Onboarding na prática de acessos e infraestrutura: TI, contas e ferramentas funcionando no dia um

O que é “onboarding de acessos e infraestrutura” (e por que ele quebra ou salva o Dia 1)

Onboarding de acessos e infraestrutura é o conjunto de preparações para garantir que a pessoa consiga trabalhar no primeiro dia sem bloqueios: contas criadas, permissões corretas, ferramentas funcionando e ambiente físico pronto. Na prática, isso envolve duas frentes que precisam andar juntas: (1) acessos digitais (identidade, sistemas, pastas e comunicação) e (2) infraestrutura (equipamentos, periféricos e acesso físico).

O objetivo operacional é simples: no Dia 1, a pessoa deve conseguir ligar o notebook, entrar com sua conta, acessar as ferramentas essenciais do cargo e executar um roteiro básico de teste sem depender de “jeitinhos” ou acessos emprestados.

Como montar um checklist de acessos por perfil (cargo/área)

1) Comece pelo “mínimo viável de trabalho” do cargo

Para cada perfil (ex.: Analista Financeiro, SDR, Engenheira de Software, Designer), liste as atividades que precisam acontecer na primeira semana e traduza isso em acessos. Uma forma prática é dividir em camadas:

• Camada 0 — Identidade: e-mail corporativo, SSO/IdP, MFA, gerenciador de senhas (se aplicável).
• Camada 1 — Conectividade: VPN/ZTNA (se aplicável), Wi‑Fi corporativo, acesso remoto.
• Camada 2 — Comunicação: chat corporativo, calendário, reuniões, listas/grupos.
• Camada 3 — Sistemas do trabalho: ERP/CRM/Helpdesk/BI/DevOps etc.
• Camada 4 — Dados: pastas, drives, repositórios, permissões por time/projeto.
• Camada 5 — Acesso físico: crachá, catraca, portas, estacionamento (se houver).

2) Estruture o checklist em blocos repetíveis

Padronize um modelo que você replique para qualquer área. Exemplo de checklist por perfil (modelo):

• Contas e identidade: criar e-mail; vincular ao SSO; habilitar MFA; adicionar a grupos padrão.
• Ferramentas de comunicação: criar usuário no chat; adicionar a canais; configurar calendário; criar assinatura de e-mail (se política permitir).
• Sistemas internos: criar usuário; atribuir perfil/role; conceder licenças; configurar ambiente (ex.: filial, centro de custo).
• Pastas e permissões: adicionar a grupos de acesso; mapear drives; permissões em repositórios.
• Segurança: política de senha; bloqueio de tela; criptografia; antivírus/EDR; atualizações.
• Infraestrutura: notebook; periféricos; ramal; crachá; acesso físico.
• Teste e confirmação: roteiro de teste; evidência; confirmação do usuário.

3) Defina “padrões” e “exceções”

Evite que cada onboarding vire um projeto. Para isso, defina:

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• Padrão por área: o que todo mundo daquela área recebe automaticamente.
• Padrão por senioridade: ex.: liderança com acesso a relatórios e aprovações.
• Exceções: acessos sensíveis (financeiro, dados pessoais, produção) exigem justificativa e aprovação adicional.

Matriz de acessos por função (modelo prático)

Uma matriz de acessos é uma tabela que relaciona funções (linhas) com recursos (colunas), indicando o nível de permissão. Isso reduz erros, acelera provisionamento e facilita auditoria.

Use uma legenda simples:

• N = Não tem acesso
• R = Leitura
• W = Edição/Escrita
• A = Admin/Owner

Como usar na prática: a matriz vira a “fonte da verdade” para TI. Quando alguém entra, você seleciona a função e aplica o pacote de acessos correspondente (via grupos/roles). Quando houver mudança de função, a matriz orienta o ajuste (adicionar/remover).

Fluxo com TI: solicitação → aprovação → provisionamento → teste → confirmação

1) Solicitação (entrada padronizada)

Crie um formulário/ticket único para onboarding de acessos e infraestrutura. Ele deve evitar idas e vindas e conter campos objetivos:

• Nome completo, e-mail pessoal (se necessário para contato), data de início e horário de chegada.
• Área, cargo/função e gestor responsável.
• Local de trabalho (unidade, remoto, híbrido) e necessidades especiais (ex.: teclado diferente, acessibilidade).
• Perfil de acesso (seleção baseada na matriz) + exceções justificadas.
• Infraestrutura: notebook (modelo/padrão), periféricos, ramal, crachá, acesso físico.
• Observações de segurança: acesso a dados sensíveis, necessidade de privilégios elevados, ambiente de produção.

