Negociação de captação: exclusividade, comissionamento e alinhamento de expectativas

O que está sendo negociado na captação (e por que isso evita ruído)

Negociação de captação é o alinhamento formal (e verificável) das regras do trabalho entre corretor e proprietário antes de iniciar divulgação e visitas. O objetivo não é “ganhar a conversa”, e sim reduzir incertezas: quem faz o quê, por quanto tempo, com quais limites, e como serão tratadas propostas e interessados.

Na prática, os pontos que mais geram conflito quando ficam vagos são: prazo, exclusividade, comissionamento, política de visitas, chaves e permissões e regras de contato. Quando esses itens são apresentados como opções com consequências (cenários), o proprietário decide com clareza e você reduz retrabalho, desgaste e risco reputacional.

Termos essenciais: como explicar com clareza (sem juridiquês)

1) Prazo de captação (vigência)

Conceito: período em que você terá autorização para anunciar, atender interessados e conduzir negociações. Prazo curto demais costuma impedir consistência; prazo longo demais sem checkpoints pode gerar sensação de “abandono”.

• Como apresentar: “Vamos trabalhar com um prazo de X dias, com revisão em Y dias para avaliar procura, feedback e ajustes.”
• Boa prática: incluir marcos de revisão (ex.: 15 dias) e condições de renovação.

2) Exclusividade (ou não)

Conceito: regra que define se o proprietário pode anunciar e/ou contratar outros corretores simultaneamente. Exclusividade não é “prisão”; é um acordo para concentrar estratégia, comunicação e responsabilidade.

• Exclusividade total: um único responsável por divulgação, visitas e negociação.
• Sem exclusividade: múltiplos anunciantes; maior chance de informações divergentes e disputa por atendimento.
• Exclusividade com exceções: por exemplo, proprietário pode indicar um interessado direto, com regra clara de como registrar e conduzir.

Como explicar o porquê: “Quando há um responsável, a comunicação fica consistente: preço, condições, agenda, retorno de visitas e negociação. Sem isso, o mesmo interessado pode receber versões diferentes e perder confiança.”

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3) Comissão e forma de pagamento

Conceito: remuneração pelo serviço de intermediação e pelo resultado (venda/locação). O ponto crítico é deixar explícito quando a comissão é devida, quem paga e qual percentual/valor.

• Itens para esclarecer: percentual, base de cálculo, momento de pagamento (assinatura/registro/entrega de chaves), e se há divisão com parceiro (quando aplicável).
• Como falar de forma objetiva: “A comissão é X% sobre o valor final, paga no momento Y. Se houver corretor cooperado, a divisão é feita entre profissionais, sem custo extra para o senhor(a), conforme combinado.”

4) Política de visitas (agenda, presença e regras)

Conceito: como as visitas serão solicitadas, confirmadas e conduzidas. Isso protege a rotina do proprietário e melhora a experiência do interessado.

• Definir: dias/horários permitidos, antecedência mínima, limite de visitas por dia, se o proprietário estará presente, e se aceita visitas com chuva/obra/pets etc.
• Regra de confirmação: “Visita só é confirmada após validação do perfil e confirmação por mensagem.”
• Regra de segurança: “Não realizo visita sem identificação do interessado e registro do agendamento.”

5) Chaves e permissões (acesso ao imóvel)

Conceito: quem guarda as chaves, como é feito o controle de retirada/devolução e quais permissões existem para fotos, vídeos, placa, entrada em condomínio e uso de elevador/portaria.

• Opções comuns: chaves com o corretor (com protocolo), com a portaria (quando permitido), ou com o proprietário (visitas apenas com ele presente).
• Controle mínimo: registro de data/hora, responsável, e confirmação de devolução.

6) Regras de contato com interessados (e com o proprietário)

Conceito: canal e frequência de comunicação para evitar ruído. Sem regra, o proprietário pode receber mensagens diretas de interessados e ocorrer “dupla negociação”, promessas divergentes e desgaste.

• Definir: canal oficial (WhatsApp/e-mail), horários de contato, e periodicidade de relatório (ex.: 2x por semana).
• Regra de encaminhamento: “Se alguém falar direto com o senhor(a), peço que encaminhe para mim para eu registrar e conduzir com as mesmas informações para todos.”

Passo a passo prático: como conduzir a negociação de termos

Passo 1 — Abra a conversa com objetivo e estrutura

Use uma frase de enquadramento que mostre organização e reduza defensividade:

“Para evitar mal-entendidos, eu trabalho com um combinado simples: prazo, exclusividade, comissão e regras de visita/chaves. Eu te mostro opções e as consequências de cada uma, e você escolhe o que faz mais sentido.”

Passo 2 — Apresente opções em cenários (sem pressão)

Em vez de “tem que ser exclusivo”, apresente 2–3 cenários com prós e contras. Exemplo de matriz rápida:

Regra de ouro: descreva consequências como efeitos operacionais, não como ameaça. Troque “se não for exclusivo não dá” por “sem exclusividade, eu consigo trabalhar, mas o controle de informação e a consistência caem; por isso os resultados podem variar”.

Passo 3 — Negocie um item por vez, com perguntas fechadas

Depois de explicar opções, conduza a decisão com perguntas simples:

• “Prefere prazo de 60 ou 90 dias, com revisão em 15 dias?”
• “Visitas com antecedência mínima de 2 horas ou de 24 horas?”
• “Chaves comigo com protocolo, ou visitas apenas com o senhor(a) presente?”

