Princípios de linguagem e formato

• Troque “deverá” por “precisa”: “Você precisa reportar incidentes em até X horas”.
• Use bullets e tabelas: menos parágrafos longos, mais regras acionáveis.
• Comece pelo “o que fazer”: a regra + o passo seguinte (canal, formulário, responsável).
• Inclua exemplos reais: cenários curtos com decisão correta.
• Separe “regra” de “contexto”: regra em destaque; contexto em nota.
• Defina termos: uma mini seção “Glossário” quando necessário (ex.: dado sensível, incidente, conflito).

Formato recomendado: “Regra + Exemplo + Como agir”

Perguntas frequentes (FAQ) prontas para usar

Segurança da informação

• “TI pode pedir minha senha?” Não. Se alguém pedir, trate como incidente e reporte.
• “Posso acessar sistemas em Wi‑Fi público?” Somente se a política permitir e com medidas exigidas (ex.: VPN). Caso contrário, evite.
• “Cliquei em um link suspeito, e agora?” Desconecte-se da rede se orientado pela política, avise imediatamente o canal de segurança e siga o procedimento de contenção.

LGPD e privacidade

• “Posso baixar dados de clientes para trabalhar mais rápido?” Apenas se houver necessidade, autorização e armazenamento em local corporativo aprovado; evite cópias locais.
• “Posso usar meu WhatsApp pessoal com cliente?” Depende da política. Se permitido, siga regras de registro, consentimento e proteção de dados; se não, use canal corporativo.
• “Recebi pedido de exclusão de dados. Respondo?” Encaminhe ao canal responsável (DPO/Privacidade) e não execute ações por conta própria sem orientação.

Assédio e conduta

• “Brincadeiras contam como assédio?” Podem contar, especialmente se recorrentes, ofensivas, com desequilíbrio de poder ou sem consentimento.
• “Denúncia pode ser anônima?” Se houver canal de ética, normalmente sim; a política deve explicar como funciona e como é tratada a confidencialidade.

Despesas e viagens

• “Sem nota fiscal, tem reembolso?” Regra geral: não. Se houver exceção, deve estar prevista (ex.: declaração, aprovação extra).
• “Posso escolher hotel mais caro por preferência?” Somente se a política permitir e com aprovação prévia quando exceder limites.

Passo a passo: como implementar políticas no onboarding (sem sobrecarregar)

Passo 1 — Defina a “trilha mínima” por perfil

Nem todo mundo precisa do mesmo pacote. Crie trilhas por função (ex.: administrativo, vendas, engenharia, liderança) com o mínimo obrigatório e itens condicionais.

• Obrigatório para todos: código de conduta, assédio/discriminação, segurança da informação, privacidade/LGPD, uso de ferramentas.
• Condicional: despesas/viagens (quem viaja ou aprova), conflitos de interesse (todos, mas com módulo extra para compras/finanças), home office (quem atua remoto/híbrido), políticas específicas de área (ex.: atendimento, suporte).

Passo 2 — Transforme políticas longas em “pílulas aplicáveis”

Para cada política, crie um resumo de 1 página (ou 5–8 bullets) com as regras que mais geram erro. O documento completo continua disponível para consulta e auditoria.

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Baixar o aplicativo

• Resumo: “Top 10 regras + 5 exemplos + canais”.
• Documento completo: versão formal com definições e detalhes.

Passo 3 — Apresente com cenários e decisões

Em vez de leitura passiva, use microcasos com pergunta objetiva:

Cenário: Você recebeu um arquivo com dados de clientes por e-mail e precisa analisar hoje. O que fazer? (marque a opção correta) A) Baixar para o computador pessoal B) Subir no drive pessoal C) Armazenar no repositório corporativo aprovado e restringir acesso D) Encaminhar para um colega no WhatsApp

O objetivo é verificar compreensão, não “pegar” o colaborador.

Passo 4 — Colete aceite + evidência de compreensão

Separe dois registros: (1) ciência/aceite (assinatura ou aceite eletrônico); (2) compreensão mínima (quiz curto, confirmação de leitura guiada, ou checklist de entendimento).