2) Aprovação (controle e rastreabilidade)

Defina regras claras de aprovação para evitar concessões indevidas:

• Acessos padrão do cargo: aprovação automática ou do gestor direto (conforme política).
• Acessos sensíveis (financeiro, dados pessoais, produção, admin): dupla aprovação (gestor + dono do sistema/segurança).
• Exceções: exigem justificativa e prazo (ex.: acesso temporário por 30 dias).

Recomendação prática: toda aprovação deve ficar registrada no ticket (quem aprovou, quando, o quê).

3) Provisionamento (criar, atribuir, licenciar)

Provisionamento é a execução técnica. Para reduzir falhas:

• Use grupos/roles em vez de permissões individuais sempre que possível (ex.: “Financeiro-Analistas”, “Comercial-SDR”).
• Padronize nomenclatura de grupos e pastas (facilita auditoria e suporte).
• Evite privilégios locais/admin no notebook por padrão; trate como exceção.
• Licenças: garanta que o pacote de licenças do perfil está disponível (evita “conta criada, mas sem acesso”).

4) Teste (antes do usuário e com o usuário)

Faça testes em duas etapas:

• Pré-teste de TI: validar que a conta autentica, que o MFA está ativo, que o acesso aos sistemas principais funciona e que o equipamento está pronto.
• Teste guiado no Dia 1: roteiro curto com o usuário para confirmar que tudo funciona no contexto real (rede, senha, permissões, ferramentas).

5) Confirmação com o usuário (fechamento com evidência)

Não feche o ticket apenas porque “foi provisionado”. Feche quando houver confirmação:

• Checklist marcado como concluído.
• Registro do teste (o que foi testado e resultado).
• Confirmação do usuário (mensagem/e-mail) ou do responsável pelo onboarding.

Padrões de segurança que devem estar embutidos no onboarding

MFA (autenticação multifator)

• Obrigatório para e-mail/SSO e para qualquer acesso remoto.
• Preferir app autenticador ou chave de segurança, conforme política.
• Definir processo de recuperação (perda de celular) com verificação de identidade.

Senhas e políticas de acesso

• Defina política de senha alinhada ao seu padrão (comprimento mínimo, bloqueio por tentativas, proibição de senhas vazadas).
• Bloqueio automático de tela e tempo de inatividade.
• Proibir compartilhamento de contas; cada pessoa deve ter identidade própria.

Privilégio mínimo e segregação de funções

• Conceda apenas o necessário para executar as tarefas do cargo.
• Separe funções críticas (ex.: quem cria fornecedor não é o mesmo que aprova pagamento, quando aplicável).
• Para acessos elevados, use contas privilegiadas separadas ou elevação temporária, conforme maturidade.

Dispositivo gerenciado

• Criptografia de disco habilitada.
• Antivírus/EDR instalado e atualizado.
• Atualizações automáticas do sistema operacional.
• Políticas de firewall e controle de USB (se aplicável).

Roteiro de teste do primeiro dia (check rápido, 20–30 minutos)

Use este roteiro como “teste de fumaça” para garantir que a pessoa consegue operar. Idealmente, alguém de TI ou do time acompanha os passos.

Teste 1 — Login no dispositivo

• Ligar notebook e entrar com a conta corporativa.
• Verificar idioma/teclado, fuso horário e rede.
• Confirmar que o bloqueio de tela funciona.

Teste 2 — SSO e MFA

• Autenticar no portal/SSO.
• Validar MFA (primeiro desafio e segundo login).
• Confirmar acesso ao gerenciador de senhas (se existir).

Teste 3 — E-mail e calendário

• Acessar caixa de entrada.
• Enviar e receber um e-mail de teste.
• Criar um evento no calendário e convidar alguém do time.

Teste 4 — Comunicação (chat e reuniões)

• Entrar no chat corporativo.
• Entrar em 1 canal do time e enviar mensagem de teste.
• Fazer uma chamada rápida para testar áudio/câmera.

