Todos os cursos > Administração, Negócios e Marketing > Gestão de projetos ::

Mapa de aplicação prática PMI: rotinas e documentos para projetos pequenos, médios e grandes

Capítulo 17

Tempo estimado de leitura: 11 minutos

O que é um “mapa de aplicação prática” (e por que ele muda conforme o porte)

Um mapa de aplicação prática PMI é uma forma de traduzir boas práticas em rotinas, documentos e níveis de controle proporcionais ao tamanho e ao risco do projeto. Em vez de “aplicar tudo”, você define um kit mínimo por porte e adiciona camadas de governança apenas quando o contexto pede (complexidade, dependências, criticidade, auditoria, múltiplos fornecedores, alto impacto em operação).

Neste capítulo, você terá um guia comparativo com três cenários (pequeno, médio e grande) cobrindo: artefatos mínimos, rotinas/reuniões, frequência de status, detalhamento de cronograma e controles de mudança e riscos. Ao final, há exemplos de kits completos por porte (início, execução, controle, encerramento) e um fluxo de aprovação proporcional.

Como escolher o porte (regra prática de enquadramento)

Use uma classificação simples para decidir qual kit aplicar. Se estiver em dúvida, comece pelo porte menor e “suba” apenas se algum gatilho aparecer.

Projeto pequeno: equipe pequena (até ~5 pessoas), duração curta (semanas a 2–3 meses), poucas dependências, baixo risco regulatório, mudanças frequentes porém de baixo impacto.
Projeto médio: equipe mista (5–15), duração de 3–9 meses, dependências entre áreas, entregas em fases, risco moderado, necessidade de previsibilidade e alinhamento com mais stakeholders.
Projeto grande: múltiplas equipes/fornecedores, duração longa (9+ meses), alto impacto financeiro/operacional, governança formal, auditoria/contratos relevantes, risco alto e mudanças com efeito cascata.

Gatilhos para “subir” um nível

Mais de 2 áreas com dependências críticas.
Fornecedor externo com entregas contratuais.
Go-live com impacto em operação/cliente.
Orçamento relevante ou verba CAPEX/OPEX com controle formal.
Ambiente regulado (segurança, dados, compliance).
Alta taxa de mudança de escopo ou requisitos instáveis.

Guia comparativo: pequeno vs. médio vs. grande

Elemento	Projeto pequeno	Projeto médio	Projeto grande
Artefatos mínimos	Termo de abertura enxuto (1–2 páginas), backlog/lista de entregas, cronograma simples, registro de decisões, lista de riscos top 5, plano de comunicação básico	Termo de abertura completo, WBS/entregas por fase, cronograma por pacotes, matriz RACI, registro de riscos e issues, plano de comunicação, baseline (escopo/prazo/custo) leve	Business case/charter robusto, WBS detalhada, cronograma integrado, baseline formal, plano de gestão (mudanças, riscos, qualidade, comunicação), RAID log completo, matriz de stakeholders, plano de releases/cutover
Rotinas/reuniões	Kickoff, check-in rápido semanal, revisão de entregas, alinhamento ad hoc com sponsor	Kickoff, status semanal estruturado, reunião quinzenal de stakeholders, cerimônia de planejamento por fase, revisão de riscos quinzenal	Kickoff executivo + operacional, status semanal por stream, comitê mensal, gestão de mudanças (CAB/CCB) regular, revisão de riscos semanal, reuniões de integração entre equipes
Frequência de status	Semanal (15–30 min) + mensagem assíncrona	Semanal (30–60 min) + relatório semanal padronizado	Semanal (1–2h) + relatório semanal executivo + dashboard contínuo
Detalhamento do cronograma	Nível macro: marcos e entregas (10–30 linhas). Dependências principais	Nível intermediário: pacotes de trabalho (50–200 linhas). Dependências e caminho crítico monitorado	Nível detalhado: atividades por equipe/fornecedor (200+ linhas). Integração, buffers, calendário, baseline e replanejamento controlado
Controle de mudanças	Registro simples: o que mudou, por quê, impacto, aprovado por quem. Aprovação rápida (sponsor/PO)	Formulário leve + análise de impacto (prazo/custo/risco). Aprovação em reunião semanal/quinzenal	Processo formal: solicitação, análise, recomendação, decisão em CCB/CAB, atualização de baseline, rastreabilidade e comunicação
Controle de riscos	Lista top 5 com dono e ação. Revisão semanal	Registro com probabilidade/impacto, respostas e gatilhos. Revisão quinzenal	Registro completo + análises (tendência, exposição), planos de contingência, reservas, simulações quando necessário. Revisão semanal