Isso evita discussões abstratas e acelera o alinhamento.

Passo 4 — Registre por escrito (resumo de 10 linhas)

Mesmo quando houver contrato formal, faça um resumo operacional por mensagem/e-mail. Modelo:

Resumo do combinado (captação do imóvel X): 1) Prazo: 90 dias, revisão em 15 dias. 2) Exclusividade: total. 3) Comissão: X% paga em Y. 4) Visitas: mediante triagem e agendamento com 24h. 5) Chaves: comigo, com protocolo de retirada/devolução. 6) Contato: interessados serão direcionados para mim; retorno ao proprietário 2x/semana. Confirma que está de acordo?

Passo 5 — Confirme entendimento (técnica do “eco”)

Peça para o proprietário confirmar com as próprias palavras um ponto sensível (ex.: exclusividade e contato com interessados). Exemplo:

“Só para eu ter certeza de que expliquei bem: se alguém te chamar direto, como vamos fazer?”

Se a resposta vier diferente do combinado, corrija com calma e reescreva o item.

Passo 6 — Defina regras de exceção (o que acontece quando algo foge do padrão)

• Interessado “de última hora”: “Sem confirmação e sem identificação, não agendo.”
• Proprietário quer mostrar sozinho: “Pode mostrar, mas me avise antes para eu pausar anúncios/agenda e registrar o interessado para evitar duplicidade.”
• Proposta recebida direto: “Me encaminhe a mensagem; eu registro e retorno com os próximos passos.”

Técnicas para reduzir conflito durante a captação

1) Linguagem de processo (não de opinião)

Troque “eu acho melhor” por “o processo que reduz risco é…”. Isso diminui disputa de ego e aumenta percepção de profissionalismo.

2) “Uma regra, um motivo”

Para cada regra, dê um motivo simples e legítimo:

• Triagem antes da visita → “evita curiosos e protege sua rotina.”
• Registro de interessados → “evita duplicidade e confusão na negociação.”
• Canal único de comunicação → “garante que todos recebam a mesma informação.”

3) Relatórios curtos e frequentes

Conflito cresce no silêncio. Combine um formato padrão:

• Quantidade de contatos
• Quantidade de visitas
• Principais objeções (ex.: vaga, barulho, valor)
• Ação sugerida (ex.: ajuste de agenda, melhoria de apresentação, reposicionamento)

4) Regras de contato com interessados (para evitar “leilão” e desorganização)

Estabeleça regras claras:

• Não negociar condições diferentes por canais diferentes: tudo passa por um registro.
• Não prometer reserva sem sinal/condição definida: evita frustração e acusações.
• Não divulgar dados sensíveis do proprietário: privacidade e segurança.

Como lidar com solicitações inadequadas do proprietário (postura ética e profissional)

Tipos comuns de pedidos inadequados

• Omitir defeitos relevantes (infiltração, problema estrutural, pendências conhecidas).
• Discriminar interessados por perfil pessoal (origem, raça, religião, orientação, estado civil, filhos etc.).
• “Inflar” informações (metragem, vagas, mobília, documentação “em ordem” quando não está).
• Receber valores “por fora” ou pedir práticas que gerem risco legal.
• Permitir visita sem segurança (sem identificação, fora de horário, sem controle de chaves).

Roteiro prático de resposta (3 etapas)

Etapa 1 — Valide a preocupação, não o pedido

Exemplos:

• “Entendo que o senhor(a) quer vender mais rápido.”
• “Entendo a preocupação com segurança e com o valor.”

Etapa 2 — Coloque o limite com base em regra e risco

Use frases objetivas:

• “Eu não anuncio informação que eu não consiga comprovar.”
• “Eu não conduzo atendimento com critérios discriminatórios; isso gera risco e não é correto.”
• “Eu não trabalho com valores fora do contrato; isso expõe todos.”

Etapa 3 — Ofereça alternativa ética (sempre)

• Se o pedido for “esconder problema” → “Vamos informar com transparência e ajustar estratégia: preço/condição/obra antes.”
• Se for “selecionar por perfil pessoal” → “Vamos usar critérios objetivos: renda comprovada, garantias, histórico de pagamento, documentação.”
• Se for “por fora” → “Podemos estruturar a negociação dentro do contrato, com condições claras e seguras.”

Quando recusar a captação

Se o proprietário insistir em práticas ilegais, antiéticas ou que coloquem você em risco, a postura profissional é recusar. Mantenha a comunicação curta e respeitosa, e registre por escrito:

“Para eu seguir com a captação, preciso manter as informações verdadeiras e o processo dentro das regras. Se não for possível nessas condições, eu prefiro não assumir o imóvel para evitar problemas para ambos.”

Checklist de alinhamento (use antes de publicar o anúncio)

• Prazo definido + data de revisão
• Exclusividade definida (e exceções documentadas)
• Comissão definida (percentual, base, momento, pagador)
• Política de visitas (triagem, agenda, presença, horários)
• Chaves (onde ficam, protocolo, responsáveis)
• Permissões (fotos/vídeo/placa/condomínio)
• Canal e frequência de comunicação com proprietário
• Regra de encaminhamento de interessados
• Resumo por escrito + confirmação de entendimento