Teste 5 — Conectividade (VPN/ZTNA, se aplicável)

• Conectar na VPN/ZTNA.
• Acessar um sistema interno que exige rede corporativa.
• Desconectar e reconectar para validar estabilidade.

Teste 6 — Sistemas essenciais do cargo

• Logar nos 2–3 sistemas principais do perfil (ex.: CRM, ERP, Helpdesk, BI).
• Validar permissões com uma ação simples (ex.: visualizar pipeline, abrir relatório, criar registro de teste em ambiente permitido).

Teste 7 — Pastas e permissões

• Acessar drive/pastas do time.
• Criar um arquivo de teste (se permitido) e confirmar permissão de edição.
• Validar acesso a repositórios (se aplicável).

Teste 8 — Impressão e periféricos (se aplicável)

• Testar mouse/teclado/headset.
• Testar segundo monitor/dock.
• Imprimir uma página de teste (se houver impressora corporativa).

Checklist de infraestrutura: o que precisa estar pronto

Equipamento principal

• Notebook: modelo conforme padrão do cargo; sistema atualizado; criptografia ativa; agente de segurança instalado; usuário local conforme política.
• Carregador: compatível e entregue.
• Inventário: etiqueta patrimonial e registro do número de série.

Periféricos e ergonomia

• Mouse e teclado (padrão ou necessidade específica).
• Headset para reuniões.
• Monitor, cabo e/ou dock station (para híbrido/presencial).
• Mesa e cadeira disponíveis e ajustadas (altura, apoio, condições).

Telefonia e ramal (se aplicável)

• Ramal configurado ou softphone instalado.
• Teste de chamada interna/externa conforme política.

Crachá e acesso físico

• Crachá emitido e associado ao usuário.
• Permissões físicas: catracas, portas, andares, salas restritas (se aplicável).
• Visitantes/primeiro acesso: procedimento para entrada no primeiro dia caso o crachá não esteja pronto (plano de contingência).

Rede e ambiente

• Acesso ao Wi‑Fi corporativo (credenciais e instruções).
• Ponto de rede (se necessário) e disponibilidade de tomadas.
• Local de trabalho definido (mesa/estação) e orientações de uso.

Modelos prontos (copie e adapte)

Modelo de checklist por perfil (estrutura)

Perfil: ___________________________  Área: ___________________________  Data início: ___/___/____  Local: Presencial | Híbrido | Remoto

[Identidade]
( ) E-mail criado
( ) Usuário no SSO/IdP criado
( ) MFA habilitado e testado
( ) Grupos padrão atribuídos: ______________________

[Conectividade]
( ) Wi‑Fi corporativo ok
( ) VPN/ZTNA configurada (se aplicável)

[Comunicação]
( ) Chat corporativo criado
( ) Canais adicionados: ___________________________
( ) Calendário ok

[Sistemas]
( ) Sistema A: perfil/role ________  licenças ok
( ) Sistema B: perfil/role ________  licenças ok
( ) Sistema C: perfil/role ________  licenças ok

[Pastas e permissões]
( ) Drive/pastas do time: R | W
( ) Pastas sensíveis (se aplicável): aprovação anexada

[Infraestrutura]
( ) Notebook entregue e registrado
( ) Periféricos: mouse | teclado | headset | monitor | dock
( ) Ramal/softphone (se aplicável)
( ) Crachá e acesso físico

[Teste Dia 1]
( ) Login no notebook
( ) SSO + MFA
( ) E-mail enviar/receber
( ) Chat + chamada
( ) Sistemas essenciais
( ) Pastas (ler/editar)

[Confirmação]
( ) Usuário confirmou funcionamento em ___/___/____ (canal: e-mail/chat)
( ) Ticket encerrado por: _________________________

Modelo de “pacote de acessos” por função (para TI)

Pacote: FIN-ANALISTA
- Grupos SSO: FIN_ALL, FIN_ANALISTAS
- Drive: /Financeiro (W), /Empresa/Políticas (R)
- Sistemas: ERP_FIN (W), BI_FIN (W)
- Comunicação: canais #financeiro, #anuncios
- Segurança: MFA obrigatório, VPN se remoto
- Acesso físico: Andar 3 + Sala Financeiro