Tabela de recomendação: usar sempre, usar quando necessário, evitar

Item	Usar sempre	Usar quando necessário	Evitar
Termo de abertura	Objetivo, escopo alto nível, critérios de sucesso, sponsor, restrições	Business case detalhado (quando há investimento alto)	Documento longo sem decisão clara
Lista de entregas / WBS	Entregas claras e aceitação	WBS detalhada (quando há muitas dependências)	WBS “perfeita” que ninguém usa
Cronograma	Marcos e datas-alvo	Baseline formal (quando há contrato/governança)	Cronograma hiper detalhado em projeto pequeno
Status report	Semáforo, progresso, próximos passos, impedimentos	Dashboard automatizado (quando há múltiplos streams)	Relatório que repete o cronograma sem análise
Registro de decisões	Decisão, data, responsável, racional	Rastreabilidade com requisitos (quando auditável)	Decisões em chat sem registro
Riscos e issues	Lista viva com donos e ações	Análise quantitativa (quando exposição é alta)	Planilha de risco “para inglês ver”
Controle de mudanças	Registro de mudanças e impactos	CCB/CAB (quando há muitas áreas/contratos)	Mudar escopo sem avaliar impacto
Reuniões	Kickoff e cadência mínima de acompanhamento	Comitê executivo (quando decisões travam o projeto)	Reuniões longas sem pauta e sem decisões
Aprovações	Aceite de entregas e mudanças relevantes	Assinaturas formais (quando exigido por compliance)	Exigir assinatura para tudo (gera fila e atraso)

Passo a passo para montar seu kit proporcional (em 45–90 minutos)

Passo 1 — Enquadre o porte e identifique gatilhos

Marque: duração, nº de áreas, nº de fornecedores, criticidade do go-live, exigência de auditoria. Se houver 2+ gatilhos, use kit do porte acima.

Passo 2 — Defina o “mínimo que não pode faltar”

Selecione 6 blocos: (1) objetivo e sucesso, (2) entregas e aceites, (3) cronograma, (4) comunicação, (5) riscos/issues, (6) mudanças/decisões. O restante vira opcional.

Continue em nosso aplicativo e ...

Ouça o áudio com a tela desligada
Ganhe Certificado após a conclusão
+ de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

Passo 3 — Configure a cadência (rotina) antes de produzir documentos

Cadência define uso. Sem rotina, artefato vira arquivo morto. Defina: reunião de status, revisão de riscos, ponto de decisão com sponsor e forma de reportar.

Passo 4 — Ajuste o nível de detalhamento do cronograma

Pequeno: marcos + entregas.
Médio: pacotes de trabalho por fase + dependências.
Grande: atividades por equipe/fornecedor + baseline + caminho crítico.

Passo 5 — Desenhe o fluxo de aprovação proporcional

Defina quem aprova: (a) início, (b) mudanças, (c) aceites, (d) encerramento. Quanto maior o porte, mais “camadas” e mais formalidade; porém, mantenha prazos de resposta (SLA) para não travar.

Kits de projeto por porte (exemplos completos)

Kit de Projeto Pequeno

Checklist de início (pequeno)

Charter enxuto: objetivo, problema/oportunidade, entregas principais, fora de escopo, critérios de sucesso, sponsor, time, premissas e restrições.
Lista de entregas com critérios de aceite (1 linha por entrega).
Cronograma macro com 5–10 marcos.
Plano de comunicação básico: quem recebe status, canal, frequência.
Riscos top 5: risco, impacto, ação, dono.
Kickoff agendado com pauta e decisões esperadas.