Passo 5 — Defina o que fazer quando alguém não compreende

Política aplicável inclui correção. Se a pessoa errar no quiz ou demonstrar dúvida, preveja reforço:

• releitura do resumo + exemplos;
• conversa rápida com gestor/Compliance/People;
• novo aceite/registro após reforço (quando aplicável).

Checklist de aceite e trilha mínima de compreensão

Checklist (o que precisa ser lido, assinado e compreendido)

Trilha mínima de compreensão (padrão sugerido)

• Leitura guiada: resumo de cada política (tempo alvo: 10–15 min por política).
• Quiz: 5–10 perguntas por tema crítico (segurança, LGPD, assédio, conduta).
• Confirmação de canais: o colaborador identifica onde reportar (ética, segurança, privacidade, RH).
• Declarações condicionais: conflito de interesse (se aplicável), uso de BYOD (se existir), viagens (se aplicável).

Como registrar ciência (aceite) e armazenar evidências

O que registrar (campos mínimos)

• Nome completo e identificador (matrícula/e-mail corporativo).
• Política (nome) e versão.
• Data/hora do aceite.
• Forma de aceite (assinatura eletrônica, checkbox autenticado, assinatura manuscrita digitalizada).
• Resultado de compreensão (nota do quiz, data, tentativas).
• Responsável pela política (dono) e área.

Onde armazenar evidências (princípios)

• Centralização: um repositório oficial (ex.: diretório corporativo controlado ou sistema de gestão documental).
• Controle de acesso: apenas áreas autorizadas (People/Compliance/Jurídico/SI) acessam evidências completas.
• Imutabilidade/Histórico: manter trilha de auditoria (quem alterou, quando, o quê).
• Retenção: definir prazo de guarda conforme necessidade legal e de auditoria interna.

Como provar em auditoria (pacote de evidências)

• Lista de colaboradores com status: “pendente / em andamento / concluído”.
• Relatório de aceite por política e por versão.
• Amostra de evidências (aceite + quiz) para um conjunto de colaboradores.
• Histórico de versões da política e comunicação de mudanças.

Como manter políticas atualizadas (sem quebrar o onboarding)

Ciclo de revisão e governança

• Dono da política: cada política deve ter um responsável nomeado (área e pessoa).
• Periodicidade: revisão programada (ex.: anual) e revisão extraordinária (mudança legal, incidente, auditoria, mudança de processo).
• Comitê de validação: quando necessário, envolver Compliance/Jurídico/SI/People e áreas impactadas.
• Controle de versão: numeração clara (v1.0, v1.1) e registro do que mudou.

Gestão de mudanças: quando exigir novo aceite

Defina critérios objetivos para evitar “aceite toda semana”:

• Novo aceite obrigatório: mudanças materiais (novas proibições, novos deveres, novos canais, mudanças de consequências, mudanças em tratamento de dados).
• Somente comunicação: ajustes editoriais, clareza de texto, exemplos adicionais sem alterar regra.

Como comunicar atualizações sem ruído

• Mensagem curta: “o que mudou”, “a partir de quando”, “o que você precisa fazer”.
• Link para resumo “antes vs depois”.
• Prazo de aceite quando aplicável.

Kit pronto: templates rápidos para políticas e aceite

Template de política (copiar e preencher)

Nome da política: [ex.: Segurança da Informação] Objetivo: [1-2 frases] Escopo: [quem se aplica] Regras (faça / não faça): - [regra 1] - [regra 2] ... Exemplos práticos: 1) [cenário] → [conduta correta] 2) ... Como reportar dúvidas/incidentes: - Canal: [e-mail/formulário/telefone] - Prazo: [ex.: imediato / até 24h] Consequências: [descrição em alto nível] FAQ: - [pergunta] [resposta] Versão: [vX.Y] | Data: [dd/mm/aaaa] | Dono: [área/pessoa] | Próxima revisão: [dd/mm/aaaa]

Template de registro de aceite (campos mínimos)

Colaborador: [nome] | ID: [matrícula/e-mail] Política: [nome] | Versão: [vX.Y] Aceite: [sim/não] | Data/hora: [timestamp] Método: [assinatura/checkbox autenticado] Compreensão: [nota do quiz] | Data: [timestamp] Observações: [reforço aplicado? sim/não]