Pacote de execução (pequeno)

Quadro de tarefas (kanban ou lista) com responsável e data-alvo.
Registro de decisões (tabela simples).
Checklist de qualidade/aceite por entrega (critérios objetivos).
Gestão de dependências: lista curta do que precisa de outras áreas.

Pacote de controle (pequeno)

Status semanal: progresso (% ou entregas concluídas), próximos passos, impedimentos, decisões pendentes.
Registro simples de mudanças: descrição, motivo, impacto (prazo/custo), aprovado por (sponsor), data.
Riscos revisados semanalmente (top 5 atualizado).

Pacote de encerramento (pequeno)

Aceite final (e-mail ou termo simples): entregas aceitas, pendências, responsáveis.
Transição: quem opera, onde está a documentação, acessos.
Lições aprendidas (5 bullets): manter/parar/começar.

Fluxo de aprovação proporcional (pequeno)

Solicitação (time) → Análise rápida de impacto (PM/owner) → Aprovação (sponsor) → Atualiza lista/cronograma → Comunica no status

Kit de Projeto Médio

Checklist de início (médio)

Charter: objetivo, justificativa, escopo alto nível, entregas por fase, critérios de sucesso, orçamento-alvo (se houver), principais riscos, stakeholders-chave, governança (quem decide o quê).
Estrutura de entregas (WBS por entregas) até nível de pacote de trabalho.
Cronograma por fases com dependências e marcos de aceite.
Matriz RACI para entregas e decisões.
Plano de comunicação: status semanal, reunião quinzenal de stakeholders, canal de issues.
RAID log (Riscos, Assumptions, Issues, Decisions) inicial.
Critérios de aceite por entrega e responsável pelo aceite.

Pacote de execução (médio)

Plano de fase: entregas da fase, responsáveis, datas, dependências.
Registro de requisitos/itens de escopo (lista controlada) com rastreio até entregas.
Plano de testes/validação (quando aplicável): o que validar, quem valida, evidências.
Gestão de fornecedores (se houver): entregas, datas, critérios de aceite, pontos de controle.

Pacote de controle (médio)

Status report semanal padronizado: semáforo (escopo/prazo/custo/risco), realizado vs planejado, próximos 7 dias, impedimentos, decisões necessárias.
Revisão quinzenal de riscos: atualizar probabilidade/impacto, ações e prazos.
Controle de mudanças leve: formulário curto + análise de impacto + decisão em reunião de governança (semanal/quinzenal).
Controle de baseline leve: registrar versão do cronograma e principais premissas.

Pacote de encerramento (médio)

Termo de aceite por fase e final (assinatura simples ou ferramenta interna).
Checklist de transição: treinamento, documentação, suporte inicial, SLA, responsáveis.
Relatório de fechamento: resultados vs critérios de sucesso, variações relevantes, pendências e plano.
Lições aprendidas estruturadas: causa-raiz e ação recomendada.

Fluxo de aprovação proporcional (médio)

Solicitação de mudança → PM coleta impacto (prazo/custo/risco/qualidade) → Alinhamento com donos (áreas afetadas) → Decisão (sponsor + stakeholders-chave em cadência) → Atualiza cronograma/entregas/baseline → Comunica no status

Kit de Projeto Grande

Checklist de início (grande)

Charter + business case: metas, benefícios, métricas, restrições, orçamento, premissas, dependências estratégicas.
Governança: comitê executivo, CCB/CAB, papéis de aprovação, SLAs de decisão, escalonamento.
Plano integrado: entregas por streams, WBS detalhada, cronograma integrado, baseline formal (escopo/prazo/custo).
Plano de riscos: categorias, método de priorização, cadência, reservas, gatilhos e contingências.
Plano de qualidade: critérios, auditorias internas, evidências, controle de não conformidades.
Plano de comunicação: público executivo, gerencial, operacional; dashboards; cadências.
Plano de cutover/transição: migração, janela, rollback, suporte pós-go-live.
Plano de aquisições/fornecedores: marcos contratuais, aceites, penalidades/SLAs (quando aplicável).

Pacote de execução (grande)

Planos por stream (frentes): backlog/entregas, cronograma detalhado, recursos, dependências.
Gestão de integração: mapa de interfaces entre equipes/sistemas, reuniões de integração.
Gestão de requisitos e rastreabilidade: requisito → entrega → teste → aceite.
Plano de testes (quando aplicável): unitário, integrado, UAT, performance, segurança; evidências e critérios de saída.
Gestão de fornecedores: reuniões de performance, aceite formal, controle de mudanças contratuais.

Pacote de controle (grande)

Dashboard: progresso por stream, marcos, burndown/burnup (se aplicável), indicadores de qualidade, riscos críticos, consumo de reservas.
Status semanal executivo + status operacional por stream.
CCB/CAB com pauta fixa: mudanças, impactos, decisões, atualização de baseline.
Riscos: revisão semanal, top riscos com planos de contingência e gatilhos; acompanhamento de exposição total.
Controle de issues: SLA de resolução, escalonamento, análise de causa-raiz para recorrências.

Pacote de encerramento (grande)

Aceites formais: por entregas, por fase e final (incluindo fornecedores).
Transição completa: runbook, monitoramento, treinamento, handover para operação, suporte hiper care.
Fechamento financeiro: conciliação de custos, encerramento de contratos, lições para compras.
Relatório de fechamento: benefícios esperados vs entregues, indicadores, pendências e plano de estabilização.
Repositório final: versões finais, evidências de testes, aprovações, decisões e mudanças.

Fluxo de aprovação proporcional (grande)

Solicitação de mudança (CR) → Triagem (PMO/PM) → Análise de impacto (prazo/custo/risco/qualidade/contrato) → Parecer técnico (arquitetura/segurança/operação quando aplicável) → Recomendação (PM) → Decisão (CCB/CAB) → Atualiza baseline e planos → Comunica (executivo + times) → Implementa e valida

Modelos rápidos (copiar e usar)

Modelo de status (1 página)

Seção	Conteúdo
Semáforo	Escopo: verde/amarelo/vermelho; Prazo; Custo; Risco
Realizado	Entregas concluídas (com evidência/aceite quando aplicável)
Próximos 7 dias	Entregas planejadas + responsáveis
Impedimentos	O que trava, desde quando, ação e dono
Decisões necessárias	O que decidir, até quando, quem decide
Mudanças	CRs abertas, impacto e status
Riscos top	Top 3–5 riscos e ações

Modelo de registro de mudança (leve)

ID	Descrição	Motivo	Impacto (prazo/custo)	Impacto (risco/qualidade)	Decisão	Aprovador	Data
CR-01	Adicionar relatório X	Nova exigência do cliente	+2 semanas / +R$ 10k	Reduz risco de auditoria	Aprovada	Sponsor	10/02

Como manter proporcionalidade sem perder controle (regras de bolso)

Se não há decisão, não há documento: cada artefato deve suportar uma decisão (aprovar, priorizar, aceitar, mudar, escalar).
Cadência primeiro: status e revisão de riscos são o “motor” que mantém o kit vivo.
Detalhe acompanha a incerteza: quanto mais dependências e risco, mais detalhamento e formalidade.
Uma mudança = um registro: mesmo no pequeno, registre para evitar “memória seletiva”.
Aprovação com SLA: defina prazos de resposta (ex.: 48h pequeno, 5 dias médio, calendário fixo no grande).

Agora responda o exercício sobre o conteúdo:

Ao montar um “mapa de aplicação prática” para um projeto, qual abordagem melhor mantém a proporcionalidade entre controles e o porte/risco?

Você acertou! Parabéns, agora siga para a próxima página

Você errou! Tente novamente.

A proporcionalidade vem de traduzir boas práticas em um kit mínimo por porte e aumentar controles só quando o contexto exigir (gatilhos como dependências críticas, fornecedores, impacto em operação, auditoria e risco). Quando houver dúvida, começa-se menor e “sobe” se necessário.